Mô tả công việc: Nhân viên Hành chính Tổng hợp lĩnh vực Nhân sự

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Tổng hợp lĩnh vực Nhân sự đầy nhiệt huyết, linh hoạt và có năng lực đa nhiệm để gia nhập đội ngũ đang phát triển mạnh mẽ của chúng tôi.

Vị trí này được xem là "hệ xương sống" trong việc duy trì và vận hành hiệu quả các hoạt động hằng ngày của văn phòng, đồng thời là cầu nối quan trọng giữa Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên. Vai trò của bạn không chỉ dừng lại ở các tác vụ thủ tục hành chính giấy tờ khô khan, mà còn là người trực tiếp tham gia vào việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ công tác quản trị nguồn nhân lực từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, theo dõi chấm công, thực hiện chính sách phúc lợi cho đến việc thắt chặt tinh thần đoàn kết nội bộ.

Đối với chúng tôi, một Nhân viên Hành chính Tổng hợp lĩnh vực Nhân sự xuất sắc là người sở hữu tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ chu đáo, khả năng tổ chức công việc khoa học, sự nhạy bén trong giao tiếp và một tinh thần trách nhiệm cao độ đối với tính bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Bạn sẽ là người giữ lửa cho văn phòng, đảm bảo mọi luồng công việc vận hành trơn tru và mỗi nhân viên đều cảm thấy được hỗ trợ tối đa để cống hiến hết mình cho mục tiêu chung của tổ chức.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý Hành chính và Vận hành Văn phòng (Chiếm 40% thời lượng công việc)

* Quản lý cơ sở vật chất và tài sản công ty:
* Thực hiện việc kiểm kê, quản lý và lập danh mục theo dõi toàn bộ trang thiết bị, máy móc văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy, hệ thống điện thoại, điều hòa, camera...).
* Chủ động lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị văn phòng; liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa kịp thời khi phát sinh sự cố hư hỏng để không làm gián đoạn tiến độ công việc chung.
* Quản lý việc cấp phát và thu hồi tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC) làm việc cho nhân viên theo đúng quy trình quy định của công ty.
* Mua sắm và quản lý nhu yếu phẩm:
* Lập kế hoạch nhu cầu, thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá, thương lượng giá cả và tiến hành mua sắm văn phòng phẩm, nước uống, nhu yếu phẩm, đồ ăn nhẹ cho văn phòng định kỳ hằng tháng.
* Kiểm soát định mức sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban nhằm tối ưu hóa chi phí hành chính nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc cho nhân sự.
* Công tác văn thư, lưu trữ và chuyển phát:
* Tiếp nhận, phân loại và xử lý toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm đi và đến công ty một cách chính xác, nhanh chóng.
* Thực hiện việc lưu trữ một cách khoa học các tài liệu hành chính, hợp đồng dịch vụ, quyết định, thông báo nội bộ cả bản cứng (trong tủ hồ sơ) lẫn bản mềm (trên hệ thống lưu trữ điện toán đám mây), đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
* Quản lý con dấu công ty (nếu được ủy quyền) tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng quy chế quản lý và sử dụng con dấu.
* Hậu cần và đón tiếp khách hàng:
* Trực tiếp đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng công ty với thái độ chuyên nghiệp, lịch sự và chu đáo.
* Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban giám đốc và nhân viên: đặt vé máy bay, vé tàu xe, đặt phòng khách sạn, chuẩn bị tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác.
* Điều phối phòng họp, chuẩn bị trà nước, tài liệu và các thiết bị trình chiếu cần thiết cho các cuộc họp nội bộ hoặc cuộc họp với đối tác bên ngoài.

