MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KHÁCH HÀNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR CLIENT SERVICES ADMINISTRATOR)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KHÁCH HÀNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR CLIENT SERVICES ADMINISTRATOR)

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Nhân sự" (HR Client Services Administrator) – vị trí cầu nối chiến lược và quan trọng, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành các dịch vụ hành chính nhân sự cho các khách hàng (đối tác doanh nghiệp hoặc tệp nhân viên nội bộ được xem như khách hàng).

Vị trí này không đơn thuần là một nhân viên làm giấy tờ thủ tục hành chính thông thường. Bạn sẽ là người đại diện cho bộ mặt của bộ phận Nhân sự, trực tiếp tương tác, tư vấn và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến vòng đời nhân sự của khách hàng: từ việc tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), quản lý hợp đồng, thực hiện các chế độ chính sách (C&B), bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, cho đến khi nhân sự nghỉ việc (offboarding).

Với mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình vận hành nhân sự, bạn sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc duy trì sự hài lòng của khách hàng, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật lao động và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững. Nếu bạn là người yêu thích con người, có tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội, tỉ mỉ trong công việc hành chính và có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực nhân sự, đây chính là cơ hội để bạn khẳng định bản thân và phát triển sự nghiệp lâu dài cùng chúng tôi.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Vận hành Dịch vụ Hành chính Nhân sự (HR Administration & Operation)

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ của nhân sự thuộc phạm vi quản lý (bao gồm hồ sơ cứng và cơ sở dữ liệu trên hệ thống HRIS). Đảm bảo tính bảo mật, chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Quản lý hợp đồng lao động: Soạn thảo, ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng cho người lao động của khách hàng. Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng để chủ động thực hiện các thủ tục tiếp theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Vận hành quy trình Onboarding & Offboarding:
* *Onboarding:* Chuẩn bị trang thiết bị làm việc, tài liệu hướng dẫn, tổ chức buổi định hướng (induction) cho nhân viên mới, hướng dẫn khai báo thông tin ban đầu, đăng ký các tài khoản hệ thống.
* *Offboarding:* Thực hiện thủ tục thôi việc, bàn giao công việc, thu hồi tài sản, thanh lý hợp đồng, chốt sổ bảo hiểm xã hội và giải quyết các chế độ cuối cùng cho nhân sự nghỉ việc một cách chuyên nghiệp và êm đẹp.
* Quản lý chấm công và ngày phép: Theo dõi, kiểm tra và phê duyệt dữ liệu chấm công, ngày phép, ca làm việc, tăng ca của người lao động. Đảm bảo dữ liệu chính xác để chuyển giao cho bộ phận tính lương đúng hạn.

2. Quản trị Trải nghiệm và Quan hệ Khách hàng (Client Relationship & Experience Management)

* Điểm chạm dịch vụ khách hàng (SPOC): Đóng vai trò là đầu mối liên hệ duy nhất (Single Point of Contact) để tiếp nhận, giải đáp tất cả các thắc mắc, phản hồi từ phía khách hàng (doanh nghiệp đối tác) và người lao động của họ về các chính sách nhân sự, tiền lương, phúc lợi.
* Giải quyết khiếu nại: Tiếp nhận và xử lý các tình huống khiếu nại, tranh chấp lao động nhẹ hoặc các bất đồng ý kiến giữa người lao động và người sử dụng lao động dựa trên tinh thần thượng tôn pháp luật và hài hòa lợi ích hai bên.
* Tư vấn chính sách: Hỗ trợ tư vấn cho khách hàng về việc xây dựng, điều chỉnh nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy trình nhân sự sao cho phù hợp với thực tế vận hành và tuân thủ pháp luật Việt Nam.
* Khảo sát độ hài lòng: Định kỳ tổ chức các cuộc khảo sát, lấy ý kiến phản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính nhân sự đang cung cấp, từ đó đề xuất các cải tiến quy trình.

3. Thực hiện và Giám sát các Chế độ Phúc lợi, Bảo hiểm (C&B Administration)

* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN bao gồm: tăng/giảm lao động, báo tăng/giảm lương, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức, chốt sổ BHXH cho người lao động thông qua phần mềm kê khai điện tử.
* Thuế thu nhập cá nhân (PIT): Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người lao động. Thu thập chứng từ và phối hợp thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm.
* Quản lý phúc lợi: Triển khai các chương trình bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (bảo hiểm chăm sóc sức khỏe mua ngoài), khám sức khỏe định kỳ, quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau và các hoạt động gắn kết tập thể của khách hàng.

4. Đảm bảo Tính Tuân thủ Pháp lý (Compliance & Risk Management)

* Cập nhật liên tục các thay đổi trong Bộ Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành để kịp thời điều chỉnh quy trình làm việc và tham mưu cho ban giám đốc/khách hàng.
* Đảm bảo tất cả các quy trình, biểu mẫu, văn bản hành chính nhân sự sử dụng cho khách hàng đều hợp pháp, chuẩn mực và giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý cho các bên.
* Đại diện hoặc hỗ trợ khách hàng trong các buổi làm việc, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước về lao động, BHXH, Thuế khi có yêu cầu.

