MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI LUÂN CHUYỂN VÀ HỖ TRỢ HẬU CẦN NHÂN SỰ (NHÂN VIÊN VẬN CHUYỂN NỘI BỘ LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI LUÂN CHUYỂN VÀ HỖ TRỢ HẬU CẦN NHÂN SỰ (NHÂN VIÊN VẬN CHUYỂN NỘI BỘ LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Điều phối Luân chuyển và Hỗ trợ Hậu cần Nhân sự (Internal Mobility & HR Logistics Specialist).

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động với nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện trong và ngoài nước, việc tối ưu hóa dòng chảy nguồn nhân lực cũng như phân phối các nguồn lực hỗ trợ là yếu tố sống còn. Vị trí này không đơn thuần là quản lý thủ tục hành chính, mà đóng vai trò cốt lõi trong việc thiết lập, vận hành và tối ưu hóa toàn bộ quy trình di chuyển vật lý và dịch chuyển phi vật lý của nhân sự trong toàn hệ thống. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự (HR), Bộ phận Vận hành (Operations), Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) và Hành chính (Admin) nhằm đảm bảo mọi sự thay đổi về vị trí làm việc, địa điểm công tác, luân chuyển phòng ban hay điều động tài sản nhân sự được diễn ra một cách thông suốt, an toàn, tiết kiệm chi phí và mang lại trải nghiệm tối ưu nhất cho nhân viên.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Điều phối Quy trình Luân chuyển Nhân sự Nội bộ (Internal Mobility Management)

* Tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt các yêu cầu luân chuyển nhân sự giữa các phòng ban, chi nhánh, hoặc quốc gia từ các cấp quản lý trực tiếp.
* Thiết kế bản đồ lộ trình di chuyển chi tiết cho từng trường hợp nhân sự được điều động (bao gồm thời gian bàn giao, thời gian di chuyển, thời gian tiếp nhận công việc mới).
* Chủ trì các buổi họp định hướng luân chuyển (Pre-move Briefing) để cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc và chuẩn bị tâm lý cho nhân sự trước khi thay đổi môi trường làm việc.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng nội bộ và Đối tác nhân sự (HRBP) để cập nhật kịp thời trạng thái hồ sơ của nhân viên trên hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS).
* Đảm bảo quy trình ký kết phụ lục hợp đồng lao động, quyết định điều động và các văn bản pháp lý liên quan được thực hiện đúng thời hạn và tuân thủ Luật Lao động.

2. Quản lý Hậu cần Di chuyển và Định cư (Relocation & Global Mobility Logistics)

* Trực tiếp điều phối và thực hiện các thủ tục hậu cần cho việc chuyển dịch nhân sự: đặt vé máy bay, vé tàu, xe đưa đón, đặt phòng khách sạn hoặc tìm kiếm nhà ở dài hạn cho nhân sự được điều động.
* Hỗ trợ tối đa cho các nhân sự nước ngoài (Expatriates) hoặc nhân sự Việt Nam chuyển vùng làm việc: thực hiện các thủ tục xin visa lao động, giấy phép lao động (Work Permit), thẻ tạm trú (TRC), kiểm tra sức khỏe quốc tế và hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cá nhân.
* Liên hệ, đàm phán và giám sát các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp (Moving Companies) để đóng gói, vận chuyển đồ đạc cá nhân và gia đình của nhân viên từ nơi ở cũ đến nơi làm việc mới một cách an toàn và đúng tiến độ.
* Xây dựng và cập nhật liên tục "Sổ tay định cư địa phương" (Local Relocation Guide) để giúp nhân viên và gia đình họ nhanh chóng thích nghi với môi trường sống, văn hóa và cộng đồng mới.

