Mô tả công việc:

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự làm việc theo mô hình Hybrid (kết hợp linh hoạt giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa). Trong bối cảnh thế giới công việc đang dịch chuyển mạnh mẽ, vai trò này không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính truyền thống, mà còn là cầu nối quan trọng giúp duy trì sợi dây liên kết, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự trong môi trường số hóa.

Với tư cách là một Nhân viên Hành chính Nhân sự Hybrid, bạn sẽ chịu trách nhiệm đồng thời hai mảng công việc cốt lõi: quản trị hành chính văn phòng vật lý/kỹ thuật số và hỗ trợ các hoạt động nhân sự (tuyển dụng, hội nhập, phúc lợi, gắn kết nhân viên). Bạn sẽ là người kiến tạo nên một không gian làm việc lý tưởng – nơi mà dù nhân viên ngồi tại văn phòng công ty hay làm việc từ xa tại nhà đều cảm nhận được sự hỗ trợ tối đa, tính chuyên nghiệp và tinh thần gắn kết mạnh mẽ. Vị trí này đòi hỏi khả năng quản lý thời gian xuất sắc, tính tự giác cao, tư duy công nghệ nhạy bén và kỹ năng giao tiếp đa kênh vượt trội để vận hành trôi chảy các quy trình nghiệp vụ trong môi trường hybrid đầy năng động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị Hành chính & Vận hành Văn phòng (Cả Vật lý và Kỹ thuật số):
* Vận hành văn phòng vật lý: Quản lý và duy trì cảnh quan, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại văn phòng chính luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất. Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, kỹ thuật tòa nhà) để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và tiện nghi.
* Quản lý thiết bị và tài sản làm việc từ xa: Lập kế hoạch, theo dõi, cấp phát và thu hồi các công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, màn hình, tai nghe, văn phòng phẩm) cho cả nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc hybrid/remote. Quản lý danh mục tài sản (Asset Tracking) trên phần mềm quản trị của công ty.
* Mua sắm và quản lý chi phí hành chính: Thực hiện quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá, mua sắm nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm, trà, cà phê và các dịch vụ văn phòng định kỳ. Kiểm soát chi phí hành chính nằm trong hạn mức ngân sách được duyệt.
* Quản lý văn thư, công văn và lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến, bưu phẩm. Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, tài liệu pháp lý của công ty một cách khoa học trên cả hệ thống tủ tài liệu vật lý và các nền tảng lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive).
* Hỗ trợ hậu cần sự kiện: Phối hợp tổ chức các cuộc họp nội bộ, hội thảo, sự kiện trực tiếp (offline) tại văn phòng và các sự kiện trực tuyến (online/webinar) cho toàn bộ nhân viên công ty.

2. Hỗ trợ Nghiệp vụ Nhân sự (HR Operations):
* Hỗ trợ công tác Tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí công việc lên các kênh tuyển dụng; sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu theo tiêu chí của bộ phận chuyên môn; liên hệ hẹn lịch phỏng vấn; gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) và chuẩn bị các thủ tục đón tiếp ứng viên.
* Quản lý quy trình Onboarding (Hội nhập) và Offboarding (Nghỉ việc):
* *Đối với Onboarding:* Xây dựng chương trình hội nhập tiêu chuẩn cho nhân viên mới (bao gồm cả trực tiếp và trực tuyến). Chuẩn bị tài khoản làm việc, tài liệu đào tạo nội bộ, tổ chức buổi định hướng (Orientation) giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với văn hóa và quy trình công ty.
* *Đối với Offboarding:* Hướng dẫn nhân viên nghỉ việc hoàn thành các thủ tục bàn giao tài sản, tài liệu làm việc, ký kết biên bản thanh lý hợp đồng và thực hiện phỏng vấn thôi việc (Exit Interview).
* Quản lý Hồ sơ nhân sự và Dữ liệu: Khởi tạo, cập nhật và quản lý hồ sơ thông tin cá nhân của nhân viên trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS). Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động, thực hiện các thủ tục tái ký, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật.
* Hỗ trợ chấm công và tính lương (C&B): Theo dõi dữ liệu chấm công hàng ngày qua hệ thống camera AI, định vị GPS hoặc phần mềm chấm công trực tuyến của nhân viên hybrid. Tổng hợp ngày phép, dữ liệu làm thêm giờ (OT), phối hợp với bộ phận Kế toán/C&B để phục vụ công tác tính lương định kỳ.
* Thực hiện chế độ bảo hiểm và phúc lợi: Hỗ trợ thực hiện các thủ tục khai báo tăng/giảm Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp; giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho nhân viên.

3. Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp & Gắn kết Nhân viên (Employee Engagement):
* Truyền thông nội bộ: Biên soạn và phát sóng các bản tin nội bộ, thông báo của Ban Giám đốc, các bài viết chúc mừng sinh nhật, vinh danh cá nhân xuất sắc thông qua các kênh truyền thông số (Slack, Teams, Email, mạng xã hội nội bộ).
* Tổ chức hoạt động phong trào: Lên ý tưởng và triển khai các chương trình gắn kết nhân viên, teambuilding, tiệc cuối năm (Year-End Party), các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh) dưới cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến nhằm kết nối nhân sự làm việc từ xa với nhân sự tại văn phòng.
* Khảo sát và cải tiến trải nghiệm nhân viên: Định kỳ thực hiện các khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên (Pulse Survey), tiếp nhận các phản hồi, đóng góp ý kiến về môi trường làm việc, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện chính sách phúc lợi và điều kiện làm việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:
* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Giám đốc Vận hành (COO) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc tổ chức của công ty.
* Phối hợp ngang hàng: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để cấp phát thiết bị và xử lý các sự cố kỹ thuật cho nhân viên làm việc từ xa; phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc đối chiếu chi phí hành chính, bảng lương, thưởng và phúc lợi.
* Hướng dẫn & Giám sát: Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc của toàn thể nhân viên trong công ty về các quy chế, quy định hành chính, chính sách nhân sự, quy trình làm việc hybrid. Hướng dẫn trực tiếp các thực tập sinh hành chính nhân sự (nếu có) trong quá trình thực tập tại công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên Hành chính Nhân sự, HR Admin, HR Generalist, Office Manager).
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc trong các công ty công nghệ, startup hoặc các doanh nghiệp đã và đang vận hành theo mô hình làm việc Hybrid/Remote.
* Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự tại Việt Nam.

Kỹ năng chuyên môn:
* Sử dụng thành thạo các công cụ làm việc số (Digital Collaboration Tools): Thành thạo bộ công cụ văn phòng (Google Workspace, Microsoft Office - đặc biệt là Excel/Google Sheets để xử lý số liệu chấm công, chi phí). Sử dụng tốt các công cụ quản lý công việc và truyền thông nội bộ như Slack, Microsoft Teams, Trello, Asana, Notion, Zoom, Lark Suite.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc khác nhau từ hành chính đến nhân sự mà không làm giảm chất lượng công việc khi làm việc từ xa.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Kỹ năng viết và nói xuất sắc. Có khả năng soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu và truyền cảm hứng. Kỹ năng giao tiếp trực tuyến tinh tế, khéo léo nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên ở các địa điểm làm việc khác nhau.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Chủ động phát hiện các bất cập trong quy trình vận hành hành chính/nhân sự và đề xuất các giải pháp cải tiến công nghệ hoặc quy trình để tối ưu hóa hiệu suất.
* Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đọc hiểu các tài liệu chuyên ngành, soạn thảo email và làm việc với các phần mềm quản trị bằng tiếng Anh (nếu công ty có yếu tố nước ngoài).

Phẩm chất cá nhân:
* Tính tự giác và trách nhiệm cao (Self-discipline & Accountability): Đây là phẩm chất tối quan trọng đối với nhân sự làm việc hybrid. Bạn cần có khả năng tự quản lý công việc của mình khi không có sự giám sát trực tiếp của quản lý, hoàn thành deadline đúng hạn và chủ động báo cáo tiến độ.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Luôn tuân thủ nguyên tắc bảo mật đối với các thông tin liên quan đến nhân sự, lương thưởng, chiến lược kinh doanh và các tài liệu nội bộ nhạy cảm của doanh nghiệp.
* Sự thấu cảm và thân thiện (Empathy): Luôn thể hiện thái độ hòa nhã, cởi mở, sẵn lòng lắng nghe, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của nhân viên với tinh thần dịch vụ nội bộ cao (Customer Service Mindset).
* Tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao (Adaptability): Sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, chuyển đổi số hóa quy trình làm việc và nhanh chóng thích nghi với các công cụ công nghệ mới phục vụ cho công việc.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và chỉnh chu: Đảm bảo tính chính xác cao trong việc soạn thảo hợp đồng, nhập liệu hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo chi phí hành chính.

---

Quyền lợi:
* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh từ [Điền mức lương, ví dụ: 10,000,000đ - 15,000,000đ] (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) định kỳ.
* Cơ chế làm việc Hybrid linh hoạt: Được chủ động đăng ký lịch làm việc từ xa (ví dụ: 2-3 ngày làm việc tại nhà/tuần) sau khi hoàn thành thời gian thử việc và làm quen với quy trình hệ thống, giúp cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống cá nhân (Work-life balance).
* Trang thiết bị hiện đại: Được cung cấp đầy đủ công cụ làm việc gồm Laptop cấu hình cao, màn hình phụ, tài khoản bản quyền các phần mềm quản lý công việc và gói hỗ trợ chi phí internet/thiết bị làm việc tại nhà (Work-from-home allowance).
* Chính sách phúc lợi toàn diện:
* Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo mức lương thực tế sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
* Được tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) hàng năm.
* Thưởng các ngày lễ, Tết, sinh nhật, lương tháng 13 và thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, sáng tạo, đề cao tính chủ động và tôn trọng sự khác biệt của cá nhân. Không gian văn phòng hiện đại, có khu vực pantry đầy đủ trà, cà phê, bánh ngọt miễn phí.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng nhân sự (C&B, Tuyển dụng, L&D, Xây dựng văn hóa doanh nghiệp) và kỹ năng quản lý do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR & Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager).

---

Tags:
#HybridWorking #HRAdmin #HanhChinhNhanSu #TuyenDung #TruyenThongNoiBo #CongNgheNhanSu #HRIS #WorkFromHome #NhanSuHybrid #VanHanhVanPhong #VanHoaDoanhNghiep

---

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hành chính nhân sự hybrid, HR Admin làm việc linh hoạt, Chuyên viên hành chính nhân sự, Tuyển dụng hành chính nhân sự Hà Nội, HR Generalist hybrid, Việc làm nhân sự làm việc tại nhà, Tuyển dụng HR Admin TP.HCM, Hành chính nhân sự mảng công nghệ, Nhân sự nội bộ doanh nghiệp.

Share