Mô tả công việc: Nhân viên điều phối văn phòng lĩnh vực nhân sự (HR & Office Coordinator)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên điều phối văn phòng lĩnh vực nhân sự đầy nhiệt huyết, năng động và có khả năng tổ chức xuất sắc để gia nhập vào đội ngũ của chúng tôi. Trong vai trò này, bạn sẽ là "trái tim" của văn phòng, là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc, bộ phận Nhân sự và toàn thể đội ngũ nhân viên. Bạn không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính giấy tờ, mà còn đóng vai trò chiến lược trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc hằng ngày, duy trì một môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp và hiệu quả. Là một "chuyên gia nhân sự" ở vị trí điều phối, bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý dòng thông tin, hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, và đồng thời là người giữ lửa cho văn hóa doanh nghiệp thông qua các hoạt động gắn kết nội bộ. Chúng tôi tìm kiếm một cá nhân có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, luôn chủ động giải quyết vấn đề và có khả năng đa nhiệm (multitasking) vượt trội để đảm bảo mọi vận hành tại văn phòng luôn diễn ra trơn tru và nhất quán.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Điều phối và Quản trị Hành chính Văn phòng:
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành toàn bộ các hoạt động hằng ngày tại văn phòng, đảm bảo không gian làm việc luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, an toàn và đầy đủ tiện nghi cho nhân viên.
- Tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ chuyên nghiệp, nồng hậu và chu đáo; hướng dẫn khách đến đúng khu vực chức năng hoặc gặp đúng nhân sự liên quan.
- Quản lý, tiếp nhận và phân loại toàn bộ thư từ, công văn đi/đến, bưu phẩm gửi cho công ty; chuyển giao kịp thời đến các cá nhân, phòng ban liên quan.
- Đầu mối quản lý việc mua sắm, cấp phát và kiểm kê văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, công cụ dụng cụ văn phòng...) định kỳ hằng tháng, đảm bảo tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí.
- Phối hợp chặt chẽ với ban quản lý tòa nhà để xử lý các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, điện, nước, vệ sinh, an ninh, phòng cháy chữa cháy và thẻ xe của nhân viên.
- Quản lý việc đặt lịch và chuẩn bị trang thiết bị (máy chiếu, micro, nước uống, tài liệu...) cho các phòng họp, đảm bảo không xảy ra xung đột lịch trình giữa các phòng ban.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Tiếp nhận Nhân sự mới (Onboarding):
- Hỗ trợ bộ phận Tuyển dụng trong việc đăng tuyển các vị trí công việc lên các kênh tuyển dụng nội bộ và bên ngoài theo yêu cầu.
- Sắp xếp và điều phối lịch phỏng vấn giữa ứng viên và các Trưởng bộ phận chuyên môn; gửi email xác nhận lịch phỏng vấn, hướng dẫn làm bài test (nếu có) và đón tiếp ứng viên chu đáo khi họ đến văn phòng.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho nhân sự mới trước ngày nhận việc (Onboarding Day): chuẩn bị bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, sổ tay nhân viên, tài khoản email công việc, phần mềm nội bộ và thẻ nhân viên.
- Hỗ trợ điều phối chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới; hướng dẫn họ tham quan văn phòng, giới thiệu với các phòng ban và phổ biến các nội quy, quy định hành chính cơ bản của công ty.
- Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và lưu trữ hồ sơ nhận việc của nhân sự mới theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.

3. Hỗ trợ Công tác C&B và Quản lý Cơ sở Dữ liệu Nhân sự:
- Thực hiện công tác giám sát, theo dõi và tổng hợp dữ liệu chấm công hằng ngày/hằng tháng của toàn bộ nhân viên thông qua hệ thống máy chấm công hoặc phần mềm chuyên dụng; xử lý các trường hợp quên chấm công, xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm theo đúng quy trình.
- Hỗ trợ chuẩn bị các dữ liệu đầu vào phục vụ cho công tác tính lương, thưởng và phúc lợi hằng tháng (danh sách tăng ca, ngày phép, danh sách nhân sự biến động, phạt vi phạm...).
- Thực hiện việc soạn thảo, cập nhật và quản lý các loại hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự (bổ nhiệm, điều chuyển, thôi việc, tăng lương...) dưới sự hướng dẫn của Trưởng bộ phận.
- Quản lý, lưu trữ và cập nhật liên tục hệ thống hồ sơ nhân sự dạng bản cứng (tại tủ hồ sơ) và bản mềm (trên Google Drive hoặc phần mềm quản lý nhân sự HRM), đảm bảo tính bảo mật, khoa học, dễ tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (tăng, giảm lao động, chế độ ốm đau, thai sản...) và Thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

4. Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ:
- Là nhân tố tích cực trong việc lên ý tưởng, lập kế hoạch và trực tiếp điều phối tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: Sinh nhật tháng của nhân viên, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết Trung thu, Halloween, Giáng sinh, Tiệc cuối năm (Year-End Party), các chương trình Teambuilding và du lịch hè của công ty.
- Biên soạn nội dung và phát hành các thông báo nội bộ, bản tin tuần/tháng nhằm truyền tải các thông điệp của Ban Giám đốc, các chính sách mới, hoặc chia sẻ các câu chuyện thành công trong doanh nghiệp.
- Lắng nghe ý kiến đóng góp, phản hồi của nhân viên về môi trường làm việc, chế độ phúc lợi để kịp thời báo cáo lên cấp quản lý nhằm cải thiện và nâng cao mức độ hài lòng của nhân sự trong công ty.
- Trang trí văn phòng vào các dịp lễ, Tết lớn trong năm, tạo dựng một không gian làm việc sinh động, tràn đầy năng lượng và mang đậm bản sắc văn hóa của công ty.

5. Quản lý Chi phí Hành chính và Quan hệ Nhà cung cấp:
- Theo dõi, kiểm tra và lập hồ sơ thanh toán đối với các khoản chi phí hành chính định kỳ của văn phòng như: tiền điện, nước, internet, điện thoại cố định, chuyển phát nhanh, phí dịch vụ tòa nhà, chi phí thuê thiết bị văn phòng... đảm bảo thanh toán đúng hạn cho các đối tác.
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, có mức giá cạnh tranh đối với các dịch vụ/sản phẩm phục vụ văn phòng (văn phòng phẩm, quà tặng sự kiện, dịch vụ in ấn, công cụ dụng cụ...).
- Thương thảo hợp đồng, giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp bên thứ ba (đơn vị vệ sinh, đơn vị bảo trì máy lạnh, IT helpdesk thuê ngoài...) để đảm bảo lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này sẽ báo cáo công việc trực tiếp và định kỳ (hằng tuần/hằng tháng) cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
- Báo cáo đột xuất: Thực hiện báo cáo ngay lập tức cho cấp quản lý trực tiếp hoặc Ban Giám đốc đối với các sự cố khẩn cấp phát sinh tại văn phòng (sự cố cháy nổ, mất mát tài sản, mâu thuẫn lớn giữa nhân sự...).
- Hướng dẫn và Hỗ trợ:
+ Hướng dẫn trực tiếp cho các nhân viên mới về các quy định hành chính, quy chế bảo mật thông tin, cách thức sử dụng các trang thiết bị văn phòng chung và các công cụ công nghệ phục vụ công việc.
+ Hỗ trợ các Trưởng bộ phận khác trong công ty về mặt thủ tục hành chính, quy trình nhân sự để đảm bảo tính đồng nhất trong vận hành nội bộ.
+ Điều phối, phân công công việc và hướng dẫn thực tập sinh bộ phận Nhân sự/Hành chính (nếu có) thực hiện các tác vụ cơ bản.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính văn phòng, Ngoại ngữ, Văn hóa học, hoặc các ngành học xã hội liên quan khác.
- Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính Nhân sự, Điều phối viên văn phòng, Trợ lý bộ phận, Lễ tân văn phòng kiêm HR Admin. Tuy nhiên, công ty sẵn sàng tạo cơ hội và đào tạo bài bản cho các bạn ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có tiềm năng phát triển cao.
- Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam và các quy định hành chính liên quan là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là MS Excel để xử lý dữ liệu chấm công, MS Word để soạn thảo văn bản quy chuẩn, MS PowerPoint để thiết kế slide thuyết trình nội bộ) và các công cụ làm việc trực tuyến của Google (Google Sheets, Google Docs, Google Forms).
- Kỹ năng giao tiếp và truyền thông xuất sắc: Có khả năng truyền tải thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu bằng cả văn bản và lời nói; biết cách lắng nghe tích cực và khéo léo trong việc xử lý các tình huống giao tiếp nhạy cảm với nhân viên.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian vượt trội: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc, phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành đúng hạn (deadline) nhiều nhiệm vụ khác nhau trong ngày mà không bị chồng chéo hay bỏ sót.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và linh hoạt: Nhạy bén trong việc phát hiện các bất cập trong vận hành văn phòng và chủ động đề xuất cũng như thực thi các giải pháp khắc phục hiệu quả.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu, trả lời email, đón tiếp khách nước ngoài cơ bản) là một điểm cộng lớn giúp nâng cao cơ hội thăng tiến.