3. Vận chuyển và Phân bổ Tài sản, Công cụ Dụng cụ Nhân sự (HR Asset & Tools Logistics)

* Chịu trách nhiệm điều phối việc thu hồi công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, điện thoại, trang thiết bị chuyên dụng, thẻ nhân viên, đồng phục) từ nhân sự nghỉ việc hoặc luân chuyển chi nhánh.
* Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính để chuyển giao, phân phối và lắp đặt kịp thời các trang thiết bị làm việc đến bàn làm việc mới của nhân sự tại địa điểm tiếp nhận trước ngày họ bắt đầu làm việc.
* Quản lý quy trình vận chuyển, lưu trữ và bảo mật tuyệt đối các hồ sơ nhân sự dạng vật lý (hồ sơ gốc, bằng cấp, chứng chỉ, quyết định lương thưởng) giữa các chi nhánh của công ty.
* Điều phối việc phân phát các gói quà tặng chào mừng (Welcome Kits), quà tặng sinh nhật, quà Tết, hoặc các ấn phẩm truyền thông nội bộ đến tận tay nhân viên tại tất cả các cơ sở, văn phòng đại diện.

4. Quản lý Nhà cung cấp và Tối ưu hóa Chi phí (Vendor & Budget Management)

* Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và xây dựng mạng lưới các đối tác cung cấp dịch vụ uy tín: công ty lữ hành, đại lý vé máy bay, đơn vị vận chuyển hàng hóa, căn hộ dịch vụ, đơn vị tư vấn luật di trú.
* Thương thảo hợp đồng khung (Frame Agreement) để có được mức giá ưu đãi nhất, tối ưu hóa ngân sách vận chuyển nội bộ của doanh nghiệp.
* Kiểm soát, đối chiếu hóa đơn và thực hiện các thủ tục thanh quyết toán chi phí hậu cần nhân sự hàng tháng/quý theo đúng quy trình tài chính của công ty.
* Lập ngân sách dự phòng và quản lý chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động di chuyển, luân chuyển nhân sự, đảm bảo không vượt quá định mức ngân sách đã phê duyệt.

