MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ VÀ BẢO DƯỠNG XE (BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" đặc thù – vị trí Nhân viên Quản lý và Bảo dưỡng xe thuộc Bộ phận Hành chính Nhân sự (HR & Admin Department). Đây là một vị trí lai độc đáo và vô cùng quan trọng, đóng vai trò cầu nối vững chắc giữa công tác quản trị nhân sự, logistics nội bộ và quản lý kỹ thuật tài sản của doanh nghiệp.

Không chỉ đơn thuần là một nhân viên kỹ thuật hay một nhân sự bàn giấy hành chính, người đảm nhận vị trí này sẽ là "kiến trúc sư" đứng sau sự vận hành an toàn, thông suốt của toàn bộ đội xe công ty (bao gồm xe đưa đón ban giám đốc, xe đưa đón nhân viên, xe tải vận chuyển nội bộ, xe dự án...). Bạn sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo tính pháp lý của phương tiện, đồng thời trực tiếp quản lý, đánh giá hiệu suất (KPIs), điều phối lịch trình và chăm sóc đời sống, chế độ cho đội ngũ tài xế của công ty.

Vị trí này đòi hỏi một tư duy nhạy bén về kỹ thuật cơ khí ô tô, khả năng tổ chức công việc khoa học của một nhân sự hành chính chuyên nghiệp, và sự khéo léo trong giao tiếp để quản lý con người (đội ngũ lái xe). Sự đóng góp của bạn sẽ trực tiếp nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ nhân viên toàn công ty, bảo vệ tài sản doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa ngân sách vận hành hành chính hàng năm.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Để đảm bảo đội xe luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động tốt nhất và đội ngũ tài xế vận hành với hiệu suất cao nhất, Nhân viên Quản lý và Bảo dưỡng xe sẽ thực hiện các nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau:

1. Quản lý kỹ thuật, lập kế hoạch và giám sát bảo dưỡng đội xe

* Thiết lập quy trình bảo dưỡng: Xây dựng, cập nhật và ban hành quy trình vận hành, bảo quản và bảo dưỡng định kỳ cho từng loại phương tiện thuộc sở hữu hoặc thuê ngoài của công ty.
* Lập lịch và thực hiện bảo trì: Chủ động lên lịch bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, kiểm tra phanh, lốp, hệ thống điện, điều hòa...) dựa trên số kilomet đã đi hoặc thời gian vận hành của từng xe. Phối hợp với các gara liên kết để thực hiện bảo dưỡng đúng hạn.
* Giám sát sửa chữa: Trực tiếp giám sát quá trình sửa chữa, thay thế phụ tùng tại các xưởng dịch vụ. Kiểm tra chất lượng phụ tùng thay thế, đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và giá cả hợp lý, tránh tình trạng khai khống hoặc sử dụng linh kiện kém chất lượng.
* Cứu hộ và xử lý sự cố: Là đầu mối tiếp nhận thông tin và trực tiếp đưa ra phương án xử lý nhanh trong các trường hợp xe gặp sự cố, tai nạn trên đường; phối hợp với các bên liên quan (bảo hiểm, cảnh sát giao thông, đơn vị cứu hộ) để giải quyết hiện trường và đưa xe về nơi sửa chữa.
* Số hóa dữ liệu kỹ thuật: Xây dựng và cập nhật liên tục "Nhật ký hành trình và bảo dưỡng" cho từng đầu xe trên phần mềm quản lý hoặc hệ thống Excel chuyên dụng của phòng Nhân sự.

2. Quản lý hành chính, pháp lý và chi phí đội xe

* Quản lý hồ sơ pháp lý: Theo dõi sát sao và thực hiện kịp thời các thủ tục hành chính bắt buộc cho xe như: Đăng kiểm định kỳ, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc, bảo hiểm thân vỏ, nộp phí đường bộ (VETC/ePass), xin giấy phép vào phố cấm (nếu có).
* Kiểm soát chi phí vận hành: Kiểm soát, đối chiếu và phê duyệt các hóa đơn chi phí liên quan đến đội xe bao gồm: chi phí xăng dầu (theo định mức), phí cầu đường, phí gửi xe, chi phí sửa chữa phát sinh.
* Xây dựng định mức nhiên liệu: Nghiên cứu, chạy thử nghiệm để đưa ra định mức tiêu hao nhiên liệu hợp lý cho từng dòng xe trên từng cung đường cụ thể, từ đó làm cơ sở kiểm soát gian lận xăng dầu.
* Quản lý tài sản đi kèm: Kiểm kê và quản lý các trang thiết bị, công cụ dụng cụ đi kèm theo xe (lốp dự phòng, bộ kích gầm, bình chữa cháy, hộp sơ cứu y tế, camera hành trình, thiết bị định vị GPS).

