Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Trợ lý văn phòng lĩnh vực nhân sự để trở thành cầu nối vững chắc giữa ban lãnh đạo và tập thể người lao động. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà mở rộng quy mô, vai trò của bạn không đơn thuần là thực hiện các tác vụ hành chính giấy tờ, mà là người trực tiếp kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, duy trì sự ổn định của hệ thống vận hành nội bộ và lan tỏa các giá trị cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp. Vị trí Trợ lý văn phòng lĩnh vực nhân sự sẽ là cánh tay đắc lực của Trưởng bộ phận Nhân sự, chịu trách nhiệm tối ưu hóa các quy trình quản trị nguồn nhân lực từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ chính sách cho đến khi nhân sự nghỉ việc (Offboarding). Chúng tôi kỳ vọng bạn là một cá nhân tỉ mỉ, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, sở hữu kỹ năng tổ chức công việc khoa học và luôn giữ vững tinh thần bảo mật thông tin tuyệt đối.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ toàn diện công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng (Recruitment & Talent Acquisition Support)
* Phối hợp với các phòng ban chuyên môn để làm rõ bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí cần tuyển dụng.
* Soạn thảo và đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh truyền thông chính thức của công ty (Website, Fanpage, LinkedIn) và các trang mạng tuyển dụng uy tín (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, v.v.).
* Lọc hồ sơ ứng viên (Screeing CVs) theo các tiêu chí đã thống nhất; liên hệ và xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và đại diện bộ phận chuyên môn.
* Trực tiếp chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến văn phòng, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
* Gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) hoặc thư cảm ơn tới các ứng viên không đạt yêu cầu sau phỏng vấn một cách lịch sự và khéo léo để gìn giữ thương hiệu tuyển dụng.

2. Quản lý quy trình Tiếp nhận Nhân sự mới (Onboarding) và Thử việc
* Chủ động chuẩn bị đầy đủ công cụ, dụng cụ làm việc trước ngày nhân sự mới nhận việc (máy tính, văn phòng phẩm, tài khoản email công việc, thẻ nhân viên, dấu chức danh nếu có).
* Hướng dẫn nhân sự mới hoàn thiện thủ tục hồ sơ nhân sự đầu vào đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Tổ chức buổi định hướng (Orientation Day) để giới thiệu về lịch sử phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn, sơ đồ tổ chức, các quy trình/quy định nội bộ và chế độ phúc lợi.
* Theo dõi quá trình thử việc của nhân sự mới, nhắc nhở quản lý trực tiếp thực hiện đánh giá kết quả thử việc đúng hạn để làm căn cứ ký hợp đồng lao động chính thức.

3. Quản trị Cơ sở Dữ liệu và Hồ sơ Nhân sự (HR Database & Archive Management)
* Thiết lập, cập nhật liên tục và quản lý hệ thống hồ sơ nhân sự bản cứng (sắp xếp khoa học theo tủ hồ sơ, mã hóa thông tin) và bản mềm trên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) hoặc các công cụ lưu trữ đám mây dùng chung.
* Quản lý việc ký kết, gia hạn, chấm dứt Hợp đồng lao động, Hợp đồng thử việc, Phụ lục hợp đồng lao động đối với toàn bộ cán bộ nhân viên toàn công ty.
* Theo dõi các mốc thời gian quan trọng của nhân sự (hết hạn thử việc, hết hạn hợp đồng xác định thời hạn, sinh nhật, ngày kỷ niệm thâm niên công tác) để kịp thời báo cáo cấp trên xử lý.
* Cung cấp các số liệu thống kê nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, biến động nhân sự, cơ cấu độ tuổi/giới tính) định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

4. Hỗ trợ Công tác Chấm công, Tính lương và Phúc lợi (C&B Support)
* Theo dõi, kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần của nhân viên thông qua hệ thống máy vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc ứng dụng chấm công trực tuyến.
* Tổng hợp bảng chấm công chi tiết cuối tháng, ghi nhận chính xác số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ phép năm, nghỉ chế độ (ốm đau, thai sản), đi muộn, về sớm, làm thêm giờ (OT).
* Hỗ trợ thu thập chứng từ, hồ sơ liên quan để thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh cho người lao động.
* Phối hợp chặt chẽ với chuyên viên C&B hoặc kế toán tiền lương để giải quyết các thắc mắc của nhân viên liên quan đến lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội (BHXH).

