MÔ TẢ CÔNG VIỆC: LỄ TÂN VĂN PHÒNG KIÊM HỖ TRỢ NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Lễ tân văn phòng kiêm Hỗ trợ Nhân sự (Front Desk & HR Assistant). Tại công ty chúng tôi, vai trò này không đơn thuần chỉ là người ngồi tại bàn tiếp tân hay thực hiện các công việc hành chính sự vụ thông thường. Bạn chính là "Gương mặt đại diện" (The Face of the Company) – điểm chạm vật lý đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình trải nghiệm của ứng viên (Candidate Experience), khách hàng, đối tác cũng như toàn thể nhân viên nội bộ.

Với định hướng phát triển nguồn nhân lực bền vững, chúng tôi coi trọng từng trải nghiệm nhỏ nhất của con người khi bước chân vào văn phòng. Bạn sẽ đóng vai trò là một "đại sứ thương hiệu tuyển dụng" (Employer Branding Ambassador), người truyền tải văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, chuyên nghiệp và đầy tính nhân văn. Bên cạnh việc điều phối khu vực sảnh đón tiếp, bạn sẽ tham gia trực tiếp vào các dự án cốt lõi của phòng Nhân sự bao gồm: hỗ trợ quy trình tuyển dụng, điều phối chương trình hội nhập nhân viên mới (Onboarding), quản lý hành chính văn phòng, và đồng hành tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ gắn kết tập thể.

Nếu bạn là một người năng động, yêu thích giao tiếp với con người, sở hữu tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội (Customer-centric) và mong muốn xây dựng sự nghiệp vững chắc trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực (HR), đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp khách hàng và Điều phối Sảnh chờ (Trải nghiệm điểm chạm đầu tiên)

* Đại diện hình ảnh: Chịu trách nhiệm trực ban tại khu vực quầy lễ tân văn phòng, đảm bảo khu vực sảnh chờ, quầy tiếp tân luôn gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn 5S và thể hiện tính chuyên nghiệp cao nhất.
* Tiếp đón chu đáo: Chủ động chào hỏi, tiếp đón nồng hậu khách hàng, đối tác, ứng viên và các nhà cung cấp đến làm việc tại văn phòng. Thực hiện quy trình hướng dẫn khách đăng ký thông tin, cấp phát thẻ ra vào (nếu có) và chuẩn bị nước uống chu đáo.
* Điều phối cuộc họp: Liên hệ trực tiếp với các phòng ban liên quan để thông báo về sự hiện diện của khách. Điều phối khách vào đúng phòng họp đã được đặt lịch trước, đảm bảo không có sự chồng chéo hay chậm trễ.
* Quản lý tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline công ty, sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản và chuyển máy chính xác đến các phòng ban hoặc cá nhân liên quan một cách nhanh chóng, lịch sự.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Trải nghiệm Ứng viên (Candidate Experience)

* Chăm sóc ứng viên: Trực tiếp tiếp đón ứng viên đến tham gia phỏng vấn. Hướng dẫn ứng viên điền phiếu thông tin (Candidate Form), ổn định chỗ ngồi tại sảnh chờ, cung cấp nước uống và tạo tâm lý thoải mái, thân thiện cho ứng viên trước giờ phỏng vấn.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Phối hợp chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) để sắp xếp phòng phỏng vấn trống, chuẩn bị sẵn sàng tài liệu/bài test cho ứng viên. Thông báo kịp thời cho Hội đồng phỏng vấn khi ứng viên đã sẵn sàng.
* Quản lý dữ liệu ứng viên cơ bản: Hỗ trợ nhập liệu thông tin ứng viên lên hệ thống quản trị tuyển dụng (ATS), lưu trữ hồ sơ ứng viên một cách khoa học và bảo mật theo phân quyền.
* Phản hồi ứng viên: Hỗ trợ gửi thư cảm ơn, thư thông báo kết quả phỏng vấn hoặc các tài liệu hướng dẫn nhận việc (Offer Letter) theo quy chuẩn và biểu mẫu có sẵn dưới sự giám sát của Trưởng nhóm Tuyển dụng.

3. Hỗ trợ Quy trình Hội nhập Nhân viên mới (Onboarding) và Nghỉ việc (Offboarding)

* Chuẩn bị Onboarding: Phối hợp cùng bộ phận IT và Hành chính để chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc cho nhân viên mới (bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, Welcome Kit, tài khoản email/hệ thống nội bộ) trước ngày họ nhận việc.
* Hướng dẫn ngày đầu tiên: Đón tiếp nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm, dẫn đi tham quan văn phòng, giới thiệu sơ bộ về các khu vực chức năng (pantry, phòng họp, khu vệ sinh) và giới thiệu họ với các thành viên trong nhóm làm việc.
* Thu thập hồ sơ nhân sự: Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ nhận việc, đối chiếu bằng cấp, giấy tờ tùy thân bản gốc và bàn giao cho bộ phận Quản trị Nhân sự (HR Admin) lưu trữ.
* Hỗ trợ Offboarding: Khi nhân viên nghỉ việc, hỗ trợ thu hồi lại các tài sản của công ty (thẻ nhân viên, laptop, văn phòng phẩm, các thiết bị được cấp phát) và hướng dẫn họ ký các biên bản bàn giao liên quan.

