MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KHÁCH SẠN

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KHÁCH SẠN

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Khách sạn (Hotel HR & Admin Officer). Đây không đơn thuần là một công việc văn phòng quản lý giấy tờ, mà là "trái tim" gắn kết đội ngũ nhân sự hậu cần (Back of House) và tiền sảnh (Front of House), góp phần kiến tạo nên trải nghiệm dịch vụ xuất sắc từ bên trong lòng doanh nghiệp.

Trong môi trường ngành dịch vụ hiếu khách (Hospitality) đầy năng động, biến đổi không ngừng và hoạt động 24/7, vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Khách sạn đóng vai trò là cầu nối chiến lược giữa Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV). Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các hoạt động hành chính văn phòng, hỗ trợ tuyển dụng, điều phối đào tạo, thực thi các chính sách đãi ngộ, quản lý chấm công – tiền lương, và tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ.

Mục tiêu cốt lõi của vị trí này là xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn, tuân thủ đúng pháp luật lao động, từ đó giữ chân nhân tài và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của từng bộ phận trong khách sạn (từ Tiền sảnh, Buồng phòng, Ẩm thực đến Kỹ thuật và Kinh doanh).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hành chính & Đời sống Nhân viên (Hậu cần Khách sạn)

* Quản lý Văn phòng phẩm & Tài sản Hành chính: Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ thuộc khối Nhân sự và các bộ phận liên quan.
* Quản lý khu vực locker và phòng thay đồ nhân viên: Giám sát trật tự, vệ sinh, tủ đồ cá nhân (locker) của nhân viên toàn khách sạn, đảm bảo môi trường sinh hoạt nội bộ luôn sạch sẽ, ngăn nắp và an toàn.
* Quản lý Đồng phục (Uniform) & Diện mạo (Grooming): Phối hợp với bộ phận Giặt là (Laundry) để kiểm soát số lượng, chất lượng, cấp phát đồng phục cho nhân viên mới và thu hồi đồng phục khi nhân viên nghỉ việc. Thường xuyên kiểm tra và nhắc nhở CBNV tuân thủ tiêu chuẩn diện mạo (grooming standards) của thương hiệu khách sạn.
* Giám sát Bếp ăn nhân viên (Staff Canteen): Phối hợp chặt chẽ với Bếp trưởng Bếp nhân viên để kiểm tra chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, thực đơn hàng ngày, giờ giấc phục vụ, đảm bảo cung cấp những bữa ăn ca đủ dinh dưỡng và ngon miệng cho đội ngũ nhân viên.
* Quản lý Nhà ở nhân viên (Staff House/Dormitory) - nếu có: Điều phối việc sắp xếp phòng ở, đăng ký tạm trú tạm vắng, bảo trì trang thiết bị và quản lý việc tuân thủ nội quy nhà tập thể đối với các nhân sự ở xa hoặc chuyên gia nước ngoài.
* Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và xử lý công văn đi/đến. Quản lý con dấu văn phòng hành chính theo đúng quy định pháp luật. Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của toàn bộ nhân viên một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối.

2. Công tác Tuyển dụng & Thu hút Nhân tài (Recruitment & Onboarding)

* Xác định nhu cầu tuyển dụng: Làm việc trực tiếp với Trưởng các bộ phận (HODs) để tiếp nhận phiếu yêu cầu nhân sự, rà soát định biên nhân sự đã được phê duyệt.
* Triển khai kênh tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng trên các kênh chính thống của khách sạn, các trang web tuyển dụng chuyên ngành du lịch/khách sạn (Hoteljob, Vietnamworks, các hội nhóm uy tín trên mạng xã hội) và mạng lưới quan hệ cá nhân.
* Sàng lọc & Phỏng vấn sơ loại: Tiếp nhận, phân loại hồ sơ ứng viên; thực hiện cuộc gọi phỏng vấn sơ bộ (screening call) để đánh giá thái độ, kỹ năng giao tiếp ngoại ngữ và mức độ phù hợp ban đầu trước khi chuyển tiếp cho Trưởng bộ phận chuyên môn.
* Tổ chức quy trình phỏng vấn: Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng họp, đón tiếp ứng viên chu đáo nhằm tạo ấn tượng tốt về thương hiệu tuyển dụng của khách sạn.
* Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự thời vụ (Casual Labor): Xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung ứng nhân lực thời vụ chất lượng cao để đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân sự tăng đột biến trong các mùa cao điểm, tiệc cưới, hội nghị lớn.
* Chương trình Hội nhập (Onboarding): Chuẩn bị thư mời nhận việc (Offer Letter), hướng dẫn nhân viên mới chuẩn bị hồ sơ nhận việc. Tổ chức buổi định hướng (Orientation Day) giới thiệu về lịch sử khách sạn, nội quy lao động, quy chuẩn ứng xử và dẫn nhân viên mới đi tham quan, giới thiệu với các bộ phận.

