Mô tả công việc: Nhân viên phục vụ khách hàng lĩnh vực nhân sự (HR Customer Service Representative / HR Shared Services Specialist)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên phục vụ khách hàng lĩnh vực nhân sự (HR Customer Service Representative). Đây là vị trí cầu nối quan trọng, chịu trách nhiệm tiếp nhận, giải đáp và xử lý toàn bộ các yêu cầu, thắc mắc liên quan đến chế độ, chính sách, thủ tục nhân sự từ phía nhân viên nội bộ (khách hàng nội bộ) và các đối tác, ứng viên bên ngoài (khách hàng bên ngoài).

Với vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần làm công tác thủ tục hành chính, mà là "gương mặt đại diện" cho phòng Nhân sự, mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc, chuyên nghiệp và tận tâm. Bạn sẽ là người trực tiếp lắng nghe, tháo gỡ những vướng mắc của người lao động về bảng lương, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, quy trình tuyển dụng, đào tạo và các thủ tục hành chính nhân sự khác. Sự nhanh nhẹn, thấu hiểu và chính xác của bạn sẽ góp phần xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, gắn kết và nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên (eNPS) trong doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chính sách, thủ tục Nhân sự (HR Helpdesk & Inquiry Management)
* Là đầu mối tiếp nhận duy nhất (Single Point of Contact - SPOC) cho mọi câu hỏi, khiếu nại, đề xuất của nhân viên thông qua các kênh: Hệ thống Ticket (Jira/ServiceNow), Email, Điện thoại hotline, Chatbot, hoặc gặp mặt trực tiếp.
* Giải đáp chi tiết, chính xác các thắc mắc liên quan đến: Nội quy lao động, quy chế công ty, chính sách chấm công, cách tính lương, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm tai nạn, chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản, ốm đau, và các phúc lợi khác.
* Phân loại các yêu cầu phức tạp (Tier 2, Tier 3) để chuyển giao cho các bộ phận chuyên trách (như Đội ngũ tính lương - C&B, Đội ngũ Tuyển dụng - Talent Acquisition, Đội ngũ Pháp lý Nhân sự) xử lý, đồng thời theo dõi sát sao để đảm bảo phản hồi cho nhân viên đúng thời hạn cam kết (SLA - Service Level Agreement).
* Chủ động xây dựng, cập nhật và làm phong phú bộ tài liệu "Câu hỏi thường gặp" (FAQs) về nhân sự để nhân viên có thể tự tra cứu dễ dàng.

2. Quản lý và thực hiện thủ tục Onboarding (Hội nhập) và Offboarding (Nghỉ việc)
* Giai đoạn hội nhập (Onboarding):
* Liên hệ với ứng viên trúng tuyển để hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ nhận việc theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ nhân sự đầu vào.
* Tạo tài khoản nhân viên trên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS), cập nhật thông tin cá nhân của nhân sự mới lên hệ thống.
* Phối hợp với bộ phận IT, Hành chính để chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm, vị trí ngồi).
* Tổ chức và dẫn dắt buổi định hướng đầu việc (Orientation) cho nhân viên mới về lịch sử công ty, văn hóa doanh nghiệp, nội quy lao động và các chế độ phúc lợi.
* Giai đoạn nghỉ việc (Offboarding):
* Hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản khi thôi việc.
* Hoàn thiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng đúng pháp luật.
* Phối hợp với bộ phận C&B để chốt công, tính toán các khoản thanh toán cuối cùng (lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có).
* Tiến hành phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) để ghi nhận ý kiến đóng góp, tìm ra nguyên nhân nghỉ việc nhằm cải thiện môi trường làm việc.

3. Quản trị Cơ sở dữ liệu và Hồ sơ Nhân sự (HR Data & Records Management)
* Quản lý, lưu trữ và bảo mật toàn bộ hồ sơ nhân sự bản cứng (tại tủ hồ sơ) và bản mềm (trên hệ thống Cloud/HRIS) theo đúng quy trình và tiêu chuẩn bảo mật thông tin.
* Thực hiện việc soạn thảo, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng lao động, các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều chuyển nhân sự, tăng lương.
* Cập nhật kịp thời mọi thay đổi về trạng thái nhân sự (thử việc, chính thức, thai sản, tạm hoãn hợp đồng, nghỉ việc) lên hệ thống quản lý dữ liệu.
* Hỗ trợ nhân viên cấp các loại giấy xác nhận nhân sự, xác nhận mức thu nhập, sao y hồ sơ khi có yêu cầu hợp lệ.

