Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ sự kiện lĩnh vực nhân sự để gia nhập vào đội ngũ Phát triển Nguồn nhân lực và Trải nghiệm Nhân viên năng động của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng coi trọng yếu tố con người và văn hóa tổ chức, vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là một người điều phối hậu cần, mà chính là "đại sứ thương hiệu tuyển dụng" và "người kết nối văn hóa". Bạn sẽ là nhân tố then chốt đứng sau sự thành công của các sự kiện nhân sự quy mô lớn và nhỏ, từ ngày hội việc làm (Career Fair), hội thảo hướng nghiệp, các chương trình tuyển dụng tập trung (Mass Recruitment Days) cho đến các sự kiện nội bộ như Ngày hội định hướng (Onboarding Day), Team Building, Hội nghị người lao động, các buổi đào tạo nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên định kỳ. Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa tư duy dịch vụ nhân sự chu đáo, khả năng tổ chức sự kiện nhạy bén và năng lượng tích cực để lan tỏa giá trị cốt lõi của công ty đến cả ứng viên bên ngoài lẫn đội ngũ nhân sự nội bộ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Công việc của Nhân viên hỗ trợ sự kiện lĩnh vực nhân sự được chia thành các giai đoạn và mảng nghiệp vụ chuyên sâu dưới đây:

1. Giai đoạn chuẩn bị và lập kế hoạch sự kiện (Pre-event)

* Tham gia xây dựng ý tưởng: Chủ động đóng góp ý tưởng sáng tạo cho các sự kiện nhân sự (bao gồm chủ đề sự kiện, thông điệp truyền thông tuyển dụng, các trò chơi tương tác, hoạt động trải nghiệm cho ứng viên và nhân viên).
* Thiết lập kế hoạch chi tiết: Phối hợp với Trưởng nhóm sự kiện/Trưởng bộ phận Tuyển dụng để xây dựng bảng tiến độ công việc (Checklist & Timeline), phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và các bên liên quan.
* Quản lý ngân sách dự kiến: Hỗ trợ lập dự toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục của sự kiện; thực hiện các thủ tục tạm ứng ngân sách theo đúng quy trình tài chính của công ty.
* Liên hệ và làm việc với nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá, thương thảo giá cả và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, in ấn ấn phẩm, sản xuất quà tặng/merchandise, tiệc trà teabreak). Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của đối tác.
* Chuẩn bị tài liệu và học cụ/quà tặng: Thiết kế sơ bộ hoặc phối hợp với phòng Marketing để sản xuất các ấn phẩm truyền thông (tờ rơi tuyển dụng, standee, backdrop, sổ tay nhân viên mới). Chuẩn bị đầy đủ các bộ quà tặng (Welcome Kit, quà tặng minigame, quà tặng đối tác).
* Truyền thông sự kiện:
* *Đối với sự kiện tuyển dụng ngoại khóa:* Hỗ trợ đăng tải thông tin, viết bài truyền thông trên các kênh mạng xã hội của công ty (Fanpage Tuyển dụng, LinkedIn, TikTok), các hội nhóm sinh viên, các trang tin trường Đại học.
* *Đối với sự kiện nội bộ:* Soạn thảo email thông báo, thiết kế thiệp mời điện tử, tạo các teaser kích thích sự tò mò và tham gia của cán bộ nhân viên thông qua kênh truyền thông nội bộ (Skype, MS Teams, Workplace).

