MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐĂNG KÝ XE (LĨNH VỰC NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Đăng ký xe kiêm Quản lý Nhân sự Hành chính Đội xe. Đây là một vị trí đặc thù và vô cùng quan trọng, đóng vai trò cầu nối chiến lược giữa hoạt động quản trị nguồn nhân lực (đội ngũ tài xế, nhân viên vận hành) và công tác quản lý, hoàn thiện thủ tục pháp lý cho toàn bộ hệ thống phương tiện giao thông của công ty. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các thủ tục giấy tờ hành chính liên quan đến đăng ký, đăng kiểm xe, mà còn là người trực tiếp xây dựng chính sách, quản lý hồ sơ, điều phối nhân sự lái xe, và đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối của cả phương tiện lẫn con người đối với các quy định pháp luật hiện hành.

Với quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng và số lượng đầu xe tăng trưởng mạnh mẽ, chúng tôi cần một nhân sự năng động, có tư duy hệ thống cao, am hiểu sâu sắc về luật giao thông đường bộ cũng như các quy trình hành chính công, đồng thời sở hữu kỹ năng quản trị nhân sự khéo léo để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ tài xế. Bạn sẽ là người giữ cho bánh xe của doanh nghiệp luôn lăn bánh an toàn, hợp pháp và hiệu quả nhất.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện thủ tục pháp lý, đăng ký, đăng kiểm phương tiện:
- Trực tiếp chuẩn bị hồ sơ, liên hệ và làm việc với các cơ quan chức năng (Cục/Phòng Cảnh sát giao thông, Chi cục Thuế, Trạm Đăng kiểm, Sở Giao thông Vận tải...) để hoàn thành các thủ tục: mua mới, đăng ký biển số, sang tên đổi chủ, cấp đổi đăng ký xe, cải tạo phương tiện, xin phù hiệu xe tải/xe hợp đồng, lắp đặt thiết bị giám sát hành trình.
- Theo dõi sát sao và thiết lập hệ thống cảnh báo tự động về thời hạn đăng kiểm, hạn nộp phí bảo trì đường bộ, thời hạn bảo hiểm của toàn bộ đội xe để lên kế hoạch đưa xe đi đăng kiểm định kỳ kịp thời, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện các thủ tục mua mới, gia hạn bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc và bảo hiểm thân vỏ (vật chất) cho toàn bộ phương tiện. Chủ trì làm việc với các đơn vị bảo hiểm để thương thảo điều khoản, mức phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

2. Quản lý nhân sự đội ngũ lái xe và người sử dụng xe:
- Làm đầu mối tiếp nhận nhu cầu, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để xây dựng tiêu chí, tổ chức phỏng vấn, đánh giá năng lực và tuyển chọn đội ngũ tài xế chất lượng cao (lái xe văn phòng, lái xe giao nhận, lái xe chuyên dụng).
- Thực hiện quy trình tiếp nhận nhân sự mới: hướng dẫn ký kết hợp đồng lao động, phổ biến nội quy lao động, quy chế sử dụng xe của công ty và tổ chức các buổi đào tạo định hướng về văn hóa ứng xử, kỹ năng lái xe an toàn, tiết kiệm nhiên liệu.
- Quản lý, lưu trữ và cập nhật liên tục hồ sơ nhân sự của đội ngũ lái xe (bằng lái xe còn hạn dùng, giấy khám sức khỏe định kỳ theo quy định của Bộ Y tế đối với tài xế chuyên nghiệp, lý lịch tư pháp...).
- Theo dõi ngày công, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi của tài xế để đảm bảo tuân thủ Luật Lao động (tránh tình trạng tài xế làm việc quá giờ gây mất an toàn). Phối hợp với bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) để tính lương, thưởng doanh số, phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại hoặc tăng ca cho tài xế.