5. Thực thi và Giám sát Tuân thủ Luật Lao động & Chế độ Bảo hiểm
* Hỗ trợ khai trình việc sử dụng lao động, báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
* Chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ người lao động giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức sau sinh) đúng thời hạn luật định.
* Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất liên quan đến Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để tham mưu cho cấp trên điều chỉnh quy chế công ty phù hợp.

6. Truyền thông Nội bộ, Gắn kết Nhân viên và Tổ chức Sự kiện
* Biên soạn và gửi đi các thông báo nội bộ (thông báo tuyển dụng mới, thăng chức, thuyên chuyển công tác, kỷ luật, quy định mới) qua email chung của công ty.
* Lên ý tưởng, trực tiếp chuẩn bị và tổ chức các hoạt động chúc mừng sinh nhật hàng tháng cho nhân viên, các ngày lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh, Quốc tế Thiếu nhi cho con em nhân viên).
* Đóng vai trò là thành viên nòng cốt trong Ban tổ chức các sự kiện lớn của doanh nghiệp như: Ngày hội gia đình (Family Day), Teambuilding, Tiệc tất niên (Year End Party), Hội nghị khách hàng.
* Lắng nghe, tiếp nhận những tâm tư, nguyện vọng hoặc xung đột nhỏ phát sinh trong nội bộ để kịp thời phản ánh với Trưởng bộ phận Nhân sự nhằm đưa ra giải pháp giải quyết thấu đáo, duy trì bầu không khí làm việc hòa đồng, tích cực.