4. Hỗ trợ thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội và Phúc lợi (C&B Administration Support)
* Hướng dẫn nhân viên thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH: Đăng ký mã số BHXH lần đầu, cấp lại sổ BHXH bị mất, gộp sổ, thay đổi thông tin cá nhân trên thẻ BHYT.
* Tiếp nhận chứng từ và làm thủ tục giải quyết các chế độ bảo hiểm ngắn hạn cho nhân viên: Chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động.
* Hỗ trợ đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân viên mới, đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
* Phối hợp tổ chức các chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ nhân viên.
* Hỗ trợ phân phối, cấp phát các phần quà phúc lợi vào các dịp lễ, tết, sinh nhật, hiếu hỷ, đau ốm.

5. Khảo sát, Đánh giá và Cải tiến Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience & Continuous Improvement)
* Định kỳ thực hiện các khảo sát lấy ý kiến phản hồi của nhân viên về chất lượng dịch vụ của phòng Nhân sự (HR CSAT Survey).
* Phân tích dữ liệu phản hồi, tìm ra các "điểm nghẽn" trong quy trình phục vụ và đề xuất giải pháp cải tiến lên Trưởng bộ phận nhằm rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu, tăng sự hài lòng của nhân viên.
* Tham gia vào các dự án số hóa quy trình nhân sự (chuyển đổi từ ký giấy sang ký số, tự động hóa quy trình xin nghỉ phép, phê duyệt yêu cầu...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự Shared Services (HR Shared Services Team Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Quan hệ công tác nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B để giải quyết các vấn đề lương, thuế, bảo hiểm.
* Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng để tiếp nhận nhân sự mới trúng tuyển.
* Phối hợp với bộ phận IT, Hành chính để chuẩn bị cơ sở vật chất cho nhân viên.
* Làm việc với tất cả các phòng ban/đơn vị kinh doanh trong công ty để hỗ trợ nhân viên của họ.
* Quan hệ công tác bên ngoài: Làm việc với cơ quan BHXH, cơ quan Thuế (khi có ủy quyền), các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm sức khỏe tư nhân, các đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài.
* Hướng dẫn công việc: Được đào tạo bài bản về quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), các quy định pháp luật lao động hiện hành và cách sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng trước khi chính thức nhận việc.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng, Quan hệ công chúng hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp hoặc các ứng viên có kinh nghiệm dưới 1 năm nhưng có định hướng rõ ràng và yêu thích lĩnh vực dịch vụ khách hàng/nhân sự.
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Chăm sóc khách hàng (Call Center/Customer Service), Hành chính nhân sự, Trợ lý nhân sự, hoặc Lễ tân văn phòng tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Giao tiếp và Chăm sóc khách hàng (Customer-centric Mindset): Giao tiếp khéo léo, lưu loát qua cả văn viết (Email/Chat) và văn nói (Trực tiếp/Điện thoại). Biết cách lắng nghe chủ động, sử dụng ngôn từ tích cực, lịch sự và chuyên nghiệp. Có khả năng xoa dịu các tình huống căng thẳng khi nhân viên bức xúc về lương, thưởng hay chế độ.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để xử lý, quản lý dữ liệu nhân sự bằng các hàm cơ bản như Vlookup, Sumif, Countif, Pivot Table; Word để soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn; Powerpoint để thiết kế tài liệu hướng dẫn).
* Khả năng sử dụng Công nghệ/Hệ thống: Có khả năng học hỏi nhanh và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS như Workday, SAP, BambooHR, Amis Misa...) hoặc các hệ thống quản lý yêu cầu (Jira, ServiceNow, Zendesk).
* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý thời gian: Khả năng xử lý đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc gấp, quản lý khối lượng công việc lớn mà không bị bỏ sót yêu cầu của nhân viên.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện nguyên nhân gốc rễ của khiếu nại và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, thấu tình đạt lý dựa trên quy định của công ty và luật lao động.