3. Quản lý Chấm công, Tính lương & Phúc lợi (C&B)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Kiểm soát và tổng hợp bảng chấm công hàng tháng của tất cả các bộ phận thông qua hệ thống máy quẹt thẻ/vân tay. Đặc biệt lưu ý việc kiểm soát chấm công của các ca làm việc đặc thù trong khách sạn như: ca gãy (split shift), ca đêm (night shift), ca tăng ca (OT) của khối Ẩm thực (F&B) và Buồng phòng (Housekeeping).
* Quản lý phép năm và ngày nghỉ bù (AL & Public Holiday/Compensatory Time): Theo dõi sát sao quỹ phép năm, ngày nghỉ bù lễ, nghỉ bù tăng ca của nhân viên, đảm bảo quyền lợi cho nhân sự và không ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của khách sạn.
* Hỗ trợ tính lương: Tập hợp các dữ liệu biến động nhân sự (tăng, giảm lương, thưởng doanh số, tiền thưởng phí phục vụ - Service Charge, các khoản khấu trừ phạt kỷ luật) để chuyển giao cho bộ phận Kế toán/Trưởng phòng Nhân sự làm căn cứ tính lương chính xác và đúng hạn.
* Thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN): Thực hiện báo tăng, báo giảm, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho CBNV trên phần mềm bảo hiểm và trực tiếp làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/thành phố.
* Quản lý Hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động để chủ động thông báo cho Trưởng bộ phận thực hiện đánh giá tái ký (thử việc, hợp đồng 1 năm, hợp đồng không xác định thời hạn) trước khi hết hạn ít nhất 15-30 ngày.

4. Đào tạo & Truyền thông Nội bộ (Training & Internal Communication)

* Phối hợp tổ chức đào tạo: Hỗ trợ Trưởng phòng Nhân sự hoặc Giám đốc Đào tạo lên lịch, chuẩn bị cơ sở vật chất (phòng họp, máy chiếu, tài liệu in ấn, tea break) cho các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo thuê ngoài (kỹ năng mềm, kỹ năng giải quyết phàn nàn của khách hàng, tiếng Anh chuyên ngành, quy chuẩn dịch vụ khách hàng 5 sao).
* Lưu trữ hồ sơ đào tạo: Theo dõi, ghi nhận kết quả học tập, ký cam kết đào tạo (đối với các khóa học có chi phí cao) và lưu thông tin vào hồ sơ cá nhân của từng nhân viên.
* Truyền thông nội bộ: Biên soạn và thiết kế bản tin nội bộ định kỳ, quản lý bảng tin nhân viên (BOH Bulletin Board), cập nhật các thông tin mới nhất từ Ban Giám đốc, các chính sách mới, gương mặt xuất sắc của tháng (Employee of the Month).
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản và trực tiếp điều phối tổ chức các chương trình gắn kết tập thể như: Tiệc sinh nhật tháng, Ngày hội nhân viên (Staff Birthday/Staff Party), Giải thể thao nội bộ, Ngày hội gia đình (Family Day), Tiệc tất niên (Year-End Party), các hoạt động từ thiện/CSR của khách sạn.

