Mô tả công việc: Nhân viên hành chính địa phương lĩnh vực nhân sự (Local HR Administrative Officer)

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính địa phương lĩnh vực nhân sự (Local HR Administrative Officer). Đây là một vị trí chiến lược và là "cầu nối" quan trọng giữa Trụ sở chính (HQ) với chi nhánh, nhà máy hoặc văn phòng đại diện tại địa phương.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ hành chính, mà còn là người đại diện cho hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp tại địa bàn hoạt động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo hội nhập, quản lý quan hệ lao động, thực hiện các chính sách đãi ngộ (C&B) tại địa phương, cho đến việc thiết lập và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan ban ngành, chính quyền sở tại.

Mục tiêu cốt lõi của vị trí này là đảm bảo mọi hoạt động vận hành nhân sự tại địa phương được diễn ra thông suốt, tuân thủ nghiêm ngặt Luật Lao động Việt Nam cũng như các quy định của tập đoàn, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc hài hòa, gắn kết và hiệu quả cho đội ngũ nhân sự địa phương.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực thi công tác Tuyển dụng & Hội nhập tại địa phương:
* Xác định nhu cầu và lập kế hoạch: Chủ động phối hợp với các Trưởng bộ phận tại địa phương để xác định nhu cầu nhân lực (bao gồm cả lao động phổ thông, nhân viên văn phòng và nhân sự kỹ thuật).
* Triển khai nguồn tuyển dụng: Tìm kiếm, thiết lập và phát triển các kênh tuyển dụng hiệu quả tại địa phương (văn phòng môi giới việc làm địa phương, trung tâm giới thiệu việc làm, trường cao đẳng/đại học, hội nhóm cộng đồng địa phương, mạng xã hội).
* Quy trình phỏng vấn: Tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc, lên lịch và trực tiếp tham gia phỏng vấn vòng sơ loại. Hỗ trợ các quản lý chuyên môn trong quá trình đánh giá ứng viên.
* Thủ tục tiếp nhận (Onboarding): Chuẩn bị văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, đồng phục và bảo hộ lao động cho nhân viên mới. Tổ chức chương trình đào tạo định hướng, giới thiệu về nội quy lao động, văn hóa công ty, quy định an toàn lao động và các chính sách phúc lợi.
* Đánh giá thử việc: Theo dõi quá trình thử việc của nhân viên mới, đôn đốc các bộ phận thực hiện đánh giá thử việc đúng hạn và làm thủ tục ký hợp đồng lao động chính thức.

2. Quản lý Hồ sơ nhân sự và Quan hệ lao động:
* Lưu trữ hồ sơ: Thiết lập, cập nhật và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm HRM) của nhân viên tại địa phương đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khoa học.
* Hợp đồng lao động: Soạn thảo, ký kết, gia hạn và thanh lý các loại hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, cam kết bảo mật theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Giải quyết tranh chấp và kỷ luật: Tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, xung đột nội bộ của nhân viên tại địa phương. Tham mưu cho Quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc về phương án xử lý kỷ luật lao động đúng quy trình pháp lý.
* Tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp: Tổ chức các hoạt động phong trào, truyền thông nội bộ, các sự kiện gắn kết (Team building, Tất niên, sinh nhật tháng, các ngày lễ lớn) nhằm nâng cao tinh thần đồng đội và mức độ hài lòng của nhân viên tại chi nhánh địa phương.

3. Quản lý Chế độ, Chính sách và Công tác C&B địa phương:
* Quản lý chấm công: Theo dõi, kiểm tra và đối soát dữ liệu chấm công hàng ngày, quản lý việc nghỉ phép, tăng ca, đi trễ/về sớm của toàn bộ nhân sự tại địa phương thông qua hệ thống máy chấm công hoặc phần mềm chuyên dụng.
* Hỗ trợ tính lương: Tổng hợp bảng công, bảng tăng ca, các khoản phụ cấp đặc thù địa phương (phụ cấp độc hại, đi lại, nhà ở, chuyên cần) gửi về bộ phận C&B Trụ sở chính đúng thời hạn để phục vụ công tác tính lương.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên tại địa phương. Hỗ trợ nhân viên giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức với cơ quan BHXH quận/huyện sở tại.
* Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Thu thập mã số thuế cá nhân, đăng ký giảm trừ gia cảnh cho nhân sự tại địa phương và phối hợp với phòng Kế toán thực hiện các quyết toán thuế liên quan.

4. Đối ngoại và Quan hệ với Chính quyền địa phương:
* Đại diện pháp lý hành chính: Làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng địa phương như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (DOLISA), Liên đoàn Lao động, Phòng Lao động quận/huyện, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Công an địa phương (quản lý tạm trú, tạm vắng, an ninh trật tự).
* Báo cáo định kỳ: Soạn thảo và nộp các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động, báo cáo tai nạn lao động, báo cáo công tác an toàn vệ sinh lao động lên các cơ quan quản lý nhà nước theo đúng quy định của pháp luật.
* Công đoàn cơ sở: Phối hợp xây dựng, duy trì và phát triển hoạt động của Công đoàn cơ sở tại địa phương, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và xây dựng mối quan hệ hài hòa giữa người sử dụng lao động và tổ chức Công đoàn.

