MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẦY DỊCH VỤ NHÂN SỰ (HR SERVICE DESK SPECIALIST)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Quầy dịch vụ Nhân sự (HR Service Desk/Front Office Specialist). Đây là vị trí "mặt tiền" (Front-line) của Bộ phận Nhân sự, đóng vai trò là cầu nối trực tiếp, quan trọng nhất giữa Ban Nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) trong tổ chức.

Trong một doanh nghiệp quy mô lớn, việc tiếp nhận, xử lý và phản hồi các yêu cầu thường nhật của người lao động đòi hỏi sự nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ hành chính, mà còn là người đại diện cho hình ảnh, văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Bạn sẽ là điểm chạm đầu tiên (First Point of Contact) giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên từ chính sách, chế độ đãi ngộ, quy trình làm việc, cho đến các thủ tục hồ sơ pháp lý.

Chúng tôi kỳ vọng bạn là một cá nhân có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc (Customer-centric), am hiểu các quy định cốt lõi về Luật Lao động, có kỹ năng giao tiếp khéo léo và khả năng giữ bình tĩnh cực tốt để biến mỗi trải nghiệm của nhân viên tại Quầy dịch vụ Nhân sự trở nên ấm áp, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, tư vấn và giải quyết các yêu cầu trực tiếp của Người lao động (Employee Helpdesk & Inquiry Management)

* Trực quầy dịch vụ Nhân sự trong khung giờ quy định, sẵn sàng chào đón và tiếp nhận các yêu cầu từ trực tiếp (walk-in), điện thoại hotline, email cho đến hệ thống phiếu yêu cầu trực tuyến (Ticketing System).
* Lắng nghe, phân loại và trực tiếp giải đáp các thắc mắc thường gặp của CBNV liên quan đến: nội quy lao động, quy chế công ty, chế độ phúc lợi, cách tính ngày phép, quy trình xin nghỉ ốm/thai sản, các chính sách bảo hiểm sức khỏe tự nguyện và bảo hiểm xã hội bắt buộc.
* Đối với các thắc mắc chuyên sâu (như sai sót bảng lương phức tạp, tranh chấp lao động, lộ trình thăng tiến đặc thù), thực hiện phân loại, ghi nhận thông tin đầy đủ và chuyển tiếp (escalate) đến đúng bộ phận chuyên trách (COE - Center of Excellence như C&B, L&D, Tuyển dụng, Quan hệ lao động) xử lý, đồng thời theo dõi sát sao để phản hồi kết quả cuối cùng cho nhân viên theo đúng cam kết thời gian (SLA).
* Đảm bảo khu vực quầy dịch vụ luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ các biểu mẫu, tờ rơi hướng dẫn, sổ tay nhân viên để cung cấp kịp thời khi cần.

2. Quản lý, thực hiện thủ tục Hồ sơ và Hợp đồng lao động (HR Admin & Document Processing)

* Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ nhận việc (onboarding documents); kiểm tra tính pháp lý, đầy đủ và tính chính xác của các giấy tờ cá nhân do người lao động cung cấp.
* Thực hiện các thủ tục soạn thảo, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng lao động theo đúng quy trình và biểu mẫu chuẩn của Công ty.
* Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra điều kiện và thực hiện in ấn, trình ký, đóng dấu và cấp phát các loại giấy xác nhận nhân sự (Giấy xác nhận công tác, Giấy xác nhận thu nhập phục vụ mục đích mở thẻ tín dụng, xin visa, chứng minh tài chính...) cho CBNV trong thời hạn quy định.
* Thực hiện việc lưu trữ khoa học hồ sơ nhân sự (cả hồ sơ giấy tại tủ lưu trữ chuyên dụng và hồ sơ số trên hệ thống HRIS), đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối theo quy định của Luật an toàn thông tin và chính sách bảo mật của doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ quy trình Hội nhập (Onboarding) và Thôi việc (Offboarding)

