MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATIVE ACCOUNTANT)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATIVE ACCOUNTANT)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Kế toán lĩnh vực Nhân sự (HR Administrative Accountant). Đây là một vị trí lai (hybrid) chiến lược và quan trọng, đóng vai trò là cầu nối vững chắc giữa bộ phận Tài chính - Kế toán và bộ phận Nhân sự của tổ chức. Vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc thủ tục hành chính giấy tờ, mà còn chịu trách nhiệm kiểm soát dòng tiền liên quan đến con người, tối ưu hóa chi phí vận hành nhân sự, và đảm bảo tính tuân thủ pháp lý cao nhất về các chính sách phúc lợi, lương thưởng, thuế và bảo hiểm của người lao động.

Người đảm nhận vị trí này sẽ là người bảo vệ sự cân bằng giữa lợi ích của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động. Bằng cách áp dụng các kỹ năng phân tích số liệu tài chính vào quản trị nhân lực, bạn sẽ giúp ban lãnh đạo có được bức tranh rõ ràng về hiệu suất chi phí trên mỗi nhân sự (Cost per Hire/Cost per Employee), từ đó đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn. Chúng tôi tìm kiếm một cộng sự có tư duy logic của một kế toán viên chuyên nghiệp, kết hợp với sự thấu hiểu và tinh tế của một chuyên viên nhân sự tận tâm.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Thực thi Công tác Kế toán Nhân sự & Tiền lương (Payroll Accounting)

* Xây dựng và hoàn thiện bảng lương: Chủ trì quy trình tính lương (Payroll) hàng tháng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên (bao gồm lương thời gian, lương sản phẩm, lương doanh số/KPI, lương làm thêm giờ OT). Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và chi trả đúng hạn.
* Quản lý dữ liệu chấm công: Tiếp nhận, tổng hợp và đối soát dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần từ các bộ phận thông qua hệ thống máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc phần mềm quản lý công. Giải quyết các thắc mắc, sai lệch về công, ca làm việc của nhân viên.
* Quản lý các khoản trích theo lương: Thực hiện tính toán và trích lũy các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn và các khoản bảo hiểm sức khỏe tự nguyện khác theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và quy chế công ty.
* Kế toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
* Thu thập mã số thuế cá nhân, hồ sơ giảm trừ gia cảnh của người lao động.
* Lập tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý cho toàn bộ nhân viên và cộng tác viên.
* Thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm cho người lao động ủy quyền và hướng dẫn hỗ trợ cho những nhân sự tự quyết toán.
* Hạch toán kế toán: Lập các chứng từ kế toán liên quan đến lương, thưởng, trợ cấp và các khoản trích theo lương; thực hiện hạch toán vào phần mềm kế toán của công ty (như MISA, Fast, SAP...).
* Kiểm soát chi phí nhân sự: Lập báo cáo phân tích chi phí lương, thưởng, phúc lợi định kỳ hàng tháng/quý/năm. So sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến để đưa ra cảnh báo kịp thời cho Ban Giám đốc về các biến động bất thường.

2. Quản trị Hành chính và Hồ sơ Nhân sự (HR Administration)

* Quản lý vòng đời nhân sự (Employee Lifecycle):
* Soạn thảo, ký kết, gia hạn và chấm dứt các loại hợp đồng lao động (HĐ thử việc, HĐ xác định thời hạn, HĐ không xác định thời hạn, HĐ cộng tác viên, cam kết bảo mật NDA).
* Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding): Chuẩn bị văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc, tài khoản email, hướng dẫn nội quy lao động.
* Thực hiện thủ tục cho nhân sự nghỉ việc (Offboarding): Thu hồi tài sản, công cụ dụng cụ, bàn giao công việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội, lập quyết định thôi việc và thanh lý hợp đồng.
* Lưu trữ và bảo mật hồ sơ: Thiết lập, quản lý và cập nhật liên tục hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự của công ty (bao gồm cả hồ sơ giấy vật lý và hồ sơ số trên hệ thống ERP/HRM). Đảm bảo thông tin của từng nhân viên (quá trình lương, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật) luôn đầy đủ, chính xác và bảo mật cao.
* Quản lý phép năm và ngày nghỉ: Theo dõi, cập nhật và báo cáo số ngày phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng có hưởng lương/không hưởng lương của toàn bộ nhân viên.
* Quan hệ lao động & Pháp lý:
* Soạn thảo và đăng ký Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể với cơ quan quản lý nhà nước.
* Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc xử lý các tranh chấp lao động, kỷ luật lao động đúng theo Bộ luật Lao động.