3. Giải quyết sự cố, tai nạn giao thông và vi phạm hành chính:
- Là đầu mối tiếp nhận thông tin 24/7 và trực tiếp ra hiện trường xử lý các vụ việc va chạm, tai nạn giao thông liên quan đến xe và tài xế của công ty. Phối hợp với Cơ quan Công an và Đơn vị bảo hiểm để giám định tổn thất, giải quyết bồi thường thiệt hại về người và tài sản một cách nhanh chóng, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty và người lao động.
- Tiếp nhận, xác minh và xử lý các thông báo "phạt nguội", vi phạm luật giao thông của phương tiện. Xác định rõ trách nhiệm cá nhân của từng lái xe tại thời điểm vi phạm để đưa ra hình thức xử lý kỷ luật lao động hoặc khấu trừ chi phí phạt theo đúng quy chế đã ban hành.

4. Xây dựng quy chế, kiểm soát chi phí và báo cáo quản trị:
- Nghiên cứu, soạn thảo và cải tiến liên tục các quy định, quy chế nội bộ về việc quản lý và sử dụng xe công (quy định định mức nhiên liệu, quy trình bàn giao xe, hướng dẫn sử dụng thẻ thu phí tự động ETC, quy trình bảo dưỡng định kỳ...).
- Kiểm soát và phê duyệt các chi phí phát sinh liên quan đến phương tiện: hóa đơn xăng dầu, chi phí cầu đường, chi phí sửa chữa/bảo dưỡng, chi phí đăng ký/đăng kiểm. Thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ để phát hiện các bất thường (gian lận xăng dầu, kê khống chi phí sửa chữa).
- Lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) gửi Trưởng bộ phận về tình trạng kỹ thuật của đội xe, hiệu suất sử dụng xe, chi phí vận hành trung bình trên mỗi đầu xe, tình hình biến động nhân sự lái xe và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí hành chính - nhân sự liên quan đến mảng xe.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quản lý Đội xe (Fleet Manager) tùy theo cấu trúc sơ đồ tổ chức của từng thời kỳ.
- Báo cáo gián tiếp/phối hợp: Ban Giám đốc (khi có sự vụ khẩn cấp như tai nạn nghiêm trọng hoặc cần phê duyệt ngân sách mua sắm/thanh lý tài sản lớn); Bộ phận Pháp chế (khi xử lý tranh chấp pháp lý, khiếu nại tai nạn); Bộ phận Kế toán (đối chiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán).
- Hướng dẫn và giám sát trực tiếp: Đội ngũ tài xế toàn công ty, nhân viên điều xe cấp dưới (nếu có), các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ vận tải, bảo dưỡng xe. Nhân viên đăng ký xe có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban khác trong công ty về quy trình đăng ký sử dụng xe công vụ đúng quy định.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Công nghệ Kỹ thuật Ô tô, Quản lý Vận tải, hoặc các ngành học liên quan khác có tính chất tương đương.
- Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên hành chính quản lý đội xe, Nhân viên đăng ký/đăng kiểm xe tại các garage/hãng xe, Nhân viên pháp lý vận tải, hoặc Nhân viên hành chính nhân sự chuyên trách mảng dịch vụ logistics/đội xe.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô đội xe lớn (từ 30 đầu xe trở lên), các công ty vận tải, chuyển phát nhanh, hoặc các tập đoàn có nhiều chi nhánh cần điều phối xe công vụ liên tỉnh.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật liên quan đến: Luật Giao thông đường bộ, các thông tư/nghị định về đăng ký, đăng kiểm phương tiện cơ giới đường bộ; Luật Lao động (đặc biệt là các quy định về thời giờ làm việc của tài xế và an toàn vệ sinh lao động).
- Có kiến thức cơ bản về kỹ thuật ô tô để có thể đánh giá sơ bộ tình trạng xe, thẩm định tính hợp lý của các báo giá sửa chữa, bảo dưỡng từ phía các xưởng dịch vụ (garage).
- Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và thuyết phục xuất sắc, đặc biệt là kinh nghiệm làm việc, thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan quản lý nhà nước (Công an, Đăng kiểm, Thuế...) và các đối tác (hãng bảo hiểm, nhà cung cấp phụ tùng).