4. Quản lý Hành chính Văn phòng & Văn thư Lưu trữ

* Quản lý Công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại và ghi chép sổ theo dõi toàn bộ thư từ, bưu phẩm, công văn gửi đến công ty. Chuyển phát nhanh chóng đến tay người nhận. Thực hiện thủ tục gửi thư đi của các phòng ban theo đúng quy trình tài chính.
* Quản lý văn phòng phẩm & Nhu yếu phẩm: Định kỳ hàng tháng/hàng tuần thực hiện kiểm kê, lập danh sách nhu cầu và tiến hành đặt mua văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, bánh kẹo cho khu vực pantry. Đảm bảo nguồn cung ứng luôn đầy đủ, không bị gián đoạn và tối ưu hóa chi phí.
* Quản lý phòng họp: Theo dõi và phê duyệt lịch đăng ký sử dụng các phòng họp thông qua hệ thống phần mềm nội bộ (Google Calendar, Microsoft Outlook...), giải quyết các xung đột về lịch họp phát sinh giữa các phòng ban. Đảm bảo phòng họp luôn sạch sẽ, đủ thiết bị (máy chiếu, micro, bảng viết) trước mỗi cuộc họp.
* Thanh toán chi phí hành chính: Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí hành chính văn phòng (tiền điện, nước, internet, chuyển phát nhanh, taxi, văn phòng phẩm...) và lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán hàng tháng.

5. Đồng hành cùng Hoạt động Gắn kết và Truyền thông Nội bộ (Employee Engagement)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Tham gia vào Ban tổ chức (BTC) các sự kiện định kỳ của công ty như: Sinh nhật tháng cho cán bộ nhân viên, Happy Friday, các ngày lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Trung Thu, Giáng Sinh, Year End Party, Teambuilding).
* Trực tiếp điều phối hậu cần: Chịu trách nhiệm chính về khâu chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện (mua sắm quà cáp, chuẩn bị đồ ăn nhẹ, set up không gian sảnh văn phòng, điều phối trò chơi minigame).
* Truyền thông bảng tin: Quản lý và trang trí bảng tin vật lý của công ty tại khu vực sảnh chung hoặc hỗ trợ đăng tải các thông báo nội bộ, tin tức chúc mừng lên các kênh giao tiếp online (Slack, Zalo, Workplace, Facebook Group nội bộ) nhằm tạo không khí vui tươi, gắn kết.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) tùy theo cấu trúc sơ đồ tổ chức của công ty tại từng thời điểm.
* Phối hợp ngang hàng: Cộng tác chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiters), Chuyên viên Truyền thông nội bộ (Internal Communications Specialist), Chuyên viên C&B (Compensation & Benefits) và bộ phận CNTT (IT Support) để hoàn thành các mục tiêu chung của phòng Nhân sự.
* Được đào tạo & Hướng dẫn:
* Trong 2 tháng thử việc, ứng viên sẽ được hướng dẫn trực tiếp theo mô hình "1 kèm 1" (Buddy Program) bởi một Chuyên viên Nhân sự/Hành chính giàu kinh nghiệm để nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc, hệ thống công nghệ và văn hóa doanh nghiệp.
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ về: Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, Nghiệp vụ Lễ tân Ngoại giao, Kiến thức cơ bản về Luật Lao động, và Quy trình vận hành các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS).
* Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs):
* Mức độ hài lòng của khách hàng và ứng viên khi đến văn phòng (đánh giá qua khảo sát định kỳ hoặc khảo sát nhanh).
* Tỷ lệ hoàn thành chuẩn xác và đúng hạn các thủ tục chuẩn bị Onboarding cho nhân viên mới.
* Mức độ chính xác, khoa học trong việc quản lý, phân phát thư từ và kiểm soát chi phí văn phòng phẩm.
* Chỉ số duy trì tiêu chuẩn 5S tại khu vực sảnh tiếp tân và các phòng họp chung.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị dịch vụ Du lịch và Lữ hành, Khách sạn - Nhà hàng, Ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung...), Quan hệ công chúng (PR), Quản trị kinh doanh hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính, Trợ lý nhân sự, Chăm sóc khách hàng (CSKH) hoặc Lễ tân tại các khách sạn, tòa nhà văn phòng lớn.
* Chào đón các bạn sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, tư duy dịch vụ cao, có định hướng nghiêm túc theo đuổi ngành Nhân sự và từng tích cực tham gia các hoạt động Đoàn - Hội tại trường Đại học/Cao đẳng.