2. Giai đoạn vận hành và điều phối trực tiếp sự kiện (On-site/In-event)

* Giám sát lắp đặt và setup: Có mặt tại địa điểm tổ chức trước giờ diễn ra để giám sát việc thi công booth tuyển dụng, bàn ghế, hệ thống kỹ thuật, đảm bảo hình ảnh thương hiệu của công ty được hiển thị một cách chuyên nghiệp, đúng chuẩn nhận diện thương hiệu.
* Đón tiếp và điều phối luồng người tham dự:
* *Tại sự kiện tuyển dụng/hướng nghiệp:* Đón tiếp các ứng viên, sinh viên, chuyên gia đầu ngành. Hướng dẫn họ thực hiện các thủ tục check-in (quét mã QR, điền form thông tin ứng viên), phân luồng ứng viên vào các bàn phỏng vấn trực tiếp hoặc khu vực làm bài test.
* *Tại sự kiện nội bộ:* Đón tiếp Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, quản lý khu vực check-in nhận quà, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý.
* Hỗ trợ kỹ thuật và hậu cần: Điều khiển hệ thống trình chiếu slide giới thiệu doanh nghiệp, âm thanh, ánh sáng hỗ trợ diễn giả/MC trong suốt sự kiện. Kịp thời giải quyết các sự cố kỹ thuật phát sinh ngoài ý muốn (mất kết nối micro, lỗi slide, thiếu ghế ngồi, thiếu tài liệu).
* Điều phối hoạt động tương tác: Tổ chức và hoạt náo các trò chơi minigame tại booth tuyển dụng hoặc sân khấu chính, phát quà lưu niệm, tạo bầu không khí sôi nổi, thân thiện để thu hút sự quan tâm của ứng viên đối với thương hiệu tuyển dụng của công ty.
* Ghi nhận tư liệu hình ảnh: Chụp hình, quay các đoạn clip ngắn (behind-the-scenes) về các khoảnh khắc đẹp của sự kiện để phục vụ cho công tác truyền thông sau sự kiện.

3. Giai đoạn sau sự kiện và đánh giá (Post-event)

* Thu dọn và hoàn trả mặt bằng: Giám sát việc tháo dỡ thiết bị của nhà cung cấp, phân loại và đóng gói các tài sản tái sử dụng được của công ty (standee, dây điện, văn phòng phẩm dư thừa, quà tặng chưa phát hết) đưa về kho lưu trữ một cách gọn gàng, có hệ thống.
* Quản lý và chuyển đổi dữ liệu ứng viên (đối với sự kiện Tuyển dụng):
* Thu thập toàn bộ thông tin ứng viên nhận được từ sự kiện (CV giấy, thông tin quét QR code).
* Nhập liệu, làm sạch dữ liệu và phân loại ứng viên theo ngành nghề/vị trí trên hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) hoặc file Excel chung của phòng Nhân sự.
* Chuyển giao danh sách ứng viên tiềm năng cho các Chuyên viên Tuyển dụng phụ trách để tiến hành các bước liên hệ tiếp theo (gửi thư cảm ơn, hẹn phỏng vấn sâu).
* Đo lường hiệu quả và thu thập phản hồi:
* Thiết kế và gửi khảo sát ý kiến (Google Forms, Kahoot) đến người tham gia (ứng viên hoặc nhân viên) để đánh giá mức độ hài lòng về khâu tổ chức, nội dung sự kiện.
* Tổng hợp các chỉ số KPI của sự kiện (Số lượng người tham gia trực tiếp, số lượng CV thu về, chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến, điểm số hài lòng trung bình).
* Quyết toán tài chính: Thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán từ các nhà cung cấp để thực hiện thủ tục thanh quyết toán hoàn ứng với phòng Tài chính - Kế toán trong thời hạn quy định.
* Viết báo cáo tổng kết: Soạn thảo báo cáo đánh giá rút kinh nghiệm (Post-mortem Report), nêu rõ những điểm thành công, những hạn chế cần khắc phục và đề xuất giải pháp cải tiến cho các sự kiện lần sau.

