MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý hồ sơ lĩnh vực nhân sự (HR Records Management Specialist) để gia nhập đội ngũ Hành chính – Nhân sự năng động của chúng tôi.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và hướng tới chuyển đổi số toàn diện, hệ thống thông tin và hồ sơ nhân sự đóng vai trò là "hệ xương sống" đảm bảo cho mọi hoạt động vận hành diễn ra thông suốt, minh bạch và đúng pháp luật. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần làm công việc lưu trữ giấy tờ truyền thống, mà là một "thủ thư số", người bảo vệ dữ liệu và là mắt xích quan trọng kết nối giữa người lao động, doanh nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nước.

Vai trò chính của bạn là thiết lập, vận hành, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự (cả dạng vật lý và dạng số hóa). Bạn sẽ chịu trách nhiệm bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân của người lao động theo quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tính sẵn sàng, chính xác và nhanh chóng của dữ liệu khi có yêu cầu truy xuất từ các phòng ban, ban giám đốc hoặc các đoàn thanh kiểm tra. Đây là vị trí lý tưởng cho những cá nhân có tư duy ngăn nắp, tỉ mỉ, yêu thích công nghệ số hóa văn phòng và mong muốn xây dựng sự nghiệp vững chắc trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, kiểm tra và phân loại hồ sơ nhân sự đầu vào

* Chủ trì quy trình tiếp nhận hồ sơ của nhân sự mới nhận việc (Onboarding). Hướng dẫn chi tiết cho người lao động chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của công ty và Luật Lao động hiện hành.
* Tiến hành kiểm tra, đối chiếu tính xác thực, tính pháp lý và thời hạn của các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ liên quan khác của ứng viên trước khi lưu trữ chính thức.
* Phát hiện kịp thời các trường hợp hồ sơ thiếu sót, sai lệch thông tin hoặc có dấu hiệu không trung thực để phối hợp với bộ phận Tuyển dụng/Đối tác nhân sự (HRBP) giải quyết.
* Phân loại hồ sơ theo các tiêu chí khoa học (như: theo phòng ban, theo chức vụ, theo trạng thái làm việc, theo bảng chữ cái) để chuẩn bị cho công tác lưu trữ.

2. Thiết lập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ vật lý (Hard-copy)

* Xây dựng và hoàn thiện sơ đồ lưu trữ, hệ thống danh mục mã hóa hồ sơ nhân sự tại kho lưu trữ vật lý một cách khoa học, trực quan.
* Thực hiện việc dán nhãn, đóng gáy, lập danh mục chi tiết cho từng file hồ sơ cá nhân của người lao động.
* Trực tiếp quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy: đảm bảo các điều kiện tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy để tài liệu không bị hư hỏng theo thời gian.
* Kiểm soát nghiêm ngặt quy trình mượn - trả hồ sơ gốc của các cá nhân, phòng ban có thẩm quyền thông qua việc ghi chép sổ theo dõi hoặc cập nhật trên phần mềm quản lý.

3. Số hóa tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự (Soft-copy / HRIS)

* Thực hiện công tác scan, chụp, chuyển đổi toàn bộ hồ sơ giấy sang định dạng PDF hoặc các định dạng số hóa khác theo tiêu chuẩn của công ty.
* Đặt tên file, gắn tag (thẻ phân loại) và tải (upload) tài liệu lên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc các công cụ lưu trữ đám mây (Cloud) được cấp phép.
* Cập nhật kịp thời, chính xác mọi biến động thông tin của người lao động trên hệ thống dữ liệu điện tử bao gồm: thay đổi vị trí công việc, tăng giảm lương, quá trình đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, thông tin người phụ thuộc, tài khoản ngân hàng.
* Phối hợp với bộ phận IT để thực hiện việc sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ, phòng ngừa các sự cố mất mát dữ liệu do thiên tai hoặc tấn công mạng.

4. Quản lý vòng đời hợp đồng lao động và hồ sơ pháp lý liên quan

* Theo dõi sát sao thời hạn của các loại hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), phụ lục hợp đồng, cam kết bảo mật (NDA), cam kết đào tạo.
* Chủ động lập danh sách cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn (trước 30 ngày) gửi cho bộ phận C&B (Lương & Chế độ chính sách) và Quản lý trực tiếp để thực hiện quy trình đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.
* Soạn thảo, trình ký và lưu trữ các quyết định nhân sự như: Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, quyết định thôi việc.
* Hoàn thiện hồ sơ bàn giao, hồ sơ quyết toán và lưu trữ riêng biệt nhóm hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc (Offboarding) theo thời hạn quy định của pháp luật.

5. Quản lý hồ sơ chế độ chính sách, bảo hiểm và thuế

* Phân loại, lưu trữ và theo dõi các hồ sơ liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (như sổ BHXH, tờ khai tham gia, hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động).
* Lưu trữ các chứng từ, hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, hồ sơ giảm trừ gia cảnh của người lao động để phục vụ cho công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) định kỳ.
* Lưu trữ hồ sơ đánh giá hiệu suất công việc định kỳ (KPIs, OKRs), hồ sơ khám sức khỏe định kỳ của toàn thể cán bộ nhân viên công ty.

