MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý hợp đồng lĩnh vực nhân sự (HR Contract Management Specialist). Đây là một vị trí trọng yếu thuộc phòng Nhân sự, đóng vai trò là "người gác cổng" pháp lý và vận hành cho toàn bộ vòng đời của người lao động tại tổ chức. Trong vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ hành chính, mà là đầu mối liên kết chặt chẽ giữa Luật Lao động hiện hành, quy chế quản trị nội bộ và quyền lợi của người lao động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, theo dõi, thực thi và thanh lý tất cả các loại hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, cam kết bảo mật, cũng như các văn bản thỏa thuận nhân sự khác. Sự tỉ mỉ, hiểu biết pháp luật sâu sắc và tư duy dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp của bạn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý, xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, tuân thủ và bền vững.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Soạn thảo, thiết lập và rà soát hệ thống hợp đồng nhân sự:
- Chủ trì biên soạn, cập nhật và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu hợp đồng lao động (HĐLĐ) bao gồm: Hợp đồng thử việc, Hợp đồng xác định thời hạn, Hợp đồng không xác định thời hạn, Hợp đồng cộng tác viên, Hợp đồng dịch vụ cá nhân, và các cam kết đi kèm (Cam kết bảo mật thông tin - NDA, Cam kết không cạnh tranh, Cam kết đào tạo).
- Thực hiện rà soát pháp lý định kỳ cho các biểu mẫu hợp đồng để đảm bảo phù hợp với các sửa đổi, bổ sung của Bộ luật Lao động Việt Nam và các nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Pháp chế của Công ty để xử lý các điều khoản đặc biệt hoặc các hợp đồng lao động dành cho nhân sự cấp cao, người lao động nước ngoài (Expat).

2. Quản lý quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng:
- Tiếp nhận thông tin tuyển dụng từ bộ phận Thu hút nhân tài (TA) để chuẩn bị hồ sơ hợp đồng cho nhân sự mới một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tổ chức các buổi hướng dẫn và giải thích chi tiết các điều khoản hợp đồng cho người lao động trước khi ký kết, đảm bảo người lao động hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.
- Giám sát, đôn đốc và hoàn thành quy trình ký kết hợp đồng (ký giấy trực tiếp hoặc thông qua hệ thống chữ ký điện tử - E-signature) đúng thời hạn luật định (trước khi người lao động bắt đầu làm việc).
- Theo dõi sát sao quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm việc đánh giá kết quả thử việc để tiến hành ký kết HĐLĐ chính thức kịp thời.

3. Theo dõi, gia hạn, thay đổi và chấm dứt hợp đồng:
- Thiết lập và vận hành hệ thống cảnh báo sớm (trước 30 ngày) đối với các hợp đồng sắp hết hạn để gửi thông báo cho Quản lý trực tiếp và Người lao động về việc đánh giá tái ký.
- Soạn thảo và ký kết các Phụ lục hợp đồng khi có sự thay đổi về vị trí công việc, mức lương, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc hoặc các chế độ phúc lợi khác.
- Thực hiện quy trình chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật đối với các trường hợp: Hết hạn hợp đồng, đơn phương chấm dứt từ phía người lao động (nghỉ việc tự nguyện), đơn phương từ phía công ty (sa thải, tái cấu trúc) hoặc thỏa thuận chấm dứt.
- Soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định thôi việc và phối hợp với bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) để hoàn tất các nghĩa vụ tài chính cuối cùng (lương, trợ cấp, phép năm còn lại, bàn giao tài sản).

4. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và cơ sở dữ liệu nhân sự:
- Xây dựng, phân loại và lưu trữ hệ thống hồ sơ nhân sự một cách khoa học, ngăn nắp cả bản cứng (tại văn phòng) và bản mềm (trên hệ thống Drive dùng chung hoặc phần mềm HRIS).
- Bảo đảm tính bảo mật tuyệt đối đối với toàn bộ thông tin cá nhân, mức lương và các điều khoản hợp đồng của nhân sự theo quy định bảo mật của công ty và pháp luật.
- Định kỳ kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo hồ sơ nhân sự luôn đầy đủ các giấy tờ bắt buộc (Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, CCCD, giấy khám sức khỏe, cam kết thuế...).

5. Tư vấn pháp lý lao động và giải quyết quan hệ lao động:
- Đóng vai trò là kênh tư vấn nội bộ đáng tin cậy cho cả Quản lý các phòng ban và Người lao động về các vấn đề liên quan đến HĐLĐ, bảo hiểm xã hội, kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi.
- Tham gia hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh liên quan đến việc thực hiện hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, đảm bảo hài hòa lợi ích các bên và hạn chế rủi ro kiện tụng cho doanh nghiệp.

