MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (HR ADMIN SPECIALIST)

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên viên Hành chính Nhân sự" (HR Admin Specialist) – vị trí được ví như "xương sống" trong việc vận hành các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc giấy tờ, mà là vị trí cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc và toàn thể đội ngũ nhân viên, đảm bảo mọi quy trình nhân sự và vận hành văn phòng được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.

Với tư cách là một Chuyên viên Hành chính Nhân sự, bạn sẽ chịu trách nhiệm đồng thời hai mảng công việc lớn: Quản trị các thủ tục nhân sự (vòng đời nhân viên, chấm công, bảo hiểm, hợp đồng lao động) và Quản lý vận hành hành chính văn phòng (cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, tổ chức sự kiện nội bộ). Vai trò này đòi hỏi sự cân bằng tinh tế giữa tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ chu đáo, sự tỉ mỉ trong xử lý số liệu pháp lý, và kỹ năng tổ chức sắp xếp công việc khoa học.

Sự đóng góp của bạn tại vị trí này sẽ trực tiếp kiến tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, gắn kết, giúp nhân viên an tâm cống hiến và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý và Thực hiện Quy trình Nhân sự (HR Operations)

* Quản lý vòng đời nhân viên (Employee Lifecycle Management):
* Giai đoạn tiếp nhận (Onboarding): Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị trang thiết bị làm việc, tài khoản hệ thống, thẻ tên, góc làm việc cho nhân sự mới. Thực hiện thủ tục tiếp nhận hồ sơ nhận việc, hướng dẫn nhân viên mới ký kết hợp đồng thử việc, phổ biến nội quy lao động và văn hóa doanh nghiệp trong ngày đầu tiên.
* Giai đoạn chuyển đổi/bổ nhiệm: Soạn thảo các quyết định điều chuyển, thăng chức, tăng lương, bổ nhiệm dựa trên phê duyệt của Ban Giám đốc.
* Giai đoạn thôi việc (Offboarding): Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, hướng dẫn nhân sự thực hiện quy trình bàn giao tài sản, công việc. Soạn thảo quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, thực hiện thủ tục thanh quyết toán chế độ, chốt sổ bảo hiểm xã hội và bàn giao hồ sơ gốc cho người lao động theo đúng thời hạn luật định.
* Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự (Data & Records Management):
* Thiết lập, cập nhật và lưu trữ một cách khoa học hồ sơ bản cứng của toàn bộ nhân viên (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, cam kết bảo mật thông tin...).
* Quản lý và cập nhật liên tục cơ sở dữ liệu nhân sự bản mềm trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc các file dữ liệu chung (Google Sheets/Excel), bao gồm: thông tin cá nhân, sơ đồ tổ chức, danh sách liên hệ khẩn cấp, quá trình công tác, lịch sử lương/thưởng.
* Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đối với thông tin cá nhân và mức lương của nhân sự theo quy định của công ty và pháp luật.
* Công tác Hợp đồng Lao động (Labor Contracts):
* Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên để chủ động thông báo cho Quản lý trực tiếp thực hiện đánh giá tái ký trước 15 - 30 ngày.
* Soạn thảo, trình ký và quản lý các loại hợp đồng: hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động xác định/không xác định thời hạn, phụ lục hợp đồng lao động.

