MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Officer) tài năng, nhiệt huyết và tận tâm để gia nhập đội ngũ đang phát triển mạnh mẽ của chúng tôi.

Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự được ví như "xương sống" và "chất keo kết dính" của tổ chức. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc giấy tờ, thủ tục hành chính, mà là một vị trí có vai trò chiến lược trong việc duy trì sự vận hành trơn tru của bộ máy doanh nghiệp, xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc, kết nối người lao động với mục tiêu chung của công ty.

Với tư cách là một chuyên gia hành chính nhân sự, bạn sẽ đảm nhận vai trò cầu nối, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến hồ sơ nhân sự, thực thi các chính sách phúc lợi, hỗ trợ quy trình tuyển dụng - đào tạo, và quản lý các công tác hành chính văn phòng hàng ngày. Bạn sẽ là người đầu tiên tiếp đón nhân viên mới, hỗ trợ họ hòa nhập với văn hóa công ty, đồng thời cũng là người đảm bảo mọi quyền lợi của người lao động được thực hiện đầy đủ, đúng pháp luật.

Chúng tôi tìm kiếm một ứng viên có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, cẩn trọng trong công việc, có khả năng tổ chức sắp xếp khoa học và luôn giữ thái độ tích cực trước áp lực. Nếu bạn muốn khẳng định giá trị bản thân trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và có lộ trình thăng tiến rõ ràng, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH:

Nhiệm vụ của Nhân viên Hành chính Nhân sự được phân chia cụ thể thành các nhóm mảng công việc lớn dưới đây:

1. Quản trị Hồ sơ & Cơ sở Dữ liệu Nhân sự (HR Database Management)

* Thiết lập và quản lý hồ sơ: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ bản cứng của cán bộ nhân viên (CBNV) toàn công ty theo quy trình chuẩn hóa.
* Cập nhật hệ thống dữ liệu số: Số hóa và cập nhật liên tục thông tin nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc các file dữ liệu nội bộ (thông tin cá nhân, quá trình công tác, lịch sử tăng lương, khen thưởng, kỷ luật).
* Theo dõi hợp đồng lao động: Quản lý hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn). Chủ động lập danh sách, thông báo cho quản lý trực tiếp và chuẩn bị thủ tục ký mới, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng trước ít nhất 30 ngày theo quy định của Luật Lao động.
* Quản lý quyết định nội bộ: Soạn thảo, ban hành và lưu trữ các văn bản hành chính nhân sự như: Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương, chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Thực hiện Công tác C&B (Compensation & Benefits) & Quan hệ Lao động

* Quản lý chấm công: Theo dõi, kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày (vân tay, khuôn mặt, app định vị) của nhân viên. Tiếp nhận và phê duyệt các đơn từ trực tuyến (nghỉ phép, đi muộn về sớm, công tác, làm thêm giờ). Tổng hợp bảng công hàng tháng chính xác gửi bộ phận tính lương trước thời hạn quy định.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm BHXH điện tử. Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức cho người lao động. Làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH quận/thành phố để giải quyết các vướng mắc phát sinh.
* Mã số thuế & Giảm trừ gia cảnh: Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên mới; hướng dẫn và thu thập hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh.
* Giải quyết thủ tục nghỉ việc: Hướng dẫn nhân viên nghỉ việc thực hiện quy trình bàn giao tài sản, công việc. Hoàn thiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, chốt sổ BHXH và bàn giao quyết định nghỉ việc đúng thời hạn pháp luật quy định.

3. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Đón nhận Nhân sự mới (Onboarding)

* Điều phối tuyển dụng: Hỗ trợ bộ phận Tuyển dụng trong việc đăng tuyển, lọc hồ sơ ứng viên, liên hệ đặt lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng phỏng vấn và đón tiếp ứng viên tại văn phòng.
* Quy trình đón nhận nhân sự mới (Onboarding):
* Chuẩn bị sẵn sàng công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, email công việc, tài khoản phần mềm) trước ngày nhân viên nhận việc.
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động, sổ tay nhân viên, các quy trình hành chính, sơ đồ tổ chức và văn hóa doanh nghiệp trong ngày đầu tiên.
* Theo dõi và nhắc nhở quản lý bộ phận thực hiện đánh giá kết quả thử việc đúng thời hạn.

