MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ CLICK & COLLECT LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR CLICK & COLLECT OPERATIONS SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ CLICK & COLLECT LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR CLICK & COLLECT OPERATIONS SPECIALIST)

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Click & Collect lĩnh vực Nhân sự (HR Click & Collect Operations Specialist).

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số và xu hướng tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên (Employee Experience - EX), mô hình "Click & Collect" không còn giới hạn trong ngành bán lẻ mà đã được chúng tôi tiên phong áp dụng vào quản trị nhân sự. Đây là cầu nối chiến lược giữa hệ thống quản trị nhân sự số hóa (Digital HR) và các điểm chạm vật lý (Physical Touchpoints) trong hành trình của người lao động.

Vị trí này được thiết kế dành cho một nhân sự năng động, am hiểu công nghệ, có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc. Bạn sẽ chịu trách nhiệm vận hành "Trạm Dịch vụ Nhân sự On-demand" – nơi nhân viên có thể gửi các yêu cầu trực tuyến thông qua cổng thông tin nhân sự (Click) và nhận các dịch vụ, tài liệu, công cụ dụng cụ làm việc hoặc giải đáp thắc mắc trực tiếp tại quầy hoặc qua các điểm nhận tủ đồ thông minh (Collect). Mục tiêu tối thượng của vị trí này là giảm thiểu thời gian chờ đợi của nhân viên, tối ưu hóa quy trình hành chính nhân sự, và nâng cao chỉ số hài lòng nội bộ (Employee CSAT).

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý và Điều phối Hệ thống Yêu cầu Dịch vụ Nhân sự Trực tuyến (Phần "Click") – Tỷ trọng: 35%

* Tiếp nhận và Phân loại: Theo dõi liên tục bảng điều khiển (Dashboard) của Hệ thống Quản trị Nhân sự (HRIS) và Hệ thống Quản lý Yêu cầu (Ticketing System). Tiếp nhận các yêu cầu từ nhân viên bao gồm: Xác nhận nhân sự, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội, đăng ký cấp phát đồng phục/văn phòng phẩm, đăng ký nhận trang thiết bị làm việc, và các thủ tục phúc lợi khác.
* Xác thực thông tin: Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của thông tin do nhân viên cung cấp trên hệ thống đối chiếu với cơ sở dữ liệu nhân sự gốc trước khi phê duyệt chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
* Quản lý cam kết chất lượng dịch vụ (SLA): Đảm bảo tất cả các yêu cầu được tiếp nhận và xử lý trong khung thời gian cam kết (SLA) đã quy định (ví dụ: xác nhận nhân sự trong vòng 4 giờ làm việc, chuẩn bị hợp đồng trong 24 giờ làm việc).
* Giải đáp trực tuyến: Tương tác trực tiếp với nhân viên qua các kênh chat nội bộ (Slack, MS Teams, Zalo Zalo OA) để hướng dẫn họ hoàn thiện hồ sơ "Click" đúng chuẩn ngay từ lần đầu tiên.

2. Chuẩn bị và Hoàn thiện Sản phẩm Dịch vụ Nhân sự (Phần "Prepare") – Tỷ trọng: 30%

* Soạn thảo và Trích xuất Tài liệu: Trực tiếp soạn thảo, in ấn và trình ký các văn bản nhân sự (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm/điều chuyển, thư mời nhận việc, giấy xác nhận thu nhập) theo đúng biểu mẫu và quy chuẩn pháp lý của công ty.
* Đóng gói "Onboarding Kits" & "Offboarding Kits":
* Đối với nhân viên mới: Chuẩn bị đầy đủ gói chào mừng (Sổ tay nhân viên, thẻ nhân viên, máy tính làm việc phối hợp với IT, đồng phục, quà chào mừng) và sắp xếp sẵn sàng tại quầy dịch vụ trước ngày nhận việc.
* Đối với nhân viên nghỉ việc: Chuẩn bị sẵn checklist bàn giao, quyết định thôi việc, tờ rời chốt sổ BHXH và các tài liệu liên quan để bàn giao nhanh chóng trong ngày làm việc cuối cùng.
* Quản lý Kho Vật phẩm Nhân sự: Theo dõi, kiểm kê định kỳ và quản lý lượng tồn kho của các vật phẩm phục vụ nhân viên (thẻ từ, quà tặng nội bộ, đồng phục, ấn phẩm truyền thông, văn phòng phẩm nhân sự). Đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt làm gián đoạn trải nghiệm của nhân viên.
* Phối hợp liên phòng ban: Làm việc chặt chẽ với bộ phận IT, Hành chính (Admin), C&B (Bù trừ & Phúc lợi) và Quan hệ Lao động để đảm bảo các "sản phẩm nhân sự" được chuẩn bị đầy đủ và chính xác nhất.

