MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ MANG TÚI LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR ASSISTANT & LOGISTICS SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ MANG TÚI LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR ASSISTANT & LOGISTICS SPECIALIST)

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Mang túi Lĩnh vực Nhân sự (HR Logistics & Executive Assistant).

Trong bối cảnh quản trị nguồn nhân lực hiện đại, vai trò này không đơn thuần là việc thực hiện các công tác hành chính thông thường. Thuật ngữ "Mang túi" (Bag-carrier/Shadow Assistant) được định nghĩa một cách chuyên nghiệp tại doanh nghiệp chúng tôi là vai trò "Trợ lý tác nghiệp thực địa và Hậu cần chiến lược". Đây là người bạn đồng hành không thể thiếu của các Giám đốc Nhân sự (CHRO), Trợ lý Giám đốc, hoặc các Đối tác Nhân sự Kinh doanh (HRBP) trong mọi hoạt động từ văn phòng ra đến hiện trường.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị "túi công cụ" (bao gồm cả nghĩa đen và nghĩa bóng: tài liệu, công nghệ, quy trình, hậu cần, và tâm lý) để các lãnh đạo nhân sự có thể vận hành các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, đối thoại nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách trôi chảy nhất. Bạn chính là "bệ đỡ" vững chắc phía sau, đảm bảo mọi điểm chạm của nhân sự với tổ chức đều được chuẩn bị chu đáo, chuyên nghiệp và không có sai sót.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Tác nghiệp Thực địa và Di chuyển (Field & Mobile HR Support)

* Đồng hành cùng Ban Giám đốc Nhân sự, HRBP trong các chuyến công tác, các buổi làm việc trực tiếp tại các chi nhánh, nhà máy, hoặc văn phòng đại diện.
* Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hậu cần di chuyển: Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, phương tiện di chuyển, và chuẩn bị lịch trình chi tiết (itinerary) cho đoàn nhân sự.
* Chuẩn bị vật lý và kỹ thuật số cho các buổi làm việc: Mang theo và quản lý các tài liệu mật, biểu mẫu tuyển dụng, hợp đồng lao động, quà tặng thương hiệu tuyển dụng (employer branding gifts), và các thiết bị trình chiếu cần thiết.
* Đóng vai trò là đầu mối liên lạc nhanh tại hiện trường, xử lý các sự cố phát sinh về mặt không gian làm việc, thiết bị kỹ thuật hoặc điều phối nhân sự tại chỗ.

2. Quản lý "Túi tài nguyên Nhân sự" (HR Toolkit & Document Management)

* Thiết lập, cập nhật và số hóa toàn bộ hệ thống tài liệu nhân sự bao gồm: Quy chế công ty, Sổ tay nhân viên, các quy trình chuẩn (SOPs) về tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá.
* Chuẩn bị sẵn sàng các "gói tài liệu" (kits) cho từng kịch bản cụ thể: Gói tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding kit), Gói giải quyết tranh chấp lao động, Gói thôi việc (Offboarding kit).
* Đảm bảo các biểu mẫu pháp lý luôn tuân thủ Luật Lao động hiện hành và sẵn sàng cung cấp ngay lập tức khi Ban Giám đốc yêu cầu trong các cuộc họp khẩn cấp.
* Quản lý kho lưu trữ thông tin nhân sự trên nền tảng đám mây (Google Drive, OneDrive, hoặc phần mềm HRM), phân quyền truy cập khoa học và bảo mật.

3. Điều phối Hậu cần các Sự kiện và Dự án Nhân sự (HR Event & Project Coordination)

* Chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho các chương trình Đào tạo nội bộ, Ngày hội Tuyển dụng (Job Fair), Ngày hội Định hướng (Orientation Day), và các hoạt động Gắn kết nhân viên (Team building, Year-End Party).
* Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (vendors) để thương thảo giá cả, giám sát chất lượng in ấn tài liệu, quà tặng, teabreak, và trang thiết bị sự kiện.
* Thiết lập và vận hành các công cụ khảo sát ý kiến nhân viên (Survey tools) trước và sau sự kiện, tổng hợp dữ liệu để báo cáo hiệu quả cho Quản lý trực tiếp.
* Hỗ trợ điều phối dòng chảy của sự kiện, quản lý thời gian (timekeeper) và ghi chép biên bản cuộc họp (meeting minutes) một cách chuyên nghiệp.

