MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH QUẬN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính quận lĩnh vực nhân sự (District HR & Administrative Officer). Đây là một vị trí cốt lõi và có tầm ảnh hưởng lớn trong việc vận hành bộ máy nhân sự tại cơ quan hành chính nhà nước cấp Quận hoặc chi nhánh/văn phòng đại diện quy mô lớn của tổ chức tại địa bàn quận. Vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc thủ tục hành chính giấy tờ, mà còn là cầu nối chiến lược giữa ban lãnh đạo quận, các phòng ban chuyên môn và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý, tối ưu hóa quy trình nhân sự từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, thực hiện chế độ chính sách (C&B), đào tạo phát triển cho đến giải quyết các thủ tục thôi việc, nghỉ hưu. Đồng thời, vị trí này đòi hỏi khả năng phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên (Sở Nội vụ, Bảo hiểm Xã hội Quận, Liên đoàn Lao động Quận) để đảm bảo mọi hoạt động nhân sự và hành chính của đơn vị luôn tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống pháp luật hành chính, Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức, Bộ luật Lao động hiện hành cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, cán bộ:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc xây dựng, cập nhật, hoàn thiện và quản lý hệ thống hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong phạm vi quản lý của Quận theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ.
- Tiến hành số hóa hồ sơ nhân sự, cập nhật thường xuyên thông tin biến động nhân sự lên Phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức của Quận/Thành phố và hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ giấy một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối, đảm bảo dễ dàng tra cứu, kiểm tra khi có yêu cầu của các cơ quan thanh tra, kiểm tra.
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới, chuyển công tác, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban thuộc Quận hoặc giữa các phường trong địa bàn Quận.

2. Công tác tuyển dụng và quản lý hợp đồng lao động:
- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc Quận để khảo sát, tổng hợp nhu cầu nhân sự, xây dựng kế hoạch tuyển dụng công chức, viên chức hoặc lao động hợp đồng hàng năm trình Lãnh đạo phê duyệt.
- Tham mưu cho Hội đồng tuyển dụng Quận trong việc xây dựng tiêu chí tuyển dụng, soạn thảo thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, tổ chức các vòng thi tuyển/xét tuyển theo đúng quy định của Nhà nước (đối với khối công lập) hoặc theo quy trình của tổ chức.
- Soạn thảo, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc, quyết định tuyển dụng đối với nhân sự theo đúng phân cấp quản lý.
- Tổ chức chương trình hội nhập (onboarding) cho nhân sự mới, phổ biến nội quy lao động, quy chế làm việc của cơ quan, văn hóa công sở và các chế độ chính sách liên quan.

3. Thực hiện chế độ chính sách, tiền lương và phúc lợi (C&B):
- Thực hiện việc tính lương, phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thu hút, phụ cấp kiêm nhiệm...) và các khoản trích theo lương cho cán bộ, nhân viên chính xác, đúng hạn hàng tháng.
- Chủ trì phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội Quận để thực hiện các thủ tục tăng/giảm lao động, chốt sổ BHXH, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất cho người lao động.
- Lập hồ sơ và thực hiện quy trình nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc cho cán bộ, công chức, viên chức theo định kỳ.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch Quận để quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân sự, đăng ký mã số thuế và người phụ thuộc đúng thời hạn quy định.

4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá hiệu suất:
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, quản lý nhà nước cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
- Phối hợp với các cơ sở đào tạo, Học viện hành chính để tổ chức các lớp học, theo dõi quá trình học tập và kết quả của học viên; quản lý chứng chỉ, văn bằng sau đào tạo.
- Tổ chức hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban thực hiện công tác đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động định kỳ hàng tháng, quý, năm theo Nghị định của Chính phủ và quy định của Quận.
- Tổng hợp kết quả đánh giá để làm cơ sở cho việc khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, bổ nhiệm hoặc tinh giản biên chế.

5. Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật:
- Là đầu mối tiếp nhận, thẩm định hồ sơ đề nghị khen thưởng của các tập thể, cá nhân thuộc Quận; tham mưu cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Quận quyết định các danh hiệu thi đua (Lao động tiên tiến, Chiến sĩ thi đua cơ sở...) và các hình thức khen thưởng (Giấy khen của Chủ tịch UBND Quận, Bằng khen của Chủ tịch UBND Thành phố...).
- Soạn thảo tờ trình, quyết định khen thưởng; chuẩn bị hiện vật khen thưởng (giấy khen, kỷ niệm chương, tiền thưởng).
- Tham mưu, lập hồ sơ và thực hiện quy trình xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm kỷ luật lao động, quy chế cơ quan hoặc vi phạm pháp luật theo đúng trình tự, thủ tục quy định.

6. Hành chính văn phòng và quan hệ lao động:
- Thực hiện tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ các công văn đi/đến thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, nhân sự của Quận trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (V-Office/E-Office).
- Soạn thảo các văn bản hành chính: Báo cáo, Tờ trình, Quyết định, Thông báo, Biên bản, Kế hoạch... thuộc lĩnh vực nhân sự đảm bảo đúng thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Tham gia giải quyết các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp lao động liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động tại địa bàn Quận.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên (thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ, tổ chức nghỉ mát, ngày lễ Tết...).

7. Báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác:
- Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng, quý, 6 tháng, năm) hoặc báo cáo đột xuất về tình hình sử dụng biên chế, chất lượng đội ngũ cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch gửi Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Quận hoặc các cơ quan quản lý chuyên ngành cấp trên.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận hoặc Ban Giám đốc phân công phù hợp với năng lực chuyên môn.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nội vụ Quận / Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự Quận / Chánh Văn phòng HĐND & UBND Quận (Tùy thuộc vào mô hình tổ chức cụ thể của cơ quan hành chính hay doanh nghiệp đặt tại quận).
- Phối hợp làm việc với: Các Trưởng/Phó phòng ban chuyên môn trực thuộc Quận, Chủ tịch UBND các Phường trên địa bàn, cơ quan BHXH Quận, Chi cục Thuế Quận, Liên đoàn Lao động Quận.
- Hướng dẫn cho: Các nhân viên hành chính cấp dưới, nhân sự phụ trách công tác văn phòng - thống kê của UBND các Phường, hoặc cán bộ mới tiếp nhận thử việc về các quy trình, biểu mẫu, quy chế làm việc và thủ tục hành chính nhân sự tại địa phương.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản lý nhà nước, Luật (đặc biệt là Luật Hành chính, Luật Lao động), Hành chính học, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành khoa học xã hội khác có liên quan.
- Có ít nhất từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính - Nhân sự, Chuyên viên Tổ chức cán bộ hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, hoặc các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 150 nhân sự trở lên) có hiểu biết sâu sắc về môi trường hành chính công.
- Có chứng chỉ hoàn thành chương trình Quản lý Nhà nước ngạch Chuyên viên (đối với ứng viên thi tuyển công chức/viên chức) là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật Việt Nam liên quan đến lao động và công sở: Bộ luật Lao động, Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành mới nhất.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính xuất sắc: Có khả năng hành văn mạch lạc, logic, chuẩn xác về mặt pháp lý và đúng thể thức văn bản hành chính nhà nước.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint): Đặc biệt là Excel phục vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, tính lương, phụ cấp. Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng (HRM), phần mềm khai báo BHXH điện tử (KBHXH, EBH...), phần mềm Quản lý văn bản đi/đến (V-Office/E-Office).
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và thiết lập mối quan hệ tốt với các cơ quan ban ngành, đối tác ngoại giao hành chính và nội bộ cán bộ nhân viên.
- Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian khoa học và giải quyết vấn đề hiệu quả dưới áp lực công việc cao, nhiều đầu việc phát sinh cùng lúc.
- Kỹ năng tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu nhân sự và lập báo cáo tham mưu chính xác cho cấp lãnh đạo ra quyết định.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, khách quan, liêm chính và có tính bảo mật thông tin tuyệt đối (đây là yêu cầu bắt buộc tối cao của nhân sự lĩnh vực hành chính tổ chức).
- Cẩn trọng, tỉ mỉ, chính xác đến từng chi tiết nhỏ trong công việc làm hồ sơ, tính lương, lập quyết định hành chính để tránh các rủi ro pháp lý cho đơn vị.
- Tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công việc, không ngại khó khăn và có thái độ phục vụ nhân dân, cán bộ văn minh, lịch sự, đúng mực (đặc biệt trong môi trường hành chính công).
- Khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi của các quy định pháp luật và công nghệ quản lý mới.
- Điềm tĩnh, có sự thấu cảm, khéo léo trong ứng xử để giải quyết hài hòa các mối quan hệ lao động, các xung đột nội bộ phát sinh.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm) đối với khối doanh nghiệp, hoặc hưởng lương theo ngạch bậc, hệ số của Nhà nước cộng với các khoản phụ cấp ngành nghề, phụ cấp công vụ đặc thù đối với khối hành chính công.
- Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng chính thức theo đúng mức lương thực tế quy định.
- Chế độ thưởng phong phú: Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, thưởng thành tích thi đua xuất sắc, thưởng quý/năm theo hiệu quả công việc (KPIs/Đánh giá hoàn thành nhiệm vụ).
- Cơ hội đào tạo: Được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo chuyên môn sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ quản lý nhà nước, kỹ năng soạn thảo văn bản, cập nhật luật mới do Sở Nội vụ hoặc các tổ chức uy tín tổ chức (được cơ quan hỗ trợ 100% kinh phí).
- Môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp, chính quy; trang thiết bị làm việc hiện đại, cơ sở vật chất đầy đủ.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội được quy hoạch, bổ nhiệm lên các vị trí quản lý cao hơn như Phó trưởng phòng, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự của Quận hoặc luân chuyển sang các vị trí quản lý khác có tầm ảnh hưởng lớn hơn.
- Được tham gia các hoạt động ngoại khóa, phong trào văn hóa, thể thao, du lịch nghỉ mát thường niên do Cơ quan/Công đoàn tổ chức.

Tags:
tuyển dụng nhân sự quận, hành chính nhân sự, tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự hành chính công, chuyên viên nhân sự quận, việc làm hành chính quận, tuyển dụng nhân sự nhà nước.

Từ khoá tìm kiếm:
nhân viên hành chính nhân sự quận, tuyển dụng chuyên viên nhân sự quận, việc làm hành chính nhân sự công, nhân viên tổ chức cán bộ quận, tuyển dụng nhân sự hành chính nhà nước, việc làm nhân sự quận, tìm việc hành chính nhân sự cấp quận.

Share