MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN MUA SẮM VÀ ĐẶT HÀNG DỊCH VỤ NHÂN SỰ (HR PROCUREMENT SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN MUA SẮM VÀ ĐẶT HÀNG DỊCH VỤ NHÂN SỰ (HR PROCUREMENT SPECIALIST)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Mua sắm và Đặt hàng Dịch vụ Nhân sự (HR Procurement/Ordering Specialist). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và điều phối cao, đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Quản trị Nguồn nhân lực (HR) và các Nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, cũng như phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Thu mua (Procurement) và Tài chính của Tổng công ty.

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô mạnh mẽ, việc tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng các dịch vụ nhân sự là yếu tố sống còn. Người đảm nhận vị trí này không đơn thuần làm công việc hành chính đặt hàng thông thường, mà là một chuyên gia có tư duy quản trị, hiểu sâu sắc về nghiệp vụ nhân sự và có năng lực thương lượng xuất sắc. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của các đơn đặt hàng dịch vụ nhân sự, từ khâu tiếp nhận nhu cầu từ các phòng ban nội bộ (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Truyền thông nội bộ), tìm kiếm - đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm soát chất lượng dịch vụ bàn giao, cho đến khâu hoàn tất thủ tục thanh quyết toán.

Sứ mệnh của bạn là đảm bảo mọi nguồn lực dịch vụ phục vụ cho người lao động và hoạt động vận hành của bộ máy nhân sự được cung ứng một cách nhanh chóng, đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất với chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch và lập yêu cầu mua sắm (Demand & Order Management)

* Chủ trì tiếp nhận, rà soát và phân tích các yêu cầu mua sắm, đặt hàng từ các bộ phận chuyên môn trong khối Nhân sự bao gồm:
* Mảng Tuyển dụng: Đặt hàng các dịch vụ đăng tuyển, tài khoản tìm kiếm ứng viên (VietnamWorks, TopCV, LinkedIn,...), dịch vụ săn đầu người (Headhunter), dịch vụ đánh giá năng lực ứng viên (Assessment Center, Test Center).
* Mảng Đào tạo (L&D): Đặt hàng các khóa học đào tạo bên ngoài, thuê chuyên gia giảng dạy, mua bản quyền các chương trình đào tạo e-learning, thuê địa điểm tổ chức đào tạo.
* Mảng Chế độ đãi ngộ & Phúc lợi (C&B): Đặt hàng gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên, dịch vụ khám sức khỏe định kỳ, quà tặng lễ tết cho cán bộ nhân viên, đồng phục công ty.
* Mảng Truyền thông nội bộ & Gắn kết (ER): Đặt hàng dịch vụ tổ chức sự kiện (Teambuilding, Year End Party, Family Day), sản xuất các ấn phẩm truyền thông, quà tặng thương hiệu nhà tuyển dụng.
* Mảng Công nghệ Nhân sự (HR Tech): Đặt mua hoặc gia hạn các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS), phần mềm chấm công, tính lương, các công cụ khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.
* Thẩm định tính hợp lý của các yêu cầu đặt hàng dựa trên ngân sách (Budget) đã được phê duyệt hàng năm và hàng quý của bộ phận Nhân sự.
* Xây dựng quy trình chuẩn hóa về việc yêu cầu đặt hàng dịch vụ nhân sự (SOP) nhằm rút ngắn thời gian xử lý thông tin nội bộ.

2. Tìm kiếm, Đánh giá và Quản lý danh mục Nhà cung cấp (Vendor Sourcing & Management)

* Chủ động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và xây dựng mạng lưới các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (HR Vendors/Agencies) uy tín, chất lượng và có năng lực cạnh tranh cao.
* Chủ trì tổ chức các buổi đấu thầu, chào giá cạnh tranh đối với các gói thầu dịch vụ nhân sự có giá trị lớn (ví dụ: gói bảo hiểm sức khỏe toàn thể nhân viên, đơn vị tổ chức Teambuilding toàn công ty).
* Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá nhà cung cấp (Vendor Assessment Matrix) dựa trên các yếu tố: Chất lượng dịch vụ, giá thành, năng lực thực hiện, uy tín trên thị trường, độ bảo mật thông tin và tính cam kết.
* Định kỳ (hàng quý/hàng năm) tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động (KPIs/SLA) của các nhà cung cấp đang hợp tác; đưa ra đề xuất tiếp tục hợp tác, gia hạn hợp đồng hoặc chấm dứt/thay thế nhà cung cấp kém chất lượng.