4. Quản trị Hành chính Nhân sự và Giao tiếp Nội bộ (HR Administration & Internal Communication)

* Tiếp nhận, phân loại và xử lý các yêu cầu, đề xuất từ các phòng ban chuyển đến bộ phận Nhân sự trước khi trình lên cấp quản lý phê duyệt.
* Hỗ trợ soạn thảo các thông báo nội bộ, thư chúc mừng, thư chia buồn, và các nội dung truyền thông nhân sự gửi đến toàn thể nhân viên.
* Theo dõi và quản lý chi phí hoạt động (OPEX) của bộ phận Nhân sự; lập hồ sơ thanh quyết toán, tạm ứng chi phí công tác, chi phí sự kiện một cách chính xác và đúng hạn.
* Quản lý tủ hồ sơ vật lý của văn phòng nhân sự, đảm bảo tính ngăn nắp, dễ tìm kiếm và tuân thủ tuyệt đối quy định bảo mật thông tin.

5. Nghiên cứu, Phân tích và Chuẩn bị Báo cáo (Research & Reporting Support)

* Thực hiện thu thập dữ liệu thị trường về lương, thưởng, phúc lợi (C&B) hoặc các xu hướng nhân sự mới theo yêu cầu của Giám đốc Nhân sự.
* Hỗ trợ thiết kế các bài thuyết trình (PowerPoint/Canva) chuyên nghiệp cho các cuộc họp Đại hội cổ đông, họp Ban chiến lược hoặc các buổi chia sẻ chuyên đề của bộ phận Nhân sự.
* Theo dõi và cập nhật các chỉ số nhân sự cơ bản (HR Metrics) như: Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), Thời gian tuyển dụng (Time-to-hire), Chỉ số hài lòng của nhân viên (eNPS) để đưa vào báo cáo định kỳ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (CHRO) tùy thuộc vào quy mô dự án.
* Báo cáo gián tiếp: Các Đối tác Nhân sự cấp cao (Senior HRBP) khi tham gia vào các dự án thực địa cụ thể.
* Mối quan hệ phối hợp: Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Hành chính (Admin), Bộ phận Tài chính - Kế toán (để thanh quyết toán chi phí), và Trưởng các bộ phận chuyên môn khác trong công ty.

2. Hướng dẫn & Quy chuẩn làm việc (Guidelines):

* Quy chuẩn Bảo mật (NDAs): Tuyệt đối tuân thủ Quy chế bảo mật thông tin nhân sự. Mọi thông tin về lương, hồ sơ cá nhân, kế hoạch tái cấu trúc, hay các quyết định kỷ luật lao động đều không được phép tiết lộ ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOPs): Thực hiện công việc theo đúng các quy trình hành chính và nhân sự đã ban hành. Đề xuất cải tiến quy trình nếu phát hiện các điểm nghẽn gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
* Tác phong làm việc: Luôn duy trì thái độ chuẩn mực, chuyên nghiệp, trang phục lịch sự phù hợp với tính chất của từng sự kiện (từ vest lịch lãm trong phòng họp đến trang phục năng động khi đi dã ngoại/sự kiện ngoài trời).

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh, Quan hệ Quốc tế hoặc các ngành KHXH&NV có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 01 – 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý Nhân sự, Nhân viên Hành chính Nhân sự, Thư ký Ban Giám đốc hoặc các vai trò Điều phối dự án tương đương.
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc tại các công ty có quy mô nhân sự lớn (từ 200 nhân sự trở lên) hoặc các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhà máy.
* Đã có kinh nghiệm trực tiếp tham gia tổ chức các sự kiện quy mô nội bộ hoặc hỗ trợ các đoàn công tác thực địa là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý Thời gian (Organization & Time Management):
* Khả năng lên kế hoạch chi tiết, quản lý danh mục công việc (To-do list) khoa học.
* Kỹ năng đa nhiệm (multitasking) cực tốt, có thể xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc dưới áp lực thời gian cao mà không làm giảm chất lượng công việc.
* Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên (prioritization) dựa trên ma trận quan trọng/khẩn cấp một cách thông minh.

* Kỹ năng Sử dụng Công nghệ và Tin học Văn phòng:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng thiết kế slide thuyết trình ấn tượng và sử dụng các hàm Excel để quản lý dữ liệu nhân sự.
* Quen thuộc với các công cụ làm việc nhóm và quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Notion, Slack.
* Có khả năng nhanh chóng làm quen và làm chủ các phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRIS/HRM) của công ty.

* Kỹ năng Giao tiếp và Điều phối (Communication & Facilitation):
* Khả năng giao tiếp rõ ràng, súc tích bằng cả văn bản và lời nói.
* Kỹ năng lắng nghe tích cực và truyền đạt thông tin một cách khéo léo, tinh tế đến các cấp nhân sự khác nhau trong tổ chức.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 6.0 hoặc TOEIC 750 trở lên), có khả năng dịch thuật tài liệu nhân sự và giao tiếp với các chuyên gia/nhân sự nước ngoài khi cần thiết.

* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề và Hậu cần (Logistics & Problem-Solving):
* Kỹ năng dự phòng rủi ro tốt: Luôn có phương án B, C cho các kế hoạch di chuyển, sự kiện hoặc tài liệu.
* Tư duy dịch vụ (service mindset), luôn đặt trải nghiệm của ứng viên và nhân viên nội bộ làm trọng tâm để thiết kế các dịch vụ hỗ trợ tối ưu nhất.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Sự Kín đáo và Đáng tin cậy tuyệt đối (Discretion & Trustworthiness): Vì vị trí này tiếp cận với rất nhiều thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và cá nhân người lao động, phẩm chất trung thực, bảo mật thông tin được đặt lên hàng đầu.
* Sự Chu đáo và Tỉ mỉ (Detail-oriented): Cẩn thận đến từng chi tiết nhỏ như lỗi chính tả trên thông báo, định dạng của hợp đồng lao động, thời gian đặt xe công tác hay sở thích ăn uống của đoàn công tác khi đặt tiệc.
* Sự Linh hoạt và Khả năng Thích ứng cao (Agility & Adaptability): Sẵn sàng thay đổi kế hoạch theo tình thế phát sinh, không ngại di chuyển, không ngại các công việc không có trong mô tả công việc ban đầu khi có yêu cầu khẩn cấp.
* Trí tuệ Cảm xúc cao (High EQ) & Tinh thần Đồng đội (Team Spirit): Luôn giữ được sự bình tĩnh, thái độ hòa nhã, lịch sự ngay cả trong những tình huống căng thẳng hay khi đối diện với các xung đột nhân sự.
* Tinh thần Chủ động (Proactiveness): Không đợi được giao việc mới làm, luôn chủ động quan sát, dự đoán nhu cầu của cấp trên và đồng nghiệp để chuẩn bị trước các công cụ hỗ trợ cần thiết.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh:
* Mức lương cứng từ [Mức lương tối thiểu] - [Mức lương tối đa] VNĐ/tháng (Thỏa thuận cụ thể theo năng lực và kinh nghiệm làm việc).
* Lương tháng 13 bảo đảm và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Phụ cấp công tác phí, chi phí di chuyển, điện thoại và trang thiết bị làm việc hiện đại (Laptop, điện thoại công vụ nếu có).

* Chế độ Phúc lợi Toàn diện:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện) tại các bệnh viện uy tín hàng đầu.
* Chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho toàn thể nhân viên.
* Quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, Hiếu hỷ, Thai sản và các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần khác.

* Cơ hội Phát triển Nghề nghiệp vượt trội:
* Đây là vị trí "bệ phóng" hoàn hảo. Việc được làm việc trực tiếp, đồng hành cùng các Lãnh đạo Nhân sự cấp cao giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về chiến lược nhân sự của một doanh nghiệp lớn.
* Được tham gia trực tiếp vào các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự, Luật Lao động, kỹ năng mềm do công ty chi trả kinh phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 2 - 3 năm cống hiến xuất sắc, có cơ hội thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn như Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist), Chuyên viên Quan hệ Lao động (ER Specialist) hoặc Đối tác Nhân sự Kinh doanh (HRBP).

* Môi trường làm việc Lý tưởng:
* Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận những đóng góp cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở, đầy đủ tiện ích (khu vực nghỉ ngơi, quầy pantry trà, cà phê miễn phí).
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, đề cao sự bình đẳng, tôn trọng sự khác biệt và tinh thần hỗ trợ lẫn nhau.

---

Tags:

`#HR_Assistant` `#Tuyển_dụng_Nhân_sự` `#Trợ_lý_Nhân_sự` `#HR_Logistics` `#Hành_chính_Nhân_sự` `#HRBP_Assistant` `#Tuyển_dụng_Hà_Nội` `#Tuyển_dụng_TPHCM` `#Career_Development` `#HR_Specialist`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng Trợ lý nhân sự
* Việc làm Hành chính nhân sự mới nhất
* HR Assistant job description
* Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ nhân sự
* Tìm việc làm Thư ký nhân sự
* HR Logistics Specialist hiring
* Việc làm nhân sự đi công tác nhiều
* Tìm việc làm HRBP Assistant tại [Tên thành phố]
* Tuyển dụng chuyên viên nhân sự tổng hợp
* Việc làm trợ lý giám đốc nhân sự CHRO

Share