5. Quan hệ Lao động, Sức khỏe & An toàn nghề nghiệp

* Giải quyết thắc mắc của nhân viên: Lắng nghe, tư vấn và phản hồi kịp thời các thắc mắc, khiếu nại của nhân viên liên quan đến chính sách, chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc hay mâu thuẫn nội bộ trên tinh thần khách quan, xây dựng.
* Xử lý kỷ luật lao động: Tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự các bước xử lý kỷ luật lao động đối với các trường hợp vi phạm nội quy khách sạn (trộm cắp, thái độ không chuẩn mực với khách hàng, đi trễ về sớm, không tuân thủ quy trình SOP) đảm bảo đúng trình tự pháp luật quy định.
* Khám sức khỏe định kỳ & An toàn lao động: Tổ chức chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho CBNV (đặc biệt là chứng nhận đủ điều kiện sức khỏe cho nhân viên bếp và F&B theo quy định của Bộ Y tế). Phối hợp với bộ phận An ninh và Kỹ thuật tổ chức các buổi diễn tập phòng cháy chữa cháy (PCCC), an toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (Director of Human Resources). Trong một số mô hình khách sạn quy mô vừa và nhỏ (Boutique Hotel), vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Trợ lý Tổng Giám đốc (Assistant General Manager) hoặc Tổng Giám đốc (General Manager).
* Nhận hướng dẫn chuyên môn từ: Trưởng phòng Nhân sự, Giám sát Nhân sự tiền lương (C&B Supervisor), hoặc các chuyên gia nhân sự thuộc Văn phòng Tập đoàn (đối với các khách sạn thuộc chuỗi quản lý quốc tế).
* Phối hợp công việc với:
* *Trưởng các bộ phận (HODs):* Tiền sảnh (FO), Buồng phòng (Housekeeping), Ẩm thực (F&B), Bếp (Kitchen), Kỹ thuật (Engineering), Kinh doanh & Tiếp thị (Sales & Marketing), Kế toán (Finance/Accounting) để hỗ trợ các vấn đề nhân sự phát sinh tại từng bộ phận.
* *Các nhà cung ứng bên ngoài:* Đơn vị cung ứng nhân sự thời vụ, công ty bảo hiểm, các trung tâm đào tạo, công ty tổ chức sự kiện, các cơ quan ban ngành địa phương (Sở LĐ-TB&XH, Cơ quan BHXH, Công an địa phương về quản lý lưu trú nhân viên).
* Hướng dẫn/Giám sát: Hướng dẫn công việc và quản lý các bạn Thực tập sinh nhân sự (HR Interns), hướng dẫn các quy định hành chính cho nhân viên mới nhận việc.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhận thành công vai trò Nhân viên Hành chính Nhân sự Khách sạn, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về cả năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thực chiến và thái độ làm việc chuẩn mực của ngành dịch vụ hiếu khách.

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị Khách sạn/Du lịch, Luật, Ngoại ngữ (Tiếng Anh), Quản trị Kinh doanh, Hành chính văn phòng hoặc các ngành có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm tại vị trí Nhân viên Nhân sự, Nhân viên Hành chính hoặc các vị trí tương đương trong lĩnh vực Nhà hàng - Khách sạn (Hospitality) hoặc các ngành dịch vụ có quy mô nhân sự lớn (Bán lẻ, F&B, Chăm sóc khách hàng).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các khách sạn 4 - 5 sao hoặc các tập đoàn quản lý khách sạn quốc tế (Marriott, Accor, IHG, Hilton, Wyndham, Vinpearl...).
* Có am hiểu sâu sắc về văn hóa làm việc và các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của ngành dịch vụ lưu trú.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức Pháp luật vững chắc: Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định pháp lý liên quan đến quản lý lao động, tiền lương.
* Khả năng Ngoại ngữ xuất sắc: Sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) đáp ứng yêu cầu giao tiếp, soạn thảo văn bản hành chính bằng tiếng Anh và làm việc trực tiếp với Tổng Quản lý người nước ngoài (Expat General Manager) cũng như các ứng viên quốc tế. Biết thêm ngoại ngữ phụ (Trung, Hàn, Nhật) là một lợi thế lớn.
* Sử dụng Công nghệ & Phần mềm:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao để xử lý các bảng tính công, hàm tính toán phức tạp).
* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng (như Smile HR, Bravo, EzCloud, Cadena, Base, v.v.).
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều đầu việc cùng một lúc (multitasking) một cách bình tĩnh, hiệu quả dưới áp lực thời gian của mùa cao điểm khách sạn.
* Kỹ năng Giao tiếp & Thuyết trình: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, thuyết phục, biết lắng nghe đa chiều. Tự tin nói trước đám đông khi dẫn dắt các buổi định hướng nhân viên mới hoặc tổ chức các sự kiện tập thể.
* Kỹ năng giải quyết xung đột: Khéo léo, nhạy bén trong việc hòa giải các bất đồng giữa nhân viên với quản lý hoặc giữa các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau nhằm duy trì không khí làm việc hòa nhã, đoàn kết.

