MÔ TẢ CÔNG VIỆC: PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Phó phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) năng động, nhạy bén và giàu kinh nghiệm để đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vị trí này không chỉ đơn thuần là quản lý các thủ tục giấy tờ hành chính, mà đóng vai trò là "cầu nối chiến lược" giữa Ban Giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên.

Với tư cách là Phó phòng HCNS, bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tối ưu hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực, thiết lập hệ thống chính sách đãi ngộ cạnh tranh, duy trì kỷ luật lao động và kiến tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn, hiệu quả. Bạn sẽ đồng hành cùng Trưởng phòng HCNS để dẫn dắt đội ngũ nhân sự, giải quyết các thách thức về vận hành thường nhật, đồng thời tham mưu cho Ban lãnh đạo các giải pháp thu hút và giữ chân nhân tài tối ưu.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hoạch định và Triển khai Công tác Tuyển dụng & Thu hút Nhân tài
- Phối hợp với các Trưởng bộ phận trong công ty để xác định nhu cầu nhân sự định kỳ (tháng, quý, năm) và đột xuất.
- Xây dựng và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ khâu lập kế hoạch, đăng tuyển, lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ loại đến đàm phán lương và tiếp nhận nhân sự mới.
- Trực tiếp tham gia phỏng vấn các vị trí chủ chốt hoặc các vị trí cấp trung/nhân viên chuyên môn cao của doanh nghiệp.
- Phát triển và đa dạng hóa các kênh tuyển dụng (mạng xã hội, website tuyển dụng, trường đại học/cao đẳng, ngày hội việc làm, headhunter).
- Xây dựng và định vị thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) của công ty trên thị trường lao động nhằm thu hút ứng viên chất lượng cao.
- Thiết lập và quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent Pool) để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu nhân sự khi cần thiết.

2. Quản lý và Vận hành Hệ thống C&B (Tiền lương, Thưởng & Phúc lợi)
- Giám sát việc thực hiện chấm công, tính lương, thưởng, hoa hồng và các khoản phụ cấp hàng tháng cho toàn bộ nhân viên đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bảo mật.
- Quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN), công đoàn, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và quyết toán thuế cuối năm theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Nghiên cứu, khảo sát thị trường lương và đề xuất điều chỉnh hệ thống thang bảng lương, chính sách đãi ngộ, phúc lợi của công ty nhằm tăng tính cạnh tranh.
- Quản lý quy trình đánh giá hiệu suất công việc (KPIs/OKRs) định kỳ của các phòng ban; hướng dẫn các bộ phận thực hiện đánh giá công bằng, khách quan.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến quan hệ lao động: ký kết hợp đồng lao động, gia hạn hợp đồng, thuyên chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động và giải quyết chế độ thôi việc.

3. Đào tạo và Phát triển Nguồn nhân lực
- Khảo sát và phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) của các phòng ban và cá nhân trong công ty.
- Xây dựng kế hoạch và ngân sách đào tạo hàng năm trình Trưởng phòng và Ban Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức các chương trình đào tạo hội nhập (Onboarding) cho nhân viên mới để nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.
- Liên kết với các đơn vị đào tạo bên ngoài hoặc trực tiếp biên soạn tài liệu, tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về kỹ năng mềm, quy trình làm việc và kiến thức chuyên môn.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả sau đào tạo và quản lý hồ sơ đào tạo của từng nhân viên.
- Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng cho các vị trí công việc, hỗ trợ phát triển đội ngũ kế thừa cho doanh nghiệp.

4. Quản lý Công tác Hành chính & Quản trị Tiện ích Văn phòng
- Giám sát toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng bao gồm: văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, quản lý đội xe, lễ tân, khánh tiết, vệ sinh, an ninh và phòng cháy chữa cháy.
- Quản lý việc mua sắm, cấp phát và định mức sử dụng tài sản, trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, đồng phục cho nhân viên.
- Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hệ thống cơ sở vật chất, máy móc thiết bị văn phòng, mạng Internet, điện, nước để đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt.
- Kiểm soát và tối ưu hóa các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng, đề xuất các giải pháp tiết kiệm ngân sách hiệu quả.
- Đầu mối làm việc với các cơ quan chức năng nhà nước liên quan đến mảng hành chính, an ninh trật tự, môi trường, y tế lao động, an toàn vệ sinh lao động.

5. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp & Quan hệ Lao động
- Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty: sinh nhật tháng, liên hoan tất niên (Year End Party), du lịch hè (Teambuilding), các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu...).
- Xây dựng và phát triển các kênh truyền thông nội bộ (bảng tin, bản tin nội bộ, group Facebook/Zalo chung) nhằm truyền tải thông điệp của Ban lãnh đạo đến nhân viên một cách nhanh chóng và tích cực.
- Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của người lao động; giải quyết kịp thời các tranh chấp, mâu thuẫn nội bộ phát sinh trên tinh thần thượng tôn pháp luật và hài hòa lợi ích.
- Xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh, gắn kết; thực hiện các biện pháp nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên đối với môi trường làm việc.

