Mô tả công việc: Nhân viên hỗ trợ thu ngân lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ thu ngân lĩnh vực nhân sự (HR Cashier Support Specialist). Đây là một vị trí giao thoa độc đáo và vô cùng quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự (HR) và Bộ phận Tài chính - Kế toán. Trong vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần thực hiện các nghiệp vụ thu ngân truyền thống, mà còn là người trực tiếp hỗ trợ tối ưu hóa dòng tiền liên quan đến các hoạt động của người lao động, quản lý quỹ phúc lợi, hỗ trợ chi trả các khoản lương, thưởng, trợ cấp, và các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự nhạy bén của một thủ quỹ/thu ngân chuyên nghiệp, kết hợp với sự thấu hiểu, khéo léo và bảo mật thông tin của một nhân sự làm nghề HR. Bạn sẽ là "cầu nối" giúp đảm bảo mọi giao dịch tài chính liên quan đến nhân viên được thực hiện một cách chính xác, minh bạch, nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định pháp luật cũng như chính sách nội bộ của công ty. Sự cống hiến của bạn tại vị trí này trực tiếp đóng góp vào việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên, xây dựng niềm tin của người lao động đối với hệ thống quản lý tài chính - nhân sự của tổ chức.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và xử lý quỹ tiền mặt nội bộ (Petty Cash) của Bộ phận Nhân sự:
* Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt định mức (quỹ tiêu dùng nội bộ) phục vụ cho các hoạt động thường nhật của phòng Nhân sự và các sự kiện nội bộ của công ty.
* Thực hiện tạm ứng, thanh quyết toán các chi phí hành chính nhân sự như: mua sắm văn phòng phẩm, chi phí tuyển dụng (đăng tin, thuê địa điểm, tiếp đón ứng viên), chi phí đào tạo, chi phí tiếp khách, và các khoản chi phí khẩn cấp khác phục vụ cho vận hành.
* Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ thanh toán theo đúng quy trình và quy định tài chính của công ty trước khi xuất quỹ hoặc trình duyệt thanh toán.
* Thực hiện việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt hàng ngày, đối chiếu số dư thực tế với sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, không xảy ra thất thoát.

2. Hỗ trợ quy trình chi trả lương, thưởng, trợ cấp và phúc lợi cho người lao động:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Compensation & Benefits) để tiếp nhận thông tin, danh sách và bảng tính toán lương, thưởng, hoa hồng, phụ cấp, hỗ trợ đau ốm, hiếu hỉ, thai sản cho nhân viên.
* Hỗ trợ thực hiện các giao dịch chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động trong các trường hợp đặc biệt (nhân viên mới chưa kịp mở tài khoản ngân hàng, nhân viên nghỉ việc đột xuất cần thanh lý hợp đồng ngay, thanh toán các khoản hỗ trợ khẩn cấp, tạm ứng lương theo chính sách công ty).
* Hỗ trợ chuẩn bị và thực hiện việc chi trả các khoản thưởng nóng, thưởng dự án, quà tặng tiền mặt trong các dịp lễ, Tết, ngày kỷ niệm của công ty hoặc các chương trình thi đua nội bộ.
* Kiểm tra tính chính xác của thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên, hỗ trợ xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến việc chuyển khoản lương/thưởng bị lỗi hoặc bị hoàn trả từ phía ngân hàng.

3. Quản lý, thu nhận và đối soát các khoản đóng góp, hoàn trả từ nhân viên:
* Thực hiện thu và quản lý các khoản đóng góp của nhân viên cho các hoạt động tập thể như: Quỹ Công đoàn, Quỹ từ thiện, Quỹ teambuilding, Quỹ thể thao, hoặc các sự kiện nội bộ khác do phòng Nhân sự phát động.
* Tiếp nhận và xử lý các khoản hoàn ứng từ nhân viên (hoàn ứng chi phí đi công tác, hoàn ứng mua sắm trang thiết bị, hoàn trả các khoản chi sai quy định hoặc các khoản tạm ứng lương chưa sử dụng hết).
* Theo dõi và đôn đốc nhân viên thực hiện việc hoàn ứng đúng thời hạn quy định của công ty, đảm bảo công nợ nội bộ của người lao động luôn được kiểm soát chặt chẽ.

