MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ CÔNG TÁC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ công tác lĩnh vực nhân sự để gia nhập đội ngũ nòng cốt của phòng Nhân sự. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng quy mô, chúng tôi không chỉ tìm kiếm một người làm công tác giấy tờ đơn thuần. Chúng tôi định vị vai trò này là một "chuyên gia nhân sự" tương lai – người đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc và người lao động, đồng thời là động cơ thúc đẩy các quy trình vận hành nội bộ diễn ra trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự nhạy bén, khả năng tổ chức công việc khoa học và tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc. Bạn sẽ là điểm chạm đầu tiên của ứng viên khi bước vào công ty, là người đồng hành cùng nhân viên mới trong quá trình hội nhập, và là người hỗ trợ đáng tin cậy của các nhân sự kỳ cựu trong các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách. Đối với chúng tôi, mỗi tác vụ hành chính nhân sự dù là nhỏ nhất đều góp phần xây dựng nên trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) tuyệt vời, từ đó trực tiếp kiến tạo nên văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH:

Nhiệm vụ của Nhân viên hỗ trợ công tác lĩnh vực nhân sự trải rộng trên nhiều mảng hoạt động khác nhau của phòng Nhân sự. Để đảm bảo tính hiệu quả, công việc được chia thành các nhóm nhiệm vụ cốt lõi sau:

1. Hỗ trợ công tác Tuyển dụng và Thu hút tài năng (Recruitment & Talent Acquisition Support)

* Quản lý tin tuyển dụng: Thực hiện đăng tuyển nhu cầu nhân sự của các phòng ban lên các kênh tuyển dụng chính thức của công ty (website, fanpage, LinkedIn) và các trang tuyển dụng liên kết (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, v.v.).
* Sàng lọc hồ sơ (CV Screening): Tiếp nhận, phân loại và đánh giá sơ bộ hồ sơ ứng viên dựa trên bảng mô tả công việc (JD) đã được phê duyệt. Lập danh sách ứng viên tiềm năng (Shortlist) để trình Trưởng bộ phận duyệt.
* Liên hệ và sắp xếp lịch phỏng vấn: Trực tiếp liên hệ với ứng viên qua điện thoại/email để xác nhận thông tin, gửi thư mời phỏng vấn. Điều phối và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu phỏng vấn cho Hội đồng tuyển dụng.
* Chăm sóc ứng viên (Candidate Care): Đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến phỏng vấn tại văn phòng. Gửi thư cảm ơn, thư thông báo kết quả phỏng vấn (Dù đạt hay không đạt) một cách lịch sự, chuyên nghiệp nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) tích cực.
* Xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên (Talent Pool): Cập nhật và lưu trữ thông tin ứng viên vào hệ thống quản trị dữ liệu để sử dụng cho các nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

2. Quản lý Hồ sơ, Thủ tục Nhân sự và Onboarding (HR Administration & Onboarding)

* Thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding): Chuẩn bị văn phòng phẩm, công cụ làm việc (máy tính, email công sở, thẻ nhân viên, tài khoản hệ thống) trước khi nhân sự mới nhận việc. Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ nhân sự theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Đào tạo hội nhập ban đầu: Giới thiệu cho nhân viên mới về nội quy lao động, các quy định hành chính, văn hóa doanh nghiệp, sơ đồ tổ chức và các chế độ phúc lợi cơ bản.
* Soạn thảo văn bản và hợp đồng: Tham gia soạn thảo các quyết định nhân sự (bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc), các loại hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) theo đúng biểu mẫu pháp lý và quy định của Công ty.
* Quản lý và lưu trữ hồ sơ: Thiết lập, cập nhật định kỳ và quản lý khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên phần mềm quản lý HRIS). Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của thông tin nhân sự.
* Thực hiện thủ tục nghỉ việc (Offboarding): Hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản. Hoàn thiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, chốt sổ bảo hiểm xã hội và giải quyết các quyền lợi liên quan cho người lao động khi rời đi.

