MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬP LIỆU HÀNG HÓA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Nhập liệu Hàng hóa Lĩnh vực Nhân sự (HR Product & Benefit Data Entry Specialist) để gia nhập đội ngũ vận hành năng động và chuyên nghiệp của chúng tôi.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc số hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực, "hàng hóa lĩnh vực nhân sự" không chỉ đơn thuần là các sản phẩm vật lý, mà bao gồm hệ thống danh mục phúc lợi (quà tặng, voucher, trang thiết bị làm việc, đồng phục), các gói giải pháp dịch vụ nhân sự (đào tạo, bảo hiểm sức khỏe, gói khám sức khỏe định kỳ), và các tài nguyên số hóa phục vụ cho người lao động. Vị trí này đóng vai trò là "trạm kiểm soát dữ liệu" quan trọng, chịu trách nhiệm số hóa, phân loại, cập nhật và duy trì tính chính xác tuyệt đối của toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm phúc lợi trên hệ thống quản trị nhân sự (HRMS/ERP) của công ty.

Sự chính xác và kịp thời trong công việc của bạn sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của hàng ngàn nhân viên trong công ty, tối ưu hóa quy trình cung ứng nội bộ và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chuẩn xác.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và nhập liệu danh mục "Hàng hóa Nhân sự" trên hệ thống:

* Tiếp nhận, phân loại và số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho hoạt động nhân sự (ví dụ: quà tặng phúc lợi, gói bảo hiểm, tài liệu đào tạo, trang thiết bị bảo hộ lao động, công cụ làm việc của nhân viên mới).
* Thực hiện nhập liệu chi tiết các thông số kỹ thuật, mã định danh (SKU), đơn giá, nhà cung cấp, hạn sử dụng (nếu có) của từng loại hàng hóa lên hệ thống phần mềm quản trị (SAP, ERP, Oracle hoặc phần mềm HR nội bộ).
* Thiết lập và cập nhật liên tục danh mục "Sản phẩm Phúc lợi" trên cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên (Employee Self-Service - ESS portal), đảm bảo hình ảnh, mô tả và giá trị quy đổi của sản phẩm luôn chính xác và hấp dẫn.
* Chịu trách nhiệm khởi tạo mã quản lý cho các gói dịch vụ nhân sự mới như: các khóa học đào tạo nội bộ/bên ngoài, các chương trình chăm sóc sức khỏe chủ động, gói dịch vụ teambuilding.

2. Kiểm soát, cập nhật và đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho phúc lợi:

* Theo dõi và cập nhật số lượng xuất - nhập - tồn của các loại hàng hóa nhân sự (đồng phục, quà tặng sự kiện, ấn phẩm tuyển dụng, văn phòng phẩm dùng chung cho các phòng ban).
* Đồng bộ dữ liệu tồn kho thực tế tại kho nhân sự với số liệu hiển thị trên hệ thống phần mềm, đảm bảo không xảy ra tình trạng lệch pha dữ liệu ảnh hưởng đến tiến độ cấp phát cho nhân viên.
* Phối hợp với bộ phận kho vận và hành chính để thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng tháng/hàng quý), lập biên bản điều chỉnh số liệu nhập liệu khi có sự chênh lệch hao hụt hợp lý.
* Cảnh báo tự động hoặc báo cáo kịp thời cho Trưởng bộ phận khi số lượng tồn kho của các mặt hàng thiết yếu (như quà chào mừng nhân viên mới - Welcome Kit, thẻ nhân viên) chạm mức tối thiểu.

3. Quản lý thông tin nhà cung cấp và hóa đơn chứng từ lĩnh vực nhân sự:

* Nhập liệu và lưu trữ hồ sơ thông tin của các đối tác cung cấp dịch vụ/hàng hóa nhân sự (thông tin liên hệ, hợp đồng nguyên tắc, bảng báo giá, điều khoản thanh toán).
* Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa từ các nhà cung cấp, đối chiếu số liệu thực tế nhập kho với các điều khoản trên đơn đặt hàng (PO) trước khi chuyển thông tin cho bộ phận Kế toán thanh toán.
* Theo dõi tiến độ thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự, cập nhật trạng thái thanh toán trên file theo dõi tổng hợp để đảm bảo tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp đối với đối tác.