4. Hỗ trợ các công tác hành chính nhân sự thường nhật khác

* Hỗ trợ công tác tiếp đón nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc (Onboarding Day), hướng dẫn họ hoàn thiện hồ sơ nhân sự cá nhân.
* Tham gia hỗ trợ các công việc hành chính văn phòng của ban Nhân sự khi có yêu cầu (lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị phòng họp cho các buổi phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng).
* Đóng góp bài viết, hình ảnh lên bảng tin nội bộ hoặc bản tin tuyển dụng định kỳ hàng tháng của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Thu hút tài năng (Talent Acquisition Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager). Trong một số dự án sự kiện lớn, nhân sự sẽ báo cáo và nhận chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng ban tổ chức sự kiện được chỉ định.
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Nội bộ phòng Nhân sự:* Phối hợp chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên Truyền thông nội bộ (Internal Communications Specialist) và Chuyên viên Đào tạo (L&D Specialist) để thống nhất về mặt nội dung và nhân sự hỗ trợ tại sự kiện.
* *Liên phòng ban:* Phối hợp với phòng Marketing/Design để duyệt các ấn phẩm thiết kế; phối hợp với phòng Hành chính (Admin/Purchasing) để mua sắm trang thiết bị vật tư; phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán về các thủ tục thanh quyết toán ngân sách.
* *Bên ngoài:* Làm việc trực tiếp với các đối tác cung cấp dịch vụ, Ban liên lạc sinh viên các trường Đại học/Cao đẳng, và Ban tổ chức các sự kiện liên kết.
* Hướng dẫn và Quy trình tuân thủ:
* Làm việc dựa trên Quy chế tài chính nội bộ về định mức chi tiêu sự kiện.
* Tuân thủ nghiêm ngặt Bộ nhận diện thương hiệu doanh nghiệp (Brand Guidelines) trong mọi ấn phẩm thiết kế và hình ảnh truyền thông xuất bản ra bên ngoài.
* Đảm bảo quy trình bảo mật thông tin ứng viên và dữ liệu nhân sự nội bộ của công ty theo quy định pháp luật và chính sách bảo mật thông tin (GDPR/Bảo vệ dữ liệu cá nhân).

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị sự kiện, Quan hệ công chúng (PR), Truyền thông, Marketing, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành Khoa học xã hội tương đương.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Không yêu cầu bắt buộc có nhiều năm kinh nghiệm chuyên sâu về nhân sự, chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp nhưng có tinh thần ham học hỏi cao.
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm ở vị trí tương đương (hỗ trợ sự kiện, trợ lý nhân sự, thực tập sinh tuyển dụng, cộng tác viên sự kiện).
* Đặc biệt ưu tiên những ứng viên từng là Ban cán sự lớp, Ban chấp hành Đoàn - Hội sinh viên, hoặc giữ vai trò chủ chốt (Trưởng/Phó ban tổ chức) trong các Câu lạc bộ tại các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, có kinh nghiệm thực tế trong việc tổ chức các hoạt động phong trào, hội thảo học thuật.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng quản lý danh mục công việc (to-do list) khoa học, biết cách phân loại công việc ưu tiên, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn (deadline) của từng hạng mục chuẩn bị cho sự kiện.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp tự tin, rõ ràng, mạch lạc qua cả hai hình thức viết (email, bài đăng mạng xã hội) và nói (giao tiếp trực tiếp với ứng viên, đàm phán với nhà cung cấp). Biết cách lắng nghe và phản hồi thông tin một cách lịch sự, nhã nhặn.
* Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt (Problem-solving): Nhạy bén phát hiện các vấn đề phát sinh tại sự kiện và có khả năng đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, giữ được sự bình tĩnh dưới áp lực công việc cao.
* Sử dụng công nghệ và phần mềm văn phòng:
* Thành thạo tin học văn phòng cơ bản (MS Word để soạn thảo tài liệu, Excel để quản lý danh sách ứng viên và theo dõi chi phí, PowerPoint để thiết kế slide trình chiếu sự kiện).
* Biết sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến và thu thập dữ liệu (Google Forms, Microsoft Forms).
* Biết sử dụng cơ bản các phần mềm thiết kế và chỉnh sửa ảnh/video đơn giản (Canva, CapCut, Photoshop cơ bản) để tự thiết kế các ấn phẩm nhanh hoặc dựng các video recap ngắn sau sự kiện là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
* Khả năng dẫn chương trình (MC): Có giọng nói truyền cảm, không ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng; có khả năng làm MC dẫn dắt các trò chơi nhỏ hoặc dẫn chương trình ngắn tại sự kiện là một điểm cộng ưu tiên.

