MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CHIẾN LƯỢC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CHIẾN LƯỢC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Chiến lược Lĩnh vực Nhân sự (Strategic HR & Admin Specialist). Đây không đơn thuần là một vị trí hành chính sự vụ thông thường (operational admin), mà là một mắt xích chiến lược quan trọng đóng vai trò cầu nối giữa hoạt động vận hành hành chính và chiến lược phát triển nguồn nhân lực dài hạn của doanh nghiệp.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thiết kế, tối ưu hóa và chuẩn hóa các quy trình hành chính nhân sự; ứng dụng công nghệ vào quản trị văn phòng; quản lý ngân sách vận hành hiệu quả và xây dựng môi trường làm việc lý tưởng thúc đẩy hiệu suất của nhân viên. Bạn sẽ trực tiếp tham gia vào việc hoạch định các chính sách phúc lợi, quản trị rủi ro pháp lý lao động và hỗ trợ Ban Giám đốc (BOD) cùng Giám đốc Nhân sự (CHRO) hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của tổ chức thông qua nền tảng vận hành hành chính vững chắc.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hoạch định Chiến lược Hành chính & Chuẩn hóa Quy trình (Strategic Planning & Process Optimization)

* Chủ trì nghiên cứu, xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa hệ thống quy trình, quy định, quy chế nội bộ liên quan đến hoạt động hành chính và nhân sự (SOPs) phù hợp với tầm nhìn chiến lược của công ty trong từng giai đoạn.
* Tái cấu trúc các quy trình vận hành hành chính rườm rà, ứng dụng tư duy tinh gọn (Lean Admin) nhằm cắt giảm lãng phí thời gian và chi phí, nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ hệ thống.
* Xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu suất (KPIs/OKRs) riêng cho mảng hành chính để đo lường tính hiệu quả của các dịch vụ nội bộ được cung cấp.
* Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc định hình "Trải nghiệm nhân viên" (Employee Experience) thông qua việc cải tiến không gian làm việc vật lý và môi trường làm việc số.

2. Quản trị Tài chính & Tối ưu hóa Chi phí Hành chính Nhân sự (Budgeting & Cost Control)

* Lập kế hoạch, phân bổ và quản lý ngân sách hành chính hàng năm (bao gồm chi phí văn phòng phẩm, trang thiết bị, sự kiện, phúc lợi, công tác phí, chuyển phát, dịch vụ thuê ngoài...).
* Thực hiện phân tích chi phí - lợi ích (Cost-Benefit Analysis) định kỳ hàng quý đối với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, pantry, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, thuê xe...) để đàm phán hợp đồng tối ưu nhất.
* Thiết lập cơ chế kiểm soát và cảnh báo vượt ngân sách hành chính cho các phòng ban, đảm bảo dòng tiền vận hành được sử dụng đúng mục tiêu chiến lược.

3. Số hóa & Chuyển đổi số Hoạt động Hành chính Nhân sự (HRIS & Digital Transformation)

* Đóng vai trò hạt nhân trong dự án chuyển đổi số văn phòng (Paperless Office): Triển khai, vận hành và tối ưu hóa hệ thống phần mềm Quản lý Nhân sự (HRIS), phần mềm Quản lý công việc (Work management), phê duyệt trực tuyến (E-approval system).
* Quản lý, khai thác và bảo mật tuyệt đối cơ sở dữ liệu nhân sự, hồ sơ lao động (cả bản cứng và dữ liệu đám mây), đảm bảo tính chính xác và sẵn sàng cung cấp số liệu phân tích (HR Analytics) khi Ban Giám đốc yêu cầu.
* Nghiên cứu và đề xuất ứng dụng các công nghệ mới (AI, Automation) để tự động hóa các tác vụ hành chính lặp đi lặp lại (chấm công, tính phép, cấp phát công cụ dụng cụ...).