3. Hỗ trợ công tác Chế độ, Chính sách & C&B (Compensation & Benefits Support)

* Theo dõi chấm công: Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng (qua vân tay, khuôn mặt hoặc app chuyên dụng). Ghi nhận và xử lý các trường hợp quên chấm công, đi muộn, về sớm, nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản theo đúng quy định.
* Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương: Hỗ trợ Chuyên viên C&B tập hợp các dữ liệu biến động nhân sự trong tháng (tăng, giảm nhân sự, thay đổi lương, thưởng KPI, các khoản khấu trừ) để phục vụ cho việc tính lương chính xác và đúng hạn.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Hỗ trợ kê khai, làm thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trên phần mềm bảo hiểm điện tử. Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động cho nhân viên.
* Quản lý phép năm và phúc lợi: Theo dõi, cập nhật quỹ phép năm của từng nhân sự. Phối hợp triển khai các chương trình phúc lợi thường niên (khám sức khỏe định kỳ, mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau).

4. Hỗ trợ Đào tạo và Phát triển (Training & Development Support)

* Hỗ trợ tổ chức lớp học: Chuẩn bị hậu cần cho các khóa đào tạo nội bộ và đào tạo thuê ngoài (đặt phòng học, chuẩn bị tài liệu, máy chiếu, trà nước, danh sách điểm danh).
* Lưu trữ dữ liệu đào tạo: Cập nhật chứng chỉ, kết quả đào tạo của từng nhân viên vào hồ sơ cá nhân. Đánh giá hiệu quả sau đào tạo thông qua việc thu thập và tổng hợp các form khảo sát ý kiến từ học viên.

5. Truyền thông nội bộ và Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp (Internal Communications & Culture)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Đồng hành cùng ban liên lạc/công đoàn lên ý tưởng và tổ chức các hoạt động tập thể (Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các ngày lễ như 8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh).
* Truyền thông tin tức: Soạn thảo và gửi các thông báo nội bộ, bản tin tuần/tháng nhằm gắn kết nhân viên và cập nhật kịp thời các chính sách mới của công ty.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí Nhân viên hỗ trợ công tác lĩnh vực nhân sự sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn và báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Team Leader).
* Chế độ báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo tuần:* Cập nhật tiến độ tuyển dụng, danh sách nhân sự mới nhận việc, biến động nhân sự trong tuần và kế hoạch làm việc tuần kế tiếp.
* *Báo cáo tháng:* Bảng tổng hợp công, tình hình sử dụng phép năm, báo cáo tăng giảm BHXH, báo cáo chi phí hành chính nhân sự và đánh giá hiệu quả các hoạt động phong trào nội bộ.
* *Báo cáo đột xuất:* Thực hiện các báo cáo chuyên đề hoặc số liệu nhân sự cụ thể theo yêu cầu trực tiếp từ Ban Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận nhằm phục vụ công tác ra quyết định.
* Hướng dẫn và quy trình phối hợp:
* Nhân sự được cung cấp đầy đủ sổ tay nhân viên, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của phòng nhân sự, hệ thống biểu mẫu quy chuẩn và các quy định pháp luật lao động hiện hành để làm căn cứ xử lý công việc.
* Phối hợp chặt chẽ với kế toán để đối chiếu số liệu lương, bảo hiểm; phối hợp với các trưởng bộ phận chuyên môn khác để nắm bắt nhu cầu nhân sự và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh của nhân viên tại bộ phận đó.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng, Lao động tiền lương hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (HR Assistant, HR Admin, Thực tập sinh Nhân sự).
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, có tư duy logic tốt và đã từng tham gia tích cực vào các hoạt động Đoàn, Hội tại trường học hoặc các tổ chức xã hội.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ MS Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm cơ bản như Vlookup, Sumif, Countif, IF để xử lý dữ liệu bảng công, danh sách nhân sự), Word (soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn mực, kỹ năng trộn thư Mail Merge), và PowerPoint (thiết kế slide giới thiệu/đào tạo cơ bản).
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu thông qua cả văn bản (email, thông báo) và lời nói trực tiếp. Kỹ năng lắng nghe tốt để thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của người lao động.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách phân loại thứ tự ưu tiên các đầu việc (khẩn cấp/quan trọng) để đảm bảo không bị sót việc hoặc trễ deadline trong môi trường làm việc nhiều tác vụ (multi-tasking).
* Kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin: Biết cách sử dụng mạng xã hội, các diễn đàn tuyển dụng, công cụ tìm kiếm để tiếp cận ứng viên tiềm năng và cập nhật các kiến thức, luật định mới liên quan đến Lao động - Bảo hiểm xã hội.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu của một "chuyên gia nhân sự". Nhân sự phải cam kết bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân viên và các chiến lược nhân sự của công ty.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Công việc nhân sự liên quan trực tiếp đến quyền lợi sát sườn của người lao động (chậm một ngày công, sai một số tài khoản lương hay sai một thông tin trên hợp đồng đều gây ảnh hưởng lớn). Do đó, sự cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ là phẩm chất bắt buộc.
* Tư duy dịch vụ và đồng cảm (Empathy & Service Mindset): Luôn giữ thái độ hòa nhã, cởi mở, sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của người lao động với thái độ tôn trọng, nhiệt tình. Đặt mình vào vị trí của người khác để giải quyết vấn đề một cách thấu tình đạt lý.
* Khả năng thích ứng cao và chịu áp lực tốt: Môi trường nhân sự luôn biến động và có nhiều tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Sự linh hoạt, tinh thần lạc quan, chủ động đối mặt và tìm giải pháp cho vấn đề là chìa khóa giúp bạn thành công ở vị trí này.
* Trung thực và đạo đức nghề nghiệp cao: Luôn khách quan, công bằng trong việc đánh giá, ghi nhận thông tin, không thiên vị, không vụ lợi cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác nhân sự.