6. Báo cáo và chuyển đổi số công tác quản lý hợp đồng:
- Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) và đột xuất về tình hình biến động hợp đồng, tỷ lệ tái ký, tỷ lệ nghỉ việc, và hiệu suất thực hiện quy trình hợp đồng.
- Tham gia vào các dự án số hóa quy trình nhân sự, triển khai áp dụng các phần mềm quản lý hợp đồng tự động, hệ thống chữ ký số nhằm tối ưu hóa thời gian và nâng cao trải nghiệm của người lao động.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Trưởng nhóm C&B (C&B Team Leader).
- Báo cáo gián tiếp hoặc phối hợp chuyên môn với: Bộ phận Pháp chế (Legal Department) và Giám đốc Nhân sự (HR Director).
- Vai trò hướng dẫn:
+ Hướng dẫn và giải thích trực tiếp cho Người lao động mới về quy chế, nội quy lao động và các điều khoản trong hợp đồng.
+ Hướng dẫn, tập huấn cho Quản lý các phòng ban (Line Managers) về quy trình đánh giá thử việc, quy trình gia hạn hợp đồng và các quy định pháp luật cơ bản về sử dụng lao động để tránh các vi phạm hành chính.
+ Kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ cho các Thực tập sinh nhân sự hoặc Nhân viên nhân sự mới gia nhập đội ngũ.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Luật, Luật Kinh tế, Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Lao động Xã hội, hoặc các ngành học có liên quan trực tiếp.
- Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Quản lý hợp đồng, Admin nhân sự, C&B, Trợ lý pháp lý). Đối với ứng viên tốt nghiệp Trung cấp nhưng có kinh nghiệm thực tế dày dặn, nhạy bén và thái độ làm việc tốt sẽ được xem xét đánh giá cao tương đương.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam hiện hành (Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành dưới luật), Luật Bảo hiểm Xã hội, Luật Thuế Thu nhập cá nhân.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính xuất sắc: Văn phong rõ ràng, logic, mạch lạc, không sai lỗi chính tả, sử dụng đúng thuật ngữ pháp lý.
- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel ở mức độ khá/giỏi (sử dụng thành thạo các hàm quản lý dữ liệu, định dạng có điều kiện để theo dõi hạn hợp đồng) và sử dụng tốt Word (tính năng Mail Merge là một lợi thế lớn).
- Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt: Khả năng truyền đạt thông tin pháp lý khô khan một cách dễ hiểu, khéo léo và hòa nhã với người lao động ở nhiều trình độ khác nhau.
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian khoa học: Có khả năng xử lý khối lượng hồ sơ lớn dưới áp lực thời gian mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Phẩm chất cá nhân:
- Meticulous & Detail-oriented (Tỉ mỉ và chú trọng đến từng chi tiết nhỏ): Đây là phẩm chất quan trọng nhất, vì một lỗi sai nhỏ về ngày tháng, con số hay điều khoản trong hợp đồng đều có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
- Integrity & Confidentiality (Trung thực và bảo mật thông tin): Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin về lương thưởng, hồ sơ nhân sự và chiến lược nhân sự của công ty.
- Customer-service mindset (Tư duy dịch vụ): Luôn thân thiện, hỗ trợ, coi người lao động là khách hàng nội bộ để mang lại trải nghiệm tốt nhất trong suốt vòng đời hợp đồng của họ.
- Điềm tĩnh và chịu được áp lực công việc: Khả năng giữ bình tĩnh, giải quyết các tình huống tranh chấp hoặc thắc mắc của người lao động một cách thấu tình đạt lý.

Quyền lợi:
- Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trực tiếp trong buổi phỏng vấn), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ hàng năm dựa trên hiệu suất công việc.
- Thưởng định kỳ và đột xuất: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch), thưởng sáng kiến cải tiến quy trình.
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng mức lương hợp đồng; gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 (tùy thuộc vào cấp bậc hoặc thâm niên).
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh: Đồng nghiệp thân thiện, sếp tâm lý, tôn trọng sự khác biệt và luôn tạo điều kiện tối đa để nhân viên phát huy năng lực bản thân.
- Cơ hội phát triển và thăng tiến rõ ràng: Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng quản trị nhân sự, kỹ năng mềm. Lộ trình thăng tiến lên Chuyên viên nhân sự cấp cao (Senior HR Specialist), Trưởng nhóm C&B hoặc Trưởng phòng Nhân sự.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Nghỉ phép năm (12 - 14 ngày/năm), du lịch hè hàng năm (Company Trip), hoạt động Teambuilding định kỳ hàng quý, khám sức khỏe định kỳ hàng năm, quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản...

Tags:
#TuyenDungNhanSu #QuanLyHopDong #HRContractSpecialist #LuatLaoDong #HanhChinhNhanSu #VieclamNhanSu #NhanSuTpHCM #NhanSuHaNoi #CBJobs #AdminNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên quản lý hợp đồng nhân sự, nhân viên quản lý hợp đồng lao động, chuyên viên hợp đồng nhân sự, tuyển dụng C&B hành chính, admin nhân sự trung cấp, việc làm pháp lý lao động, quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng nhân viên hợp đồng lao động mới nhất, nhân viên hành chính nhân sự quản lý hợp đồng, HR Contract Officer.

Share