MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐÓN TIẾP LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR RECEPTIONIST)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên đón tiếp lĩnh vực nhân sự (HR Receptionist / HR Front Desk Specialist). Đây không chỉ đơn thuần là một vị trí lễ tân truyền thống, mà là "gương mặt đại diện" đầu tiên, điểm chạm khởi đầu quan trọng trong việc xây dựng và nâng cao Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) và Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) tại công ty.

Với vai trò này, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa thế giới bên ngoài và Bộ phận Nhân sự. Bạn là người đầu tiên chào đón các ứng viên tiềm năng, các đối tác kinh doanh và là người hỗ trợ thường trực cho đội ngũ nhân viên nội bộ. Nhiệm vụ của bạn là tạo ra một ấn tượng ban đầu xuất sắc, chuyên nghiệp, ấm áp và đáng tin cậy về văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi. Đồng thời, bạn sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ các tác vụ hành chính nhân sự cơ bản, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của phòng Nhân sự. Nếu bạn là người có kỹ năng giao tiếp thiên bẩm, yêu thích con người, có tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội và mong muốn phát triển sự nghiệp lâu dài trong ngành Quản trị Nhân sự, đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp khách hàng, ứng viên và đối tác (Phục vụ trải nghiệm ban đầu)

* Chào đón và Hướng dẫn: Tiếp đón toàn bộ khách hàng, đối tác, ứng viên và nhân viên đến làm việc tại khu vực văn phòng Nhân sự với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và chuẩn mực.
* Điều phối dòng khách: Xác định mục đích đến làm việc của khách để nhanh chóng phân loại, hướng dẫn họ đến đúng khu vực chức năng hoặc liên hệ với nhân sự phụ trách tương ứng.
* Quản lý khu vực sảnh chờ: Đảm bảo khu vực sảnh tiếp đón, phòng chờ phỏng vấn luôn trong trạng thái gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp, có đầy đủ tài liệu giới thiệu về công ty, nước uống và các vật dụng cần thiết khác để tạo sự thoải mái tối đa cho khách.
* Quản lý thông tin ra vào: Thực hiện quy trình đăng ký thông tin khách ra vào văn phòng theo đúng quy định bảo mật và an toàn của công ty.

2. Hỗ trợ quy trình tuyển dụng và tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên

* Tiếp nhận ứng viên: Tiếp đón ứng viên đến tham gia phỏng vấn, hướng dẫn ứng viên điền phiếu thông tin ứng tuyển (application form) hoặc thực hiện các bài kiểm tra chuyên môn (test) theo yêu cầu của Bộ phận Tuyển dụng.
* Hỗ trợ Logistics phỏng vấn: Chuẩn bị phòng phỏng vấn (kiểm tra thiết bị kết nối trực tuyến, máy chiếu, bảng, bút, nước uống), thông báo kịp thời cho Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter) và Hội đồng phỏng vấn khi ứng viên đã sẵn sàng.
* Quản lý hồ sơ ứng viên bước đầu: Thu thập, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ bản cứng từ ứng viên (nếu có), phân loại và bàn giao cho bộ phận phụ trách tuyển dụng.
* Nhập liệu hệ thống (ATS): Hỗ trợ cập nhật trạng thái của ứng viên trên hệ thống quản trị tuyển dụng (Applicant Tracking System - ATS) sau khi họ hoàn thành buổi phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng.

3. Hỗ trợ quy trình hội nhập cho nhân viên mới (Onboarding)

* Đón tiếp ngày đầu tiên: Chào đón nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc, hướng dẫn họ hoàn thành các thủ tục giấy tờ hành chính nhân sự ban đầu.
* Cung cấp công cụ làm việc cơ bản: Hướng dẫn nhân viên mới nhận thẻ nhân viên, dấu vân tay chấm công, phân phát bộ quà tặng chào mừng (Welcome Kit) và chỉ dẫn các khu vực tiện ích trong văn phòng (khu Pantry, nhà vệ sinh, phòng họp, tủ đồ).
* Hướng dẫn thông tin cơ bản: Giới thiệu sơ bộ về nội quy lao động cơ bản của công ty liên quan đến giờ giấc làm việc, trang phục và văn hóa ứng xử tại nơi làm việc để giúp họ nhanh chóng hòa nhập.