* Quy trình Hội nhập (Onboarding):
* Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng để chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới vào ngày đầu tiên đi làm (Day 1).
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới check-in tại quầy, cấp phát thẻ nhân viên, tài liệu hướng dẫn hội nhập, quà chào mừng (Welcome Kit).
* Hướng dẫn nhân viên đăng ký dấu vân tay/nhận diện khuôn mặt trên hệ thống chấm công, cài đặt các ứng dụng nội bộ của công ty.
* Quy trình Thôi việc (Offboarding):
* Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, hướng dẫn quy trình bàn giao tài sản, thanh quyết toán các khoản công nợ/tài chính với công ty.
* Hỗ trợ nhân viên hoàn thiện biên bản bàn giao (Clearance Sheet), thu hồi thẻ nhân viên, các tài sản bảo mật (nếu có) trước khi họ chính thức nghỉ việc.
* Cung cấp thông tin và hướng dẫn người lao động về quy trình nhận sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH), tờ rời chốt sổ, và các thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp tại cơ quan nhà nước.

4. Quản lý thông tin trên Hệ thống nhân sự (HRIS & Database Update)

* Thực hiện nhập liệu và cập nhật liên tục thông tin cá nhân của người lao động lên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (như SAP, Workday, SuccessFactors hoặc hệ thống nội bộ của doanh nghiệp) khi có sự thay đổi (thay đổi địa chỉ, số điện thoại, thông tin người phụ thuộc, số tài khoản ngân hàng, bằng cấp mới...).
* Quản lý việc đăng ký mã số thuế cá nhân (MSTCN) mới cho nhân viên; cập nhật thông tin giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc của người lao động lên hệ thống của Cơ quan Thuế.
* Theo dõi và quản lý dữ liệu về ngày phép, ngày nghỉ bù, nghỉ chế độ của CBNV, hỗ trợ đối chiếu dữ liệu chấm công hàng tháng trước khi chuyển giao cho bộ phận tính lương (C&B).

5. Thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Phúc lợi ban đầu

* Tiếp nhận các hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động... từ người lao động tại Quầy dịch vụ.
* Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ y tế (Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH - C65, Giấy khai sinh của con...).
* Chuyển giao hồ sơ hợp lệ cho chuyên viên phụ trách BHXH để thực hiện khai báo trên phần mềm BHXH điện tử; theo dõi tiến độ chi trả chế độ từ cơ quan BHXH và thông báo, giải thích cho người lao động khi có kết quả.
* Phát thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc và thẻ Bảo hiểm sức khỏe tai nạn/chăm sóc sức khỏe nội bộ (Health Insurance) cho nhân viên; hướng dẫn họ quy trình bảo lãnh viện phí và quy trình thanh toán bồi thường thực tế với công ty bảo hiểm.