Phẩm chất cá nhân:

* Hướng ngoại và tràn đầy năng lượng: Thích tiếp xúc, giao lưu và kết nối với mọi người. Luôn thể hiện sự năng động, nụ cười thân thiện và tinh thần hiếu khách khi đại diện cho hình ảnh công ty trước ứng viên và nhân viên.
* Chu đáo, tỉ mỉ và cẩn trọng: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong khâu chuẩn bị (từ việc xếp ngay ngắn chiếc thẻ tên, kiểm tra kỹ lỗi chính tả trên standee, cho đến việc chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng khi trời mưa hay mất điện đột ngột).
* Tinh thần trách nhiệm và cam kết cao: Sẵn sàng đồng hành cùng sự kiện đến phút cuối cùng, không ngại khó, ngại khổ. Có thái độ làm việc nghiêm túc, trung thực trong việc quản lý tài chính và tài sản của công ty.
* Tinh thần làm việc nhóm (Teamwork): Luôn đặt lợi ích chung của tập thể lên hàng đầu, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp khi họ bị quá tải công việc, biết cách phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác nhau để tạo nên một sự kiện thành công trọn vẹn.
* Sức khỏe tốt và dẻo dai: Có khả năng di chuyển nhiều, đứng lớp hoặc đứng điều phối sự kiện liên tục trong nhiều giờ liền; không ngại việc đi công tác tỉnh hoặc hỗ trợ sự kiện diễn ra vào cuối tuần (thứ Bảy/Chủ nhật) khi có yêu cầu từ kế hoạch dự án (công ty sẽ có chế độ nghỉ bù hoặc tính lương ngoài giờ rõ ràng).

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh và thỏa thuận theo năng lực:
* Lương cơ bản hấp dẫn (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại và hỗ trợ chi phí đi lại, lưu trú khi đi công tác tỉnh hỗ trợ sự kiện.
* Chính sách thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên kết quả thành công của từng chiến dịch sự kiện cụ thể.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện theo quy định pháp luật:
* Được ký hợp đồng lao động chính thức sau thời gian thử việc đạt yêu cầu.
* Đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Chế độ 12 ngày phép năm hưởng nguyên lương, cộng thêm các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định chung của Nhà nước.
* Môi trường làm việc lý tưởng và cơ hội phát triển:
* Được làm việc trong một môi trường văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, cởi mở, năng động, nơi mà mọi ý kiến sáng tạo mới mẻ đều được tôn trọng và khuyến khích thử nghiệm.
* Hạ tầng văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ máy tính xách tay cấu hình cao cùng các công cụ làm việc tiên tiến nhất.
* Đào tạo và Thăng tiến sự nghiệp rõ ràng:
* Được hướng dẫn trực tiếp, "cầm tay chỉ việc" bởi các chuyên gia nhân sự, các Trưởng nhóm tuyển dụng và truyền thông nội bộ giàu kinh nghiệm thực chiến.
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa học đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị sự kiện chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp thuyết trình trước đám đông, kỹ năng xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding) hoặc các chứng chỉ chuyên môn nhân sự khác.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng, công bằng: Sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc, có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Chuyên viên Tổ chức Sự kiện Nhân sự (HR Event Specialist), Chuyên viên Truyền thông nội bộ & Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience Specialist) hoặc Chuyên viên Thương hiệu Tuyển dụng (Employer Branding Specialist).
* Các hoạt động phúc lợi nội bộ phong phú:
* Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các dịp lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán).
* Quà tặng sinh nhật cá nhân, quà cưới hỏi, thăm hỏi ốm đau, chế độ chăm sóc đặc biệt cho lao động nữ.
* Được tham gia các chuyến du lịch nghỉ mát thường niên cùng toàn công ty (Company Trip) tại các resort 4-5 sao, tham gia các buổi tiệc cuối năm (Year End Party) hoành tráng và các chương trình gắn kết nội bộ hàng tháng (Happy Hour, Sinh nhật tháng).

---

Tags:
Tuyển dụng nhân sự, Tổ chức sự kiện, Trải nghiệm nhân viên, Thương hiệu tuyển dụng, Hỗ trợ hành chính, Nhân sự sự kiện, Gắn kết nội bộ, Hành chính Nhân sự, Điều phối sự kiện, Công tác sinh viên.

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hỗ trợ sự kiện nhân sự, Tuyển dụng nhân viên sự kiện nội bộ, HR Event Support Specialist, Cộng tác viên sự kiện nhân sự, Trợ lý sự kiện nhân sự, Nhân viên Employer Branding, Nhân viên truyền thông nội bộ và sự kiện, Tìm việc làm sự kiện nhân sự TP.HCM, Tìm việc làm sự kiện nhân sự Hà Nội, Thực tập sinh tổ chức sự kiện nhân sự.

Share