4. Quản lý hành chính và văn thư phòng Nhân sự

* Xử lý thư tín và bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao chính xác, kịp thời toàn bộ thư từ, công văn, bưu phẩm gửi đến cho Bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc. Gửi thư đi liên quan đến các thủ tục nhân sự (hợp đồng, quyết định, thư mời nhận việc...).
* Quản lý văn phòng phẩm: Theo dõi, kiểm kê định kỳ và lập phiếu yêu cầu cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nước uống phục vụ riêng cho khu vực đón tiếp và các phòng ban thuộc khối Nhân sự.
* Quản lý hồ sơ lưu trữ: Hỗ trợ việc lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự bằng bản cứng vào tủ hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn khoa học, dễ tìm kiếm và bảo mật.
* In ấn và chuẩn bị tài liệu: Hỗ trợ in ấn, photocopy, scan tài liệu phục vụ cho các buổi đào tạo nội bộ, cuộc họp phòng Nhân sự hoặc các sự kiện của công ty.

5. Giải đáp thắc mắc dịch vụ nhân sự nội bộ (HR Service Desk)

* Tiếp nhận yêu cầu: Là điểm chạm đầu tiên tiếp nhận các câu hỏi, thắc mắc trực tiếp hoặc qua điện thoại/email từ phía nhân viên về các chế độ, chính sách cơ bản của công ty (chế độ nghỉ phép, quy trình xin xác nhận nhân sự, các biểu mẫu hành chính...).
* Giải đáp và Chuyển giao: Tự thực hiện giải đáp trực tiếp đối với các câu hỏi nằm trong phạm vi hiểu biết và thẩm quyền được phân công. Đối với các vấn đề chuyên sâu (lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, kỷ luật, tranh chấp), thực hiện chuyển tiếp thông tin một cách chính xác đến đúng chuyên viên phụ trách (C&B, ER, L&D) để giải quyết.
* Theo dõi phản hồi: Đảm bảo mọi thắc mắc của nhân viên gửi đến sảnh đón tiếp nhân sự đều được phản hồi thỏa đáng và đúng hạn.

6. Hỗ trợ truyền thông nội bộ và sự kiện

* Trực quan hóa thông tin: Hỗ trợ cập nhật các thông tin, thông báo mới nhất của công ty lên bảng tin chung hoặc các màn hình trình chiếu tại khu vực sảnh đón tiếp.
* Hỗ trợ sự kiện: Phối hợp cùng Bộ phận Truyền thông nội bộ (Internal Communication) và Công đoàn để chuẩn bị logistics, đón tiếp khách mời, điều phối người tham gia trong các sự kiện nội bộ của công ty (như Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các hoạt động kỷ niệm...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Report to): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Tuyển dụng (Recruitment Supervisor) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Indirect report): Nhận các chỉ đạo nghiệp vụ hoặc hỗ trợ công việc từ Giám đốc Nhân sự (HR Director) trong các chiến dịch hoặc sự kiện lớn của công ty.
* Phối hợp ngang hàng (Cooperation):
* Hợp tác chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng để nắm lịch phỏng vấn hàng ngày, hàng tuần nhằm chủ động sắp xếp đón tiếp ứng viên.
* Phối hợp với Chuyên viên C&B (Lương & Phúc lợi) trong việc thu thập hồ sơ nhân sự mới, giải quyết thắc mắc về chấm công hoặc phát các thông báo liên quan đến chế độ phúc lợi.
* Phối hợp với Bộ phận Hành chính/Lễ tân tòa nhà để xử lý các vấn đề liên quan đến thẻ xe, an ninh, vệ sinh và bảo trì thiết bị tại khu vực sảnh nhân sự.
* Hướng dẫn và Đào tạo (Guidance): Hướng dẫn, chỉ dẫn trực tiếp cho ứng viên, khách hàng và nhân viên mới về các quy trình, thủ tục hành chính ban đầu. Trong một số trường hợp, có thể hỗ trợ hướng dẫn công việc đón tiếp cơ bản cho các thực tập sinh nhân sự mới gia nhập bộ phận.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Nhật...), Quản trị du lịch & Khách sạn, Quan hệ công chúng (PR), hoặc các ngành kinh tế xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí Lễ tân, Chăm sóc khách hàng, Thư ký, Trợ lý hành chính hoặc Thực tập sinh Nhân sự.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp nhưng có tố chất phù hợp, năng động, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả lời nói và văn bản. Giọng nói dễ nghe, truyền cảm, không nói ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng.
* Ngoại ngữ: Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá (đặc biệt là kỹ năng nghe và nói để đón tiếp ứng viên/khách hàng nước ngoài tự tin). Biết thêm các ngoại ngữ khác là một lợi thế lớn.
* Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms) để xử lý văn bản, lập báo cáo và quản lý dữ liệu cơ bản.
* Kỹ năng tổ chức và Quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc (multitasking) một cách bình tĩnh, hiệu quả trong môi trường bận rộn.
* Kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhạy: Khả năng nhận diện vấn đề và giải quyết các tình huống phát sinh tại sảnh đón tiếp (ví dụ: khách hàng phàn nàn, ứng viên đến sai giờ, thiết bị phòng họp gặp sự cố) một cách khéo léo, tinh tế.
* Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng: Thành thạo việc vận hành các thiết bị văn phòng cơ bản như máy in, máy scan, máy photocopy, tổng đài điện thoại nội bộ.