Kỹ năng chuyên môn:

* Giao tiếp xuất sắc: Khả năng giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ trôi chảy, rõ ràng, không nói ngọng, không nói giọng địa phương. Biết cách lắng nghe chủ động, thấu cảm và phản hồi thông tin một cách lịch sự, nhã nhặn.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đến khá (có khả năng chào đón khách nước ngoài, tiếp nhận và chuyển hướng cuộc gọi từ đối tác nước ngoài một cách tự tin, chuyên nghiệp).
* Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive). Có khả năng làm quen nhanh với các phần mềm quản lý nội bộ.
* Kỹ năng tổ chức và Quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc hành chính phát sinh trong ngày mà vẫn đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng tại bàn lễ tân.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc xử lý các tình huống bất ngờ phát sinh tại sảnh chờ (ví dụ: khách hàng phàn nàn, ứng viên đến muộn, phòng họp bị trùng lịch, sự cố thiết bị tại sảnh...).

Phẩm chất cá nhân:

* Ngoại hình sáng: Diện mạo chỉn chu, tác phong chuyên nghiệp, lịch sự. Luôn giữ nụ cười thân thiện và năng lượng tích cực khi tiếp xúc với mọi người.
* Tư duy dịch vụ (Customer-Centric Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng, ứng viên và đồng nghiệp làm trọng tâm trong mọi hành động. Sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ người khác với thái độ cầu thị, nhiệt tình.
* Tính bảo mật thông tin (Confidentiality): Làm việc trong lĩnh vực Nhân sự đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ. Ứng viên phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin về lương thưởng, hồ sơ nhân sự, thông tin cá nhân của ứng viên và các tài liệu kinh doanh nội bộ của công ty.
* Tỉ mỉ và Cẩn thận: Có trách nhiệm cao với công việc, chú ý đến từng chi tiết nhỏ từ việc chuẩn bị khay nước cho khách đến việc kiểm tra tính chính xác của thông tin trên hóa đơn văn phòng phẩm.
* Tinh thần học hỏi: Chủ động tiếp thu kiến thức mới, không ngại thay đổi để cải tiến quy trình làm việc hiệu quả hơn. Có tinh thần đồng đội cao, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong phòng Nhân sự khi có yêu cầu.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh & Rõ ràng:
* Mức lương cứng hấp dẫn (trao đổi chi tiết theo năng lực trong buổi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang điểm/trang phục hàng tháng.
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc định kỳ theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và đánh giá KPI cá nhân.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rộng mở (Career Path):
* Công ty cam kết xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng cho nhân sự có năng lực và thái độ tốt. Sau 1 - 2 năm cống hiến, bạn có cơ hội luân chuyển và thăng tiến lên các vị trí chuyên sâu trong mảng Nhân sự như: *Chuyên viên Tuyển dụng (Recruitment Executive)*, *Chuyên viên Truyền thông nội bộ & Gắn kết nhân viên (Internal Comm & Engagement Executive)*, hoặc *Chuyên viên Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR Generalist)*.
* Chương trình Đào tạo bài bản:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm (giao tiếp thuyết phục, quản lý thời gian, giải quyết xung đột) và kỹ năng chuyên môn sâu về nghề Nhân sự hoàn toàn miễn phí do các chuyên gia nội bộ và bên ngoài trực tiếp giảng dạy.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật Lao động Việt Nam.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) chăm sóc y tế toàn diện hàng năm dành riêng cho nhân sự có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Không gian văn phòng hiện đại, trẻ trung, sáng tạo, trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc công nghệ cao. Khu vực pantry ngập tràn trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí phục vụ hàng ngày.
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, phẳng, cởi mở, không khoảng cách thế hệ. Đồng nghiệp thân thiện, ban lãnh đạo luôn lắng nghe và tôn trọng sự khác biệt của từng cá nhân.
* Các hoạt động tập thể phong phú:
* Tham gia các chương trình du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (Company Trip), hoạt động Teambuilding sôi nổi, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật do công ty tài trợ kinh phí.

---

Tags

`Lễ tân văn phòng` `Hành chính nhân sự` `Tuyển dụng` `Hỗ trợ nhân sự` `Trải nghiệm ứng viên` `Truyền thông nội bộ` `Admin & HR Assistant` `Lễ tân chuyên nghiệp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng lễ tân văn phòng, Lễ tân kiêm hành chính nhân sự, Nhân viên lễ tân hành chính, Front Desk Assistant, HR Admin Assistant, Tuyển dụng lễ tân Hà Nội, Tuyển dụng lễ tân TP.HCM, Trợ lý nhân sự hành chính, Lễ tân văn phòng lĩnh vực nhân sự, Thực tập sinh hành chính nhân sự, Lễ tân tòa nhà chuyên nghiệp.

Share