4. Quản lý Hành chính Văn phòng & Logistics

* Quản lý văn phòng phẩm & Nhu yếu phẩm: Định kỳ hàng tháng tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, mực in, nước uống, trà, cafe, các nhu yếu phẩm dùng chung cho văn phòng. Cấp phát và kiểm soát định mức sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
* Quản lý tài sản & Thiết bị văn phòng: Lập sổ theo dõi danh mục tài sản, thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy điều hòa, bàn ghế...). Phối hợp với bộ phận IT bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc sửa chữa kịp thời khi có sự cố hỏng hóc.
* Quản lý chuyển phát & Công văn: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến, bưu phẩm, thư từ cho các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng, chính xác. Quản lý chi phí chuyển phát nhanh định kỳ.
* Quản lý vệ sinh & An ninh: Giám sát công tác vệ sinh, dọn dẹp văn phòng của đội ngũ tạp vụ và an ninh tòa nhà, đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, an toàn và chuyên nghiệp.

5. Truyền thông Nội bộ & Tổ chức Sự kiện

* Kết nối & Gắn kết: Phối hợp cùng Công đoàn hoặc bộ phận Truyền thông nội bộ lên ý tưởng, lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện thường niên của công ty: Sinh nhật tháng cho CBNV, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Trung thu, Quốc tế Thiếu nhi cho con em CBNV, Ngày hội Gia đình, Teambuilding, Tiệc tất niên (Year End Party).
* Truyền thông nội quy: Soạn thảo và đăng tải các thông báo nội bộ, tin tức hoạt động, quy định mới của công ty lên các kênh truyền thông chính thức (bảng tin, email chung, nhóm chat nội bộ).

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN:

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Nhân viên Hành chính Nhân sự báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administrative Manager) hoặc Trưởng nhóm Nhân sự (HR Leader). Trong một số mô hình doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành (CEO) hoặc Giám đốc Vận hành (COO).
* Chế độ báo cáo:
* *Báo cáo tuần/tháng:* Báo cáo tình hình biến động nhân sự (tăng, giảm, thử việc, nghỉ việc), báo cáo tổng hợp công, chi phí hành chính phát sinh trong tháng, kế hoạch mua sắm tài sản.
* *Báo cáo đột xuất:* Thực hiện các báo cáo chuyên đề hoặc giải trình theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp khi có đoàn thanh tra kiểm tra liên ngành (Lao động, BHXH, Thuế) hoặc khi có sự cố khẩn cấp.
* Hướng dẫn & Phối hợp (Guidance & Collaboration):
* *Hướng dẫn:* Hướng dẫn toàn bộ CBNV trong công ty về việc tuân thủ nội quy lao động, quy trình xin nghỉ phép, tạm ứng, thanh quyết toán chi phí hành chính, quy định sử dụng tài sản chung. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các bạn Thực tập sinh Nhân sự (nếu có).
* *Phối hợp chặt chẽ:* Cộng tác mật thiết với bộ phận Kế toán (trong việc đối chiếu lương, nộp tiền BHXH, thanh quyết toán chi phí mua sắm); phối hợp với bộ phận IT (trong cấp phát máy tính, tài khoản hệ thống); phối hợp với các Trưởng bộ phận khác để thu thập đánh giá nhân sự và giải quyết các xung đột, vướng mắc của người lao động.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN:

Để đảm nhận tốt vai trò Nhân viên Hành chính Nhân sự, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chí cốt lõi sau:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Luật, Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kinh tế hoặc các ngành có liên quan. (Chúng tôi ưu tiên năng lực thực tế, tư duy nhanh nhạy và thái độ làm việc hơn là chỉ tập trung vào bằng cấp cao).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên tại vị trí tương đương (HR Admin, Hành chính tổng hợp, C&B, Trợ lý nhân sự).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có dưới 1 năm kinh nghiệm nếu có nền tảng kiến thức tốt, thái độ ham học hỏi, chủ động và có tư duy logic cao (sẽ được đào tạo bài bản khi nhận việc).

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (MS Office):
* *Excel:* Đây là công cụ bắt buộc. Ứng viên cần thành thạo các hàm tính toán thông dụng (Vlookup, Hlookup, Sumif, Countif, If, Pivot Table...) để xử lý bảng công, dữ liệu nhân sự nhanh chóng, chính xác.
* *Word & PowerPoint:* Khả năng soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn (thụt lề, căn lề, font chữ chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư), thiết kế slide báo cáo hoặc slide đào tạo nội bộ rõ ràng, đẹp mắt.
* Kiến thức pháp lý cơ bản: Hiểu rõ các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để áp dụng vào việc soạn thảo hợp đồng, giải quyết chế độ cho người lao động đúng pháp luật, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả hình thức nói và viết. Biết lắng nghe chia sẻ của người lao động và có thái độ hòa nhã, lịch sự khi giải quyết khiếu nại, thắc mắc về chế độ, chính sách.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) mà không bị sót việc hoặc trễ hạn (deadline).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện các xung đột nội bộ, các sự cố phát sinh trong văn phòng và chủ động đề xuất giải pháp xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu, giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh là một điểm cộng lớn (đặc biệt trong các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài).