6. Khảo sát, Đo lường và Cải tiến trải nghiệm nhân viên (Employee Experience Enhancement)

* Thu thập ý kiến đóng góp, phản hồi của CBNV sau mỗi lượt giao dịch tại Quầy dịch vụ thông qua các công cụ đánh giá mức độ hài lòng (CSAT - Customer Satisfaction Score).
* Ghi nhận các câu hỏi mang tính hệ thống, lặp đi lặp lại để đề xuất xây dựng bộ tài liệu Câu hỏi thường gặp (FAQs), cẩm nang nhân viên trực tuyến (Employee Handbook Handbook Portal) giúp nhân viên có thể tự tra cứu dễ dàng.
* Đề xuất các giải pháp số hóa, tự động hóa quy trình tại quầy nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi của nhân viên và tối ưu hóa năng suất làm việc của bộ phận nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Quầy dịch vụ Nhân sự (HR Service Desk Team Leader) hoặc Trưởng phòng Dịch vụ Nhân sự chia sẻ (HR Shared Services Manager / HR Operations Manager).
* Hướng dẫn và Quy chuẩn công việc (Guidelines & Standards):
* Thực hiện công việc dựa trên Bộ Quy trình Thao tác Chuẩn (SOPs - Standard Operating Procedures) của phòng Nhân sự và các cam kết về mức độ dịch vụ nội bộ (SLAs - Service Level Agreements) đã ban hành.
* Tuân thủ nghiêm ngặt Luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy chế, nội quy lao động nội bộ của doanh nghiệp.
* Tuân thủ Quy tắc ứng xử ứng xử và giao tiếp khách hàng nội bộ (Customer Service Code of Conduct), đảm bảo thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, bảo mật thông tin trong mọi tình huống giao tiếp với CBNV.
* Mối quan hệ phối hợp công việc (Collaborative Relationships):
* Nội bộ Phòng Nhân sự: Phối hợp chặt chẽ với các chuyên viên tính lương (C&B), chuyên viên Quan hệ lao động (ER), bộ phận Tuyển dụng (TA) và Đào tạo (L&D) để luân chuyển thông tin và xử lý các yêu cầu chuyên sâu của nhân viên một cách trơn tru.
* Ngoại bộ Phòng Nhân sự: Phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để cấp/thu hồi tài khoản làm việc của nhân viên; phối hợp với bộ phận Hành chính - Quản trị tài sản để cấp phát thẻ ra vào, tủ cá nhân (locker) cho người lao động.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân sự, Luật, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Khách sạn - Du lịch, Quan hệ công chúng hoặc các ngành kinh tế xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Hành chính Nhân sự, Lễ tân văn phòng, Nhân viên Chăm sóc khách hàng (Call Center/Customer Service), Điều phối viên dịch vụ hoặc các công việc có tính chất tương tác trực tiếp với con người.
* Đối với ứng viên tốt nghiệp Trung cấp nhưng có thái độ xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và ham học hỏi, công ty sẵn sàng đào tạo bài bản từ đầu.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Có khả năng truyền đạt thông tin chính sách nhân sự (vốn khô khan, phức tạp) thành ngôn ngữ dễ hiểu, gãy gọn và thuyết phục đối với mọi đối tượng nhân viên từ lao động phổ thông, nhân viên văn phòng đến quản lý cấp cao.
* Kỹ năng Lắng nghe và Thấu cảm (Active Listening & Empathy): Khả năng kiên nhẫn lắng nghe để hiểu rõ ngọn ngành vấn đề của nhân viên; biết cách xoa dịu và giải tỏa những bức xúc, lo lắng của người lao động khi họ gặp sự cố về lương, thưởng hay chế độ bảo hiểm.
* Kỹ năng Tin học văn phòng và Hệ thống:
* Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng (MS Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng xử lý dữ liệu trên Excel (sử dụng thành thạo các hàm tìm kiếm, lọc, đối chiếu dữ liệu cơ bản như Vlookup, Index/Match, Pivot Table).
* Có khả năng học hỏi và làm việc trên các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS), các hệ thống quản lý yêu cầu (Ticketing Tools như Jira, ServiceNow, Zendesk) là một lợi thế lớn.
* Hiểu biết Pháp luật Lao động cơ bản: Có kiến thức cơ bản hoặc có khả năng tự nghiên cứu, nắm bắt nhanh các quy định cốt lõi của Luật Lao động, Luật BHXH liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động tại doanh nghiệp.
* Kỹ năng Quản lý thời gian và Sắp xếp công việc: Khả năng làm việc đa nhiệm (multi-tasking), biết cách phân loại thứ tự ưu tiên xử lý yêu cầu (Khẩn cấp - Quan trọng) để không bị quá tải vào các khung giờ cao điểm tại quầy dịch vụ.

