MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ GIAO NHẬN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR DELIVERY SUPPORT SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ GIAO NHẬN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR DELIVERY SUPPORT SPECIALIST)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ giao nhận lĩnh vực nhân sự (HR Delivery Support Specialist). Đây là một vị trí trọng yếu thuộc bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations/HR Shared Services), đóng vai trò là "mắt xích" kết nối giữa các chính sách, quy trình nhân sự của tổng công ty với trải nghiệm thực tế của người lao động tại khắp các chi nhánh, văn phòng và điểm làm việc trên toàn quốc.

Trong kỷ nguyên số hóa và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên (Employee Experience), việc đảm bảo các dịch vụ nhân sự — từ hợp đồng lao động, hồ sơ nhận việc, công cụ dụng cụ, thẻ nhân viên, cho đến các quyết định nhân sự và chế độ phúc lợi — được chuyển giao (delivery) một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp là yếu tố sống còn. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần làm công tác hành chính, mà là một chuyên gia điều phối, tối ưu hóa quy trình "giao và nhận" các giá trị nhân sự đến tay người lao động đúng hạn, tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và các tiêu chuẩn bảo mật thông tin.

Nếu bạn là người tỉ mỉ, có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc, am hiểu về vận hành nhân sự và mong muốn xây dựng một lộ trình nghề nghiệp vững chắc trong mảng HR Operations tại một môi trường chuyên nghiệp, năng động, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Vận hành Quy trình Giao nhận Hồ sơ, Chứng từ Nhân sự (HR Document Logistics)

* Soạn thảo và kiểm tra: Chịu trách nhiệm chuẩn bị, soạn thảo và kiểm tra tính pháp lý, tính chính xác của các loại văn bản nhân sự trước khi gửi đi: Hợp đồng lao động (HĐLĐ), Phụ lục hợp đồng, Quyết định bổ nhiệm/điều chuyển/thôi việc, Thư mời nhận việc (Offer Letter), Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA).
* Điều phối giao nhận: Lên kế hoạch, phân loại và điều phối việc gửi - nhận hồ sơ nhân sự (dạng bản cứng hoặc bản điện tử - E-signature) đến người lao động tại các cơ sở, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc.
* Theo dõi và kiểm soát (Tracking): Thiết lập hệ thống theo dõi trạng thái gửi - nhận chứng từ theo thời gian thực (Real-time tracking). Đảm bảo tất cả tài liệu gửi đi được ký kết đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định (SLA) và được thu hồi đầy đủ.
* Lưu trữ và số hóa: Tiếp nhận hồ sơ gốc đã ký kết từ người lao động, tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ (hồ sơ lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ thuế, bảo hiểm...). Thực hiện số hóa (scan, phân loại dữ liệu) và lưu trữ khoa học trên hệ thống HRIS của công ty, đồng thời lưu trữ bản cứng tại kho hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn bảo mật thông tin.

2. Hỗ trợ Quy trình Hội nhập (Onboarding) và Thôi việc (Offboarding) cho Nhân viên

* Giai đoạn Onboarding:
* Chủ động liên hệ với ứng viên mới để hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ nhận việc theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Phối hợp với bộ phận IT, Hành chính (Admin) để chuẩn bị và bàn giao "Welcome Kit", thẻ nhân viên, trang thiết bị làm việc (máy tính, email, tài khoản hệ thống) đúng ngày nhận việc đầu tiên của nhân sự mới.
* Tổ chức hoặc hỗ trợ tổ chức các buổi hướng dẫn hội nhập đầu vào (Orientation) liên quan đến hồ sơ thủ tục nhân sự.
* Giai đoạn Offboarding:
* Tiếp nhận yêu cầu nghỉ việc, gửi hướng dẫn chi tiết về quy trình bàn giao công việc và tài sản cho nhân viên nghỉ việc.
* Điều phối việc thu hồi các tài sản của công ty (máy tính, thẻ từ, trang thiết bị khác) từ nhân viên nghỉ việc và bàn giao lại cho các bộ phận liên quan.
* Chuẩn bị quyết định chấm dứt HĐLĐ, hồ sơ trả sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) và bàn giao cho người lao động đúng thời hạn luật định.

3. Phối hợp Vận hành Chế độ Chính sách và Phúc lợi (C&B Logistics Support)

* Hỗ trợ thủ tục BHXH và Thuế: Hỗ trợ thu thập chứng từ, hồ sơ để thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động), đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc cho người lao động.
* Giao nhận công cụ tài chính: Phối hợp với các ngân hàng đối tác để thu thập hồ sơ mở tài khoản liên kết nhận lương cho nhân viên mới. Nhận và phân phối thẻ ngân hàng đến tay người lao động một cách an toàn và bảo mật.
* Phân phối phúc lợi vật chất: Điều phối và giao nhận các phần quà phúc lợi vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau hoặc các chương trình khen thưởng nội bộ của công ty đến từng nhân viên tại các địa điểm làm việc khác nhau.