3. Đàm phán, Thương lượng và Quản lý Hợp đồng dịch vụ (Negotiation & Contract Management)

* Trực tiếp đàm phán với nhà cung cấp về các điều khoản thương mại: Giá cả, chiết khấu số lượng lớn, phương thức và tiến độ thanh toán, các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng, cam kết chất lượng dịch vụ (SLA - Service Level Agreement).
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Pháp chế (Legal) để soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các hợp đồng kinh tế, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) liên quan đến dịch vụ nhân sự, đảm bảo tối đa quyền lợi cho doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật lao động/kinh doanh.
* Quản lý hệ thống lưu trữ hợp đồng dịch vụ nhân sự một cách khoa học; theo dõi thời hạn hiệu lực của hợp đồng để chủ động thực hiện các thủ tục gia hạn hoặc tái đàm phán trước khi hợp đồng hết hạn ít nhất 30 ngày.

4. Theo dõi tiến độ triển khai và Nghiệm thu dịch vụ (Order Tracking & Quality Assurance)

* Đóng vai trò là đầu mối giám sát, đôn đốc các nhà cung cấp triển khai dịch vụ theo đúng tiến độ và các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.
* Phối hợp với bộ phận nhân sự chuyên môn (bên sử dụng dịch vụ trực tiếp) để tiến hành nghiệm thu chất lượng dịch vụ bàn giao. Ví dụ:
* Đối với dịch vụ tuyển dụng: Xác nhận số lượng và chất lượng ứng viên onboard thực tế từ Headhunter để tính phí.
* Đối với dịch vụ đào tạo: Đánh giá chất lượng giảng dạy, tài liệu bàn giao và phản hồi của học viên sau khóa học.
* Đối với quà tặng/đồng phục: Kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng sản phẩm thực tế so với mẫu thử nghiệm đã phê duyệt.
* Xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ (trễ hạn, sai sót thông tin, dịch vụ không đạt chất lượng), yêu cầu nhà cung cấp đền bù hoặc khắc phục theo đúng điều khoản hợp đồng.

5. Quản lý Thanh toán và Kiểm soát Ngân sách (Payment Processing & Budget Control)

* Thu thập, rà soát tính hợp pháp và đầy đủ của bộ hồ sơ thanh toán từ nhà cung cấp bao gồm: Hóa đơn GTGT, Biên bản nghiệm thu, Bảng kê chi tiết dịch vụ, Đề nghị thanh toán.
* Khởi tạo và theo dõi tiến trình phê duyệt hồ sơ thanh toán trên hệ thống ERP (SAP/Oracle/Odoo) của công ty, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
* Theo dõi và cập nhật liên tục dòng tiền chi tiêu thực tế so với ngân sách nhân sự được cấp (Budget vs. Actual Spend), kịp thời cảnh báo cho Trưởng bộ phận Nhân sự khi phát hiện có nguy cơ vượt ngân sách hoặc lãng phí nguồn lực.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Dịch vụ Nhân sự (HR Services Manager) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager). Ở một số mô hình doanh nghiệp lớn, vị trí này có thể báo cáo song song (matrix reporting) cho Trưởng bộ phận Thu mua (Procurement Manager).
* Phối hợp nội bộ:
* Làm việc trực tiếp với các Trưởng bộ phận/Chuyên viên phụ trách Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Truyền thông nội bộ để làm rõ yêu cầu đặt hàng và phối hợp nghiệm thu.
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tài chính - Kế toán để xử lý hồ sơ thanh toán, tạm ứng và quyết toán ngân sách.
* Phối hợp với Bộ phận Pháp chế để kiểm soát rủi ro pháp lý của các hợp đồng dịch vụ.
* Hướng dẫn/Giám sát:
* Hướng dẫn các Chuyên viên Nhân sự khác trong phòng ban thực hiện đúng quy trình yêu cầu mua sắm và thanh quyết toán theo quy định của công ty.
* Giám sát trực tiếp hiệu quả làm việc của các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài tham gia vào các dự án nhân sự của công ty.
* Hỗ trợ đào tạo nghiệp vụ thu mua/đặt hàng cơ bản cho các nhân sự mới hoặc thực tập sinh của bộ phận HR.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Logistics & Quản lý Chuỗi cung ứng, Tài chính hoặc các ngành học có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Chuyên viên Mua sắm dịch vụ (Services Procurement Specialist), Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) có thế mạnh về mảng Admin/Purchasing, hoặc Chuyên viên Đối ngoại/Quản lý nhà cung cấp dịch vụ nhân sự.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên) hoặc các tập đoàn đa quốc gia có quy trình mua sắm dịch vụ chuẩn chỉnh.
* Có am hiểu sâu sắc về thị trường dịch vụ nhân sự tại Việt Nam (biết rõ các đơn vị Headhunter uy tín, các đơn vị cung cấp giải pháp HR Tech, các đơn vị bảo hiểm, đào tạo hàng đầu).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Đàm phán & Thương lượng (Advanced Negotiation Skills): Khả năng thương lượng sắc bén, không chỉ về giá cả mà còn về các điều khoản thanh toán, SLA, giải quyết tranh chấp nhằm mang lại lợi ích tối ưu cho công ty nhưng vẫn giữ mối quan hệ bền vững với đối tác.
* Kỹ năng Soạn thảo & Thẩm định Hợp đồng (Contract Drafting & Review): Hiểu rõ các nguyên tắc pháp lý cơ bản trong hợp đồng thương mại, dịch vụ; có khả năng phát hiện các bẫy pháp lý hoặc các điều khoản bất lợi trong hợp đồng của nhà cung cấp.
* Kỹ năng Phân tích dữ liệu & Quản lý Tài chính (Data Analysis & Financial Acumen): Khả năng làm việc tốt với các con số, lập bảng so sánh giá (Cost Comparison Matrix), phân tích hiệu quả chi phí (Cost-Benefit Analysis), quản lý và tối ưu hóa ngân sách.
* Sử dụng công nghệ:
* Sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office, đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao (vlookup, hlookup, pivot table, các hàm điều kiện phức tạp để quản lý và phân tích chi phí).
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị doanh nghiệp lớn như SAP, Oracle, Odoo, Microsoft Dynamics (đặc biệt là phân hệ Procurement/Purchasing và HR) là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên), có khả năng đọc hiểu, dịch thuật và trực tiếp đàm phán hợp đồng thương mại bằng tiếng Anh với các đối tác nước ngoài (ví dụ các đơn vị cung cấp phần mềm SaaS toàn cầu).

Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực và Đạo đức nghề nghiệp cao (Integrity & Ethics): Đây là phẩm chất quan trọng nhất đối với nhân sự làm mảng đặt hàng/thu mua. Cam kết sự minh bạch tuyệt đối, nói không với các hành vi tiêu cực, nhận hoa hồng hoặc móc ngoặc với nhà cung cấp làm thiệt hại lợi ích công ty.
* Cẩn trọng và Chi tiết (Attention to Detail): Tỉ mỉ trong từng điều khoản hợp đồng, từng con số trên hóa đơn, chứng từ thanh toán nhằm hạn chế tối đa các sai sót gây thất thoát ngân sách hoặc rủi ro pháp lý.
* Tư duy Dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer-Centric Mindset): Luôn lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của các phòng ban nhân sự chuyên môn để hỗ trợ họ tìm kiếm được những dịch vụ phù hợp nhất, giải quyết công việc với thái độ cầu thị, nhanh chóng và hiệu quả.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Có khả năng xử lý đồng thời nhiều đơn đặt hàng, nhiều dự án từ các bộ phận khác nhau trong các giai đoạn cao điểm (như mùa tổng kết năm, mùa khám sức khỏe định kỳ, mùa teambuilding) mà vẫn đảm bảo độ chính xác và tiến độ công việc.
* Nhạy bén với thị trường (Market Alertness): Luôn chủ động cập nhật các xu hướng dịch vụ nhân sự mới, các giải pháp công nghệ mới trên thị trường để đề xuất áp dụng cải tiến cho doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập: Thu nhập cạnh tranh theo năng lực (Lương cơ bản dao động từ 15.000.000đ - 25.000.000đ/tháng + Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, đi lại).
* Chế độ thưởng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ tết trong năm theo quy định của Tổng công ty.
* Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (gói chăm sóc sức khỏe toàn diện của các đơn vị uy tín như Bảo Việt, PVI, PTI) do chính mình trực tiếp thiết kế và đặt hàng cho công ty.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám quốc tế tiêu chuẩn 5 sao.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, quy trình rõ ràng, tôn trọng sự sáng tạo và ghi nhận đóng góp cá nhân. Văn phòng làm việc hiện đại, đầy đủ trang thiết bị làm việc công nghệ cao (Laptop cấu hình mạnh, 2 màn hình hỗ trợ làm việc).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao về kỹ năng đàm phán chuyên sâu, quản trị chuỗi cung ứng dịch vụ, quản trị nhân sự hiện đại do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Mua sắm Dịch vụ Nhân sự (HR Procurement Lead) hoặc Trưởng phòng Dịch vụ Nhân sự (HR Services Manager) trong vòng 2-3 năm làm việc hiệu quả.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia Teambuilding, Year End Party, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, chạy bộ) do công ty tài trợ kinh phí.

---

Tags:

#HRProcurement #NhanVienDatHangNhanSu #HRAdmin #VendorManagement #MuaSamDichVuNhanSu #TuyendungDichVu #HRPurchasing #HRServices #QuanLyNhaCungCap

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng chuyên viên mua sắm nhân sự, Chuyên viên đặt hàng dịch vụ HR, HR Procurement Specialist, HR Purchasing Staff, Nhân viên mua sắm hành chính nhân sự, Quản lý nhà cung cấp dịch vụ nhân sự, HR Vendor Management, Chuyên viên dịch vụ nhân sự, Việc làm nhân sự đặt hàng dịch vụ, Tuyển dụng HR Services Specialist, Chuyên viên đàm phán hợp đồng nhân sự.

Share