3. Công tác Hành chính Văn phòng & Mua sắm (Office Admin & Procurement)

* Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC):
* Định kỳ hàng tháng lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (nước uống, trà, cafe, giấy in, mực in...) cho toàn công ty.
* Theo dõi hạn mức sử dụng CCDC của các phòng ban để tránh lãng phí.
* Lập biên bản bàn giao và theo dõi tài sản cố định cấp phát cho cá nhân (máy tính, điện thoại, thiết bị chuyên dụng).
* Quản lý chi phí hành chính và thanh toán:
* Tiếp nhận, kiểm tra và làm thủ tục thanh toán cho các chi phí vận hành văn phòng định kỳ (tiền điện, tiền nước, internet, chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, phí dịch vụ tòa nhà, chi phí tiếp khách, công tác phí).
* Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính, đàm phán hợp đồng, đối soát công nợ hàng tháng và lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Tài chính.
* Tổ chức sự kiện nội bộ và hoạt động phong trào:
* Phối hợp với công đoàn/bộ phận truyền thông nội bộ lập kế hoạch ngân sách và tổ chức các sự kiện của công ty như: Sinh nhật tháng, Team building, Du lịch hè, Year End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Tết thiếu nhi cho con em CBNV).
* Chuẩn bị quà cáp, hoa tươi cho các dịp hiếu, hỷ, ốm đau của CBNV theo chế độ phúc lợi của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) và/hoặc Kế toán trưởng (Chief Accountant) tùy thuộc vào mô hình tổ chức của công ty tại từng thời kỳ.
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Báo cáo công việc đột xuất hoặc các dự án đặc biệt trực tiếp cho Giám đốc điều hành (CEO/General Director).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* Phối hợp chặt chẽ với toàn bộ các Trưởng bộ phận/Phòng ban trong công ty để thu thập bảng công, đánh giá hiệu suất (KPI) và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quyền lợi của nhân viên dưới quyền họ.
* Làm việc trực tiếp với các cơ quan quản lý Nhà nước: Cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/thành phố, Chi cục Thuế, Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội, Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Liên đoàn Lao động.
* Làm việc với các đối tác bên ngoài: Các đơn vị cung ứng dịch vụ nhân sự, công ty bảo hiểm (PVI, Bảo Việt...), ngân hàng liên kết mở thẻ lương, các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh.
* Trách nhiệm hướng dẫn: Hướng dẫn, giải thích cho toàn thể người lao động trong công ty về các chính sách nhân sự, quy định tiền lương, cách tính thuế TNCN, chế độ bảo hiểm xã hội và các quy trình hành chính nội bộ khác.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Quản trị nguồn nhân lực, Luật kinh tế hoặc các ngành có liên quan trực tiếp.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (C&B, Kế toán lương, Hành chính nhân sự tổng hợp, Kế toán nội bộ kiêm nhân sự).
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 - 200 nhân sự, hoặc các đơn vị có cơ cấu lương thưởng phức tạp (như doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng, sản xuất hoặc công nghệ).
* Kiến thức pháp luật:
* Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế Thu nhập cá nhân và các thông tư, nghị định hướng dẫn thi hành có liên quan.
* Thường xuyên cập nhật các thay đổi mới nhất về chính sách tiền lương, mức lương vùng, mức đóng bảo hiểm và biểu thuế TNCN.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng Excel xuất sắc (Advanced Excel): Đây là yêu cầu bắt buộc tối thiểu. Ứng viên phải sử dụng thành thạo các hàm tính toán phức tạp (Vlookup, Hlookup, Index, Match, If, Sumifs, Countifs...), Pivot Table, Power Query và kỹ năng thiết lập, liên kết các trang tính để xây dựng bảng lương tự động hóa, hạn chế tối đa lỗi thủ công.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên ngành: Thành thạo các phần mềm kế toán phổ biến (MISA, Fast...) và phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử (KBH_XH, EFY, TS24...), phần mềm kê khai thuế (HTKK). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm vận hành các phần mềm quản trị nhân sự HRM (Base, Tanca, Amis...).
* Kỹ năng phân tích số liệu và lập báo cáo: Khả năng đọc hiểu số liệu tài chính liên quan đến nhân sự, tổng hợp và chuyển hóa các con số khô khan thành các biểu đồ trực quan, giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình sử dụng quỹ lương và chi phí hành chính.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Thành thạo việc soạn thảo các loại văn bản quy phạm nội bộ (Quyết định, Thông báo, Tờ trình, Biên bản, Công văn) với văn phong chuẩn mực, chuyên nghiệp, đúng thể thức văn bản hành chính theo quy định nhà nước.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) từ việc tính lương, giải quyết chế độ bảo hiểm đến mua sắm đồ dùng văn phòng mà vẫn đảm bảo đúng thời hạn (deadlines).