7. Quản trị Hành chính Văn phòng Phục vụ Công tác Nhân sự
* Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị bảo hộ lao động, đồng phục cho nhân viên các phòng ban theo định mức quy định.
* Quản lý công văn đi – đến, phân loại và chuyển giao tài liệu nhân sự đến đúng phòng ban, cá nhân có trách nhiệm xử lý.
* Lập đề nghị thanh toán và theo dõi các chi phí hành chính phát sinh của bộ phận Nhân sự (chi phí đăng tin tuyển dụng, chi phí mua quà tặng sinh nhật, chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, chi phí nước uống văn phòng).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line): Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR Admin Team Leader). Trong một số trường hợp khẩn cấp hoặc theo phân công dự án đặc thù, vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành (COO) hoặc Giám đốc Nhân sự (HRD).
* Tần suất báo cáo:
* *Báo cáo ngày:* Cập nhật danh sách ứng viên hẹn phỏng vấn, báo cáo nhanh tình hình nhân sự mới nhận việc hoặc nhân sự nghỉ việc đột xuất.
* *Báo cáo tuần:* Báo cáo tiến độ tuyển dụng các vị trí đang mở, tổng hợp các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động/đi muộn về sớm, cập nhật tiến độ giải quyết hồ sơ bảo hiểm xã hội.
* *Báo cáo tháng/quý:* Bảng tổng hợp công, bảng phân tích biến động nhân sự, báo cáo chi phí hành chính nhân sự đã thực chi so với ngân sách được phê duyệt, báo cáo đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng.
* Vai trò Hướng dẫn (Guiding Role):
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp cho các bạn Thực tập sinh Nhân sự (HR Interns) hoặc Cộng tác viên Tuyển dụng về quy trình làm việc, kỹ năng lưu trữ hồ sơ và văn hóa doanh nghiệp.
* Hướng dẫn toàn thể cán bộ nhân viên mới về cách thức sử dụng các công cụ nội bộ (phần mềm chấm công, hệ thống gửi đơn xin nghỉ phép, quy trình đề xuất thanh toán, nội quy lao động).
* Tư vấn giải đáp sơ bộ cho người lao động về các chế độ chính sách cơ bản liên quan đến phép năm, chế độ ốm đau thai sản trước khi chuyển thông tin lên cấp cao hơn xử lý nếu có vướng mắc phức tạp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngôn ngữ học, Quản trị kinh doanh, Ngoại giao, Lao động tiền lương hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực nhân sự.
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự, hoặc Trợ lý văn phòng.
* Đã từng có kinh nghiệm tham gia hoạt động Đoàn - Hội, tổ chức sự kiện tại trường học hoặc các câu lạc bộ là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (Microsoft Office): Đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm tìm kiếm, hàm điều kiện, lọc dữ liệu, vẽ biểu đồ để xử lý bảng chấm công và danh sách nhân sự), Word (soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP), PowerPoint (thiết kế slide định hướng nhân sự mới rõ ràng, chuyên nghiệp).
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin: Giao tiếp mạch lạc, tự tin, không nói ngọng, nói lắp; có khả năng lắng nghe thấu cảm và truyền đạt thông tin một cách chính xác, khéo léo đến toàn thể nhân viên trong công ty.
* Kỹ năng viết lách & Biên soạn nội dung: Có tư duy ngôn từ tốt để viết các thông báo nội bộ, thư mời nhận việc, nội dung email chúc mừng sinh nhật, hoặc các bài viết truyền thông văn hóa doanh nghiệp thu hút.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), phân loại công việc theo mức độ ưu tiên (quan trọng/khẩn cấp) để hoàn thành đúng thời hạn (deadline) mà không bỏ sót đầu việc.
* Sử dụng công cụ công nghệ: Có khả năng tiếp thu nhanh và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công, các công cụ làm việc nhóm trực tuyến (Trello, Slack, Base, Google Workspace).
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng đọc hiểu tài liệu, trả lời email của ứng viên hoặc đối tác nước ngoài) là một điểm cộng lớn.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và Bảo mật thông tin: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu của người làm nhân sự. Cam kết tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương thưởng, thông tin cá nhân của nhân viên hoặc các chiến lược nhân sự của công ty ra bên ngoài khi chưa được phép.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên các hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết định nhân sự trước khi trình ký để hạn chế tối đa sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
* Thái độ tích cực, hòa đồng và thân thiện: Luôn nở nụ cười, có tinh thần phụng sự và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp giải quyết khó khăn với thái độ hợp tác nhất.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có khả năng giữ bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc cá nhân tốt khi phải giải quyết các tình huống phát sinh, khiếu nại của nhân viên hoặc khối lượng công việc lớn vào dịp cuối tháng.
* Tinh thần chủ động và không ngại thay đổi: Luôn chủ động đề xuất các cải tiến nhỏ để tối ưu hóa quy trình làm việc hành chính, nâng cao hiệu suất chung của phòng ban.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 7.000.000đ - 10.000.000đ/tháng] tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm khi phỏng vấn + Phụ cử ăn trưa, xăng xe, điện thoại (nếu có).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs): Xét duyệt thưởng định kỳ theo quý/năm dựa trên mức độ hoàn thành công việc và đóng góp chung cho sự phát triển của công ty.
* Chính sách đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9), thưởng Tết Nguyên Đán hấp dẫn.
* Được tham gia đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế tư nhân) dành cho nhân sự đạt thâm niên công tác nhất định.
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển vượt bậc:
* Được kèm cặp, hướng dẫn trực tiếp từ Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm (Mentees-Mentors program).
* Công ty tài trợ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa học đào tạo chuyên sâu về Nhân sự như: Nghiệp vụ C&B chuyên nghiệp, Luật lao động ứng dụng, Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên sâu, Kỹ năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Xét tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm. Định hướng phát triển nghề nghiệp lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên C&B, Chuyên viên Truyền thông nội bộ hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự sau 1,5 - 2 năm cống hiến.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Không gian văn phòng mở hiện đại, trẻ trung, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc công nghệ cao, khu vực Pantry trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày cho nhân viên.
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sự sáng tạo cá nhân và phản biện tích cực.
* Chương trình hoạt động tập thể đa dạng: Tham gia miễn phí các hoạt động Teambuilding sôi động, các chuyến du lịch nghỉ mát thường niên (Company Trip) tiêu chuẩn 4-5 sao, các giải chạy bộ, giải bóng đá giao hữu nội bộ và các hoạt động thiện nguyện ý nghĩa vì cộng đồng.

---

Tags:
#TroLyNhanSu #TroLyVanPhong #HanhChinhNhanSu #HRExecutive #HRAssistant #HRAdmin #TuyenDung #NhanSuMoiDoi #Onboarding #JobInVietnam #NhanSuThanhPho #Tuyendung2024

---

Từ khoá tìm kiếm:
Trợ lý nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự, Trợ lý hành chính văn phòng, Tuyển dụng nhân sự mới tốt nghiệp, Việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, HR Assistant, HR Admin, Cộng tác viên nhân sự, Chuyên viên nhân sự trung cấp, Việc làm nhân sự tại [Tên thành phố], Tìm việc làm nhân sự tphcm, Việc làm nhân sự hà nội, Chăm sóc nội bộ doanh nghiệp.

Share