4. Giải quyết Thắc mắc và Chăm sóc Trải nghiệm Nhân viên (Employee Inquiry Resolution)

* Đóng vai trò là đầu mối tiếp nhận (Helpdesk) giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến tình trạng xử lý hồ sơ cá nhân, tiến độ gửi nhận hợp đồng, thẻ nhân viên, hồ sơ bảo hiểm.
* Đảm bảo phản hồi thông tin cho người lao động một cách lịch sự, thấu hiểu và đúng cam kết về thời gian phản hồi (SLA).
* Chủ động thu thập phản hồi của nhân viên về chất lượng dịch vụ giao nhận nhân sự để đề xuất cải tiến quy trình, giảm thiểu thủ tục rườm rà.

5. Quản trị Dữ liệu và Báo cáo (Data Management & Reporting)

* Cập nhật chính xác, kịp thời thông tin trạng thái hồ sơ của nhân sự lên hệ thống quản trị nhân sự tập trung (HRIS).
* Lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) hoặc đột xuất về: tỷ lệ hoàn thành hồ sơ nhân sự mới, tỷ lệ thu hồi HĐLĐ, chi phí chuyển phát nhanh chứng từ, các sự cố phát sinh trong quá trình giao nhận và phương án xử lý.
* Phân tích dữ liệu để chỉ ra các "nút thắt cổ chai" (bottlenecks) trong quy trình giao nhận nhân sự và đề xuất các giải pháp tự động hóa hoặc cải tiến quy trình.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Lead) hoặc Trưởng phòng Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Manager).
* Quan hệ phối hợp nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Tuyển dụng (Talent Acquisition) để tiếp quản thông tin ứng viên trúng tuyển phục vụ cho quy trình Onboarding.
* Phối hợp với đội ngũ C&B để đảm bảo thông tin hồ sơ nhân sự đầu vào và đầu ra chuẩn xác cho việc tính lương, đóng bảo hiểm.
* Phối hợp với bộ phận Hành chính - Quản trị thiết bị (Admin/IT Support) trong việc chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc và chuyển phát nhanh tài liệu.
* Quan hệ phối hợp bên ngoài: Phối hợp với các đơn vị chuyển phát nhanh, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, ngân hàng liên kết mở thẻ, cơ quan Bảo hiểm xã hội và các đối tác cung ứng dịch vụ nhân sự thuê ngoài (nếu có).
* Phạm vi hướng dẫn: Hướng dẫn, giải thích quy trình, thủ tục nộp/nhận hồ sơ cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty; đào tạo quy trình vận hành cho các cộng tác viên hoặc thực tập sinh nhân sự của bộ phận.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Hành chính công hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin), Nhân viên Vận hành Nhân sự (HR Operations Specialist), Trợ lý Nhân sự (HR Assistant) hoặc Điều phối viên Dịch vụ Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 300 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc tại bộ phận HR Shared Services (Dịch vụ nhân sự tập trung) của các tập đoàn bán lẻ, chuỗi cửa hàng, công ty công nghệ, sản xuất hoặc các công ty dịch vụ Thuê ngoài nhân sự (HR Outsourcing/Staffing Agency) - nơi có tần suất và khối lượng giao nhận hồ sơ lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết về Luật Lao động: Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để đảm bảo mọi quy trình giao nhận, ký kết hợp đồng và hồ sơ nhân sự đều tuân thủ đúng pháp luật.
* Kỹ năng Tổ chức và Điều phối Logistics: Có khả năng lập kế hoạch và quản lý quy trình công việc một cách khoa học; biết cách phân loại, sắp xếp mức độ ưu tiên của các loại hồ sơ nhằm đảm bảo không bị thất lạc tài liệu và đáp ứng đúng tiến độ (SLA).
* Thành thạo Tin học văn phòng & Công nghệ:
* Kỹ năng Excel ở mức độ Khá - Giỏi (sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu như Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện If, Pivot Table để quản lý và đối soát dữ liệu nhân sự lớn).
* Sử dụng thành thạo tính năng Mail Merge để soạn thảo văn bản hàng loạt.
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) như SAP, Workday, Oracle, Base, BambooHR... là một lợi thế lớn.
* Quen thuộc với các nền tảng ký số (E-signature) như Adobe Sign, DocuSign, FPT.eContract...
* Kỹ năng Giao tiếp và Chăm sóc Khách hàng Nội bộ: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu qua cả văn bản (Email, Chat) lẫn trực tiếp. Luôn giữ thái độ nhã nhặn, kiên nhẫn khi hướng dẫn hoặc giải đáp các thắc mắc của người lao động.
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu các tài liệu, quy trình nhân sự bằng tiếng Anh, viết email và trao đổi trực tiếp được với người nước ngoài là một lợi thế cạnh tranh lớn).

