Mô tả công việc: Nhân viên hành chính hợp đồng lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính hợp đồng lĩnh vực nhân sự để gia nhập vào đội ngũ vận hành năng động của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, vai trò này không chỉ đơn thuần là xử lý các thủ tục giấy tờ hành chính, mà đóng vai trò là "xương sống" đảm bảo tính tuân thủ pháp lý, sự minh bạch và trải nghiệm chuyên nghiệp cho người lao động ngay từ ngày đầu gia nhập.

Với tư cách là người trực tiếp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động và các thủ tục hành chính nhân sự liên quan, bạn sẽ đảm nhận trách nhiệm xây dựng, chuẩn hóa và quản lý hệ thống dữ liệu nhân sự, hồ sơ pháp lý, các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển và chấm dứt hợp đồng. Bạn chính là cầu nối quan trọng giữa Bộ luật Lao động hiện hành, quy chế nội bộ của công ty và quyền lợi thực tế của nhân viên. Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có tư duy logic cao, sự tỉ mỉ tuyệt đối trong từng điều khoản hợp đồng, khả năng tổ chức công việc khoa học và kỹ năng giao tiếp khéo léo để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động một cách thấu tình đạt lý.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý toàn diện vòng đời Hợp đồng Lao động (HĐLĐ) và Phụ lục hợp đồng:
* Soạn thảo và rà soát: Trực tiếp soạn thảo, cập nhật các mẫu Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động (xác định thời hạn, không xác định thời hạn), Phụ lục hợp đồng, Cam kết bảo mật thông tin (NDA), Cam kết đào tạo và các văn bản thỏa thuận khác theo đúng quy định của Bộ luật Lao động và chính sách đặc thù của công ty.
* Theo dõi và kiểm soát thời hạn: Thiết lập và vận hành hệ thống theo dõi thời hạn hợp đồng của toàn bộ nhân sự. Chủ động gửi thông báo đánh giá hết hạn thử việc (trước 7-10 ngày) và hết hạn HĐLĐ (trước 30 ngày) cho Quản lý trực tiếp và nhân sự liên quan để tiến hành quy trình đánh giá tái ký.
* Tổ chức ký kết: Điều phối quy trình trình ký, gặp gỡ hướng dẫn nhân viên đọc hiểu các điều khoản hợp đồng, giải đáp các thắc mắc về quyền lợi, nghĩa vụ và thu hồi hợp đồng đã ký kết đầy đủ chữ ký của các bên.
* Lưu trữ vật lý và số hóa: Phân loại, đánh mã số, lưu trữ hồ sơ hợp đồng bản cứng vào tủ hồ sơ bảo mật theo quy chuẩn ISO/Nội bộ. Đồng thời, quét (scan) và cập nhật dữ liệu hợp đồng lên hệ thống phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) hoặc cơ sở dữ liệu chung (Cloud Drive) để quản lý trực tuyến.

2. Thực hiện quy trình Tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding) và Nghỉ việc (Offboarding):
* Thủ tục tiếp nhận (Onboarding):
* Tiếp nhận thông tin nhân sự mới từ bộ phận Tuyển dụng, chuẩn bị thư mời nhận việc (Offer Letter).
* Liên hệ hướng dẫn nhân viên mới chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhân sự cá nhân (bằng cấp, CCCD, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, mã số thuế cá nhân, số sổ BHXH...).
* Kiểm tra tính xác thực và lưu trữ hồ sơ đầu vào của nhân viên mới.
* Phối hợp với bộ phận IT, Hành chính để chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm).
* Hướng dẫn nhân viên mới tìm hiểu về nội quy lao động, quy định bảo mật và các chế độ phúc lợi cơ bản của công ty trong ngày đầu nhận việc.
* Thủ tục nghỉ việc (Offboarding):
* Tiếp nhận Đơn xin thôi việc, kiểm tra thời hạn báo trước theo đúng quy định của pháp luật và hợp đồng đã ký.
* Trình duyệt ban giám đốc và ban hành Quyết định chấm dứt HĐLĐ.
* Hướng dẫn và giám sát quy trình bàn giao công việc, tài sản, công cụ dụng cụ, công nợ của nhân sự nghỉ việc với các bộ phận liên quan.
* Chốt số ngày phép năm còn lại, tính toán các khoản trợ cấp thôi việc (nếu có) để chuyển thông tin cho bộ phận C&B (Bù trừ lương và Phúc lợi) hoàn thiện thủ tục thanh toán cuối cùng.
* Phối hợp với bộ phận Bảo hiểm xã hội để hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH và trả hồ sơ cho người lao động đúng thời hạn quy định.