5. Tối ưu hóa Trải nghiệm Nhân viên và Giải quyết Sự cố (Employee Experience & Incident Resolution)

* Thực hiện các cuộc khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên (Pulse Survey) sau khi hoàn tất quy trình di chuyển/luân chuyển để kịp thời cải tiến dịch vụ.
* Là đầu mối liên lạc 24/7 để tiếp nhận và xử lý khẩn cấp các sự cố phát sinh trong quá trình di chuyển (ví dụ: hủy/hoãn chuyến bay, thất lạc hành lý, trục trặc về giấy tờ xuất nhập cảnh, sự cố nhà ở tại điểm đến).
* Xây dựng các kịch bản ứng phó rủi ro (Contingency Plans) đối với các tình huống khẩn cấp liên quan đến an toàn và sức khỏe của nhân sự khi đang thực hiện lộ trình luân chuyển.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Chia sẻ Nhân sự (HR Shared Services Manager).
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp chức năng: Giám đốc Nhân sự (HR Director), Trưởng bộ phận Hành chính - Tổng hợp (Administration Manager).
* Hướng dẫn và Phối hợp liên kết:
* *Hướng dẫn cho nhân viên:* Cung cấp hướng dẫn chi tiết, rõ ràng về các chính sách hỗ trợ di chuyển, định mức chi phí được thanh toán, các bước chuẩn bị hồ sơ cá nhân và quy trình bàn giao tài sản.
* *Phối hợp với HRBP/Trưởng bộ phận:* Hướng dẫn các cấp quản lý về quy trình luân chuyển nhân sự đúng quy chuẩn của tập đoàn, thời gian tối thiểu cần báo trước và các nghĩa vụ bàn giao công việc.
* *Giám sát nhà cung cấp:* Giám sát chặt chẽ tiến độ và chất lượng dịch vụ của các đơn vị chuyển nhà, đại lý du lịch, tư vấn luật để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho nhân viên của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng, Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành học có liên quan.
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương như: Chuyên viên Hậu cần Nhân sự (HR Logistics), Chuyên viên Điều phối Luân chuyển (Internal Mobility/Relocation Specialist), Chuyên viên Dịch vụ Nhân sự (HR Services Officer), hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự trong các doanh nghiệp quy mô lớn (từ 500 nhân sự trở lên) hoặc các tập đoàn đa quốc gia.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Di trú (Global Mobility), làm việc với các cơ quan chức năng để xin Visa, Giấy phép lao động cho người nước ngoài.
* Có hiểu biết sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam, Luật Xuất nhập cảnh, và các quy định pháp lý liên quan đến việc di chuyển lao động trong và ngoài nước.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tổ chức và Lập kế hoạch xuất sắc: Khả năng quản lý nhiều dự án di chuyển cùng một lúc, thiết lập các thứ tự ưu tiên một cách khoa học để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nhỏ nào.
* Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán vượt trội: Giao tiếp tự tin, thuyết phục với các cấp quản lý, nhân viên và các cơ quan chức năng; khả năng thương lượng mức giá tốt nhất với các nhà cung ứng dịch vụ.
* Sử dụng Ngoại ngữ thành thạo: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết) là yêu cầu bắt buộc (tương đương IELTS 6.5 hoặc TOEIC 800 trở lên) để làm việc trực tiếp với nhân sự và đối tác nước ngoài. Biết thêm ngôn ngữ thứ ba (Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn) là một lợi thế lớn.
* Sử dụng Công nghệ thành thạo: Khả năng thao tác tốt trên các hệ thống quản trị nhân sự ERP/HRIS (như Workday, SAP, SuccessFactors), các phần mềm quản lý công việc (Trello, Jira, Asana) và thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu và theo dõi chi phí).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề cực kỳ linh hoạt: Nhạy bén trong việc nhận diện rủi ro và xử lý khủng hoảng hậu cần một cách nhanh chóng, êm thấm dưới áp lực thời gian lớn.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tận tâm và Định hướng Dịch vụ khách hàng (Customer-Centric): Luôn đặt trải nghiệm và sự thoải mái của nhân viên lên hàng đầu, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ lịch thiệp, chu đáo và thấu cảm cao.
* Chỉn chu, Cẩn trọng và Chi tiết (Detail-oriented): Cẩn thận trong từng khâu chuẩn bị giấy tờ pháp lý, kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản hợp đồng nhà đất, lịch trình bay để tránh tối đa các sai sót gây tổn thất chi phí và thời gian.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin cá nhân nhạy cảm của nhân viên (mức lương, địa chỉ nhà riêng, tình trạng sức khỏe, lý lịch tư pháp) trong suốt quá trình xử lý hồ sơ di chuyển.
* Khả năng thích ứng cao (Adaptability): Khả năng giữ vững sự bình tĩnh, thích nghi nhanh chóng với những thay đổi đột xuất trong kế hoạch vận chuyển, lịch trình làm việc hoặc các chính sách pháp luật mới ban hành.
* Tinh thần trách nhiệm cao và Chủ động (Proactive): Luôn theo sát công việc từ đầu đến cuối, chủ động tìm kiếm các giải pháp cải tiến quy trình vận chuyển ngày một tối ưu hơn, không trông chờ vào sự chỉ đạo rập khuôn.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Mức lương cứng dao động từ [X.000.000 - Y.000.000 VNĐ/tháng] (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), đi kèm với tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng năm.
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện: Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thử việc; được cung cấp gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) cho bản thân và ưu đãi cho người thân.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, đa văn hóa, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy tinh thần sáng tạo, đổi mới liên tục.
* Cơ hội Phát triển nghề nghiệp vượt trội: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Nhân sự, Global Mobility, Luật lao động quốc tế và Kỹ năng quản trị dự án do các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước giảng dạy. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hậu cần Nhân sự (HR Logistics Team Leader) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager).
* Các chế độ đãi ngộ khác: Hỗ trợ chi phí điện thoại, laptop làm việc riêng; chính sách du lịch hàng năm (Company Trip), tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi; được hưởng chế độ ngày phép năm lên tới 14 - 16 ngày phép/năm cùng nhiều chương trình chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần định kỳ.

---

Tags:

Tuyển dụng nhân sự, Hậu cần nhân sự, Luân chuyển nội bộ, Quản trị nhân lực, Điều phối di chuyển, Global Mobility, HR Operations, Logistics Nhân sự, Chăm sóc nhân viên, Dịch vụ chia sẻ nhân sự.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên vận chuyển nội bộ nhân sự, Chuyên viên điều phối luân chuyển nhân sự, HR Logistics Specialist, Chuyên viên Global Mobility, Nhân viên di trú nhân sự, HR Operations Officer, Chuyên viên hậu cần nhân sự Hà Nội, Việc làm điều phối nhân sự TP.HCM, Internal Mobility Specialist, Nhân viên quản lý di chuyển nhân viên.

Share