MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CAO CẤP

TỔNG QUAN:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Hành chính Nhân sự Cao cấp (Senior HR Administrative Specialist). Đây không chỉ là một vị trí thực thi các tác vụ hành chính thông thường, mà còn đóng vai trò là "xương sống" trong việc vận hành bộ máy tổ chức, đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối về pháp lý và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên.

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, vị trí này đòi hỏi một cá nhân có tư duy chiến lược trong việc xây dựng hệ thống, khả năng quản trị rủi ro pháp lý và sự tinh tế trong việc kết nối con người. Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm thiết lập các tiêu chuẩn vận hành, trực tiếp xử lý các nghiệp vụ nhân sự phức tạp và hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu nhân sự chính xác.

Vị trí này phù hợp với những người có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực C&B, quan hệ lao động và quản trị văn phòng, sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong việc chuyển đổi số quy trình nhân sự và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH:

1. Quản trị Chiến lược Hành chính & Lưu trữ:
* Xây dựng, chuẩn hóa và kiểm soát toàn bộ hệ thống hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) theo tiêu chuẩn quốc tế và quy định của pháp luật Việt Nam.
* Thiết kế và tối ưu hóa các quy trình hành chính (Workflow) nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu suất làm việc của các phòng ban.
* Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự trên các phần mềm quản trị (ERP/HRIS), đảm bảo tính chính xác, bảo mật và cập nhật liên tục các thay đổi về tình trạng nhân sự.

2. Quản trị Quan hệ Lao động & Tuân thủ Pháp luật:
* Trực tiếp soạn thảo, rà soát và quản lý các loại hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật (NDA), và các văn bản kỷ luật lao động.
* Tư vấn cho Ban lãnh đạo về các thay đổi trong Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN để điều chỉnh chính sách công ty kịp thời.
* Chủ trì việc xây dựng và cập nhật Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Đăng ký thang bảng lương với các cơ quan quản lý Nhà nước.
* Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng (Sở LĐ-TB&XH, Bảo hiểm xã hội, Liên đoàn lao động) trong các đợt thanh kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

3. Quản trị Tiền lương, Phúc lợi (C&B) & Thuế:
* Giám sát và kiểm soát quá trình chấm công, tính lương hàng tháng cho quy mô nhân sự lớn, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và đúng hạn.
* Quản lý các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), bảo hiểm sức khỏe tự nguyện và các gói phúc lợi bổ sung của công ty.
* Quyết toán Thuế TNCN hàng năm cho cán bộ nhân viên và người lao động nước ngoài (Expat).
* Phân tích ngân sách nhân sự hàng quý/năm, đưa ra các cảnh báo về chi phí và đề xuất phương án tối ưu hóa ngân sách phúc lợi.

4. Xây dựng Chính sách & Phát triển Văn hóa Tổ chức:
* Tham gia soạn thảo các quy chế thưởng (tháng/quý/năm/KPI), chính sách thâm niên, và các chương trình ghi nhận đóng góp của nhân viên.
* Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ để tổ chức các sự kiện gắn kết, teambuilding, và các hoạt động văn hóa nhằm gia tăng chỉ số hạnh phúc của nhân viên.
* Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên định kỳ, phân tích nguyên nhân biến động nhân sự và đề xuất giải pháp giữ chân nhân tài.

5. Quản trị Hành chính & Cơ sở vật chất:
* Quản lý chi phí hành chính (Văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, chi phí đi lại, công tác phí) đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
* Giám sát công tác quản lý tài sản, kiểm kê định kỳ và lập kế hoạch bảo trì, thay thế trang thiết bị làm việc.
* Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ hành chính (vệ sinh, bảo vệ, thuê xe, dịch thuật) thông qua việc đánh giá chất lượng định kỳ.