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Do tính chất công việc tiếp xúc với các thông tin nhạy cảm về lương thưởng, hồ sơ nhân thân, chiến lược nhân sự và tình hình tài chính doanh nghiệp, ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối, không chia sẻ thông tin nhân sự dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được phép.
* Sự cẩn trọng và tỉ mỉ (Meticulousness): Từng con số trên bảng lương hay tờ khai thuế đều liên quan trực tiếp đến tiền bạc của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động. Sự sai sót dù nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về pháp lý hoặc làm suy giảm niềm tin của nhân viên. Do đó, sự cẩn thận, rà soát kỹ lưỡng (double-check) trước khi ban hành là phẩm chất sống còn.
* Sự trung thực và liêm chính (Integrity): Quản lý quỹ tiền mặt hành chính (quỹ nội bộ), thực hiện thanh toán hóa đơn, mua sắm tài sản yêu cầu ứng viên phải tuyệt đối trung thực, minh bạch trong mọi giao dịch tài chính.
* Khả năng chịu áp lực cao (Stress Tolerance): Vị trí này thường đối mặt với áp lực rất lớn vào các khoảng thời gian cao điểm cuối tháng/đầu tháng (chốt công, tính lương, nộp tờ khai thuế, giải quyết các thắc mắc dồn dập của nhân viên). Khả năng giữ bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc tốt là vô cùng quan trọng.
* Sự khéo léo và thấu cảm (Empathy & Tactfulness): Khi giải quyết các thắc mắc về lương, thuế, bảo hiểm của nhân viên, cần có sự kiên nhẫn, thái độ hòa nhã, giải thích dễ hiểu nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc và quy định của công ty.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh:
* Mức lương cứng dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 12,000,000 - 18,000,000 VND]/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại (nếu có).
* Chính sách thưởng đa dạng:
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán).
* Thưởng sáng kiến cải tiến quy trình hành chính, tối ưu hóa chi phí vận hành.
* Chế độ bảo hiểm và phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng mức lương cam kết trong hợp đồng lao động.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp hàng năm (cho nhân sự có thâm niên từ 1 năm trở lên).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, trang thiết bị làm việc được công ty cung cấp đầy đủ (máy tính cấu hình cao, văn phòng phẩm tiện nghi).
* Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, trẻ trung, coi trọng yếu tố con người, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Cơ hội phát triển và thăng tiến nghề nghiệp:
* Được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự nâng cao, Kế toán thuế chuyên sâu, Luật lao động mới do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy (toàn bộ chi phí do công ty tài trợ).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Kế toán tiền lương & Phúc lợi (C&B Team Leader), Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Deputy/Manager) hoặc Kiểm soát viên nội bộ phụ trách mảng nhân sự.
* Các hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hè 1-2 lần/năm, các buổi dã ngoại, liên hoan cuối năm, sinh nhật tháng cùng đại gia đình công ty.

---

Tags:

#HànhChínhNhânSự #KếToánLương #HRAdminAccountant #C&B #KếToánNhânSự #TuyểnDụngHànhChínhKếToán #TuyểnDụngC&B #QuảnTrịNhânSự #PayrollSpecialist #ComplianceAccountant

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hành chính kế toán nhân sự
* Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
* Chuyên viên C&B kiêm hành chính
* Nhân viên kế toán nội bộ kiêm nhân sự
* HR Administrative Accountant tuyển dụng
* Nhân viên tính lương và chế độ chính sách
* Tuyển dụng hành chính nhân sự kế toán tại [Tên thành phố]
* Kế toán hành chính nhân sự tổng hợp
* Chuyên viên quản lý tiền lương và thuế TNCN

Share