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy Dịch vụ (Hospitality Mindset): Luôn đặt con người làm trung tâm. Xem nhân viên nội bộ chính là "khách hàng" của bộ phận Nhân sự để phục vụ với thái độ niềm nở, chân thành, hỗ trợ và chuyên nghiệp tối đa.
* Sự Bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ nhân sự cá nhân, các quyết định nhân sự chiến lược của Ban Giám đốc. Sự rò rỉ thông tin trong môi trường khách sạn có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng về mặt nhân sự.
* Tính Trung thực & Minh bạch: Thể hiện sự công tâm, khách quan trong mọi quyết định liên quan đến đánh giá khen thưởng, kỷ luật, tính lương, không thiên vị hay định kiến cá nhân.
* Cẩn thận, Tỉ mỉ: Từng con số trong bảng chấm công, từng điều khoản trong hợp đồng lao động đều liên quan trực tiếp đến quyền lợi sát sườn của nhân viên và uy tín pháp lý của khách sạn, do đó sự tỉ mỉ là phẩm chất không thể thiếu.
* Sự linh hoạt & Thích ứng cao (Adaptability): Sẵn sàng đối mặt với sự thay đổi liên tục của thị trường nhân sự ngành du lịch, có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh đột xuất (ví dụ: nhân sự nghỉ việc đột xuất trong ngày có tiệc lớn, xử lý sự cố an toàn của nhân viên ca đêm).
* Ngoại hình sáng, chỉnh chu: Luôn là tấm gương đi đầu trong việc thực hiện tác phong, diện mạo chỉnh chu, lịch sự, thân thiện theo đúng tiêu chuẩn 5 sao của khách sạn.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Mức lương cứng cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 10.000.000đ - 15.000.000đ/tháng hoặc thỏa thuận theo quy mô khách sạn và năng lực thực tế của ứng viên).
* Phí phục vụ hàng tháng (Service Charge): Hưởng đầy đủ phí phục vụ chia đều hàng tháng (chia theo doanh thu khách sạn), đây là nguồn thu nhập biến đổi cực kỳ hấp dẫn trong ngành khách sạn khi bước vào mùa cao điểm du lịch.
* Chế độ Đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực tế quy định trong hợp đồng lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 (Bảo Việt, PVI...) tùy theo chính sách riêng của từng khách sạn.
* Phúc lợi đặc thù ngành Khách sạn:
* Cung cấp 01 - 02 bữa ăn ca dinh dưỡng miễn phí tại Nhà ăn nhân viên (Staff Canteen) theo ca làm việc.
* Cấp phát đồng phục làm việc cao cấp và hỗ trợ dịch vụ giặt là đồng phục miễn phí tại phòng Giặt là của khách sạn.
* Sử dụng miễn phí bãi đỗ xe dành cho nhân viên.
* Cung cấp phòng ở tại Staff House sạch sẽ, tiện nghi cho nhân viên ở xa.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại, các chứng chỉ đào tạo chuẩn quốc tế của các tập đoàn khách sạn danh tiếng toàn cầu.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Giám sát Nhân sự (HR Supervisor), Trưởng nhóm C&B, Trợ lý Trưởng phòng Nhân sự (Assistant HR Manager) và Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Cơ hội thuyên chuyển nội bộ (cross-training) sang các bộ phận khác hoặc thuyên chuyển công tác giữa các khách sạn trong cùng hệ thống tập đoàn trên toàn quốc và quốc tế.
* Chính sách ưu đãi thành viên:
* Hưởng mức giá ưu đãi đặc biệt cực kỳ hấp dẫn (Room Rate for Employee) khi sử dụng dịch vụ lưu trú phòng nghỉ, dịch vụ ẩm thực tại nhà hàng, spa thuộc hệ thống khách sạn của tập đoàn trên toàn cầu.
* Quà tặng và tiền thưởng vào các dịp Lễ, Tết (Quốc tế Lao động, Quốc khánh, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), sinh nhật cá nhân, hiếu hỷ, đau ốm.
* Môi trường làm việc đẳng cấp: Làm việc trong môi trường quốc tế chuyên nghiệp, sang trọng, văn minh, tiếp xúc hàng ngày với các chuyên gia nước ngoài và những tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp nhất thế giới.

---

Tags:

`Tuyển dụng nhân sự khách sạn` `Việc làm hành chính nhân sự` `HR Admin khách sạn` `Hành chính nhân sự 5 sao` `Nhân viên nhân sự hospitality` `C&B khách sạn` `Tuyển dụng khách sạn`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hành chính nhân sự khách sạn
* Tuyển dụng HR Admin khách sạn
* Tìm việc làm nhân sự khách sạn 4 sao 5 sao
* Nhân viên nhân sự tổng hợp khách sạn
* Hotel HR and Admin Officer job description
* Hành chính nhân sự mảng nhà hàng khách sạn
* Chuyên viên nhân sự ngành Hospitality
* Việc làm nhân sự tại Đà Nẵng Nha Trang Phú Quốc Hà Nội TP HCM

Share