6. Báo cáo Quản trị:
* Thực hiện các báo cáo phân tích nhân sự (HR Dashboard) về tỷ lệ nghỉ việc, biến động lương, hiệu suất làm việc để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
* Lập báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc về tình hình sử dụng ngân sách hành chính nhân sự.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự (HR Director).
* Phối hợp với: Các Trưởng bộ phận sản xuất/kinh doanh để giải quyết các vấn đề phát sinh về nhân sự và thực thi chính sách hành chính.
* Hướng dẫn & Đào tạo:
* Dẫn dắt, đào tạo và kèm cặp (mentoring) các Chuyên viên/Nhân viên hành chính nhân sự cấp dưới.
* Hướng dẫn nhân viên mới về nội quy, quy định, và văn hóa công ty trong chương trình Onboarding.
* Tổ chức các buổi phổ biến kiến thức pháp luật lao động mới cho quản lý cấp trung trong công ty.

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
* Tối thiểu 05 - 07 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự, trong đó có ít nhất 02 năm ở vị trí tương đương hoặc Senior/Lead tại các công ty có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Am hiểu sâu sắc về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các quy định hành chính hiện hành.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia hoặc các đơn vị có chứng chỉ ISO, SA8000.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Khả năng soạn thảo các văn bản pháp lý, quy trình, quy định với ngôn ngữ chuẩn mực, chặt chẽ.
* Kỹ năng phân tích dữ liệu: Thành thạo Excel (Advanced) hoặc các công cụ Power BI, Tableau để phân tích báo cáo nhân sự.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý các tình huống phát sinh đột xuất về quan hệ lao động hoặc sự cố hành chính một cách khéo léo và quyết đoán.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh thành thạo (đặc biệt là tiếng Anh chuyên ngành nhân sự và soạn thảo văn bản) để làm việc với các cấp quản lý nước ngoài hoặc đối tác quốc tế.
* Kỹ năng đàm phán & Thương lượng: Sử dụng trong việc làm việc với nhà cung cấp và giải quyết các mâu thuẫn nội bộ.

Phẩm chất cá nhân:
* Chính trực & Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết do tính chất công việc tiếp cận với các thông tin nhạy cảm về lương thưởng và chiến lược nhân sự.
* Sự tỉ mỉ & Cẩn trọng: Đảm bảo không sai sót trong số liệu lương và các điều khoản hợp đồng.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn coi nhân viên là "khách hàng nội bộ", sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc với thái độ cầu thị.
* Khả năng chịu áp lực cao: Có thể điều phối nhiều đầu việc cùng lúc và hoàn thành đúng tiến độ trong các giai đoạn cao điểm (quyết toán thuế, xét duyệt lương thưởng cuối năm).
* Sự nhạy bén về văn hóa: Dễ dàng thích nghi với các môi trường làm việc đa dạng và thúc đẩy sự hòa nhập trong tổ chức.

---

QUYỀN LỢI:

* Thu nhập: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trong khoảng 25.000.000 - 45.000.000 VNĐ) + Thưởng tháng 13 + Thưởng hiệu quả công việc (KPI).
* Phúc lợi: Đóng BHXH, BHYT trên mức lương thực tế; Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) cho nhân sự cấp cao.
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, hiện đại, coi trọng sự sáng tạo và đóng góp cá nhân.
* Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển rõ ràng lên vị trí Phó phòng/Trưởng phòng Nhân sự hoặc Giám đốc vận hành trong vòng 2-3 năm.
* Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị nhân sự hiện đại, kỹ năng lãnh đạo và các hội thảo pháp luật lao động.
* Chăm sóc đời sống: Du lịch hàng năm, tham gia các câu lạc bộ thể thao, chế độ nghỉ phép năm linh hoạt (14-16 ngày/năm).

---

TAGS:
#SeniorHRAdmin #ChuyenVienNhanSuCaoCap #HRAdministrativeSpecialist #QuanTriNguonNhanLuc #HRCompliance #PayrollExpert #HRStrategy #AdminManagement #HiringSeniorHR #ViecLamNhanSu

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
* Chuyên viên hành chính nhân sự cao cấp
* Senior HR Administrative Specialist JD
* Tuyển dụng nhân sự C&B cao cấp
* Quản trị hành chính nhân sự chuyên nghiệp
* Chuyên gia pháp luật lao động và tiền lương
* HR Generalist Senior level
* Trưởng nhóm hành chính nhân sự
* Vị trí nhân sự cao cấp tại TP.HCM/Hà Nội

Share