4. Phối hợp quản lý các chi phí phúc lợi xã hội và bảo hiểm:
* Hỗ trợ tiếp nhận các chứng từ chi trả từ cơ quan Bảo hiểm Xã hội (BHXH) liên quan đến các chế độ của người lao động (ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe).
* Thực hiện chi trả các khoản tiền trợ cấp BHXH này cho người lao động bằng tiền mặt hoặc phối hợp chuyển khoản, đảm bảo đúng đối tượng và đúng số tiền được phê duyệt.
* Hỗ trợ thu tiền đóng bảo hiểm tự nguyện hoặc các khoản đóng góp bảo hiểm sức khỏe tự nguyện phát sinh từ phía nhân viên (cho người thân tham gia gói bảo hiểm nội bộ của công ty).

5. Kiểm soát chứng từ, lập báo cáo tài chính - nhân sự định kỳ:
* Lập các báo cáo chi tiết về tình hình thu - chi của quỹ nhân sự hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc Tài chính.
* Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản toàn bộ chứng từ thu, chi, hóa đơn, phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán liên quan đến hoạt động nhân sự một cách khoa học, ngăn nắp, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán kiểm toán trong việc đối chiếu số liệu, giải trình các khoản chi phí nhân sự trong các kỳ kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập.
* Tham gia đóng góp ý kiến để cải tiến quy trình thanh quyết toán, quản lý chi phí nhân sự nhằm tối ưu hóa thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro thất thoát tài chính.

