MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SONG NGỮ

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Song ngữ, một mắt xích quan trọng đóng vai trò cầu nối văn hóa và ngôn ngữ trong tổ chức. Vị trí này không chỉ đơn thuần là thực hiện các tác vụ văn phòng mà còn là người trực tiếp tham gia vào việc xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đảm bảo sự thông suốt trong giao tiếp giữa ban lãnh đạo nước ngoài và đội ngũ nhân viên Việt Nam. Bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, chịu trách nhiệm tối ưu hóa các quy trình hành chính và thực thi các chính sách nhân sự chiến lược nhằm tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, thúc đẩy sự gắn kết và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị Nhân sự (HR Functions):
* Tuyển dụng & Onboarding: Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng từ việc soạn thảo mô tả công việc (JD) song ngữ, đăng tin trên các kênh phù hợp, lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn đến việc thông báo kết quả. Chịu trách nhiệm thực hiện chương trình định hướng (Orientation) cho nhân viên mới bằng cả hai ngôn ngữ, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty.
* Quản lý Hợp đồng & Hồ sơ: Soạn thảo, ký kết và theo dõi gia hạn hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật và các văn bản pháp lý liên quan. Lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách khoa học trên cả hệ thống phần mềm và bản cứng, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất.
* C&B (Tiền lương & Phúc lợi): Thực hiện chấm công, quản lý nghỉ phép và tính toán các khoản phụ cấp hàng tháng. Phối hợp với bộ phận kế toán để quyết toán lương. Thực hiện các thủ tục báo tăng/giảm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản cho nhân viên đúng quy định pháp luật.
* Đào tạo & Phát triển: Khảo sát nhu cầu đào tạo, phối hợp tổ chức các khóa học kỹ năng hoặc chuyên môn. Theo dõi ngân sách đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.

2. Quản trị Hành chính (Admin Functions):
* Quản lý văn phòng: Điều phối hoạt động của bộ phận lễ tân, vệ sinh, bảo vệ. Quản lý việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, thiết bị làm việc, và các nhu yếu phẩm khác phục vụ hoạt động hàng ngày.
* Quản lý tài sản: Lập danh mục theo dõi, kiểm kê định kỳ trang thiết bị văn phòng, máy móc. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng.
* Hỗ trợ pháp lý & Giấy phép: Thực hiện các thủ tục xin cấp và gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit), Thị thực (Visa), Thẻ tạm trú (TRC) cho chuyên gia nước ngoài. Làm việc với các cơ quan chức năng về các vấn đề hành chính, lao động, môi trường, phòng cháy chữa cháy.
* Tổ chức sự kiện: Là đầu tàu trong việc lên ý tưởng và tổ chức các hoạt động nội bộ như Team building, Year-end party, sinh nhật nhân viên, và các ngày lễ trong năm nhằm gắn kết tinh thần đồng đội.

3. Công tác Song ngữ & Biên phiên dịch:
* Dịch thuật tài liệu: Chuyển ngữ các văn bản, quy định, nội quy công ty, thông báo từ ban giám đốc từ ngôn ngữ nguồn (Anh/Trung/Nhật/Hàn...) sang tiếng Việt và ngược lại, đảm bảo tính chính xác về thuật ngữ chuyên môn và văn phong chuyên nghiệp.
* Phiên dịch cuộc họp: Hỗ trợ phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp giữa Ban Giám đốc nước ngoài với các phòng ban hoặc đối tác bên ngoài.
* Cầu nối giao tiếp: Giải đáp thắc mắc của nhân viên về các chính sách công ty bằng cả hai ngôn ngữ, đảm bảo mọi thông tin được truyền tải rõ ràng, tránh hiểu lầm do rào cản ngôn ngữ.

