Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ hội nghị lĩnh vực nhân sự (HR Conference Support Specialist). Đây không chỉ đơn thuần là một vị trí vận hành hậu cần, mà là một mắt xích chiến lược đóng vai trò cầu nối giữa các chuyên gia, nhà lãnh đạo nhân sự (CHRO), các đơn vị cung cấp giải pháp nhân sự và cộng đồng người lao động.

Trong bối cảnh thế giới quản trị nguồn nhân lực đang thay đổi nhanh chóng với sự lên ngôi của công nghệ HR Tech, xu hướng làm việc linh hoạt (Hybrid Work) và các tiêu chuẩn mới về trải nghiệm nhân viên, các hội nghị nhân sự của chúng tôi đóng vai trò là diễn đàn tiên phong định hình tương lai công việc. Với vai trò là Nhân viên hỗ trợ hội nghị, bạn sẽ trực tiếp tham gia vào toàn bộ vòng đời của một sự kiện/hội nghị nhân sự: từ khâu nghiên cứu xu hướng, lên ý tưởng chủ đề, kết nối diễn giả hàng đầu, điều phối hậu cần, quản trị trải nghiệm khách mời cho đến phân tích dữ liệu sau sự kiện.

Vị trí này đòi hỏi một cá nhân năng động, có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc, am hiểu hoặc có đam mê lớn đối với ngành nhân sự (HR) và sở hữu khả năng tổ chức công việc khoa học dưới áp lực cao. Đây là bệ phóng hoàn hảo để bạn mở rộng mạng lưới quan hệ (networking) với những nhà quản lý nhân sự cấp cao toàn quốc, đồng thời tích lũy kiến thức sâu sắc về các xu hướng nhân sự hiện đại nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ của Nhân viên hỗ trợ hội nghị lĩnh vực nhân sự được chia nhỏ theo các giai đoạn vận hành của dự án hội nghị nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả tối đa:

1. Giai đoạn chuẩn bị trước hội nghị (Pre-event Phase):
* Hỗ trợ nghiên cứu nội dung và xây dựng chương trình: Phối hợp với bộ phận Nội dung để khảo sát xu hướng thị trường lao động, các chủ đề "nóng" về HR (Tuyển dụng, Đào tạo & Phát triển - L&D, Đãi ngộ - C&B, Văn hóa doanh nghiệp, HR Tech) để đóng góp ý tưởng xây dựng khung chương trình hội nghị.
* Quản lý và kết nối diễn giả (Speaker Coordination): Gửi thư mời, liên hệ, đàm phán lịch trình và hỗ trợ các diễn giả (là các Giám đốc nhân sự, chuyên gia tư vấn) trong việc chuẩn bị slide thuyết trình, tài liệu phát biểu, đảm bảo nội dung phù hợp với định hướng của hội nghị.
* Điều phối hậu cần (Logistics Management):
* Tìm kiếm, khảo sát và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, teabreak, in ấn ấn phẩm truyền thông).
* Kiểm soát số lượng và quản lý việc sản xuất các vật phẩm hội nghị: thẻ đeo, tài liệu chương trình, quà tặng lưu niệm cho khách mời và diễn giả.
* Hỗ trợ truyền thông và bán vé (Marketing & Sales Support):
* Soạn thảo email gửi khách hàng mục tiêu (là các HR Manager, CEO, HR Admin).
* Hỗ trợ quản lý cổng đăng ký trực tuyến (Google Forms, Ticketbox, Eventbrite...), giải đáp thắc mắc của khách hàng về quy trình đăng ký, thanh toán và xuất hóa đơn.

2. Giai đoạn thực hiện trong hội nghị (On-site Event Execution):
* Quản lý khu vực đón tiếp và check-in: Thiết lập và điều phối khu vực bàn đăng ký, hướng dẫn phân luồng khách tham dự, kiểm soát vé và phát tài liệu/quà tặng một cách nhanh chóng, tránh tình trạng ùn tắc.
* Hỗ trợ khu vực sân khấu và phòng hội nghị:
* Phối hợp với kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng để đảm bảo micro, máy chiếu, slide bài thuyết trình của diễn giả hoạt động trơn tru.
* Hỗ trợ MC điều phối thời gian (time-keeping) cho từng phiên tham luận, tọa đàm (Panel Discussion).
* Hỗ trợ chuyển micro cho khán giả trong phần Hỏi & Đáp (Q&A).
* Chăm sóc khách VIP và Diễn giả: Đảm bảo khu vực phòng chờ (VIP Lounge) được chuẩn bị chu đáo, hỗ trợ nước uống, thức ăn nhẹ và hướng dẫn diễn giả di chuyển lên sân khấu đúng giờ.
* Giải quyết sự cố phát sinh: Chủ động xử lý các tình huống khẩn cấp tại hiện trường (mất kết nối internet, thiếu ghế ngồi, thay đổi lịch trình đột xuất của diễn giả) dưới sự hướng dẫn của Trưởng ban tổ chức.