2. Quản lý Chấm công, Tính lương và Chế độ Chính sách (C&B Administration)

* Quản lý Chấm công (Timekeeping):
* Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng từ máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc ứng dụng chấm công của công ty.
* Xử lý và duyệt các yêu cầu giải trình đi muộn/về sớm, nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ chế độ thai sản, đăng ký làm thêm giờ (OT) của nhân viên trên hệ thống đúng quy trình.
* Kết xuất báo cáo chấm công chi tiết cuối tháng làm căn cứ tính lương, gửi cho từng phòng ban xác nhận lại trước khi chuyển cho bộ phận kế toán/trưởng bộ phận nhân sự.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm Xã hội (BHXH) & Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):
* Khai báo tăng, giảm lao động; thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm BHXH điện tử.
* Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động cho nhân viên; làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH quận/thành phố để giải quyết các vướng mắc phát sinh.
* Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân mới cho nhân viên; đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
* Hỗ trợ tính lương (Payroll Support):
* Tổng hợp các biến động nhân sự trong tháng (tăng, giảm, thai sản, không lương, kỷ luật) ảnh hưởng đến lương.
* Hỗ trợ tổng hợp các khoản phụ cấp, trợ cấp, thưởng hiệu suất công việc hoặc các khoản khấu trừ (phạt, tạm ứng) để chuyển giao thông tin chính xác cho bộ phận kế toán tính lương.

3. Công tác Hành chính và Quản trị Văn phòng (Office Administration)

* Mua sắm và quản lý trang thiết bị, văn phòng phẩm (Procurement & Asset Management):
* Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh...), mực in, công cụ dụng cụ định kỳ hàng tháng/quý theo ngân sách được duyệt.
* Quản lý việc phân phát, định mức sử dụng văn phòng phẩm hợp lý, tránh lãng phí.
* Lập danh mục, dán nhãn mã tài sản và theo dõi tình trạng sử dụng các tài sản cố định của văn phòng (bàn ghế, máy in, máy chiếu, điều hòa, tủ lạnh...). Phối hợp với bộ phận IT để bảo trì, sửa chữa kịp thời khi có sự cố hỏng hóc.
* Quản lý công văn, giấy tờ và con dấu (Archival & Stamp Management):
* Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến, bưu phẩm, thư từ hàng ngày đến đúng người nhận/bộ phận liên quan. Lưu trữ và ghi sổ theo dõi chi tiết.
* Soạn thảo các văn bản hành chính theo form chuẩn: Thông báo, Công văn, Tờ trình, Giấy ủy quyền, Giấy đi đường...
* Quản lý, đóng dấu các văn bản, giấy tờ của công ty theo đúng thẩm quyền và quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp, đảm bảo tính pháp lý.
* Quản lý chi phí hành chính và Thanh toán (Expense & Payment Tracking):
* Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí vận hành văn phòng định kỳ: tiền điện, tiền nước, internet, điện thoại, chi phí chuyển phát nhanh, thuê máy in, phí dịch vụ tòa nhà, chi phí dọn dẹp vệ sinh.
* Lập hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng cho các hoạt động hành chính phát sinh, đảm bảo đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ (hóa đơn VAT, phiếu thu, biên bản bàn giao) để chuyển bộ phận Kế toán.
* Điều phối hậu cần (Logistics Support):
* Hỗ trợ đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, xe đưa đón cho Ban Giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác nước ngoài/trong nước.
* Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu cho các cuộc họp nội bộ quan trọng hoặc tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng.