3. Quản lý nhân sự đội lái xe (Mảng Nhân sự chuyên biệt)

* Điều phối lịch trình: Tiếp nhận yêu cầu sử dụng xe từ các phòng ban thông qua hệ thống nội bộ, sắp xếp lịch trình di chuyển của các xe và phân công tài xế một cách khoa học, đảm bảo công bằng và tối ưu hóa quãng đường, thời gian.
* Quản lý công ca và chế độ: Theo dõi ngày công, giờ làm việc, giờ làm thêm (OT) của đội ngũ tài xế. Tổng hợp dữ liệu chấm công hàng tháng chuyển cho bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) để tính lương đúng hạn.
* Tuyển dụng và Đào tạo: Tham gia vào quy trình tuyển dụng tài xế mới (phỏng vấn, kiểm tra tay lái, kiểm tra lý lịch). Tổ chức đào tạo hội nhập, phổ biến nội quy lao động, quy định an toàn giao thông và quy chuẩn dịch vụ khách hàng nội bộ cho tài xế.
* Đánh giá hiệu suất (KPIs): Xây dựng và áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) cho tài xế (tỷ lệ đi đúng giờ, thái độ phục vụ, mức độ giữ gìn vệ sinh xe, tỷ lệ va chạm/vi phạm luật giao thông, mức độ tiết kiệm nhiên liệu).
* Chăm sóc đời sống và giải quyết xung đột: Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ tài xế, đề xuất các chế độ đãi ngộ, phụ cấp độc hại, phụ cấp ăn ca phù hợp với ban lãnh đạo. Giải quyết các tranh chấp, xung đột nội bộ phát sinh trong đội xe.