3. Quản trị Cơ sở Dữ liệu Nhân sự và thực hiện công tác Báo cáo:
* Cập nhật thông tin: Quản lý và cập nhật liên tục biến động nhân sự (tăng, giảm, điều chuyển, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, thay đổi mức lương, thay đổi thông tin cá nhân) vào File Master Data của công ty và hệ thống phần mềm quản lý nhân sự chung.
* Quản lý phép năm: Theo dõi, cập nhật và chốt số liệu ngày nghỉ phép năm, nghỉ chế độ (thai sản, ốm đau), nghỉ không lương của toàn bộ cán bộ công viên chức định kỳ hàng tháng.
* Báo cáo định kỳ và đột xuất:
* Lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
* Thực hiện các báo cáo phân tích biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển mới, cơ cấu nhân sự theo thâm niên, độ tuổi, phòng ban) theo yêu cầu của Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc phục vụ cho công tác hoạch định chiến lược nguồn nhân lực.

4. Hỗ trợ mảng Chế độ chính sách (C&B) và Bảo hiểm xã hội (BHXH):
* Phối hợp chặt chẽ với chuyên viên C&B để cung cấp dữ liệu hợp đồng lao động phục vụ cho việc tính lương, thưởng và trích nộp thuế TNCN, BHXH hàng tháng.
* Hỗ trợ khai báo tăng/giảm BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm BHXH điện tử khi có sự thay đổi về trạng thái hợp đồng của nhân sự.
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và làm thủ tục giải quyết quyền lợi bảo hiểm (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức) cho người lao động.

5. Thực hiện các công tác Hành chính Nhân sự tổng hợp khác:
* Draft và ban hành các thông báo nội bộ, công văn đi/đến, tờ trình, quyết định hành chính liên quan đến nhân sự.
* Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị bảo hộ lao động hoặc đồng phục (nếu có).
* Tham gia hỗ trợ tổ chức các hoạt động phong trào nội bộ, chương trình gắn kết nhân viên, Teambuilding, Year End Party, các ngày lễ kỷ niệm của công ty.
* Thực hiện các công việc khác theo sự phân công trực tiếp của Trưởng phòng Nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm C&B (C&B Team Leader) và/hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Admin Manager).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Ban Giám đốc điều hành (khi có các yêu cầu báo cáo tiến độ đột xuất, thanh tra pháp lý hoặc kiểm toán nhân sự).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Nội bộ phòng Nhân sự:* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để tiếp nhận nhân sự mới) và bộ phận Đào tạo (để quản lý cam kết đào tạo).
* *Liên phòng ban:* Phối hợp với Bộ phận Kế toán (đối chiếu lương, thuế, bảo hiểm), Bộ phận CNTT (IT) (cấp phát tài khoản, thiết bị), Bộ phận Pháp chế (đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng đặc thù) và Quản lý các phòng ban chuyên môn (để đánh giá hiệu quả thử việc và tái ký hợp đồng của nhân viên).
* Nhiệm vụ Hướng dẫn (Guidance):
* Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hướng dẫn tất cả nhân viên mới về quy trình hành chính, quy chế ký kết hợp đồng, cách thức sử dụng hệ thống quản lý phép, nộp chứng từ thanh toán chế độ.
* Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ thực hành hành chính hồ sơ cho các bạn thực tập sinh nhân sự (HR Intern) khi bộ phận có tiếp nhận.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật Kinh tế, Luật Lao động), Quản trị văn phòng, Hành chính học, Kinh tế lao động, Ngoại ngữ hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên Quản lý Hợp đồng, Trợ lý C&B hoặc các vị trí hành chính tương đương.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên, hoặc các đơn vị có mô hình chuỗi, sản xuất, bán lẻ có biến động nhân sự thường xuyên.
* Đối với ứng viên tốt nghiệp Trung cấp nhưng có thái độ làm việc tốt, kỹ năng thực hành xuất sắc và kinh nghiệm thực chiến từ 2 năm trở lên vẫn được xem xét bình đẳng.