4. Phân tích dữ liệu và lập báo cáo định kỳ:

* Trích xuất dữ liệu từ hệ thống để lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình hình tiêu dùng hàng hóa nhân sự, xu hướng lựa chọn phúc lợi của nhân viên.
* Thống kê chi phí chi tiêu cho từng danh mục hàng hóa nhân sự theo từng phòng ban/chi nhánh, giúp bộ phận C&B (Bù đắp và Phúc lợi) kiểm soát ngân sách hiệu quả.
* Đánh giá hiệu suất sử dụng của các sản phẩm/dịch vụ nhân sự thông qua số liệu tương tác và phản hồi của nhân viên được nhập trên hệ thống.
* Đề xuất các phương án tối ưu hóa danh mục hàng hóa nhân sự dựa trên phân tích dữ liệu thực tế (loại bỏ các sản phẩm ít được lựa chọn, tăng cường các mặt hàng có nhu cầu cao).

5. Hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật thông tin:

* Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc của nhân viên liên quan đến thông tin sản phẩm phúc lợi, quy trình đăng ký nhận hàng hóa trên hệ thống.
* Phát hiện và báo cáo ngay các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành, nhập liệu trên phần mềm cho bộ phận IT để kịp thời khắc phục.
* Cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến chi phí mua sắm, thông tin cá nhân của nhân viên nhận phúc lợi và các chiến lược nhân sự nội bộ của công ty theo quy định bảo mật thông tin (NDA).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Quản trị Dữ liệu Nhân sự (HR Data Admin Supervisor) hoặc Trưởng phòng Phúc lợi & Đãi ngộ (C&B Manager).
* Phối hợp nội bộ: Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Tuyển dụng (để chuẩn bị Welcome Kit), Bộ phận Đào tạo (để cập nhật học liệu), Bộ phận Hành chính (quản lý kho bãi vật lý) và Bộ phận Kế toán (đối chiếu hóa đơn chứng từ).
* Hướng dẫn và Đào tạo: Khi nhận việc, nhân viên sẽ được tham gia khóa đào tạo chuyên sâu kéo dài 2 tuần về quy trình quản lý chuỗi cung ứng nhân sự, cách sử dụng các công cụ phần mềm chuyên dụng (ERP/HRMS) và tiêu chuẩn an toàn thông tin của doanh nghiệp. Sau khi thử việc thành công, nhân viên có trách nhiệm hướng dẫn thực hành cho các thực tập sinh hoặc nhân sự mới gia nhập đội ngũ khi được phân công.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Kế toán, Thương mại điện tử hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhập liệu (Data Entry), Trợ lý nhân sự (HR Assistant), Nhân viên Admin/Hành chính kho hoặc các vị trí có liên quan đến quản lý dữ liệu danh mục sản phẩm.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các công ty có quy mô nhân sự lớn (trên 500 nhân sự), các công ty công nghệ cung cấp giải pháp HR Tech, hoặc các doanh nghiệp bán lẻ/thương mại điện tử có quy trình quản lý mã hàng hóa (SKU) phức tạp.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có nền tảng tư duy logic tốt, thành thạo tin học văn phòng và có định hướng phát triển rõ ràng trong mảng HR Operations/Data Admin.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng MS Office (đặc biệt là Excel): Đây là yêu cầu bắt buộc tối thiểu. Ứng viên phải thành thạo các hàm liên kết, dò tìm và xử lý dữ liệu lớn (VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, SUMIFS, COUNTIFS), kỹ năng sử dụng Pivot Table để lập báo cáo nhanh và dọn dẹp dữ liệu (Data Cleaning).
* Kỹ năng thao tác hệ thống: Có khả năng học hỏi nhanh và sử dụng thành thạo các phần mềm quản trị doanh nghiệp (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) hoặc các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng (Workday, BambooHR, Base.vn, Haravan,...).
* Tốc độ và độ chính xác: Khả năng đánh máy nhanh (tối thiểu 50 từ/phút), kỹ năng nhập liệu bằng bàn phím số (Numeric keypad) nhanh và chính xác tuyệt đối (ít sai sót dưới 0.5%).
* Tư duy cấu trúc dữ liệu: Biết cách phân loại hàng hóa khoa học, thiết lập hệ thống mã SKU logic, dễ quản lý và dễ truy xuất thông tin khi cần thiết.
* Khả năng ngoại ngữ: Đọc hiểu tài liệu chuyên môn, thông số sản phẩm và giao diện phần mềm bằng tiếng Anh (tương đương trình độ TOEIC 550 trở lên là một lợi thế lớn).