4. Quản lý Trải nghiệm Nhân viên, Phúc lợi & Quan hệ Lao động (Employee Relations & Benefits)

* Chủ trì triển khai các chương trình phúc lợi chiến lược (bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, chương trình chăm sóc sức khỏe tinh thần, gói ưu đãi cho nhân viên...) nhằm gia tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài (Retention rate).
* Phối hợp với bộ phận Truyền thông Nội bộ tổ chức các sự kiện quy mô lớn của doanh nghiệp (Teambuilding, Year-End Party, các ngày lễ trong năm, các hoạt động CSR - Trách nhiệm xã hội) nhằm gắn kết đội ngũ và truyền tải văn hóa doanh nghiệp.
* Giải quyết các xung đột lao động, khiếu nại của nhân viên trên cơ sở thấu hiểu, công bằng và tuân thủ pháp luật; xây dựng kênh tiếp nhận ý kiến phản hồi (Feedback loop) hiệu quả từ nhân viên đến Ban Giám đốc.

5. Quản trị Rủi ro Pháp lý, Tuân thủ & An toàn Lao động (Compliance & Risk Management)

* Cập nhật liên tục các thay đổi của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm Xã hội, Luật Thuế Thu nhập Cá nhân và các văn bản pháp luật liên quan để điều chỉnh kịp thời các chính sách của công ty.
* Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan chức năng nhà nước (Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Cơ quan Bảo hiểm Xã hội, Công đoàn Liên đoàn Lao động, Thanh tra Phòng cháy chữa cháy...) khi có đợt thanh kiểm tra.
* Xây dựng và giám sát thực hiện phương án An toàn Vệ sinh Lao động (OSH), Phòng cháy chữa cháy (PCCC) và Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (Emergency Response Plan) tại văn phòng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc Nhân sự (CHRO) / Trưởng phòng Hành chính Nhân sự.
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp chiến lược với: Tổng Giám đốc (CEO) / Giám đốc Vận hành (COO) đối với các dự án tối ưu hóa chi phí hoặc tái cấu trúc quy mô lớn.
* Hướng dẫn/Quản lý trực tiếp: Nhóm nhân viên hành chính sự vụ, lễ tân, nhân viên hỗ trợ văn phòng (tạp vụ, lái xe, bảo vệ) và điều phối công việc của các nhà cung cấp dịch vụ ngoài.
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với tất cả các Trưởng bộ phận khác (Tài chính - Kế toán, Công nghệ thông tin - IT, Kinh doanh, Marketing...) để hỗ trợ các nhu cầu hành chính thiết yếu phục vụ kinh doanh.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật (Luật Kinh tế/Luật Lao động), Hành chính công, Ngoại ngữ hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự.
* Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở các vị trí tương đương (Chuyên viên HR & Admin cấp cao, Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm thực chiến trong việc xây dựng hệ thống quy chế, quy trình nội bộ từ con số 0 hoặc tham gia vào các dự án chuyển đổi số doanh nghiệp (triển khai ERP/HRIS) là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng hoạch định và phân tích dữ liệu (Analytical & Strategic Thinking): Khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể, liên kết hoạt động hành chính với mục tiêu kinh doanh; khả năng đọc hiểu, phân tích số liệu chi phí hành chính và chỉ số nhân sự để đưa ra đề xuất cải tiến bằng dữ liệu (Data-driven decision making).
* Am hiểu sâu sắc Luật Lao động: Kiến thức vững chắc về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Công đoàn và các thủ tục pháp lý doanh nghiệp liên quan đến người lao động.
* Kỹ năng quản trị tài chính văn phòng: Khả năng lập dự toán ngân sách chi tiết, quản lý dòng tiền chi tiêu hành chính và kỹ năng đàm phán thương lượng thương mại tốt với các đối tác cung ứng dịch vụ.
* Kỹ năng quản lý dự án (Project Management): Có khả năng lập kế hoạch, điều phối nguồn lực, quản lý tiến độ và kiểm soát rủi ro cho các dự án nội bộ (như sửa sang văn phòng, chuyển văn phòng, triển khai phần mềm mới, tổ chức sự kiện lớn).
* Thành thạo công nghệ: Sử dụng thành thạo bộ công cụ văn phòng MS Office (đặc biệt là Excel nâng cao để xử lý dữ liệu và PowerPoint để làm báo cáo thuyết trình); có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống HRIS (Base, Base.vn, Amis, SAP, Oracle...), hệ thống chữ ký số, văn phòng số.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết) - tương đương IELTS 6.5 hoặc TOEIC 800 trở lên để làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài hoặc ban lãnh đạo đa quốc gia (nếu có).

Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực và Bảo mật (Integrity & Confidentiality): Là phẩm chất bắt buộc tối thượng do đặc thù vị trí tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm về lương thưởng, hồ sơ nhân sự, chiến lược kinh doanh và các quyết định nhân sự cấp cao.
* Tư duy hướng đến dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer-Centric Mindset): Luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên làm trọng tâm trong các quyết định hành chính, giữ thái độ hòa nhã, lịch thiệp, hỗ trợ nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên tắc và kỷ luật.
* Khả năng thích ứng nhanh và chịu áp lực cao (Adaptability & Resilience): Linh hoạt trước các thay đổi chiến lược từ Ban lãnh đạo, có khả năng quản trị khủng hoảng (crisis management) tốt khi xảy ra sự cố tại văn phòng hoặc tranh chấp lao động.
* Kỹ năng giao tiếp và gây ảnh hưởng (Interpersonal & Influencing Skills): Khéo léo trong việc truyền đạt chính sách mới đến toàn thể nhân viên, thuyết phục các phòng ban tuân thủ quy trình hành chính và tạo dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các cấp quản lý.
* Chủ động và nhạy bén (Proactivity & Agility): Không đợi việc mà chủ động tìm kiếm các điểm nghẽn trong vận hành để đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng:
* Mức lương cứng hấp dẫn: [Điền mức lương, ví dụ: 20,000,000 - 30,000,000 VND/tháng] (Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế).
* Lương tháng 13 đảm bảo + Thưởng hiệu suất công việc cuối năm (Bonus dựa trên hiệu quả tối ưu hóa chi phí hành chính và đóng góp chiến lược cho công ty, dao động từ 1 - 3 tháng lương).
* Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, laptop làm việc cấu hình cao được cấp mới riêng.
* Chế độ đãi ngộ & Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực nhận ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe đặc biệt (Premium Healthcare Insurance) dành riêng cho cấp nhân sự chiến lược/quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế uy tín.
* Chính sách du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (Company Trip) tiêu chuẩn 4-5 sao, cùng các hoạt động team building sôi nổi định kỳ hàng quý.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được làm việc trực tiếp cùng Ban giám đốc và các chuyên gia nhân sự đầu ngành, được tạo điều kiện tham gia vào các quyết sách vận hành cốt lõi của doanh nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Quản lý: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager), Giám đốc Vận hành Nội bộ (Internal Operations Director), hoặc Chuyên gia Đối tác Chiến lược Nhân sự (HR Business Partner - HRBP).
* Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự chiến lược, Luật lao động nâng cao, Kỹ năng lãnh đạo (Leadership) hoặc các chứng chỉ chuyên môn quốc tế (SHRM, HRCI).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở sáng tạo, trang bị đầy đủ pantry tiện nghi (trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày).
* Văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự sáng tạo, trao quyền làm chủ (ownership) tối đa cho nhân viên tự do thử nghiệm các sáng kiến mới.
* Thời gian làm việc linh hoạt: [Điền thời gian, ví dụ: Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 8h30 - 17h30, nghỉ Thứ Bảy & Chủ Nhật].

---

Tags:

`Tuyển dụng nhân sự` `Hành chính chiến lược` `Strategic HR` `Quản trị nhân sự` `HR & Admin Specialist` `Chuyển đổi số nhân sự` `Quản lý vận hành` `Chính sách phúc lợi` `Quan hệ lao động` `HRBP`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng hành chính nhân sự chiến lược, chuyên viên HR Admin cấp cao, Strategic HR Officer, Admin Supervisor, Chuyên viên chính sách nhân sự, HR Operations Specialist, Tuyển dụng trưởng nhóm hành chính nhân sự, HRBP chuyên viên hành chính, Quản lý hành chính văn phòng chuyên nghiệp.

Share