MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CAO CẤP (LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính tổng hợp cao cấp. Đây không chỉ là một vị trí thực thi các tác vụ văn phòng đơn thuần, mà là một mắt xích chiến lược đóng vai trò xương sống trong việc vận hành bộ máy tổ chức. Ứng viên lý tưởng là người có sự kết hợp hoàn hảo giữa tư duy quản trị hệ thống của một chuyên viên hành chính chuyên nghiệp và sự nhạy bén, thấu cảm của một người làm nhân sự thực thụ. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa các quy trình vận hành, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc quản trị nguồn nhân lực và thực thi các chính sách đãi ngộ. Với tư cách là nhân sự cấp cao, bạn được kỳ vọng sẽ mang lại những sáng kiến cải tiến, chuyển đổi số trong công tác hành chính và trực tiếp tham gia vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị Hành chính và Vận hành tối ưu:
* Thiết lập, chuẩn hóa và giám sát toàn bộ quy trình hành chính trong công ty bao gồm: quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ (cứng và mềm), quản lý con dấu và các loại giấy phép kinh doanh.
* Xây dựng hệ thống quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ một cách khoa học. Thực hiện kiểm kê định kỳ, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và thay thế nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất cho đội ngũ.
* Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, viễn thông, nước uống, vệ sinh, bảo vệ...). Thực hiện đàm phán hợp đồng để tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cao cấp nhất.
* Chịu trách nhiệm về công tác hậu cần cho các cuộc họp quan trọng của Ban Lãnh đạo, các buổi đón tiếp đối tác/khách hàng VIP và các sự kiện đối ngoại của công ty.
* Kiểm soát và phê duyệt các khoản chi phí hành chính định kỳ, lập báo cáo ngân sách hàng tháng/quý/năm và đề xuất các biện pháp cắt giảm lãng phí.

2. Quản trị Nhân sự và Quan hệ Lao động:
* Hỗ trợ xây dựng và cập nhật nội quy lao động, các quy chế, quy định về tiền lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác phù hợp với Luật Lao động hiện hành và chiến lược của công ty.
* Trực tiếp thực hiện hoặc giám sát công tác quản lý hồ sơ nhân sự: từ việc soạn thảo hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng đến việc theo dõi quá trình thử việc, chính thức và thôi việc của nhân viên.
* Quản lý hệ thống BHXH, BHYT, BHTN và các loại bảo hiểm sức khỏe tự nguyện. Đảm bảo các thủ tục chốt sổ, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản được thực hiện chính xác và kịp thời.
* Hỗ trợ bộ phận C&B trong việc chấm công, tính lương và quyết toán thuế TNCN cho cán bộ nhân viên, đảm bảo tính bảo mật và minh bạch tuyệt đối.
* Tư vấn cho Ban Lãnh đạo về các thay đổi trong Luật Lao động, Luật Thuế và các quy định liên quan để điều chỉnh chính sách nhân sự kịp thời, tránh rủi ro pháp lý.

3. Tuyển dụng và Đào tạo phát triển:
* Phối hợp với các trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng, lập mô tả công việc (JD) và triển khai kế hoạch tuyển dụng cho các vị trí cấp cao hoặc vị trí then chốt.
* Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) thông qua các kênh mạng xã hội, hội chợ việc làm và quan hệ với các đơn vị cung ứng nhân lực.
* Thiết kế và triển khai chương trình định hướng (Orientation) chuyên nghiệp cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa và quy trình công ty.
* Khảo sát nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo nội bộ hoặc thuê ngoài nhằm nâng cao kỹ năng mềm và chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.

4. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp và Gắn kết Nhân viên:
* Chủ trì tổ chức các hoạt động phong trào, team building, du lịch hàng năm, tiệc tất niên và các ngày lễ kỷ niệm trong công ty.
* Phát triển các kênh truyền thông nội bộ (email, bảng tin, mạng xã hội nội bộ) để truyền tải thông điệp của Ban Lãnh đạo và lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
* Giải quyết các xung đột nội bộ, khiếu nại của nhân viên trên tinh thần thượng tôn pháp luật và hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động.
* Đề xuất các sáng kiến nâng cao trải nghiệm nhân viên, tạo dựng môi trường làm việc hạnh phúc, sáng tạo và kỷ luật.