Phẩm chất cá nhân:

* Ngoại hình sáng và chuyên nghiệp: Diện mạo chỉn chu, gọn gàng, tác phong lịch sự, lịch lãm, phù hợp với vai trò là đại diện hình ảnh của doanh nghiệp.
* Thái độ tích cực và hiếu khách (Hospitality Mindset): Luôn duy trì nụ cười thân thiện, tinh thần lạc quan, sẵn lòng giúp đỡ và phục vụ người khác với sự tận tâm cao nhất.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có ý thức kỷ luật rất cao về việc bảo mật thông tin nhân sự, lương thưởng, hồ sơ ứng viên và các tài liệu nội bộ nhạy cảm khác của công ty.
* Tỉ mỉ và Cẩn thận: Chăm chút đến từng chi tiết nhỏ trong công việc quản lý văn thư, sắp xếp sảnh chờ và nhập liệu thông tin ứng viên.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn và thái độ lịch sự ngay cả khi đối mặt với những khách hàng khó tính hoặc trong những thời điểm văn phòng đông đúc, bận rộn nhất.
* Tinh thần đồng đội cao: Sẵn sàng hỗ trợ các đồng nghiệp khác trong phòng Nhân sự khi cần thiết, không ngại việc và có tinh thần trách nhiệm tập thể.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và rõ ràng:
* Mức lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp trang phục, phụ cấp trang điểm (makeup) hàng tháng.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý và thưởng lương tháng thứ 13.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động.
* Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành riêng cho nhân viên xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được đào tạo bài bản về kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng chăm sóc khách hàng nội bộ và các kiến thức nền tảng về ngành Quản trị Nhân sự.
* Cơ hội học hỏi trực tiếp quy trình làm việc chuyên nghiệp từ các Chuyên gia Nhân sự giàu kinh nghiệm.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 1 - 2 năm làm việc hiệu quả, có cơ hội được xem xét chuyển đổi và thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn trong bộ phận Nhân sự như: Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên Truyền thông nội bộ & Trải nghiệm nhân viên (Employee Engagement Specialist), Chuyên viên Quan hệ lao động (Employee Relations) hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin/Generalist).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi, tọa lạc tại vị trí trung tâm.
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt, luôn khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến từ mọi cá nhân.
* Các hoạt động tập thể phong phú:
* Tham gia các chương trình Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật, các sự kiện nội bộ hàng tháng (sinh nhật thành viên, liên hoan quý, các ngày lễ đặc biệt...).

---

Tags:

#HRReceptionist #LeTanNhanSu #HanhChinhNhanSu #TuyenDung #TraiNghiemUngVien #TraiNghiemNhanVien #ChamSocKhachHang #HRFrontDesk #NhanVienDonTiep #TuyenDungHaNoi #TuyenDungHCM

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên đón tiếp nhân sự, Lễ tân phòng nhân sự, HR Receptionist job description, Việc làm hành chính nhân sự, Nhân viên lễ tân hành chính nhân sự, HR Assistant, Trợ lý tuyển dụng, Tuyển dụng lễ tân văn phòng, Nhân viên đón tiếp ứng viên, Trải nghiệm khách hàng nội bộ.

Share