6. Đảm bảo bảo mật thông tin và tuân thủ pháp lý

* Thực thi nghiêm ngặt các chính sách bảo mật thông tin nhân sự của công ty và các quy định pháp luật liên quan (như Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân - PDPD).
* Phân quyền tiếp cận thông tin hồ sơ cho từng cấp bậc nhân sự trong công ty; tuyệt đối không tiết lộ thông tin cá nhân, mức lương, địa chỉ, số điện thoại của người lao động cho bên thứ ba khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản hoặc yêu cầu từ cấp có thẩm quyền.
* Thường xuyên rà soát, cập nhật các quy định mới của Luật Lao động, Luật Lưu trữ để điều chỉnh quy trình quản lý hồ sơ của công ty luôn luôn đúng luật.

7. Hỗ trợ thanh kiểm tra, báo cáo và các công tác hành chính khác

* Chuẩn bị đầy đủ, chính xác, nhanh chóng các hồ sơ nhân sự phục vụ cho các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Thuế) hoặc các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, đánh giá tiêu chuẩn ISO.
* Thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hồ sơ nhân sự, tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ của các phòng ban theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
* Tham gia hỗ trợ các sự kiện nội bộ, các dự án cải tiến quy trình của phòng Nhân sự khi có yêu cầu.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line):
* Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận: Tuyển dụng (Recruitment), C&B (Compensation & Benefits), Đào tạo (L&D), và bộ phận Công nghệ thông tin (IT).
* Vai trò hướng dẫn (Guidance):
* Chủ trì việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho tất cả nhân viên mới về quy chuẩn chuẩn bị hồ sơ cá nhân.
* Hướng dẫn, đào tạo quy trình lưu trữ, tra cứu và bảo mật tài liệu cho các nhân sự mới gia nhập phòng HR hoặc các thực tập sinh của bộ phận.
* Tham mưu cho Trưởng phòng các giải pháp, quy chế mới nhằm tối ưu hóa quy trình lưu trữ và nâng cao tính bảo mật thông tin trong toàn doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Luật, Hành chính văn phòng, hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương (Nhân viên Quản lý hồ sơ, Nhân viên Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự, Văn thư lưu trữ).
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có kết quả học tập khá/giỏi, có tư duy logic tốt, thái độ cầu tiến và được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc: Khả năng phân loại, hệ thống hóa thông tin cực tốt; biết cách thiết lập các danh mục hồ sơ khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
* Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng:
* Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel: biết sử dụng các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu, quản lý bảng tính phức tạp; Word: định dạng văn bản hành chính quy chuẩn).
* Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng (máy in, máy scan, máy photocopy) và các phần mềm hỗ trợ số hóa (OCR, Adobe Acrobat).
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) như SAP, Oracle, Workday, Bravo, Base, Amis... là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước; có khả năng soạn thảo các thông báo, quyết định nhân sự, hợp đồng lao động một cách chuẩn xác, mạch lạc, không sai lỗi chính tả.
* Hiểu biết pháp luật: Có kiến thức cơ bản về Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định về lưu trữ thông tin của Nhà nước.
* Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, nhã nhặn nhưng kiên quyết khi đôn đốc người lao động hoàn thiện hồ sơ; có khả năng làm việc nhóm tốt với các bộ phận khác.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Bạn phải là người chú ý đến từng chi tiết nhỏ (ví dụ: phát hiện lỗi sai ngày tháng sinh trên giấy tờ, kiểm tra chữ ký trên hợp đồng đã đầy đủ chưa).
* Tính bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Có đạo đức nghề nghiệp cao, ý thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin lương, hồ sơ cá nhân của đồng nghiệp; tuyệt đối không bàn tán hay chia sẻ thông tin nhân sự ra ngoài.
* Trung thực và chính trực: Đảm bảo mọi số liệu, thông tin đưa vào hồ sơ là trung thực; không làm giả, không tẩy xóa hay hợp thức hóa hồ sơ trái quy định.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Tự giác hoàn thành công việc đúng tiến độ (deadline); chủ động tìm kiếm các giải pháp cải tiến công việc lưu trữ thay vì chỉ làm theo lối mòn.
* Ngăn nắp, sạch sẽ: Thích sự gọn gàng, có thói quen sắp xếp không gian làm việc vật lý cũng như không gian lưu trữ số hóa một cách ngăn nắp.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại (nếu có).
* Thưởng định kỳ: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng các ngày lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Chế độ bảo hiểm đầy đủ: Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong văn phòng hiện đại, trang thiết bị làm việc được công ty cung cấp đầy đủ (máy tính xách tay cấu hình cao, máy quét tài liệu chuyên dụng).
* Cơ hội học tập và phát triển:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng quản trị nhân sự chuyên sâu, các khóa học về chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ, cập nhật Luật Lao động mới nhất.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader), Chuyên viên C&B, hoặc Đối tác Nhân sự (HRBP).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tổ chức và tài trợ.

---

Tags

`#QuảnLýHồSơNhânSự` `#TuyểnDụngNhânSự` `#VănThưLưuTrữ` `#HànhChínhNhânSự` `#HRIS` `#ChuyểnĐổiSốNhânSự` `#BảoMậtThôngTin`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự
* Chuyên viên văn thư lưu trữ nhân sự
* HR Records Specialist
* Nhân viên hành chính nhân sự lưu trữ
* HR Document Control Officer
* Tuyển dụng nhân viên hồ sơ nhân sự trung cấp
* Nhân viên lưu trữ dữ liệu nhân sự
* HR Admin quản lý hồ sơ

Share