4. Báo cáo và cải tiến liên tục

* Báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo tuần, tháng, quý gửi Trưởng phòng Hành chính Nhân sự về tình hình hoạt động của đội xe, tổng chi phí vận hành, hiệu suất sử dụng xe và các đề xuất tối ưu.
* Tham mưu thanh lý và mua sắm: Đánh giá hiện trạng khấu hao của xe, tham mưu cho Ban Giám đốc về phương án thanh lý xe cũ, hết niên hạn sử dụng và đề xuất kế hoạch mua sắm, thuê ngoài phương tiện mới phù hợp với nhu cầu mở rộng quy mô của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
* Phối hợp ngang hàng:
* *Bộ phận Kế toán:* Để đối chiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí bảo dưỡng, xăng dầu, bảo hiểm và tạm ứng chi phí đi đường cho tài xế.
* *Các phòng ban chuyên môn (Kinh doanh, Dự án, Marketing, Sản xuất...):* Để tiếp nhận yêu cầu sử dụng xe, thống nhất lịch trình di chuyển và giải quyết các phản hồi về chất lượng dịch vụ đội xe.
* *Các nhà cung cấp dịch vụ ngoài:* Gara sửa chữa xe, hãng bảo hiểm, đơn vị cung cấp xăng dầu, các trung tâm đăng kiểm.
* Quản lý/Hướng dẫn trực tiếp: Đội ngũ lái xe của công ty (từ 5 đến 30 nhân sự tùy quy mô doanh nghiệp). Người giữ vị trí này có quyền hạn điều động công việc, kiểm tra đột xuất tình trạng phương tiện do tài xế quản lý, nhắc nhở và đề xuất kỷ luật lên Trưởng phòng HR nếu tài xế vi phạm quy trình an toàn hoặc nội quy công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên các chuyên ngành liên quan đến: Công nghệ kỹ thuật Ô tô, Cơ khí động lực, Quản trị hành chính, Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành nghề kỹ thuật liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý đội xe, Nhân viên Hành chính Đội xe, Điều phối viên Đội xe hoặc Giám sát Kỹ thuật dịch vụ ô tô có kinh nghiệm làm hành chính doanh nghiệp.
* Có kinh nghiệm quản lý, điều phối đội ngũ tài xế từ 5 người trở lên là một lợi thế lớn.
* Hiểu rõ quy trình đăng kiểm, thủ tục mua bảo hiểm xe và các quy định pháp luật hiện hành về an toàn giao thông đường bộ Việt Nam.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật ô tô: Có khả năng chẩn đoán, phát hiện các lỗi kỹ thuật cơ bản của ô tô thông qua tiếng động, biểu hiện vận hành; phân biệt được phụ tùng chính hãng và phụ tùng thay thế; hiểu rõ quy trình bảo dưỡng của các hãng xe phổ thông tại Việt Nam (Toyota, Ford, Hyundai, Kia...).
* Kỹ năng quản lý tài chính & định mức chi phí: Khả năng phân tích số liệu, tính toán định mức tiêu hao nhiên liệu, lập ngân sách bảo dưỡng hàng năm và kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh để tránh thất thoát tài chính của công ty.
* Kỹ năng tin học văn phòng vững vàng: Thành thạo Excel (đặc biệt là các hàm quản lý dữ liệu, lập bảng biểu theo dõi chi phí), Word, PowerPoint và có khả năng nhanh chóng làm quen với các phần mềm quản lý đội xe chuyên dụng (Fleet Management Software), hệ thống ERP của doanh nghiệp.
* Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối: Khả năng sắp xếp lịch trình xe chạy một cách khoa học, linh hoạt giải quyết các trường hợp trùng lịch hoặc thay đổi giờ giấc đột xuất của các phòng ban mà vẫn tối ưu hóa được nguồn lực xe và tài xế hiện có.
* Kỹ năng quản lý con người (Drivers Management): Biết cách giao tiếp, thuyết phục và tạo động lực cho đội ngũ tài xế (vốn là đối tượng lao động phổ thông có cá tính mạnh). Khéo léo trong việc phân bổ công việc công bằng để tránh tị nạnh trong nội bộ đội ngũ.
* Giấy phép lái xe: Sở hữu bằng lái xe ô tô hạng B2 trở lên còn hiệu lực là một lợi thế bắt buộc hoặc cực kỳ ưu tiên, nhằm chủ động test xe sau sửa chữa hoặc lái xe thay thế trong trường hợp khẩn cấp.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Trung thực: Do quản lý tài sản có giá trị lớn (đội xe) và trực tiếp phê duyệt các khoản chi phí sửa chữa, mua sắm, xăng dầu dễ phát sinh tiêu cực, người đảm nhận vị trí này bắt buộc phải có tính trung thực tuyệt đối, cẩn trọng trong từng chi tiết hóa đơn, chứng từ.
* Tinh thần trách nhiệm cao và Sẵn sàng ứng phó: Công việc liên quan đến di chuyển và sự cố an toàn có thể phát sinh bất cứ lúc nào (kể cả ngoài giờ làm việc, cuối tuần hoặc ngày lễ). Do đó, ứng viên cần có tinh thần trách nhiệm cao, sẵn sàng nghe điện thoại hỗ trợ sự cố 24/7.
* Chịu được áp lực công việc cao (Stress-tolerance): Có khả năng giữ bình tĩnh cực tốt khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp như tai nạn giao thông, hỏng xe giữa đường ảnh hưởng đến lịch trình của Ban Giám đốc, hoặc khi tài xế đình công, nghỉ đột xuất.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Service Mindset): Luôn coi các cán bộ nhân viên và Ban Giám đốc sử dụng xe là khách hàng để phục vụ với thái độ niềm nở, chu đáo, đồng thời lan tỏa tư duy này đến toàn bộ đội ngũ tài xế dưới quyền.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và quy mô đội xe quản lý), đi kèm với các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại và xăng xe.
* Chế độ thưởng hấp dẫn: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý dựa trên mức độ tối ưu hóa chi phí vận hành xe và mức độ hài lòng của các phòng ban. Thưởng lương tháng thứ 13, 14, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Phúc lợi xã hội đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế lớn) do công ty đài thọ hoàn toàn. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại của Khối Nhân sự, đồng thời có cơ hội trải nghiệm thực tế tại các xưởng dịch vụ lớn. Đồng nghiệp thân thiện, ban lãnh đạo cởi mở, tôn trọng ý kiến cải tiến cá nhân.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp: Được công ty cử đi tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị chuỗi cung ứng, Quản trị hành chính nâng cao, Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả hoặc các khóa học kỹ thuật số hóa quản lý tài sản. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) trong vòng 3 - 5 năm.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia các hoạt động Teambuilding hoành tráng, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty, các buổi liên hoan nội bộ, ngày hội gia đình (Family Day) và các chương trình thiện nguyện ý nghĩa.

---

Tags

`Hành chính Nhân sự` `Quản lý đội xe` `Bảo dưỡng ô tô` `Giám sát tài xế` `Hành chính Đội xe` `Tuyển dụng tài xế` `Tối ưu chi phí` `Hà Nội/TP.HCM` `Trung cấp trở lên`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên quản lý đội xe, Nhân viên hành chính đội xe, Việc làm quản lý bảo dưỡng xe, Quản trị đội xe phòng nhân sự, Fleet coordinator tuyển dụng, Nhân viên điều phối xe, Tuyển giám sát đội xe hành chính, Nhân viên bảo dưỡng xe công ty, Kỹ thuật viên quản lý xe văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự mảng xe.

Share