Kỹ năng chuyên môn:
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các kiến thức cơ bản về Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân liên quan đến hợp đồng và quyền lợi người lao động.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo MS Office, đặc biệt là kỹ năng Excel ở mức độ khá - tốt (sử dụng trôi chảy các hàm tra cứu Vlookup, Hlookup, hàm điều kiện If, And, Or, hàm xử lý chuỗi và định dạng bảng tính Pivot Table để quản lý dữ liệu nhân sự). Biết sử dụng các công cụ Google Workspace (Docs, Sheets, Form).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Khả năng hành văn tốt, diễn đạt rõ ràng, mạch lạc; thành thạo thể thức trình bày văn bản hành chính theo quy chuẩn pháp luật Việt Nam.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp, phân loại hồ sơ một cách khoa học, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất. Có khả năng quản trị đa nhiệm (multitasking), phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng tiến độ (deadlines) mà không để sót việc.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo trong việc giao tiếp trực tiếp với người lao động, giải thích rõ ràng các điều khoản hợp đồng mang tính pháp lý phức tạp thành những thông tin dễ hiểu. Có khả năng thuyết phục và xử lý các tình huống xung đột nhẹ trong quan hệ lao động.

Phẩm chất cá nhân:
* Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Sai sót một chữ số trong hợp đồng hay một ngày hiệu lực có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Do đó, ứng viên cần có tính cách chau chuốt, kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm đầu ra trước khi trình ký.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Cam kết bảo mật mọi thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân sự và các thông tin chiến lược của doanh nghiệp. Không chia sẻ dữ liệu nhân sự ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của cấp quản lý.
* Trung thực và chính trực: Minh bạch trong việc quản lý hồ sơ, chứng từ, số liệu chấm công, phép năm và chế độ của nhân sự.
* Chủ động và cầu tiến: Tinh thần tự giác cao trong công việc, không ngại học hỏi các kiến thức mới về luật lao động, công nghệ quản trị nhân sự mới và luôn chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hành chính tối ưu hơn.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi đối diện với khối lượng hồ sơ lớn trong các giai đoạn cao điểm (như kỳ đánh giá năm, đợt tuyển dụng quy mô lớn hoặc giai đoạn quyết toán).

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kết quả phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, gửi xe, ăn trưa (nếu có).
* Chế độ thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...) theo quy chế của công ty.
* Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo mức lương thực nhận ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo đúng quy định pháp luật.
* Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe tai nạn 24/7 (tùy cấp bậc) và chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, trẻ trung, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và đề cao tinh thần đồng đội.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Nghiệp vụ C&B nâng cao, Quản trị nhân sự hiện đại do công ty tài trợ kinh phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên hành chính hợp đồng -> Chuyên viên C&B/Chuyên viên Quan hệ lao động -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự -> Trưởng phòng Nhân sự.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng tổng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) được công ty tài trợ kinh phí.
* Chính sách phúc lợi khác: Chế độ hiếu, hỷ, sinh nhật, thăm hỏi ốm đau cho bản thân và người thân trong gia đình luôn được công đoàn công ty quan tâm sát sao.

---

Tags:
#HanhChinhNhanSu #HopDongLaoDong #HRAdmin #NhanSuTienLuong #CB #QuanLyHoSo #PhapLuatLaoDong #TuyetDoiBaoMat #KyNangExcel #Onboarding #Offboarding #HanhChinhTongHop #JobsInHR #JobHanoi #JobSaigon #NhanVienNhanSuContrac

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, tuyển nhân viên quản lý hợp đồng lao động, việc làm HR Admin, tuyển dụng nhân sự C&B, nhân viên hành chính hợp đồng nhân sự, trợ lý nhân sự tiền lương, chuyên viên quan hệ lao động, việc làm nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tìm việc hành chính văn phòng, nhân viên nhân sự lưu trữ hồ sơ, quản trị nhân sự hồ sơ lao động, thủ tục bảo hiểm xã hội nhân sự, quy trình onboarding offboarding nhân viên, soạn thảo hợp đồng lao động nhân sự, tuyển dụng nhân sự đi làm ngay.

Share