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn trọng tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì trực tiếp xử lý các tài liệu pháp lý mang tính ràng buộc giữa doanh nghiệp và người lao động, mọi thông tin về họ tên, mức lương, thời hạn hợp đồng, số sổ bảo hiểm... đều yêu cầu độ chính xác tuyệt đối (sai sót 1 chữ số hay 1 ký tự cũng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý).
* Tính chính trực và Đạo đức nghề nghiệp (Bảo mật thông tin): Tiếp xúc hàng ngày với các thông tin nhạy cảm như mức lương, chế độ đãi ngộ, thông tin cá nhân của nhân sự và các quyết định nhân sự tối mật. Ứng viên phải là người có tính bảo mật cao, tuyệt đối không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba khi chưa được phép.
* Khả năng chịu áp lực công việc tốt (Resilience): Có khả năng xử lý khối lượng công việc lớn, lặp đi lặp lại nhưng vẫn duy trì được hiệu suất cao và thái độ tích cực trong những giai đoạn cao điểm (như mùa tuyển dụng thực tập sinh, đợt xét duyệt tăng lương cuối năm, tái ký hợp đồng hàng loạt).
* Tư duy dịch vụ hướng tới con người (People-centric & Customer-centric): Luôn đặt trải nghiệm của người lao động làm trọng tâm xử lý công việc. Tìm cách tối giản hóa quy trình giao nhận để tạo sự thuận tiện nhất cho nhân viên thay vì gây khó khăn bằng các thủ tục hành chính cứng nhắc.
* Chủ động và Linh hoạt: Khả năng tự chủ trong công việc, nhạy bén phát hiện các rủi ro (như thất lạc hồ sơ, chậm trễ phản hồi) và nhanh chóng tìm phương án giải quyết sự cố phát sinh một cách êm đẹp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng hấp dẫn dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc).
* Tháng lương thứ 13 cố định và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) định kỳ theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại và chi phí hỗ trợ công tác phát sinh (nếu có).
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam trên mức lương thực tế.
* Được công ty mua thêm gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hỗ trợ khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám uy tín.
* Chính sách công đoàn phong phú: Quà sinh nhật, quà trung thu, quà tết, hiếu hỉ, ốm đau đầy đủ.
* Môi trường làm việc & Văn hóa doanh nghiệp:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong quy trình làm việc.
* Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc thế hệ mới (Laptop cấu hình cao, màn hình phụ...).
* Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể định kỳ: Team building, Year-End Party, các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Cầu lông, Chạy bộ...).
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Quản lý Nhân sự, các khóa học nâng cao kỹ năng mềm (Kỹ năng giao tiếp, Giải quyết vấn đề, Quản lý thời gian, Phân tích dữ liệu Excel nâng cao) do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Được làm việc trực tiếp với các chuyên gia nhân sự kỳ cựu, được dẫn dắt (mentoring) tận tình để phát triển toàn diện chuyên môn mảng HR Operations.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng và minh bạch: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Senior HR Operations Specialist (Chuyên viên Vận hành Nhân sự Cấp cao), HR Operations Supervisor (Giám sát Vận hành Nhân sự), hoặc định hướng luân chuyển sang các mảng khác như C&B, HR Business Partner (HRBP).

---

Tags:

`Tuyển dụng Nhân sự` `Vận hành Nhân sự` `HR Operations` `HR Shared Services` `Giao nhận Hồ sơ Nhân sự` `HR Delivery Support` `Hành chính Nhân sự` `HR Admin` `Hợp đồng Lao động` `Trải nghiệm Nhân viên` `Employee Experience` `Tuyển dụng Hà Nội` `Tuyển dụng TP.HCM`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hỗ trợ giao nhận nhân sự
* Chuyên viên vận hành nhân sự
* HR Delivery Support Specialist
* HR Operations Coordinator
* Nhân viên dịch vụ nhân sự tập trung
* HR Shared Services Specialist
* Nhân viên hồ sơ nhân sự
* Tuyển dụng HR Admin chuyên nghiệp
* Tuyển dụng Nhân viên vận hành nhân sự
* Việc làm HR Operations tại Hà Nội/TP.HCM
* Chuyên viên quản lý hợp đồng nhân sự
* HR Delivery Assistant

Share