Báo cáo & Hướng dẫn:
* Cấp trên trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Giám đốc Điều hành (nếu là công ty quy mô vừa và nhỏ).
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình biến động nhân sự, chi phí hành chính, tiến độ tuyển dụng và các vấn đề phát sinh.
* Hướng dẫn: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các nhân viên cấp dưới (nếu có) hoặc các thực tập sinh. Phối hợp chặt chẽ và hướng dẫn các phòng ban khác tuân thủ đúng quy trình hành chính và nội quy lao động của công ty.
* Hệ thống quy chuẩn: Làm việc dựa trên Bộ luật Lao động hiện hành của Việt Nam, quy định của cơ quan BHXH, các tiêu chuẩn ISO (nếu có) và sổ tay nhân viên của tập đoàn.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Ngoại ngữ (Tiếng Anh/Trung/Nhật/Hàn...), Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
* Có ít nhất 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự hoặc Trợ lý Nhân sự trong các công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).
* Am hiểu sâu sắc Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
* Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ chuyên môn về quản trị nhân sự hoặc biên phiên dịch.

Kỹ năng chuyên môn:
* Năng lực ngôn ngữ: Thành thạo 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) ngôn ngữ mục tiêu (ví dụ: Tiếng Anh tối thiểu IELTS 6.5 hoặc TOEIC 850; Tiếng Trung HSK 5-6...). Khả năng dịch thuật văn bản hành chính nhân sự lưu loát.
* Kỹ năng tin học: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu và tính lương, PowerPoint để thiết kế bài thuyết trình đào tạo). Biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Có tư duy logic trong việc xây dựng các quy trình, biểu mẫu, công văn hành chính chuyên nghiệp theo chuẩn doanh nghiệp.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện xung đột trong quan hệ lao động và đưa ra các giải pháp hài hòa, đúng pháp luật.
* Kỹ năng quản lý thời gian: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong môi trường đa nhiệm (multitasking), đảm bảo hoàn thành deadline đúng hạn.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực & Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết vì vị trí này tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm về lương thưởng và hồ sơ cá nhân.
* Sự chỉn chu & Cẩn thận: Tỉ mỉ trong từng con số tính lương và từng câu chữ trong hợp đồng để tránh sai sót pháp lý.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn có thái độ niềm nở, hỗ trợ nhiệt tình đối với nhân viên và khách hàng, đặt sự hài lòng của nội bộ lên hàng đầu.
* Khả năng thích nghi cao: Có thể làm việc hiệu quả dưới áp lực cao và dễ dàng thích nghi với sự thay đổi trong cấu trúc hoặc chiến lược của công ty.
* Tinh thần cầu tiến: Luôn chủ động cập nhật các kiến thức mới về quản trị nhân sự và các quy định pháp luật mới nhất.

Quyền lợi:
* Mức lương: Cạnh tranh theo năng lực (từ 15 - 25 triệu VNĐ hoặc thỏa thuận tùy theo trình độ ngoại ngữ và kinh nghiệm).
* Thưởng: Thưởng tháng 13, thưởng KPI, thưởng các dịp lễ tết và thưởng "nóng" cho các sáng kiến cải tiến quy trình.
* Chế độ bảo hiểm: Đóng BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế hoặc theo quy định công ty ngay sau khi kết thúc thử việc. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Liberty/BaoViet) dành cho nhân sự xuất sắc.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường quốc tế chuyên nghiệp, năng động, thường xuyên giao lưu với các chuyên gia nước ngoài.
* Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm (Team Leader) hoặc Phó phòng Nhân sự sau 1-2 năm gắn bó.
* Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, pháp luật lao động và các kỹ năng mềm khác do công ty chi trả.
* Phúc lợi khác: Du lịch hàng năm, phụ cấp cơm trưa, phụ cấp đi lại, quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ và các chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ.

Tags:
#HànhChínhNhânSự #BilingualHR #TuyểnDụngSongNgữ #C&B #AdminHumanResources #EnglishBilingual #JobsInVietnam #HRAdminExpert

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hành chính nhân sự tiếng Anh, Bilingual HR Staff, Chuyên viên nhân sự song ngữ, Hành chính nhân sự tổng hợp, Recruitment and Admin Specialist, HR Assistant Bilingual, Việc làm nhân sự FDI, Quản trị nhân sự song ngữ Trung - Việt, Nhân viên C&B song ngữ.

Share