2. Hỗ trợ và Thực hiện Nghiệp vụ Nhân sự (Chiếm 40% thời lượng công việc)

* Hỗ trợ công tác Tuyển dụng:
* Phối hợp với các Trưởng bộ phận để làm rõ mô tả công việc (JD) cho các vị trí cần tuyển dụng.
* Đăng tuyển tin dụng trên các kênh tuyển dụng hiệu quả (mạng xã hội, website việc làm, các hội nhóm chuyên ngành).
* Lọc hồ sơ ứng viên, thực hiện cuộc gọi sàng lọc ban đầu, sắp xếp lịch phỏng vấn và gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên.
* Chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp ứng viên và hỗ trợ quá trình đánh giá sau phỏng vấn. Gửi thư cảm ơn hoặc thông báo kết quả cho ứng viên một cách lịch sự, chuyên nghiệp.
* Hội nhập nhân sự mới (Onboarding):
* Chuẩn bị đầy đủ góc làm việc, máy tính, tài khoản email, văn phòng phẩm và các tài liệu hướng dẫn cần thiết trước ngày nhân sự mới nhận việc.
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, giới thiệu các phòng ban, phổ biến nội quy lao động, quy chế công ty và các chính sách phúc lợi liên quan.
* Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong suốt quá trình thử việc; nhắc nhở làm báo cáo thử việc và điều phối buổi đánh giá kết quả thử việc đúng hạn.
* Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự:
* Thu thập, kiểm tra tính xác thực và lưu trữ đầy đủ hồ sơ cá nhân của người lao động (bản sao bằng cấp, căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe...).
* Cập nhật liên tục, chính xác danh sách nhân sự toàn công ty, sơ đồ tổ chức, thông tin liên hệ và quá trình biến động nhân sự (tăng, giảm, thuyên chuyển, thăng tiến).
* Soạn thảo và quản lý việc ký kết Hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), các cam kết bảo mật (NDA) và các quyết định nhân sự liên quan.
* Công tác Chấm công & Hỗ trợ tính lương (C&B):
* Theo dõi, tổng hợp dữ liệu chấm công hằng ngày qua máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc ứng dụng chấm công của công ty.
* Quản lý, kiểm tra và phê duyệt các đơn từ trực tuyến của nhân viên (xin nghỉ phép, đi muộn về sớm, làm thêm giờ, đi công tác).
* Lập bảng tổng hợp công, bảng tính tăng ca chi tiết vào cuối tháng gửi cho bộ phận Kế toán/Trưởng phòng Nhân sự để làm căn cứ tính lương, đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn cam kết.
* Hỗ trợ hoàn thiện các thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc và thực hiện các thủ tục báo tăng, giảm, giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn...) cho người lao động khi có yêu cầu từ chuyên viên C&B cấp trên.

3. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp & Truyền thông Nội bộ (Chiếm 15% thời lượng công việc)

* Tổ chức sự kiện nội bộ:
* Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết, lập dự trù kinh phí và trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động tập thể định kỳ: sinh nhật tháng cho nhân viên, ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 (cho con em nhân viên), Tết Trung thu, tiệc Giáng sinh, và sự kiện lớn nhất năm là Tiệc cuối năm (Year-End Party).
* Đóng vai trò điều phối chính hoặc hỗ trợ đắc lực trong việc tổ chức các chuyến đi du lịch hè (Company Trip), hoạt động dã ngoại (Team building) nhằm gắn kết tinh thần đồng đội giữa các thành viên.
* Truyền thông nội bộ:
* Soạn thảo và gửi đi các thông báo nội bộ, thư chúc mừng sinh nhật, thư chào mừng nhân viên mới qua email toàn công ty hoặc các kênh chat nội bộ (Slack, Zalo, Teams).
* Quản lý bảng tin nội bộ (bảng tin vật lý hoặc bảng tin điện tử), cập nhật thường xuyên các hình ảnh hoạt động, thông điệp tích cực nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc.

4. Các nhiệm vụ bổ trợ khác (Chiếm 5% thời lượng công việc)

* Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) về chi phí hành chính, tình hình biến động nhân sự, hiệu quả tuyển dụng gửi cho cấp quản lý trực tiếp.
* Hỗ trợ dịch thuật tài liệu văn phòng (nếu có yêu cầu từ Ban Giám đốc).
* Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng địa phương về các vấn đề hành chính (khai báo tạm trú tạm vắng cho chuyên gia nước ngoài, kiểm tra phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động) dưới sự chỉ đạo của cấp trên.
* Thực hiện các công việc đột xuất khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

Cơ cấu báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager). Trong trường hợp doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (SMEs) chưa có phòng ban riêng biệt, vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành (CEO) hoặc Trợ lý Ban Giám đốc.
* Báo cáo gián tiếp (nếu có): Ban Giám đốc công ty (khi có các dự án hoặc sự kiện đặc biệt cần phê duyệt trực tiếp).

Vai trò hướng dẫn (Guidance Line):

* Chỉ dẫn công việc: Hướng dẫn, kiểm tra và giám sát công việc của các vị trí cộng tác viên hành chính, thực tập sinh nhân sự, nhân viên lễ tân, nhân viên tạp vụ hoặc nhân viên bảo vệ văn phòng để đảm bảo chất lượng dịch vụ văn phòng đạt chuẩn.
* Hỗ trợ nội bộ: Có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc của toàn thể nhân viên trong công ty liên quan đến quy trình hành chính, quy chế sử dụng tài sản, các thủ tục xin nghỉ phép, nộp hồ sơ nhân sự, và các chế độ phúc lợi cơ bản của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngôn ngữ học, Lao động tiền lương, hoặc các chuyên ngành khoa học xã hội khác có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương (Nhân viên hành chính, Lễ tân văn phòng, Trợ lý nhân sự, Admin tuyển dụng...).
* Chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp (hoặc trình độ Trung cấp) nhưng có thái độ làm việc nghiêm túc, ham học hỏi, năng động và có định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:

