Mô tả công việc: Nhân viên Nhập liệu và Quản lý Nguồn lực Nhân sự (HR Data & Sourcing Specialist)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Nhập liệu và Quản lý Nguồn lực Nhân sự (HR Data & Sourcing Specialist). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị doanh nghiệp bằng dữ liệu (Data-driven HR), vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là gõ bàn phím, mà chính là "người gác cổng" cho toàn bộ hệ thống thông tin nhân sự của công ty. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, số hóa và xử lý toàn bộ "đầu vào" của phòng Nhân sự – từ hồ sơ ứng viên, thông tin nhân sự mới, dữ liệu công lương, đến các hợp đồng dịch vụ của đối tác cung ứng nhân lực (Headhunt, Outsourcing, các trang tuyển dụng). Sự chính xác, bảo mật và tốc độ xử lý dữ liệu của bạn chính là nền tảng vững chắc để Ban Giám đốc và Bộ phận Nhân sự đưa ra những quyết định chiến lược về con người. Nếu bạn là một người tỉ mỉ, có tư duy logic tốt về dữ liệu và mong muốn phát triển sự nghiệp vững chắc trong ngành Quản trị Nhân sự, đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho bạn.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Phân loại và Số hóa Dữ liệu Tuyển dụng (Tuyển dụng & Sourcing):
- Chủ động thu thập, tiếp nhận hồ sơ ứng viên (CV/Resume) từ tất cả các kênh tuyển dụng hiện có của doanh nghiệp (Website công ty, Fanpage, LinkedIn, TopCV, VietnamWorks, các đơn vị Headhunter...).
- Thực hiện chuẩn hóa dữ liệu ứng viên bằng cách phân loại theo phòng ban, vị trí công việc, số năm kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và cập nhật trực tiếp vào hệ thống quản trị tuyển dụng ATS (Applicant Tracking System).
- "Nhập hàng" – thiết lập và duy trì "kho dữ liệu ứng viên" (Talent Pool) dự phòng cho các chiến dịch tuyển dụng ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Liên hệ ban đầu với ứng viên để xác nhận thông tin cơ bản, cập nhật tình trạng hồ sơ và lên lịch hẹn phỏng vấn sơ bộ theo yêu cầu của Chuyên viên Tuyển dụng.

2. Quản lý và Cập nhật Hệ thống Thông tin Nhân sự Nội bộ (HRIS & Employee Database):
- Thực hiện quy trình số hóa thông tin đối với nhân sự mới nhận việc (Onboarding): Nhập liệu chi tiết thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình đào tạo, lịch sử làm việc, thông tin người phụ thuộc, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế cá nhân và số sổ bảo hiểm xã hội lên hệ thống HRIS.
- Theo dõi sát sao và cập nhật kịp thời các biến động nhân sự hàng ngày: Thử việc, chính thức, thăng tiến, chuyển công tác, kỷ luật, thai sản, và nghỉ việc (Offboarding).
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự bản cứng và bản mềm một cách khoa học, bảo đảm dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu thanh tra, kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá định kỳ.
- Đảm bảo tính chính xác 100% của dữ liệu trước khi chuyển giao cho bộ phận Tính lương (C&B) hàng tháng để đối chiếu công, phép và các khoản phúc lợi.

3. Quản lý Nhà cung cấp và Dịch vụ Nhân sự (Vendor & Procurement HR Management):
- Tiếp nhận, kiểm tra và nhập hệ thống các hóa đơn, chứng từ thanh toán từ các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (đơn vị cung ứng lao động thuê ngoài, dịch vụ khám sức khỏe định kỳ, đối tác cung cấp quà tặng phúc lợi, teambuilding, các khóa đào tạo thuê ngoài).
- Theo dõi thời hạn hiệu lực của các hợp đồng dịch vụ nhân sự, thông báo cho Trưởng bộ phận Nhân sự trước 30 ngày để tiến hành thủ tục gia hạn hoặc đấu thầu mới.
- Đánh giá sơ bộ chất lượng dịch vụ của các đối tác cung cấp dựa trên các chỉ số KPI/SLA cam kết, báo cáo định kỳ cho cấp quản lý trực tiếp.

4. Báo cáo Thống kê và Phân tích Dữ liệu Nhân sự:
- Thực hiện kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo nhân sự định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) bao gồm: Báo cáo tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), Báo cáo hiệu quả các kênh tuyển dụng, Báo cáo tiến độ tuyển dụng, Báo cáo cơ cấu độ tuổi/giới tính/thâm niên của nhân sự.
- Hỗ trợ xây dựng các bảng biểu biểu diễn trực quan hóa dữ liệu (Dashboard) trên Excel, Google Sheets hoặc Power BI phục vụ các cuộc họp của phòng Nhân sự.
- Phát hiện các điểm bất thường trong dữ liệu (ví dụ: chấm công sai lệch lớn, thiếu hụt hồ sơ pháp lý của nhân viên) để cảnh báo kịp thời cho các bộ phận liên quan xử lý.