Phẩm chất cá nhân:
- Tuyệt đối trung thực và có đạo đức nghề nghiệp cao: Do đặc thù công việc tiếp cận với nhiều thông tin nhân sự nhạy cảm (lương, thưởng, hồ sơ cá nhân, các quyết định kỷ luật...), ứng viên bắt buộc phải có ý thức bảo mật thông tin tuyệt đối.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo: Có tính kỷ luật cao trong công việc, luôn kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu chấm công, các điều khoản hợp đồng hoặc các văn bản trước khi trình ký.
- Thái độ tích cực, thân thiện và hòa đồng: Luôn duy trì tinh thần phục vụ (service mindset), sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp với nụ cười trên môi, góp phần xây dựng một không gian làm việc ấm áp, thân thiện và gắn kết.
- Tinh thần chủ động và khả năng tự học hỏi cao: Không ngại khó khăn, có tư duy "can-do" (luôn tìm giải pháp thay vì tìm lý do), chủ động nhận thêm nhiệm vụ để phát triển bản thân và không ngừng cập nhật các kiến thức mới trong lĩnh vực nhân sự.
- Khả năng chịu áp lực công việc tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn và sáng suốt ngay cả khi khối lượng công việc tăng cao hoặc khi phải xử lý các tình huống khẩn cấp, bất ngờ tại văn phòng.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh và tương xứng với năng lực: Mức lương cứng hấp dẫn (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe, phụ cấp điện thoại công việc.
- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hằng năm và thưởng vào các dịp lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
- Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định của Luật lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
- Được tham gia chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) do công ty tài trợ toàn phần đối với nhân sự gắn bó dài lâu.
- Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân của mỗi thành viên.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng và rộng mở: Có cơ hội được đào tạo chuyên sâu và thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Chuyên viên C&B, hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Team Leader).
- Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và các khóa học kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn về nhân sự do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy, chi phí do công ty chi trả hoàn toàn hoặc một phần.
- Chế độ chăm sóc đời sống tinh thần phong phú: Quà tặng sinh nhật, quà Tết, quà trung thu, chế độ hiếu hỉ, ốm đau; tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi và chuyến du lịch định kỳ hằng năm cùng toàn thể công ty.
- Thời gian làm việc hành chính chuẩn mực: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật), giúp nhân viên cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Tags:
Tuyển dụng nhân viên điều phối văn phòng, Việc làm nhân sự hành chính, Tuyển dụng HR Coordinator, Việc làm hành chính văn phòng, Nhân viên điều phối nhân sự, Việc làm nhân sự tại Hà Nội, Việc làm nhân sự tại TP.HCM, Tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp.

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên điều phối văn phòng lĩnh vực nhân sự, HR Office Coordinator, Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Việc làm HR Admin, Tìm việc điều phối văn phòng, Tuyển dụng nhân sự trung cấp trở lên, Nhân viên hỗ trợ nhân sự, Hành chính nhân sự văn phòng.

Share