3. Vận hành Quầy Giao nhận và Trạm Tủ đồ Thông minh (Phần "Collect") – Tỷ trọng: 20%

* Quản lý Quầy Dịch vụ Khách hàng Nhân sự (HR Service Desk): Trực tiếp đón tiếp nhân viên đến nhận tài liệu/vật phẩm. Thực hiện quy trình bàn giao chuyên nghiệp, thân thiện, giải thích rõ ràng các điều khoản hoặc nội dung đi kèm (nếu có).
* Vận hành Trạm Tủ đồ Nhân sự Thông minh (Smart HR Lockers): Đối với các nhân sự làm việc theo ca kíp hoặc không thể nhận trong giờ hành chính, thực hiện việc lưu trữ tài liệu/vật phẩm vào tủ đồ thông minh, kích hoạt mã PIN/QR code gửi đến điện thoại cá nhân của nhân viên để họ tự thực hiện việc "Collect" an toàn và bảo mật.
* Xác nhận hoàn tất thủ tục: Cập nhật trạng thái "Đã nhận/Completed" trên hệ thống ngay sau khi nhân viên nhận được tài liệu/vật phẩm, kèm theo chữ ký số hoặc chữ ký vật lý lưu hồ sơ.
* Xử lý các tình huống phát sinh: Giải quyết các sự cố tại quầy như nhân viên nhận sai kích cỡ đồng phục, lỗi thẻ từ, thiếu trang thiết bị, hoặc tài liệu bị sai lệch thông tin một cách nhanh chóng và khéo léo nhất.

4. Thu thập Phản hồi và Cải tiến Trải nghiệm Nhân viên (EX) – Tỷ trọng: 15%

* Đo lường mức độ hài lòng (CSAT): Gửi khảo sát tự động sau mỗi lượt giao dịch hoàn tất. Theo dõi chỉ số CSAT và thu thập ý kiến đóng góp trực tiếp từ người lao động về mô hình Click & Collect.
* Đề xuất cải tiến quy trình: Chủ trì các buổi họp cải tiến nhỏ (Kaizen) nhằm rút ngắn thời gian từ lúc "Click" đến lúc "Collect". Đề xuất các giải pháp tự động hóa các bước nhập liệu thủ công.
* Đào tạo và Truyền thông: Biên soạn tài liệu hướng dẫn (dưới dạng văn bản, hình ảnh, video ngắn) để hướng dẫn nhân viên mới và nhân viên tại các chi nhánh cách thức sử dụng dịch vụ HR Click & Collect hiệu quả.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Dịch vụ Chia sẻ Nhân sự (HR Shared Services Team Leader) hoặc Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager).
* Báo cáo gián tiếp cho: Giám đốc Nhân sự (HR Director) về các chỉ số hiệu suất dịch vụ (SLA) và trải nghiệm nhân viên định kỳ (tháng/quý).
* Phối hợp nội bộ:
* Bộ phận C&B: Nhận dữ liệu lương, bảo hiểm, chế độ phúc lợi để chuyển hóa thành tài liệu bàn giao cho nhân viên.
* Bộ phận Tuyển dụng (TA): Tiếp nhận danh sách nhân sự mới để chuẩn bị Onboarding Kits.
* Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT): Phối hợp đồng bộ tài khoản, cấu hình máy tính và giải quyết các lỗi kỹ thuật trên cổng thông tin HR Portal/Smart Locker.
* Bộ phận Hành chính (Admin): Quản lý việc cấp phát xe, văn phòng phẩm và công cụ dụng cụ làm việc chung.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ: Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về cách thức tương tác với hệ thống dịch vụ nhân sự mới. Có thể hướng dẫn công việc (On-the-job training) cho các thực tập sinh nhân sự hỗ trợ tại quầy dịch vụ.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm bảo vận hành thành công mô hình HR Click & Collect tiên tiến, chúng tôi tìm kiếm những ứng viên không chỉ có nền tảng về nghiệp vụ nhân sự mà còn sở hữu tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội (Customer-centricity) và khả năng thích ứng nhanh với các công cụ công nghệ mới. Bạn phải là người tỉ mỉ, có khả năng tổ chức công việc khoa học và luôn tràn đầy năng lượng tích cực khi tiếp xúc với mọi người.

---

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS), Ngôn ngữ học, hoặc các ngành học có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin), Nhân viên Dịch vụ Chia sẻ Nhân sự (HR Shared Services), Nhân viên Chăm sóc Khách hàng (Customer Service), hoặc Điều phối viên Vận hành (Operations Coordinator).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô lớn (từ 500 nhân sự trở lên), các công ty thuộc lĩnh vực Bán lẻ (Retail), Thương mại điện tử (E-commerce), hoặc Công nghệ - nơi mô hình Click & Collect được vận hành phổ biến.
* Kinh nghiệm hệ thống: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) như Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR, Base.vn, 1Office hoặc các hệ thống quản lý Ticket/Yêu cầu dịch vụ (Jira, Zendesk, Salesforce).