* Thành thạo Tin học văn phòng (bắt buộc): Sử dụng tốt Word (soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn thể thức), Excel (sử dụng được các hàm cơ bản như Vlookup, Hlookup, IF, Pivot Table để làm bảng công, quản lý danh sách), và PowerPoint (thiết kế slide thông báo, giới thiệu nội quy công ty sinh động).
* Hiểu biết pháp luật lao động cơ bản: Có kiến thức cơ bản về Bộ luật Lao động hiện hành, các quy định về Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân để giải thích chính xác quyền lợi cho nhân viên.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt xuất sắc: Có khả năng lắng nghe thấu hiểu, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc qua cả văn bản viết (email, thông báo) và lời nói trực tiếp. Không nói ngọng, nói lắp; giọng nói dễ nghe là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, có năng lực đa nhiệm (multitasking) tốt mà không bị nhầm lẫn hay bỏ sót đầu việc.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy: Bình tĩnh, linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh đột xuất trong văn phòng (mất điện, hỏng hóc thiết bị, tranh chấp nhỏ giữa các nhân viên...).
* Kỹ năng ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh văn phòng cơ bản, viết email trao đổi công việc đơn giản là một điểm cộng ưu tiên.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Bảo mật thông tin tuyệt đối: Do đặc thù công việc tiếp xúc với nhiều thông tin nhạy cảm (lương, thưởng, hồ sơ cá nhân, quyết định kỷ luật, chiến lược nhân sự), ứng viên bắt buộc phải là người có tính bảo mật cao, tuyệt đối không chia sẻ thông tin sai nguyên tắc.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chỉn chu: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu chấm công, câu chữ trong hợp đồng/thông báo trước khi ban hành nhằm hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.
* Thái độ dịch vụ (Service Mindset) cao: Luôn vui vẻ, hòa đồng, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp; có tinh thần hiếu khách, sẵn sàng lắng nghe và giải quyết các nhu cầu chính đáng của nhân viên với thái độ tích cực nhất.
* Chịu được áp lực công việc tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi phải đối mặt với nhiều yêu cầu hành chính cùng một lúc hoặc khi giải quyết các vấn đề nhân sự phức tạp.
* Năng động, hướng ngoại và sáng tạo: Thích tham gia và tổ chức các hoạt động tập thể; có khả năng kết nối mọi người để xây dựng không khí văn phòng vui tươi, gắn kết.

---

Quyền lợi

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (Thỏa thuận trực tiếp khi phỏng vấn).
* Lương tháng 13 cam kết + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Xét duyệt tăng lương định kỳ hằng năm dựa trên đánh giá hiệu suất làm việc thực tế.
* Chính sách Bảo hiểm & Phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Khám sức khỏe định kỳ hằng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín.
* Chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm, tăng thêm theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ, Tết hưởng nguyên lương theo quy định của Nhà nước.
* Chăm sóc đời sống tinh thần phong phú:
* Quà tặng ý nghĩa vào các dịp sinh nhật cá nhân, kết hôn, sinh con; hỗ trợ hiếu hỷ, đau ốm kịp thời.
* Tham gia các chương trình du lịch nghỉ dưỡng (Teambuilding/Company trip) tối thiểu 1 lần/năm cùng toàn thể công ty.
* Hưởng các chương trình ưu đãi, giảm giá đặc biệt khi sử dụng các dịch vụ/sản phẩm do chính công ty cung cấp (nếu có).
* Cơ hội học tập và Phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc các khóa học chuyên sâu bên ngoài về nghiệp vụ Nhân sự (C&B nâng cao, kỹ năng tuyển dụng headhunter, luật lao động chuyên sâu) do công ty tài trợ 100% hoặc hỗ trợ kinh phí.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp -> Chuyên viên Hành chính/Nhân sự chuyên sâu -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, khang trang, trang bị đầy đủ công cụ làm việc đời mới nhất.
* Không gian làm việc mở, trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến cá nhân.
* Sếp tâm lý, đồng nghiệp thân thiện, hỗ trợ hết mình, cam kết nói "không" với drama công sở.

---

Tags

`Tuyển dụng Hành chính Nhân sự` `Việc làm Hành chính tổng hợp` `HR Admin` `Nhân viên Nhân sự` `Hành chính Văn phòng` `Tuyển dụng nhân sự TP.HCM/Hà Nội` `Việc làm không yêu cầu kinh nghiệm cao` `General HR Admin`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp
* Tuyển dụng hành chính văn phòng TP.HCM
* Tìm việc làm admin nhân sự Hà Nội
* Hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp
* HR Admin tuyển dụng
* Việc làm hành chính tổng hợp lương cao
* Nhân viên C&B và hành chính
* Vị trí hỗ trợ nhân sự và văn phòng chuyên nghiệp

Share