4. Gắn kết Nội bộ và Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp (Internal Engagement)

* Tổ chức sự kiện nội bộ:
* Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí và trực tiếp điều phối tổ chức các sự kiện định kỳ của công ty: Sinh nhật tháng cho nhân viên, Ngày Quốc tế Phụ nữ (8/3), Ngày Phụ nữ Việt Nam (20/10), Ngày Quốc tế Thiếu nhi (1/6) cho con em nhân viên, Trung thu, Halloween, Giáng sinh.
* Đóng vai trò nòng cốt trong ban tổ chức các sự kiện lớn của doanh nghiệp như: Team Building hàng năm, Gala Dinner, Tiệc tất niên (Year-End Party), Lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty.
* Truyền thông nội bộ (Internal Communication):
* Soạn thảo và phát hành các thông báo nội bộ (thông báo nghỉ lễ, thông báo quy định mới, thông báo nhân sự mới, thông báo chúc mừng sinh nhật...) qua email, bảng tin văn phòng hoặc các kênh truyền thông nội bộ (Slack, Microsoft Teams, Zalo, Viber).
* Truyền tải, giải thích các giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên thông qua các hoạt động hàng ngày và các phong trào thi đua nội bộ.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng bộ phận C&B (tùy thuộc vào quy mô cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp). Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Vận hành (COO) hoặc Giám đốc Điều hành (CEO).
* Quan hệ công tác trong công ty (Internal Cooperation):
* Bộ phận Kế toán: Phối hợp chặt chẽ để đối chiếu bảng chấm công, dữ liệu đóng BHXH, thuế TNCN, hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí hành chính, quyết toán tạm ứng.
* Bộ phận IT: Phối hợp cấp phát máy tính, tài khoản email, phần mềm làm việc cho nhân sự mới; xử lý các sự cố kỹ thuật về máy chấm công, mạng văn phòng, thiết bị công nghệ.
* Tất cả các phòng ban chuyên môn: Hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc về chấm công, ngày phép, chế độ bảo hiểm, cung cấp văn phòng phẩm và các hỗ trợ hậu cần văn phòng khác.
* Quan hệ công tác bên ngoài (External Relationships): Làm việc trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước (Cơ quan BHXH, Chi cục Thuế, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội), Ban quản lý tòa nhà, các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm, công ty lữ hành, khách sạn, nhà hàng...
* Trách nhiệm Hướng dẫn (Guidance Responsibility): Hướng dẫn trực tiếp cho các nhân sự thực tập sinh hành chính nhân sự (HR Admin Intern) hoặc nhân viên lễ tân mới nhận việc (nếu có). Phổ biến quy trình vận hành hành chính văn phòng cho toàn thể nhân viên mới trong giai đoạn hội nhập.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngoại ngữ (Anh/Trung/Nhật/Hàn), Kinh tế, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành học liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự (đối với ứng viên tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng, ưu tiên ứng viên đã có thời gian thực tập từ 3 - 6 tháng tại vị trí tương đương).
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí HR Admin, Admin Assistant, C&B Officer hoặc Lễ tân kiêm hành chính tại các doanh nghiệp có quy mô từ 30 nhân sự trở lên.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết về Luật Lao động và Bảo hiểm:
* Nắm vững các kiến thức cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành (quy định về thử việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật lao động).
* Hiểu rõ quy trình báo tăng/giảm lao động, hồ sơ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (thai sản, ốm đau, tai nạn lao động).
* Kỹ năng Tin học văn phòng (MS Office) xuất sắc:
* Excel: Thành thạo các hàm tính toán thông dụng để xử lý bảng chấm công, danh sách nhân sự (VLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, COUNTIF, SUMIF, Pivot Table). Biết cách thiết lập và tối ưu hóa bảng biểu số liệu.
* Word: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn (căn lề, phông chữ, định dạng văn bản hành chính nhà nước), viết thông báo, tờ trình rõ ràng, chuyên nghiệp.
* PowerPoint: Có khả năng thiết kế các slide trình chiếu cơ bản, sinh động phục vụ cho các buổi đào tạo hội nhập hoặc thuyết trình sự kiện nội bộ.
* Kỹ năng vận hành phần mềm: Sử dụng thành thạo các phần mềm BHXH điện tử (như KB social insurance, TS24, VNPT, Viettel...), phần mềm quản lý nhân sự (Misa AMIS, Base.vn, 1Office, BambooHR...) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng viết lách và truyền thông: Có khả năng diễn đạt ngôn từ tốt, viết thông báo nội bộ ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin và có sức hút để kích thích sự tương tác của nhân viên.
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu, viết email công việc cơ bản bằng tiếng Anh (hoặc ngoại ngữ khác tùy đặc thù doanh nghiệp) là một điểm cộng ưu tiên.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì công việc thường xuyên tiếp xúc với số liệu chấm công, thông tin cá nhân của nhân viên, số tiền chi trả bảo hiểm và các điều khoản hợp đồng mang tính pháp lý, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn về mặt tài chính hoặc pháp luật cho doanh nghiệp.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Ý thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin lương thưởng, hồ sơ nhân sự cá nhân và các chiến lược phát triển nhân sự của công ty. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba hoặc thảo luận không đúng nơi đúng chỗ.
* Tư duy dịch vụ và hướng đến con người (Service-oriented mindset): Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện, sẵn lòng lắng nghe, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của nhân viên với tinh thần xây dựng và kiên nhẫn. coi nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ" cần được phục vụ tận tâm.
* Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo trong giao tiếp trực tiếp lẫn gián tiếp qua văn bản. Nhạy bén, bình tĩnh giải quyết các xung đột nhỏ hoặc khiếu nại của nhân viên liên quan đến ngày công, ngày phép một cách thấu tình đạt lý.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian khoa học: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc (việc khẩn cấp và quan trọng xử lý trước), quản lý tốt tiến độ công việc để không bị quá tải giữa các nhiệm vụ hành chính sự vụ hàng ngày.
* Chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao: Tự giác trong công việc, không đợi nhắc nhở. Luôn có ý thức cải tiến các quy trình làm việc hành chính sao cho gọn nhẹ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.