6. Tham mưu, Cải tiến và Xây dựng Hệ thống Quy chế
- Hỗ trợ Trưởng phòng soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế lương thưởng, Quy chế tài chính hành chính và các quy trình, biểu mẫu làm việc áp dụng trong công ty.
- Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN để kịp thời điều chỉnh chính sách của công ty tránh các rủi ro pháp lý.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về cơ cấu tổ chức bộ máy, sơ đồ tổ chức, định biên nhân sự tối ưu cho từng giai đoạn phát triển.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự và Ban Giám đốc (khi được ủy quyền hoặc yêu cầu).
- Nhận chỉ thị trực tiếp từ: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự và Ban Giám đốc.
- Giám sát và Hướng dẫn trực tiếp: Đội ngũ nhân viên thuộc phòng Hành chính Nhân sự bao gồm Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên C&B, Nhân viên Hành chính, Lễ tân, Thủ quỹ, Nhân viên tạp vụ và Đội ngũ lái xe (nếu có).
- Phối hợp công việc với: Trưởng/Phó các phòng ban khác trong toàn công ty để hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự và hành chính liên quan.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính học, Ngoại ngữ, Lao động tiền lương hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan. (Doanh nghiệp đề cao năng lực thực chiến, kinh nghiệm thực tế và thái độ làm việc hơn là bằng cấp lý thuyết).
- Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự, trong đó có ít nhất 01 năm kinh nghiệm giữ vị trí tương đương (Phó phòng, Trưởng nhóm, Supervisor, hoặc Chuyên viên chính có năng lực quản lý tốt).
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên hoặc các ngành nghề bán lẻ, sản xuất, dịch vụ có biến động nhân sự lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế Thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành.
- Có kỹ năng thiết lập kế hoạch tuyển dụng, kỹ năng phỏng vấn, đánh giá và nhìn nhận con người chính xác.
- Thành thạo nghiệp vụ C&B: có khả năng xây dựng bảng lương, tính toán các chế độ chính sách cho người lao động một cách chuẩn xác.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, công văn, tờ trình, quy chế, nội quy chuyên nghiệp, đúng quy chuẩn pháp lý và văn phong doanh nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt và thuyết trình xuất sắc trước đám đông (phục vụ công tác đào tạo và tổ chức sự kiện).
- Kỹ năng giải quyết xung đột, đàm phán và thuyết phục hiệu quả trong quan hệ lao động.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel nâng cao để xử lý dữ liệu nhân sự, lương thưởng) và các phần mềm quản trị nhân sự (HRM), phần mềm chấm công thông dụng.
- Khả năng quản lý thời gian tốt, sắp xếp công việc khoa học và có tư duy giải quyết vấn đề (problem-solving) logic, nhanh chóng.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, công tâm, khách quan và có đạo đức nghề nghiệp cao (bảo mật tuyệt đối thông tin nhân sự và dữ liệu lương thưởng của doanh nghiệp).
- Có tư duy dịch vụ (Service Mindset), luôn hướng tới việc hỗ trợ và phục vụ khách hàng nội bộ (nhân viên và các phòng ban khác).
- Tác phong làm việc chuyên nghiệp, chỉnh chu, gương mẫu về giờ giấc và kỷ luật lao động.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc lớn, không ngại khó ngại khổ.
- Kiên nhẫn, khéo léo, có sự thấu hiểu và khả năng kết nối con người tốt (chỉ số EQ cao).
- Chủ động, quyết đoán trong công việc nhưng vẫn giữ được sự linh hoạt khi xử lý các tình huống nhân sự nhạy cảm.

Quyền lợi:
- Mức lương cứng cạnh tranh: Từ 15.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ/tháng (Thỏa thuận tùy theo năng lực thực chiến và kinh nghiệm của ứng viên khi phỏng vấn).
- Thu nhập mở rộng bao gồm: Phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trách nhiệm quản lý và thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch), thưởng nóng cho các sáng kiến cải tiến quy trình đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
- Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng mức lương quy định ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, văn minh nhưng không kém phần thân thiện, gắn kết. Ban lãnh đạo luôn lắng nghe, tôn trọng và tạo điều kiện tối đa để cá nhân phát huy năng lực.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Giám đốc Nhân sự (CHRO) của Tập đoàn trong vòng 2-3 năm dựa trên hiệu quả công việc thực tế.
- Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, quản trị nhân sự hiện đại, luật lao động chuyên sâu do công ty tài trợ 100% học phí.
- Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga...).
- Được cấp phát đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại: Máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc, văn phòng phẩm cao cấp.

Tags
#PhoPhongHanhChinhNhanSu #TuyenDungNhanSu #QuanTriNhanSu #ViecLamHanhChinh #HRDeputyManager #TuyendungHCNS #ViecLamQuanLy #LuongCB #QuanHeLaoDong #HanhChinhVanPhong

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng phó phòng hành chính nhân sự, phó phòng nhân sự, phó phòng hcns, tìm việc phó phòng nhân sự, tuyển phó phòng hành chính nhân sự, phó phòng nhân sự trung cấp trở lên, việc làm hành chính nhân sự cấp trung, phó phòng nhân sự lương cao, phó phòng hành chính tổng hợp, chuyên gia nhân sự, tuyển dụng quản lý nhân sự.

Share