---

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng vận hành và quản lý quy trình: Khả năng sắp xếp và tổ chức công việc một cách khoa học. Hiểu rõ cách thức thiết lập và tối ưu hóa luồng công việc (Workflow) từ khi phát sinh yêu cầu đến khi bàn giao sản phẩm cuối cùng.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Am hiểu sâu sắc thể thức văn bản, quy chuẩn soạn thảo các loại hợp đồng lao động, quyết định, công văn theo đúng quy định của Pháp luật Lao động Việt Nam.
* Kỹ năng phân tích dữ liệu và báo cáo: Sử dụng thành thạo Excel (Vlookup, Pivot Table, các hàm logic) và các công cụ trực quan hóa dữ liệu (Power BI, Google Data Studio) để theo dõi và báo cáo các chỉ số đo lường hiệu suất (SLA, CSAT, Ticket Volume).
* Năng lực số hóa (Digital Literacy): Nắm bắt nhanh cách sử dụng các thiết bị phần cứng hỗ trợ (máy in thẻ, máy quét mã vạch, hệ thống quản lý tủ khóa thông minh IoT).
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu thông qua cả kênh viết (Email, Chat) và kênh nói trực tiếp tại quầy. Biết lắng nghe và có khả năng xoa dịu những nhân viên đang gặp bức xúc hoặc gặp sự cố hành chính.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) là một lợi thế lớn để hỗ trợ các nhân sự nước ngoài tại công ty.

---

Phẩm chất cá nhân

* Tư duy dịch vụ khách hàng (Customer-first Mindset): Luôn coi nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ tận tâm, niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp nhất.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và hướng đến sự hoàn hảo: Do đặc thù xử lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng liên quan trực tiếp đến pháp lý và quyền lợi con người, ứng viên cần có mức độ chính xác tuyệt đối trong việc nhập liệu và kiểm tra thông tin.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Tuyệt đối tuân thủ các nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự, mức lương, hồ sơ cá nhân và các quyết định nhân sự nhạy cảm của tổ chức.
* Khả năng chịu áp lực và quản lý thời gian tốt: Có thể xử lý đồng thời nhiều yêu cầu (Multitasking) trong những giai đoạn cao điểm (như kỳ chi trả lương, đợt tuyển dụng thực tập sinh số lượng lớn, hoặc cuối năm tài chính) mà vẫn đảm bảo SLA.
* Tinh thần cải tiến liên tục (Can-do Attitude): Không ngại thay đổi, luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để cải tiến công việc hàng ngày tốt hơn ngày hôm qua.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (dao động từ 12.000.000đ – 18.000.000đ tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc theo Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú độc quyền từ các nhà bảo hiểm uy tín).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện tiêu chuẩn quốc tế.
* Phát triển nghề nghiệp:
* Được đào tạo bài bản về tư duy quản trị nhân sự hiện đại, kỹ năng số hóa quy trình (HR Digital Transformation) và quản trị trải nghiệm nhân viên (Employee Experience).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cấp cao hơn như: Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự Chia sẻ (HRSS Team Leader), Chuyên viên Phân tích Hệ thống Nhân sự (HRIS Analyst), hoặc Chuyên viên Đối tác Nhân sự (HRBP).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Không gian làm việc hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
* Trang bị đầy đủ công cụ làm việc công nghệ cao (Laptop cấu hình mạnh, màn hình phụ, điện thoại công vụ, quyền truy cập các hệ thống phần mềm hàng đầu).
* Các hoạt động gắn kết phong phú:
* Chương trình Teambuilding hàng năm, Year-end Party hoành tráng.
* Các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật được công ty tài trợ kinh phí hoạt động.
* Chế độ nghỉ phép năm lên đến 14 ngày/năm (tăng dần theo thâm niên làm việc).

---

Tags:

`#HRSharedServices` `#HRClickAndCollect` `#HRIS` `#EmployeeExperience` `#CustomerServiceInHR` `#DichVuNhanSuChiaSe` `#VanHanhNhanSu` `#HRSupport` `#DigitalHR` `#OnboardingSpecialist`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên hỗ trợ nhân sự click and collect, Chuyên viên dịch vụ chia sẻ nhân sự, Tuyển dụng HR Shared Services, Nhân viên HR Admin công nghệ, Tuyển dụng vận hành nhân sự, HR Helpdesk Specialist, Employee Experience Specialist, Nhân viên quản trị trải nghiệm nhân viên, Chuyên viên hỗ trợ dịch vụ nhân sự trực tuyến, HR Operations Officer.

Share