MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TỔ TRƯỞNG THU NGÂN (MẢNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Tổ trưởng Thu ngân (Cashier Team Leader) xuất sắc để gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Tại tổ chức của chúng tôi, vai trò này không đơn thuần chỉ là quản lý dòng tiền mặt hay thực hiện các giao dịch thu chi cơ bản. Chúng tôi coi Tổ trưởng Thu ngân là một mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành nhân sự và trải nghiệm nhân viên. Vị trí này đóng vai trò cầu nối tài chính trực tiếp giữa phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) và người lao động, chịu trách nhiệm quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của tổ thu ngân, quản lý quỹ tiền mặt nội bộ (Petty Cash), giải quyết các khoản chi trả phúc lợi, tạm ứng lương, thưởng bằng tiền mặt, và điều phối ngân quỹ cho các sự kiện, hoạt động gắn kết nội bộ của công ty. Bạn sẽ là người đảm bảo tính minh bạch, chính xác tuyệt đối trong mọi giao dịch tài chính liên quan đến con người, đồng thời dẫn dắt đội ngũ thu ngân viên hướng tới sự chuyên nghiệp, tận tâm và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình bảo mật thông tin nhân sự.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Giám sát và Điều phối hoạt động của Tổ Thu ngân:
- Xây dựng, phân bổ và tối ưu hóa lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng cho đội ngũ thu ngân dưới quyền, đảm bảo hoạt động thu chi diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
- Giám sát trực tiếp quá trình làm việc hàng ngày của nhân viên thu ngân; kiểm tra tính chính xác của các giao dịch thu, chi, thối tiền và hạch toán ban đầu trên hệ thống.
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên mới và đào tạo định kỳ cho nhân viên hiện tại về kỹ năng giao dịch, văn hóa ứng xử với đồng nghiệp/khách hàng, và quy trình an toàn tiền tệ.
- Đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) của từng thành viên trong tổ theo định kỳ tháng/quý/năm, đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật kịp thời.

2. Quản lý Quỹ tiền mặt nội bộ và Chi trả Phúc lợi Nhân sự:
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ đề nghị thanh toán, tạm ứng liên quan đến chế độ chính sách nhân sự (như chi hiếu hỷ, sinh nhật, ốm đau, thai sản, hỗ trợ khó khăn đột xuất, khen thưởng nóng...).
- Thực hiện và giám sát việc chi trả lương, thưởng, phụ cấp bằng tiền mặt (đối với các đối tượng lao động đặc thù hoặc theo quy định riêng của công ty) một cách chính xác, bảo mật và đúng thời hạn.
- Quản lý và lưu trữ an toàn quỹ tiền mặt nội bộ (Petty Cash) phục vụ cho các hoạt động hành chính, văn phòng phẩm, và các chi phí vận hành khẩn cấp của phòng HCNS.
- Thực hiện đối chiếu số dư tiền mặt thực tế tại két sắt với sổ sách kế toán hàng ngày, đảm bảo không xảy ra chênh lệch, thất thoát.

3. Phối hợp tổ chức và Quản lý ngân sách Sự kiện Nội bộ:
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Truyền thông nội bộ và Gắn kết nhân viên để chuẩn bị và cấp phát ngân sách tiền mặt cho các sự kiện của công ty (Team building, Year End Party, các ngày lễ lớn trong năm).
- Trực tiếp quản lý và kiểm soát việc chi tiêu thực tế tại hiện trường các sự kiện, thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để thực hiện thủ tục hoàn ứng, quyết toán với phòng Kế toán.
- Tham mưu cho Trưởng phòng HCNS về việc tối ưu hóa chi phí vận hành nội bộ dựa trên số liệu thu chi thực tế của các kỳ trước.

4. Kiểm soát Quy trình, Bảo mật và Quản trị rủi ro:
- Xây dựng, hoàn thiện và cập nhật liên tục các quy trình, hướng dẫn công việc (SOPs) liên quan đến hoạt động thu ngân và quản lý quỹ tiền mặt trong lĩnh vực nhân sự.
- Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, phòng chống gian lận tài chính, thất thoát tài sản và bảo mật thông tin lương, thưởng của cán bộ nhân viên.
- Chịu trách nhiệm xử lý các tình huống phát sinh ngoài quy trình, các khiếu nại hoặc thắc mắc của nhân viên về các khoản chi trả tiền mặt một cách khéo léo, chuyên nghiệp và đúng quy định.
- Phối hợp với bộ phận Kiểm toán nội bộ và phòng Kế toán Tài chính trong các đợt kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất.