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn trọng: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Một sai sót nhỏ về chữ số thập phân hoặc nhầm lẫn mã SKU có thể dẫn đến thất thoát tài chính lớn hoặc làm sai lệch toàn bộ báo cáo ngân sách nhân sự.
* Tính trung thực và bảo mật: Làm việc trong lĩnh vực nhân sự đòi hỏi tính bảo mật cực kỳ cao. Nhân viên phải có đạo đức nghề nghiệp tốt, tuyệt đối không tiết lộ thông tin chi phí, dữ liệu nhân viên ra bên ngoài.
* Tinh thần trách nhiệm và khả năng chịu áp lực: Sẵn sàng làm việc tập trung cao độ trong các giai đoạn cao điểm của doanh nghiệp (như đợt đánh giá cuối năm, mùa lễ tết phát quà phúc lợi, hoặc khi nâng cấp hệ thống phần mềm mới).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc, phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành đúng thời hạn (Deadlines) được giao.
* Tinh thần học hỏi và cầu tiến: Chủ động cập nhật các công nghệ, công cụ nhập liệu mới giúp tự động hóa công việc và nâng cao hiệu suất cá nhân.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại/thiết bị làm việc.
* Chính sách thưởng rõ ràng: Thưởng hiệu suất công việc hàng tháng (KPIs), thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ Tết lớn trong năm và thưởng hiệu quả kinh doanh chung của Tập đoàn.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các trung tâm y tế uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi, cung cấp đầy đủ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí tại pantry. Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.
* Cơ hội thăng tiến và phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ về phân tích dữ liệu chuyên sâu (Power BI, Python for Data Analysis) và các chứng chỉ chuyên môn nhân sự quốc tế do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Quản trị dữ liệu nhân sự (HR Data Leader), Chuyên viên Phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analyst), hoặc Chuyên viên Đãi ngộ & Phúc lợi (C&B Specialist) sau 1.5 - 2 năm cống hiến.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia teambuilding hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) do công ty tài trợ kinh phí và các sự kiện nội bộ thường niên hoành tráng (YEP, Mid-Autumn, Womens Day...).

---

Tags:

#TuyenDungNhanSu #NhapLieuHangHoa #HRDataEntry #NhanVienNhapLieu #HanhChinhNhanSu #QuanTriDuLieu #JobDescription #CoHoiNgheNghiep #CAndB #HRAdmin

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên nhập liệu nhân sự, Tìm việc làm nhập liệu hàng hóa phúc lợi, HR Data Entry Specialist job, Việc làm admin nhân sự tại Hà Nội, Tuyển dụng nhân sự C&B mảng nhập liệu, Nhân viên nhập liệu dữ liệu nhân viên, Công việc quản lý kho phúc lợi nhân sự, Việc làm xử lý dữ liệu ERP SAP, Chuyên viên quản trị dữ liệu nhân sự tuyển dụng.

Share