5. Số hóa và Tối ưu hóa Quy trình Nhân sự (HRIS & Process Optimization)

* Sử dụng thành thạo và khai thác tối đa hiệu quả của các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý công việc của công ty.
* Đề xuất các ý tưởng cải tiến, đơn giản hóa các thủ tục hành chính rườm rà thông qua việc ứng dụng công nghệ (chữ ký số, phê duyệt online, chatbot giải đáp thắc mắc...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng Nhân sự (HR Client Services Manager) / Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administration Manager).
* Phối hợp nội bộ: Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Tính lương (Payroll Team), Bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition), Bộ phận Pháp chế (Legal) và Bộ phận Kế toán (Accounting) để đảm bảo dòng công việc trôi chảy.
* Hướng dẫn & Dẫn dắt: Hướng dẫn công việc cho các thực tập sinh nhân sự (HR Interns) hoặc nhân viên mới gia nhập đội ngũ (Junior HR Admin). Hướng dẫn trực tiếp cho người lao động của khách hàng về cách sử dụng hệ thống nhân sự tự phục vụ (Employee Self-Service).
* Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs):
* Tỷ lệ hài lòng của khách hàng (CSAT/NPS) đối với dịch vụ nhân sự: > 90%.
* Thời gian phản hồi và giải quyết yêu cầu của khách hàng (SLA): Đúng hạn cam kết (> 95%).
* Mức độ chính xác trong xử lý dữ liệu hồ sơ, hợp đồng, BHXH: 100%.
* Tỷ lệ tuân thủ pháp lý và không xảy ra sai sót bị phạt bởi cơ quan chức năng: 100%.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kinh tế hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương: Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên C&B, HR Client Specialist, hoặc chuyên viên dịch vụ khách hàng trong các công ty Outsourcing nhân sự (HR Agency/PEO/EOR).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức có quy mô nhân sự lớn (trên 300 nhân sự) hoặc các công ty đa quốc gia, nơi có quy trình vận hành chuẩn chỉnh.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Bộ Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các quy định hành chính liên quan. Khả năng áp dụng luật vào thực tế một cách linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính tuân thủ.
* Nghiệp vụ C&B: Thành thạo quy trình làm BHXH điện tử (Sử dụng các phần mềm như TS24, EFY, VNPT...), quy trình đăng ký mã số thuế và giảm trừ gia cảnh. Có tư duy tốt về số liệu và tính toán.
* Kỹ năng Giao tiếp & Thuyết phục: Giao tiếp xuất sắc (cả viết và nói) bằng tiếng Việt. Khả năng trình bày vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu đối với các điều khoản luật khô khan cho người lao động.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, soạn thảo email thương mại và trao đổi trực tiếp với khách hàng nước ngoài). Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ TOEIC > 700 hoặc IELTS > 6.0.
* Tin học văn phòng: Kỹ năng Excel ở mức độ thành thạo (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, tham chiếu, logic, Pivot Table để xử lý dữ liệu nhân sự lớn). Sử dụng tốt Word, PowerPoint và các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) phổ biến.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving): Khả năng phân tích tình huống nhanh nhạy, đưa ra các giải pháp hợp lý, thấu tình đạt lý khi xảy ra mâu thuẫn giữa các bên.

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy Dịch vụ (Customer-centric Mindset): Luôn đặt khách hàng và người lao động làm trung tâm trong mọi hành động. Coi sự hài lòng của khách hàng là thước đo thành công của bản thân.
* Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Lĩnh vực nhân sự liên quan trực tiếp đến quyền lợi sát sườn của con người và tính pháp lý của doanh nghiệp, do đó tính cẩn thận, chính xác đến từng chi tiết nhỏ là phẩm chất bắt buộc.
* Chính trực và Bảo mật: Tuyệt đối trung thực, có đạo đức nghề nghiệp cao. Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin lương thưởng, thông tin cá nhân của khách hàng và người lao động theo đúng quy định bảo mật thông tin (NDA).
* Khả năng chịu áp lực cao: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều đầu việc từ các khách hàng khác nhau cùng lúc mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.
* Tinh thần học hỏi: Chủ động cập nhật kiến thức mới, xu hướng mới trong quản trị nhân sự và công nghệ nhân sự (HR Tech).

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh từ 12,000,000đ – 18,000,000đ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, gửi xe.
* Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng quý, thưởng cuối năm (tháng lương thứ 13, 14) dựa trên kết quả đánh giá KPI cá nhân và hiệu quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN full lương ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, nhân văn, tôn trọng sự khác biệt. Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích (khu vực nghỉ ngơi, trà, cafe miễn phí).
* Cơ hội thăng tiến: Lộ trình thăng tiến rõ ràng từ Chuyên viên (Executive) -> Chuyên viên cao cấp (Senior Specialist) -> Trưởng nhóm (Team Leader) -> Trưởng phòng (Manager).
* Đào tạo & Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng giải quyết tranh chấp, kỹ năng giao tiếp cấp cao, nâng cao năng lực quản lý do công ty tài trợ 100% học phí.
* Hoạt động tập thể: Du lịch hàng năm (Company Trip), Teambuilding định kỳ, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, chạy bộ), tiệc sinh nhật tháng, Year-End Party hoành tráng.

---

Tags:

#HanhChinhNhanSu #DichVuKhachHangNhanSu #QuanTriNhanSu #HRClientServices #C&B #PhapLuatLaoDong #HanhChinh #HRAdmin #ClientServices

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, HR Client Service Specialist, Chuyên viên dịch vụ khách hàng nhân sự, Nhân viên C&B hành chính, Tuyển dụng HR Admin, Nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, HR Customer Service Executive, Việc làm nhân sự tại Hà Nội/TP.HCM, Chuyên viên quan hệ lao động và hành chính.

Share