---

QUYỀN LỢI

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh:
* Lương cứng dao động từ 8.000.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế, bằng cấp và số năm kinh nghiệm làm việc).
* Thử việc hưởng 85% - 100% lương (tùy theo thỏa thuận lúc phỏng vấn).
* Chính sách thưởng đa dạng:
* Thưởng tháng lương thứ 13 (cam kết).
* Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4 & 1/5, Quốc khánh 2/9).
* Quà tặng vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật cá nhân, Tết Trung thu, kết hôn, sinh con.
* Chế độ Phúc lợi đầy đủ theo Luật định:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc và ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật Lao động.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Chính sách bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (Bảo Việt, PVI, Liberty...) dành cho nhân sự xuất sắc hoặc có thâm niên làm việc.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, coi trọng giá trị con người và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân.
* Được trang bị đầy đủ các công cụ, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc (máy tính xách tay, điện thoại bàn, văn phòng phẩm cao cấp).
* Tham gia các hoạt động tập thể sôi động: Du lịch hè hàng năm (Company Trip), Team building định kỳ, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tài trợ kinh phí.
* Cơ hội học tập và thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng:
* Được đào tạo bài bản, chuyên sâu về các nghiệp vụ nhân sự nâng cao như xây dựng hệ thống lương 3P, xây dựng KPI/OKR, thiết lập quy chế nội bộ từ Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm.
* Công ty hỗ trợ 50% - 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn bên ngoài.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng:
$$ ext{Chuyên viên Hành chính Nhân sự} longrightarrow ext{Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR/Admin Team Leader)} longrightarrow ext{Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager)} longrightarrow ext{Giám đốc Nhân sự (CHRO)}$$

---

Tags

`#HanhChinhNhanSu` `#HRAdmin` `#TuyenDungHanhChinh` `#TimViecNhanSu` `#C&B` `#QuanTriVanPhong` `#NhanSuHanhChinh` `#ViecLamTpHCM` `#ViecLamHaNoi` `#TuyenDungHR`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

* Tuyển dụng hành chính nhân sự mới nhất
* Tìm việc làm chuyên viên hành chính nhân sự
* HR Admin tuyển dụng trung cấp trở lên
* Mô tả công việc chuyên viên HR Admin
* Nhân viên hành chính nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm
* Việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội / TP.HCM
* Mức lương chuyên viên hành chính nhân sự
* Tuyển dụng nhân viên C&B kiêm hành chính
* Công việc của nhân viên văn phòng hành chính nhân sự
* Yêu cầu tuyển dụng chuyên viên hành chính nhân sự

Share