* Ngoại ngữ (Điểm cộng): Có khả năng giao tiếp và soạn thảo email bằng tiếng Anh cơ bản đến khá là một lợi thế lớn, đặc biệt khi làm việc tại các doanh nghiệp đa quốc gia.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính Bảo mật cao (Confidentiality): Đây là yêu cầu bắt buộc cao nhất đối với nhân sự làm việc trong lĩnh vực này. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin cá nhân, mức lương, chế độ đãi ngộ hoặc các thông tin nội bộ nhạy cảm của nhân viên và doanh nghiệp cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào không có thẩm quyền.
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Từng con số về ngày phép, thông tin trên hợp đồng hay số sổ BHXH đều ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Do đó, sự cẩn trọng, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi xuất bản hoặc phản hồi là vô cùng quan trọng.
* Lòng kiên nhẫn và sự thấu cảm (Empathy): Luôn giữ thái độ hòa nhã, sẵn lòng hỗ trợ, đặt mình vào vị trí của người lao động để thấu hiểu những băn khoăn, lo lắng của họ.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Không né tránh khó khăn, chủ động theo sát công việc đến cùng (End-to-end execution) cho đến khi yêu cầu của nhân viên được giải quyết triệt để.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh và phong thái chuyên nghiệp ngay cả trong những thời điểm cao điểm (như kỳ tính lương, mùa tuyển dụng số lượng lớn, hoặc thời kỳ thay đổi chính sách nhân sự lớn của công ty).
* Tinh thần học hỏi không ngừng: Chủ động cập nhật các kiến thức mới về Luật Lao động, Luật BHXH, Luật Thuế TNCN để đảm bảo tư vấn đúng quy định pháp luật hiện hành.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng] tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn.
* Thưởng hiệu suất công việc: Thưởng hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá KPI cá nhân và hiệu quả kinh doanh của công ty (Thưởng tháng lương thứ 13, 14...).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội/ngoại trú) dành riêng cho nhân viên xuất sắc hoặc có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Chế độ nghỉ phép: Được hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương (tăng dần theo thâm niên làm việc), nghỉ các ngày lễ, tết theo quy định của Nhà nước.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động và giàu tính nhân văn.
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, luôn khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo và đóng góp ý kiến từ mọi cấp bậc.
* Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Team building hàng năm, Year-End Party, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, chạy bộ...), các sự kiện nội bộ nhân dịp các ngày lễ lớn.
* Cơ hội học tập và phát triển bản thân vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ nhân sự, kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, kỹ năng giải quyết xung đột, kỹ năng sử dụng các hệ thống HRIS tiên tiến hiện nay.
* Được dẫn dắt, kèm cặp trực tiếp bởi các anh/chị Quản lý nhân sự giàu kinh nghiệm (Chương trình Mentorship).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Từ Nhân viên dịch vụ khách hàng nhân sự -> Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) / Chuyên viên C&B / Đối tác Nhân sự (HRBP) -> Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Team Lead) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).

---

Tags

#NhanVienPhucVuKhachHangNhanSu #HRSharedServices #HRHelpdesk #NhanSuTphcm #HanhChinhNhanSu #TuyenDungNhanSu #DichVuKhachHangNoiBo #EmployeeExperience #HRJobs #TuyenDung2024 #JobHanoi

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên phục vụ khách hàng nhân sự, Tìm việc làm HR Shared Services, HR Customer Service Representative tuyển dụng, Nhân viên hỗ trợ dịch vụ nhân sự, Tuyển dụng nhân sự trung cấp trở lên, Việc làm hành chính nhân sự mới nhất, Chăm sóc khách hàng nội bộ nhân sự, Tuyển dụng HR Helpdesk, Chuyên viên hỗ trợ nhân viên, Việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm cao, Nhân viên hồ sơ nhân sự.

Share