5. Đảm bảo An toàn và Bảo mật Thông tin:
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy chế bảo mật thông tin nhân sự của công ty và các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Phân quyền truy cập tài liệu, hồ sơ nhân sự đúng đối tượng, đúng chức năng nhiệm vụ.
- Định kỳ sao lưu dữ liệu (Backup data) phòng ngừa các sự cố hệ thống hoặc mất mát thông tin.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Tuyến báo cáo trực tiếp: Nhân viên Nhập liệu và Quản lý Nguồn lực Nhân sự sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Tuyển dụng (Recruitment Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc phòng ban tại từng thời điểm.
- Tuyến phối hợp ngang hàng: Phối hợp chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên C&B (Comp & Benefits Specialist), Chuyên viên Đào tạo và Phát triển (L&D), cùng bộ phận Kế toán - Tài chính để đảm bảo dòng chảy thông tin thông suốt, không bị tắc nghẽn.
- Quy trình hướng dẫn công việc:
+ Khi mới nhận việc, nhân sự sẽ tham gia chương trình đào tạo hội nhập để thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp, quy trình bảo mật thông tin và cơ cấu tổ chức.
+ Được hướng dẫn trực tiếp "1-kèm-1" bởi một Chuyên viên Nhân sự giàu kinh nghiệm trong vòng 2 tháng thử việc về cách sử dụng phần mềm HRIS, phần mềm ATS chuyên dụng của công ty và các tiêu chuẩn nhập liệu (Data Entry Standards).
+ Được cung cấp tài liệu hướng dẫn vận hành chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho từng tác vụ công việc cụ thể.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Tin học Văn phòng, Kế toán, Quản trị Kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoặc các ngành nghề có liên quan.
- Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự và có tư duy dữ liệu tốt.
- Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí: Nhân viên Nhập liệu (Data Entry), Trợ lý Tuyển dụng (Recruiting Coordinator), Thực tập sinh Nhân sự (HR Intern), hoặc Hành chính Văn phòng.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo tin học văn phòng cực tốt, đặc biệt là kỹ năng xử lý dữ liệu trên MS Excel và Google Sheets (sử dụng trôi chảy các hàm tìm kiếm, tham chiếu, lọc dữ liệu như VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, COUNTIF, PIVOT TABLE để xử lý các bảng tính lớn).
- Tốc độ gõ bàn phím nhanh (tối thiểu 50 từ/phút), kỹ năng gõ 10 ngón chính xác, hạn chế tối đa lỗi chính tả và lỗi nhập liệu số cơ bản.
- Có hiểu biết căn bản về các thuật ngữ tuyển dụng, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo Luật Lao động.
- Biết sử dụng hoặc có khả năng tiếp thu nhanh các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) như Base.vn, Amis, Fast, SAP, Oracle hoặc các hệ thống ATS (Haravan, Base Wework, Zoho Recruit...) là một lợi thế lớn.
- Khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh cơ bản để thao tác trên các phần mềm giao diện tiếng Anh.

Phẩm chất cá nhân:
- Meticulousness (Cẩn thận, tỉ mỉ): Đây là phẩm chất quan trọng số một. Bạn phải luôn có thói quen tự rà soát, kiểm tra lại dữ liệu trước khi lưu trữ hoặc chuyển giao cho người khác. Một lỗi sai một chữ số trong mã số thuế hoặc số tài khoản có thể dẫn đến những hệ lụy lớn về mặt pháp lý và tài chính cho nhân viên.
- Integrity & Confidentiality (Trung thực và Bảo mật tuyệt đối): Cam kết bảo mật mọi thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân sự và các chiến lược nhân sự của công ty. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin ra bên ngoài hoặc sử dụng sai mục đích công việc.
- High Accountability (Trách nhiệm cao): Chủ động chịu trách nhiệm với tính chính xác của dữ liệu mình quản lý, không né tránh sai sót, sẵn sàng phối hợp sửa sai khi có sự cố dữ liệu xảy ra.
- Tinh thần học hỏi tốt, thái độ tích cực, kiên nhẫn khi thực hiện các công việc có tính lặp đi lặp lại hàng ngày mà vẫn duy trì được hiệu suất làm việc cao.
- Khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn (Deadline) được giao.

Quyền lợi:

- Mức lương cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (dao động từ 7.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc của ứng viên) kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe.
- Chế độ đãi ngộ toàn diện:
+ Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng tháng/quý dựa trên mức độ chính xác và tốc độ xử lý dữ liệu.
+ Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...) theo quy định của công ty.
+ Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật Lao động.
+ Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng (Career Path):
+ Từ Nhân viên Nhập liệu và Quản lý Nguồn lực Nhân sự (HR Data Staff) -> Chuyên viên Dữ liệu Nhân sự (HRIS Specialist) hoặc Chuyên viên C&B/Tuyển dụng sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc.
+ Công ty thường ưu tiên nguồn lực nội bộ cho các vị trí quản lý cấp trung (Team Leader/Supervisor).
- Đào tạo và Phát triển:
+ Được tham gia miễn phí các khóa học đào tạo nội bộ và bên ngoài về nâng cao kỹ năng Excel nâng cao, kỹ năng phân tích dữ liệu nhân sự (People Analytics) và cập nhật kiến thức Luật Lao động mới nhất.
+ Được làm việc trực tiếp với đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, học hỏi quy trình vận hành nhân sự bài bản của các doanh nghiệp lớn.
- Môi trường làm việc lý tưởng:
+ Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi, không gian mở sáng tạo.
+ Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau.
+ Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Teambuilding hàng năm, sinh nhật tháng, tiệc tất niên (Year-End Party), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...).

Tags
#HRDataEntry #NhanVienNhanSu #DataEntrySpecialist #QuanTriNhanSu #TuyenDung #CoSoDuLieuNhanSu #HRIS #HanhChinhNhanSu #ViecLamNhanSu #DataDrivenHR

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên nhập liệu nhân sự, nhân viên nhập liệu HR, tìm việc làm hành chính nhân sự dữ liệu, HR Data Entry Specialist tuyển dụng, nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, nhân viên hỗ trợ tuyển dụng và nhập liệu, HR Database Staff tuyển dụng, tuyển dụng nhân sự hành chính trung cấp trở lên.

Share