6. Hỗ trợ các công tác hành chính - nhân sự khác:
* Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến các giao dịch tài chính nội bộ, thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí công tác, thủ tục nhận trợ cấp phúc lợi.
* Tham gia hỗ trợ ban tổ chức trong các sự kiện lớn của công ty (Year End Party, Company Trip, Ngày hội gia đình, các giải thể thao nội bộ) với vai trò quản lý tài chính sự kiện, kiểm soát ngân sách chi tiêu thực tế tại hiện trường.
* Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động chung của phòng Nhân sự diễn ra trôi chảy.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Nhân viên hỗ trợ thu ngân lĩnh vực nhân sự sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Phúc lợi & Tiền lương (C&B Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager).
* Tuyến báo cáo chức năng (Functional Report): Báo cáo và phối hợp chuyên môn về mặt nghiệp vụ tài chính, thủ quỹ với Kế toán trưởng (Chief Accountant) hoặc Trưởng bộ phận Thu ngân của công ty để đảm bảo tính đồng bộ trong quản lý dòng tiền.
* Hướng dẫn và Đào tạo: Vị trí này sẽ nhận được sự hướng dẫn chi tiết về quy trình nghiệp vụ từ các nhân sự cấp cao trong phòng HR và phòng Kế toán khi bắt đầu nhận việc. Đồng thời, nhân viên ở vị trí này có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về các quy định, quy trình tạm ứng, thanh quyết toán chi phí và nhận các khoản phúc lợi bằng tiền mặt theo đúng chính sách hiện hành của doanh nghiệp.
* Quyền hạn quyết định: Có quyền từ chối thực hiện các khoản thu, chi không rõ nguồn gốc, không đầy đủ chứng từ hợp lệ hoặc chưa có chữ ký phê duyệt của các cấp quản lý có thẩm quyền theo quy chế tài chính của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành nghề liên quan khác có đào tạo về nghiệp vụ tính toán và quản lý tiền tệ.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có tinh thần ham học hỏi, thái độ tích cực và có nền tảng kiến thức tốt về kế toán/nhân sự (sẽ được đào tạo bài bản).
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Thu ngân, Thủ quỹ, Trợ lý nhân sự, Nhân viên hành chính kế toán, hoặc cộng tác viên phòng C&B tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng tính toán và xử lý số liệu: Khả năng tính toán nhanh, chính xác, nhạy cảm với các con số; kỹ năng kiểm tra và phát hiện các lỗi sai sót trong chứng từ, hóa đơn tài chính.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ MS Office, đặc biệt là Excel (sử dụng tốt các hàm tính toán, lọc dữ liệu, làm báo cáo tài chính cơ bản). Biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc phần mềm kế toán (như MISA, SAP, ERP...) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, nhẹ nhàng nhưng dứt khoát khi hướng dẫn nhân viên về thủ tục tài chính. Luôn giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp và hỗ trợ hết mình đối với đồng nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, phân loại và lưu trữ hồ sơ chứng từ một cách ngăn nắp; biết cách ưu tiên xử lý các đầu việc khẩn cấp (như chi tiền mặt khẩn cấp cho nhân viên) mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khéo léo xử lý các tình huống phát sinh nhạy cảm liên quan đến tiền bạc, chậm trễ thanh toán, hoặc các khiếu nại của nhân viên về các khoản phụ cấp, trợ cấp bằng tiền mặt.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Do thường xuyên tiếp xúc với tiền mặt và thông tin tài chính nhạy cảm của doanh nghiệp cũng như của cá nhân người lao động, ứng viên phải là người tuyệt đối trung thực, liêm chính và minh bạch.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Từng con số, từng chữ ký trên hóa đơn đều liên quan trực tiếp đến tiền tệ và pháp luật, yêu cầu người làm vị trí này phải cực kỳ cẩn thận, chi tiết trong từng thao tác nhỏ, tránh tối đa sai sót "sai một ly đi một dặm".
* Tính bảo mật cao: Có ý thức bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, thưởng, các khoản thu nhập cá nhân của người lao động cũng như các kế hoạch tài chính nội bộ của phòng Nhân sự. Không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba dưới bất kỳ hình thức nào.
* Chịu được áp lực công việc tốt: Khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả ngay cả trong những giai đoạn cao điểm (như kỳ phát lương, quyết toán cuối năm, hoặc khi diễn ra các sự kiện quy mô lớn của công ty).
* Tinh thần trách nhiệm cao: Luôn chủ động trong công việc, tự giác hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn, dám chịu trách nhiệm trước những sai sót cá nhân và chủ động tìm giải pháp khắc phục nhanh chóng.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và ổn định:
* Mức lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp trách nhiệm công việc (phụ cấp thủ quỹ/thu ngân độc hại hoặc rủi ro tiền mặt - nếu có).
* Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, gửi xe và các chi phí hỗ trợ đi lại khi đi giao dịch bên ngoài.
* Chế độ thưởng đa dạng:
* Thưởng hiệu quả công việc hàng tháng/quý (KPIs).
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.
* Thưởng vào các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản...
* Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật Lao động hiện hành ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Được tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao (tùy thuộc vào thâm niên và chính sách của công ty).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn:
* Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, thân thiện và giàu tính kết nối của bộ phận Nhân sự.
* Cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ (máy tính xách tay, công cụ hỗ trợ kiểm đếm tiền, két sắt an toàn...).
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, luôn tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
* Cơ hội học tập và phát triển sự nghiệp rộng mở:
* Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ Kế toán - Nhân sự bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong công ty.
* Tham gia các khóa đào tạo kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, xử lý xung đột...) do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên hỗ trợ thu ngân nhân sự có cơ hội phát triển lên các vị trí chuyên sâu hơn như Chuyên viên C&B (Compensation & Benefits Specialist), Chuyên viên Kế toán tiền lương (Payroll Accountant), hoặc Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự trong tương lai.
* Các hoạt động ngoại khóa phong phú:
* Tham gia các chương trình Teambuilding, dã ngoại, du lịch thường niên của công ty (trong và ngoài nước).
* Được tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ, hoạt động tình nguyện vì cộng đồng do công ty tổ chức.

---

Tags:
#NhanVienThuNganNhanSu #HỗTrợThuNgân #HànhChínhNhânSự #ThuNgânNộiBộ #C&BSupport #KếToánTiềnLương #TuyểnDụngNhânSự #JobsInHR #CashierSupport

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ thu ngân nhân sự, việc làm thủ quỹ phòng nhân sự, nhân viên hỗ trợ C&B, nhân viên hành chính kế toán nhân sự, trợ lý thu ngân hành chính, việc làm nhân sự kế toán tại Hà Nội/TP.HCM, tuyển dụng nhân viên hỗ trợ thu chi nội bộ, việc làm thu ngân trung cấp kế toán.

Share