3. Giai đoạn sau hội nghị (Post-event Phase):
* Khảo sát và thu thập phản hồi: Thiết kế, gửi khảo sát (Survey) đến khách tham dự để đánh giá mức độ hài lòng về nội dung, tổ chức và dịch vụ.
* Tổng hợp và báo cáo: Thống kê số lượng khách thực tế tham dự, tổng hợp ý kiến đóng góp, lập báo cáo đánh giá hiệu quả (Post-event Report) gửi Ban giám đốc.
* Chăm sóc khách hàng sau sự kiện: Gửi thư cảm ơn đến diễn giả, nhà tài trợ, khách mời; gửi slide tài liệu chia sẻ của hội thảo đến người tham dự theo đúng cam kết.
* Lưu trữ dữ liệu: Cập nhật danh sách thông tin liên hệ của khách hàng và đối tác vào hệ thống CRM của công ty để phục vụ cho các dự án tiếp theo.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Nhân viên hỗ trợ hội nghị lĩnh vực nhân sự sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Quản lý Dự án Hội nghị (Event Project Manager) hoặc Giám đốc Dự án Nhân sự (HR Project Director).
* Quy trình phối hợp làm việc:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Marketing để đảm bảo các thông điệp truyền thông của hội nghị đồng nhất với kịch bản chương trình.
* Phối hợp với bộ phận Kinh doanh để hỗ trợ quyền lợi cho các nhà tài trợ thương hiệu tại khu vực gian hàng triển lãm hội nghị.
* Làm việc trực tiếp với đội ngũ cộng tác viên (Helper/PG/PB) được tuyển dụng thêm trong ngày diễn ra sự kiện, chịu trách nhiệm phân công ca kíp và giám sát chất lượng công việc của nhóm này.
* Tài liệu hướng dẫn: Nhân viên được cung cấp hệ thống quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) về tổ chức sự kiện, các checklist chi tiết cho từng hạng mục công việc, kịch bản chương trình (Agenda/Cue-sheet) và được đào tạo bài bản trước khi thực hiện dự án thực tế.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị sự kiện, Quản trị kinh doanh, Quan hệ công chúng (PR), Ngôn ngữ Anh, Quản trị khách sạn hoặc các ngành nghề liên quan đến dịch vụ khách hàng.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm làm việc tại các vị trí hỗ trợ sự kiện, hành chính nhân sự, điều phối câu lạc bộ hoặc chăm sóc khách hàng. Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp năng động, có kinh nghiệm hoạt động phong trào Đoàn - Hội sôi nổi tại trường học.
* Có hiểu biết cơ bản hoặc mong muốn học hỏi sâu về lĩnh vực Nhân sự (các thuật ngữ, mô hình tổ chức, nhu cầu tuyển dụng và đào tạo của doanh nghiệp).

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử xuất sắc: Có khả năng truyền đạt rõ ràng, lịch sự qua điện thoại, email và trực tiếp; tự tin khi giao tiếp với đối tượng khách hàng là quản lý cấp cao, giám đốc doanh nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp, quản lý đồng thời nhiều đầu việc (multi-tasking) mà không bị sót sót chi tiết.
* Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo: Sử dụng tốt bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace. Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản (Canva) hoặc phần mềm quản lý công việc (Trello, ClickUp, Asana).
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có thể đọc hiểu email, hỗ trợ hướng dẫn khách mời nước ngoài tại hội nghị là một lợi thế lớn).

Phẩm chất cá nhân:
* Cẩn thận và tỉ mỉ: Sự thành công của hội nghị nằm ở các chi tiết nhỏ (tên diễn giả viết đúng trên slide, thẻ đeo không bị sai chính tả, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp...). Do đó, sự tỉ mỉ là phẩm chất tối quan trọng.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt trải nghiệm của khách hàng, diễn giả lên hàng đầu; có thái độ niềm nở, lịch sự, hiếu khách trong mọi tình huống.
* Linh hoạt và khả năng ứng phó sự cố (Problem-solving): Giữ được sự bình tĩnh trước áp lực và các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch; nhanh nhẹn tìm giải pháp thay thế tối ưu.
* Tinh thần trách nhiệm cao và làm việc nhóm: Sẵn sàng hỗ trợ đồng đội khi cần thiết; có tinh thần tự chủ, không ngại việc khó, luôn nỗ lực hoàn thành công việc đúng tiến độ (Deadline).

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và rõ ràng:
* Lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, chi phí đi lại khi đi công tác hoặc khảo sát địa điểm.
* Thưởng hiệu quả dự án (Bonus) dựa trên mức độ thành công và doanh thu của từng hội nghị nhân sự.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ.
* Đội ngũ đồng nghiệp trẻ trung, hòa đồng, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp đột phá:
* Được đào tạo bài bản về quy trình tổ chức sự kiện quy mô lớn, kỹ năng quản trị dự án chuyên nghiệp.
* Được tiếp xúc trực tiếp, xây dựng mối quan hệ giá trị với hàng trăm Giám đốc Nhân sự (CHRO), chuyên gia đầu ngành trong và ngoài nước – đây là cơ hội hiếm có giúp mở rộng mạng lưới quan hệ nghề nghiệp cá nhân.
* Định hướng lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Điều phối Hội nghị, Chuyên viên Dự án Nhân sự, hoặc Chuyên viên L&D/Truyền thông nội bộ của tổ chức.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động hiện hành sau thời gian thử việc.
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ, đào tạo kỹ năng mềm định kỳ của công ty hoàn toàn miễn phí.
* Chính sách phúc lợi khác: Quà sinh nhật, hiếu hỉ, thưởng lễ/tết, khám sức khỏe định kỳ hàng năm và tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát cùng công ty.

---

Tags:
Tổ chức sự kiện, Hỗ trợ hội nghị, Quản trị nhân sự, Hành chính nhân sự, Điều phối viên sự kiện, Chăm sóc khách hàng, Tuyển dụng nhân sự, HR Event, Event Coordinator, HR Assistant.

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ hội nghị, nhân viên hỗ trợ hội nghị nhân sự, tuyển dụng trợ lý sự kiện HR, tìm việc làm tổ chức sự kiện nhân sự, nhân viên điều phối hội thảo HR, tuyển dụng nhân viên hành chính sự kiện, việc làm nhân sự trung cấp, tuyển dụng HR Event Coordinator, việc làm hỗ trợ dự án nhân sự tại Hà Nội, tuyển dụng trợ lý hội nghị nhân sự TP.HCM.

Share