5. Chuyển đổi số và Cải tiến quy trình:
* Nghiên cứu và triển khai các phần mềm quản lý hành chính – nhân sự (HRM, ERP) để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
* Xây dựng bộ chỉ số KPI cho công tác hành chính và đánh giá định kỳ để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ.

Báo cáo & Hướng dẫn:
* Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Vận hành (COO)/Tổng Giám đốc (CEO) tùy theo cấu trúc tổ chức.
* Hướng dẫn & Quản lý: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo và giám sát công việc của các nhân viên hành chính cấp dưới, lễ tân, hoặc nhân viên tạp vụ/bảo vệ.
* Phối hợp: Làm việc chặt chẽ với bộ phận Kế toán (về chi phí, lương, thuế), bộ phận IT (về hạ tầng kỹ thuật) và các trưởng bộ phận chuyên môn khác để hỗ trợ nhu cầu nhân sự/hành chính của họ.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Hành chính học hoặc các ngành liên quan.
* Có ít nhất 05 - 07 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, trong đó tối thiểu 02 năm tại các vị trí tương đương hoặc Senior HR Generalist trong các công ty có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Am hiểu sâu sắc Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các nghị định hướng dẫn thi hành mới nhất.
* Có kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống quy trình hành chính và quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Thành thạo việc soạn thảo các loại công văn, quyết định, quy chế, tờ trình với văn phong chuyên nghiệp, chuẩn mực.
* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian: Khả năng điều phối đa nhiệm nhiều dự án cùng lúc (từ tuyển dụng đến tổ chức sự kiện) mà vẫn đảm bảo deadline.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo trong việc xử lý các mối quan hệ nội bộ và cứng rắn, quyết liệt khi đàm phán với các nhà cung cấp hoặc giải quyết tranh chấp lao động.
* Kỹ năng phân tích dữ liệu: Sử dụng thành thạo Excel (hàm nâng cao, Pivot Table) và các phần mềm quản lý để phân tích các chỉ số nhân sự (tỉ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, hiệu suất hành chính).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 700 hoặc IELTS 6.0 trở lên) là một lợi thế lớn để làm việc với đối tác hoặc tài liệu nước ngoài.
* Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) và các công cụ làm việc trực tuyến (Google Drive, Trello, Slack).

Phẩm chất cá nhân:
* Chính trực và Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết vì vị trí này tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm về lương thưởng và chiến lược nhân sự.
* Tận tâm và Chu đáo: Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service), luôn đặt sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả của tổ chức lên hàng đầu.
* Điềm tĩnh và Quyết đoán: Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực cao và đưa ra quyết định dựa trên các quy định pháp luật và thực tế khách quan.
* Sáng tạo và Ham học hỏi: Không ngại thay đổi các phương thức làm việc cũ, luôn cập nhật các xu hướng quản trị nhân sự mới trên thế giới.
* Chỉnh chu về diện mạo: Vì đây là gương mặt đại diện cho bộ mặt hành chính của công ty.

Quyền lợi:
* Mức lương cạnh tranh: Dao động từ [Điền mức lương] VNĐ + Phụ cấp trách nhiệm.
* Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất (KPI) cuối năm và thưởng vào các dịp lễ, Tết.
* Tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước trên mức lương thực tế.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự cấp Senior.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự hoặc Giám đốc Nhân sự.
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị chiến lược, kỹ năng lãnh đạo và các cập nhật pháp luật thường xuyên do công ty đài thọ.
* Chế độ nghỉ dưỡng, du lịch hàng năm tại các resort 4-5 sao.
* Hỗ trợ máy tính xách tay, điện thoại và các phương tiện làm việc hiện đại khác.
* Ngày nghỉ: Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật (hoặc theo quy định cụ thể của công ty) và các ngày nghỉ lễ theo quy định.

Tags:
#HanhChinhNhanSu #SeniorHRGeneralist #AdminHumanResources #QuanTriNhanSu #SeniorAdmin #TuyenDung #CB #LegalHR #VanhHoaDoanhNghiep

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hành chính tổng hợp cao cấp, Chuyên viên nhân sự tổng hợp, Senior HR Admin, Senior Human Resources Generalist, Quản lý hành chính nhân sự, Tuyển dụng nhân sự cấp cao, Chuyên viên C&B và hành chính, Hành chính văn phòng cao cấp, HR Senior Staff.

Share