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp quan trọng nhất của một chuyên gia nhân sự. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương, hồ sơ cá nhân của nhân viên hay các chiến lược nhân sự của công ty ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Công việc liên quan trực tiếp đến con số (chấm công, bảo hiểm, hợp đồng), chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín của công ty. Do đó, sự cẩn trọng đến từng chi tiết nhỏ là yêu cầu bắt buộc.
* Trung thực và khách quan: Luôn trung thực trong việc chấm công, tính toán chế độ, báo cáo tài chính hành chính. Đứng ở vị thế trung lập, khách quan khi giải quyết mâu thuẫn giữa người lao động và người sử dụng lao động.
* Chỉ số vượt khó (AQ) và Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao: Luôn giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi đối mặt với áp lực công việc, xử lý khéo léo các tình huống căng thẳng với nhân sự hoặc các cơ quan chức năng.
* Tinh thần dịch vụ (Service Mindset) & Hòa đồng: Luôn mang tinh thần sẵn sàng hỗ trợ, phục vụ tập thể. Thân thiện, cởi mở, dễ gần để tạo sự tin cậy, giúp nhân viên thoải mái chia sẻ tâm tư, nguyện vọng.

---

QUYỀN LỢI:

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi với tư cách là Nhân viên Hành chính Nhân sự, bạn sẽ nhận được chế độ đãi ngộ toàn diện và hấp dẫn tương xứng với năng lực:

* Thu nhập cạnh tranh & Thỏa thuận:
* Mức lương cơ bản dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 8.000.000đ - 12.000.000đ] (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, hỗ trợ chi phí gửi xe điện thoại (tùy theo quy định công ty).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý dựa trên mức độ hoàn thành công việc được giao.
* Thưởng lễ tết & Lương tháng 13: Thưởng lương tháng thứ 13, 14 (tùy tình hình kinh doanh), thưởng vào các dịp lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), quà sinh nhật, quà kết hôn, hiếu hỉ...
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi đầy đủ:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI...) dành riêng cho nhân viên có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám đa khoa quốc tế uy tín.
* Cơ hội học tập & Phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng hành chính, kỹ năng xây dựng hệ thống C&B, tuyển dụng chuyên sâu, luật lao động ứng dụng thực tế.
* Được tài trợ 50% - 100% học phí các khóa học kỹ năng mềm, chứng chỉ nhân sự chuyên nghiệp bên ngoài để nâng cao năng lực chuyên môn.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Công ty có quy trình đánh giá hiệu quả công việc minh bạch định kỳ 2 lần/năm. Từ vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, bạn có lộ trình phát triển rõ ràng lên các vị trí:
* *Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Specialist)*
* *Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader)*
* *Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administrative Manager)*
* *Giám đốc Nhân sự (CHRO) trong tương lai.*
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ thiết bị, có khu vực pantry đầy đủ trà, cafe, đồ ăn nhẹ cho nhân viên.
* Các hoạt động tập thể sôi động: Được tham gia các chương trình nghỉ mát hàng năm (Company Trip), hoạt động dã ngoại (Teambuilding), các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Cầu lông, Yoga...) do công ty tài trợ kinh phí hoạt động.

---

TAGS

#HRAdmin #NhanVienHanhChinhNhanSu #TuyenDungNhanSu #HanhChinhVanPhong #CongTacCB #BaoHiemXaHoi #QuanTrinhanLuc #ViecLamHanhChinh #Tuyendung2024 #NhanSuHanhChinh

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, việc làm hành chính nhân sự mới nhất, tuyển HR Admin, nhân viên hành chính văn phòng, chuyên viên hành chính nhân sự, tuyển dụng nhân sự đi làm ngay, nhân viên C&B hành chính, tìm việc làm hành chính nhân sự trung cấp, tuyển dụng nhân viên nhân sự tổng hợp, việc làm nhân sự tại [Tên địa phương/Thành phố].

Share