---

QUYỀN LỢI:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (trao đổi chi tiết khi phỏng vấn, dựa trên năng lực thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại (nếu có).
* Chính sách thưởng rõ ràng: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, 30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, v.v.).
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy thuộc vào cấp bậc và thâm niên công tác).
* Chính sách khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và đề cao tinh thần đồng đội. Văn phòng hiện đại, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc công nghệ cao.
* Cơ hội học tập và thăng tiến vượt trội:
* Được dẫn dắt trực tiếp bởi các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm trong ngành, được cầm tay chỉ việc từ những tác vụ cơ bản đến chuyên sâu.
* Được tài trợ 50% - 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn (C&B nâng cao, Luật lao động chuyên sâu, Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, Kỹ năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên C&B, Chuyên viên Đào tạo & Phát triển hoặc Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) sau 1 - 2 năm cống hiến.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, cầu lông) và các buổi liên hoan, sinh nhật hàng tháng cực kỳ sôi động.

---

TAGS:

#TuyenDungNhanSu #HanhChinhNhanSu #TroLyNhanSu #CandB #TimViecNhanSu #HRAssistant #HRAdmin #TuyểnDụng #NhânSựHồChíMinh #NhânSựHàNội #ViecLamNhanSu

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM:

Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ nhân sự, tìm việc trợ lý nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự, HR Assistant tuyển dụng, tuyển dụng nhân viên nhân sự tốt nghiệp trung cấp, việc làm nhân sự chưa có kinh nghiệm, thực tập sinh nhân sự, HR Admin, chuyên viên nhân sự tổng hợp, tuyển dụng nhân sự mới tốt nghiệp, trợ lý hành chính nhân sự, nhân viên C&B hỗ trợ, tuyển dụng nhân viên nhân sự.

Share