5. Vận hành và Quản trị Hành chính văn phòng địa phương:
* Quản lý cơ sở vật chất: Giám sát công tác vệ sinh, an ninh, bảo vệ tại văn phòng/nhà máy địa phương. Quản lý việc sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị văn phòng (máy in, máy photo, hệ thống điều hòa, điện nước).
* Mua sắm hành chính: Lập kế hoạch, đề xuất mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban tại địa phương. Kiểm soát chi phí hành chính trong định mức ngân sách được duyệt.
* Quản lý đội xe và di chuyển: Điều phối xe công vụ (nếu có), hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón cho ban lãnh đạo hoặc cán bộ nhân viên đi công tác tại địa phương.
* Quản lý văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và chuyển giao công văn đi - đến, các giấy tờ, hồ sơ pháp lý của chi nhánh địa phương một cách khoa học.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:
* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director) tại Trụ sở chính về mặt chuyên môn nghiệp vụ nhân sự.
* Báo cáo gián tiếp (Dotted-line Report): Báo cáo tình hình vận hành hàng ngày cho Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Nhà máy (Site Director/Branch Manager) tại địa phương để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Hướng dẫn & Giám sát (Guidance & Supervision): Trực tiếp hướng dẫn, phân công công việc và giám sát đội ngũ nhân viên hành chính, nhân viên lễ tân, nhân viên bảo vệ, tạp vụ hoặc các thực tập sinh nhân sự tại văn phòng địa phương.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính học hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Nhân sự Tổng hợp, Nhân viên Hành chính Nhân sự tại các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các nhà máy quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan. Có kinh nghiệm thực tế trong việc giải quyết các tranh chấp lao động và làm việc với các cơ quan thanh tra liên ngành.
* Kinh nghiệm đối ngoại: Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các cơ quan ban ngành địa phương (Sở LĐTBXH, BHXH, Công đoàn).

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng giao tiếp khéo léo, tự tin, thuyết phục; có năng lực thương lượng và giải quyết xung đột tốt giữa người lao động và người sử dụng lao động.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều đầu việc hành chính và nhân sự cùng lúc.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý bảng công, báo cáo nhân sự và Word để soạn thảo văn bản pháp lý chính xác). Khả năng tiếp cận và sử dụng tốt các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm kê khai BHXH điện tử.
* Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện các rủi ro pháp lý về lao động tại địa phương và đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời, thực tế.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu, viết email công việc trôi chảy) là một lợi thế lớn đối với các doanh nghiệp FDI.

Phẩm chất cá nhân:
* Chính trực và Bảo mật: Là người trung thực, có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ nhân sự và các chiến lược phát triển của công ty.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Độ chính xác cao trong công việc, đặc biệt là khi soạn thảo các văn bản pháp lý, hợp đồng lao động và số liệu chấm công, tính lương.
* Tác phong chuyên nghiệp và Thân thiện: Luôn duy trì thái độ tích cực, hòa nhã, cởi mở và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên giải đáp các thắc mắc về chế độ chính sách.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có tinh thần kiên cường, khả năng giữ bình tĩnh tốt khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp, các khiếu nại gay gắt từ người lao động hoặc áp lực từ tiến độ công việc.
* Thấu hiểu văn hóa địa phương: Am hiểu sâu sắc về thói quen sinh hoạt, tư duy làm việc và văn hóa của người dân tại địa bàn hoạt động để có phương án tiếp cận và quản lý nhân sự phù hợp nhất.

---

Quyền lợi:
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh từ [Điền mức lương, ví dụ: 12.000.000 - 18.000.000 VNĐ/tháng] (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), kèm theo các khoản phụ cấp thu hút tại địa phương.
* Thưởng định kỳ & Hiệu suất: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hoàn thành chỉ số KPI quý/năm theo kết quả kinh doanh của công ty và hiệu quả làm việc cá nhân.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc; được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội/ngoại trú) tùy theo cấp bậc.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại, kỹ năng giải quyết tranh chấp do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Nhân sự địa phương (Local HR Team Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Chi nhánh (Branch HR/Admin Manager).
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, năng động, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự sáng tạo và cân bằng giữa công việc - cuộc sống.
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật nội bộ.
* Công cụ làm việc: Được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ công việc bao gồm máy tính xách tay, điện thoại công vụ, sim điện thoại hỗ trợ cước phí hàng tháng.

---

Tags:
Tuyển dụng nhân sự địa phương, Hành chính nhân sự chi nhánh, Chuyên viên nhân sự tổng hợp, HR Admin Officer, Quan hệ lao động địa phương, Quản lý hành chính nhà máy, Việc làm nhân sự hành chính.

---

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hành chính nhân sự địa phương, Tuyển dụng HR Admin tỉnh, Chuyên viên nhân sự tổng hợp nhà máy, Việc làm nhân sự tại [Tên địa phương], Tìm việc hành chính nhân sự chi nhánh, HR Generalist địa phương, Nhân viên nhân sự đối ngoại địa phương.

Share