5. Báo cáo và Phân tích số liệu:
- Lập báo cáo nhật ký quỹ tiền mặt, báo cáo thu chi hàng ngày gửi cho Trưởng phòng HCNS và Kế toán trưởng.
- Tổng hợp, phân tích dữ liệu chi phí nhân sự thực tế theo tuần/tháng/quý (chi phí phúc lợi, chi phí hành chính, chi phí sự kiện) để phục vụ cho việc lập kế hoạch ngân sách nhân sự cho các giai đoạn tiếp theo.
- Đề xuất các giải pháp công nghệ hóa, tự động hóa quy trình thu chi nhằm giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tốc độ xử lý giao dịch.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) và nhận sự chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ song song từ Kế toán trưởng (Chief Accountant).
- Giám sát và Hướng dẫn trực tiếp: Đội ngũ Nhân viên Thu ngân nội bộ (Cashiers), Nhân viên Hành chính chịu trách nhiệm thu chi tại các chi nhánh/văn phòng đại diện (nếu có).
- Quan hệ phối hợp công việc:
+ Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Bù trừ & Phúc lợi) để tiếp nhận danh sách chi trả lương, thưởng và chế độ.
+ Phối hợp với bộ phận Kế toán Thanh toán để thực hiện các thủ tục hoàn ứng, tạm ứng và chuyển tiền vào tài khoản quỹ.
+ Phối hợp với bộ phận Hành chính, Công đoàn để giải ngân ngân sách cho các hoạt động phong trào, chăm lo đời sống người lao động.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Tài chính, Kế toán, Kiểm toán, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực hoặc các ngành nghề có liên quan trực tiếp.
- Kinh nghiệm làm việc:
+ Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thu ngân, Kế toán quỹ hoặc Kế toán thanh toán.
+ Trong đó có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương Tổ trưởng, Trưởng nhóm thu ngân hoặc Giám sát quỹ tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự vừa và lớn (ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường dịch vụ, bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc các doanh nghiệp có thâm dụng lao động).
+ Ưu tiên ứng viên có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động, các chính sách bảo hiểm xã hội, và các chế độ phúc lợi phổ biến cho người lao động.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng nghiệp vụ tài chính - kế toán: Thành thạo kỹ năng kiểm đếm tiền mặt, phân biệt tiền thật/tiền giả, quản lý két sắt và kiểm soát chứng từ thu chi theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Kỹ năng quản lý và lãnh đạo: Có khả năng phân công công việc khoa học, truyền cảm hứng, giải quyết mâu thuẫn nội bộ và phát triển năng lực của nhân viên cấp dưới.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel ở mức độ nâng cao (sử dụng tốt các hàm thống kê, vlookup, pivot table để xử lý dữ liệu thu chi). Sử dụng tốt các phần mềm quản lý ERP (SAP, Oracle) hoặc các phần mềm quản lý bán hàng/thu ngân thông dụng.
- Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, có khả năng lắng nghe và giải thích các vấn đề tài chính phức tạp cho nhân viên một cách dễ hiểu, thân thiện nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian: Khả năng phản ứng nhanh, đưa ra quyết định chính xác trong các tình huống khẩn cấp (như lệch quỹ, mất mát tài sản, hoặc tranh chấp giao dịch) và biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và Liêm chính: Đây là phẩm chất tiên quyết hàng đầu. Ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, tuyệt đối trung thực trong việc quản lý tiền bạc và thông tin mật của doanh nghiệp.
- Cẩn thận và Tỉ mỉ: Có sự chú ý cao độ đến từng chi tiết nhỏ nhất trong các con số, chứng từ để tránh tối đa các sai sót gây tổn thất tài chính.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả công việc của bản thân và của toàn đội ngũ dưới quyền; có ý thức bảo vệ tài sản của công ty.
- Điềm tĩnh và Chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, thái độ chuyên nghiệp ngay cả khi đối mặt với khối lượng công việc lớn trong kỳ chi trả lương thưởng hoặc khi xử lý các khiếu nại căng thẳng từ nhân viên.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có ý thức bảo mật rất cao về thông tin thu nhập của nhân viên và các kế hoạch tài chính nội bộ của phòng Nhân sự.

Quyền lợi:

- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn tùy theo năng lực) + Phụ cấp trách nhiệm + Phụ cấp độc hại/trách nhiệm tiền mặt hàng tháng.
- Thưởng định kỳ và đột xuất: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng 13, thưởng Tết Nguyên Đán và các ngày lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, Giỗ tổ Hùng Vương).
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho cấp quản lý.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Cơ hội làm việc trong môi trường năng động, tôn trọng con người, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
- Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản lý, kỹ năng tài chính chuyên sâu và kỹ năng quản trị nhân sự do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính, Trợ lý Trưởng phòng HCNS hoặc Giám sát C&B.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản; tham gia các chương trình Team building, nghỉ mát hàng năm cùng công ty; chế độ ưu đãi đặc biệt khi mua sắm sản phẩm/dịch vụ của tập đoàn.
- Công cụ làm việc hiện đại: Được trang bị đầy đủ máy tính xách tay cấu hình cao, máy đếm tiền thế hệ mới, và các công cụ hỗ trợ công việc tối tân khác.

Tags:
Tổ trưởng Thu ngân, Giám sát Thu ngân, Trưởng nhóm Thu ngân, Quản lý Quỹ tiền mặt, Nhân sự Hành chính, Kế toán Nhân sự, Tuyển dụng Tổ trưởng Thu ngân, Việc làm Thu ngân Hành chính.

Từ khoá tìm kiếm:
Tổ trưởng thu ngân, Giám sát thu ngân phòng nhân sự, Cashier Team Leader, Petty Cash Supervisor, Kế toán thanh toán nội bộ, Trưởng nhóm thu ngân HCNS, Việc làm thu ngân lương cao, Tuyển dụng tổ trưởng thu ngân hành chính nhân sự.

Share