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) để quản lý dữ liệu đội xe, tính toán chi phí và làm báo cáo. Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các phần mềm quản lý đội xe (Fleet Management Software) hoặc phần mềm quản trị nhân sự (HRM).
- Có khả năng xử lý tình huống khẩn cấp tốt, giữ được sự bình tĩnh và chuyên nghiệp khi đối mặt với các sự cố tai nạn giao thông, tranh chấp đường bộ hoặc các đợt thanh tra đột xuất của cơ quan chức năng.
- Ưu tiên ứng viên sở hữu bằng lái xe ô tô hạng B2 trở lên để chủ động trong việc di chuyển, đưa xe đi đăng ký, đăng kiểm hoặc chạy thử xe khi cần thiết.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, liêm chính: Do vị trí này thường xuyên tiếp xúc với các khoản chi phí lớn (mua xe, bảo hiểm, sửa chữa, nhiên liệu) và làm việc với cơ quan chức năng, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cực kỳ được coi trọng để phòng chống tiêu cực, gian lận tài chính.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo: Hồ sơ xe và hồ sơ nhân sự lái xe đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối về mặt thông tin, số liệu, ngày tháng. Một sai sót nhỏ về hạn đăng kiểm hoặc thiếu sót trong hồ sơ pháp lý có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính rất lớn cho doanh nghiệp.
- Tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc lớn: Sẵn sàng điện thoại túc trực ngoài giờ hành chính để hỗ trợ tài xế giải quyết các sự cố phát sinh trên đường (tai nạn, hỏng xe giữa đêm, bị cảnh sát giao thông dừng xe kiểm tra...).
- Tác phong làm việc nhanh nhẹn, năng động, không ngại di chuyển nhiều bên ngoài văn phòng dưới các điều kiện thời tiết khác nhau để hoàn tất thủ tục giấy tờ.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (dao động từ 10.000.000đ - 18.000.000đ/tháng), kèm theo phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại (xăng xe) và công tác phí theo quy định của công ty.
- Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động.
- Được tham gia chương trình Bảo hiểm sức khỏe đặc biệt (tùy thuộc vào cấp bậc) bảo việt/pvi giúp nhân viên an tâm công tác khi thường xuyên phải di chuyển ngoài đường.
- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm, thưởng vào các ngày lễ, Tết lớn trong năm (30/4 - 1/5, Quốc khánh, Tết Dương lịch...).
- Được cấp phát đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại: máy tính xách tay, đồng phục, các trang thiết bị bảo hộ lao động khi đi hiện trường hoặc trạm đăng kiểm.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, coi trọng yếu tố con người. Ban lãnh đạo luôn lắng nghe, hỗ trợ tạo điều kiện tối đa để nhân sự phát huy năng lực bản thân.
- Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Có lộ trình thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Quản lý Đội xe, Trưởng bộ phận Hành chính, hoặc Phó phòng Hành chính - Nhân sự đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc và năng lực quản lý tốt.
- Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự chuyên nghiệp, luật giao thông, kỹ năng đàm phán giải quyết xung đột do công ty tài trợ 100% chi phí.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Nghỉ mát/du lịch hàng năm cùng công ty, tham gia các hoạt động teambuilding, tiệc tất niên (Year-end Party), quà sinh nhật, chế độ hiếu hỷ, thai sản, ốm đau đầy đủ và chu đáo.

Tags:
Tuyển dụng nhân sự hành chính, Quản lý đội xe, Đăng ký đăng kiểm xe, Nhân sự hành chính vận tải, Quản trị nhân sự tài xế, Pháp lý phương tiện giao thông.

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên đăng ký xe, Nhân viên quản lý đội xe hành chính, Tuyển dụng nhân sự mảng xe, Nhân viên đăng kiểm ô tô, Chuyên viên hành chính nhân sự đội xe, Giám sát đội xe và tài xế, Tuyển dụng hành chính quản trị xe công ty, Nhân viên pháp lý vận tải hành chính.

Share