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy Dịch vụ vượt trội (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng và trải nghiệm của nhân viên lên hàng đầu; luôn hành động với tinh thần hỗ trợ hết mình, thân thiện, cởi mở và chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu cho người lao động.
* Bảo mật và Trung thực (Confidentiality & Integrity): Có ý thức đạo đức nghề nghiệp cực kỳ cao; cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân, lương bổng, hồ sơ bệnh án hay các vấn đề riêng tư của người lao động mà mình tiếp cận trong quá trình làm việc.
* Sức chịu đựng áp lực tốt (Resilience): Có khả năng tự chủ cảm xúc cực tốt; giữ được sự bình tĩnh, thái độ lịch thiệp và chuẩn mực ngay cả khi đối mặt với những tình huống nhân viên đang giận dữ, khiếu nại gay gắt hoặc trong các giai đoạn cao điểm của công ty (kỳ tính lương, kỳ đánh giá cuối năm).
* Cẩn trọng, Chi tiết (Attention to Detail): Cẩn thận, tỉ mỉ trong việc kiểm tra hồ sơ, nhập liệu thông tin, soạn thảo hợp đồng, đảm bảo không xảy ra sai sót dù là nhỏ nhất vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín của Phòng Nhân sự.
* Ngoại hình sáng, Chỉnh chu: Tác phong chuyên nghiệp, trang phục lịch sự, gọn gàng theo đúng quy chuẩn hình ảnh của bộ phận dịch vụ khách hàng.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn:
* Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Tháng lương thứ 13 cam kết và các khoản thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) theo chính sách của Tập đoàn/Công ty.
* Phụ cấp trang phục, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại (nếu có).
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của pháp luật.
* Được tham gia chương trình Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare Plan) do Công ty tài trợ toàn bộ chi phí (khám chữa bệnh nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao).
* Chế độ nghỉ phép năm từ 12 - 14 ngày/năm (tăng dần theo thâm niên làm việc); quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản, quốc tế phụ nữ... đầy đủ.
* Đào tạo & Phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo bài bản về kỹ năng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp (Customer Service Excellence), kỹ năng giao tiếp ứng xử, quản trị cảm xúc EQ.
* Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ Quản trị Nhân sự thực tế (Luật Lao động thực hành, Bảo hiểm xã hội nâng cao, các hệ thống ERP hàng đầu thế giới như SAP/Workday).
* Được dẫn dắt, kèm cặp (coaching) bởi các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm tại doanh nghiệp.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng:
* Chúng tôi chú trọng lộ trình phát triển sự nghiệp lâu dài cho nhân viên. Từ vị trí Nhân viên Quầy dịch vụ Nhân sự, bạn có cơ hội thăng tiến lên các vị trí: Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự (HR Service Desk Team Leader), Chuyên viên C&B chuyên trách (C&B Specialist), Chuyên viên Đối tác Nhân sự (HR Business Partner - HRBP) hoặc Chuyên viên Quan hệ Lao động (ER Specialist).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc văn minh, năng động, trẻ trung, đề cao sự bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau.
* Văn phòng làm việc hiện đại, được trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc tốt nhất.
* Các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Team building hàng năm, Year-end Party, Ngày hội gia đình (Family Day), các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ sôi nổi.

---

Tags

`#HRServiceDesk` `#NhanVienNhanSu` `#HanhChinhNhanSu` `#HRAdmin` `#TuyenDungNhanSu` `#DichVuNhanSuChiaSe` `#HRSharedServices` `#ChamSocKhachHangNoiBo` `#HoSoNhanSu` `#BaohiemXahoi`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự trung cấp, Nhân viên quầy nhân sự, HR Helpdesk, HR Service Desk Specialist, Nhân viên lễ tân kiêm nhân sự, Tuyển dụng HR Admin, Chuyên viên hỗ trợ dịch vụ nhân sự, Nhân viên tiếp đón nhân sự mới, Nhân viên xử lý hồ sơ nhân sự, Tuyển dụng nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm cao, Nhân viên chăm sóc trải nghiệm nhân viên, Nhân viên trực quầy nhân sự, HR Shared Services Officer.

Share