MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TỔ TRƯỞNG QUẦY DỊCH VỤ NHÂN SỰ (HR SERVICE COUNTER TEAM LEADER)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Tổ trưởng Quầy dịch vụ Nhân sự (HR Service Counter Team Leader) đầy nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm và có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, mô hình "Một điểm đến" (One-Stop Shop/HR Shared Services) tại Quầy dịch vụ Nhân sự đóng vai trò là cầu nối trực tiếp, quan trọng nhất giữa Ban Nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV).

Ở vị trí này, bạn không chỉ đơn thuần thực hiện các thủ tục hành chính, mà là người trực tiếp định hình trải nghiệm của người lao động tại doanh nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động vận hành hàng ngày của Quầy dịch vụ Nhân sự; hướng dẫn đội ngũ nhân viên quầy giải quyết nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp mọi nhu cầu, thắc mắc của người lao động từ chế độ chính sách, bảo hiểm, tiền lương, phúc lợi cho đến các thủ tục tiếp nhận, điều chuyển hay thôi việc. Đồng thời, bạn sẽ là người tiên phong trong việc tối ưu hóa quy trình dịch vụ, nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction - ESAT) và trực tiếp tham gia xử lý các tình huống quan hệ lao động nhạy cảm tại hiện trường.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và vận hành hoạt động hàng ngày của Quầy dịch vụ Nhân sự

* Chịu trách nhiệm toàn diện về hiệu quả hoạt động, diện mạo chuyên nghiệp và tác phong phục vụ của Quầy dịch vụ Nhân sự trong suốt thời gian vận hành.
* Thiết lập, chuẩn hóa và liên tục cải tiến Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) tại quầy dịch vụ nhằm rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu (SLA - Service Level Agreement) của người lao động.
* Phân công ca trực, khu vực trực và phân bổ đầu việc cụ thể cho từng nhân viên dưới quyền, đảm bảo quầy luôn có nhân sự hỗ trợ trong mọi khung giờ hoạt động quy định.
* Theo dõi, giám sát và đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên qua hệ thống camera giám sát, phiếu đánh giá độ hài lòng hoặc khảo sát định kỳ.
* Đảm bảo toàn bộ trang thiết bị, hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS), máy in thẻ, biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn tại quầy luôn đầy đủ, hoạt động ổn định và bảo mật.

2. Tiếp nhận, tư vấn và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của người lao động

* Trực tiếp tiếp nhận và xử lý các trường hợp thắc mắc, khiếu nại phức tạp hoặc vượt quá thẩm quyền giải quyết của nhân viên cấp dưới liên quan đến:
* Lương & Phúc lợi (C&B): Sai sót trong tính công, tính lương, thiếu phụ cấp, thưởng doanh số, chế độ phúc lợi sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản...
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thủ tục chốt sổ BHXH, nhận trợ cấp thất nghiệp, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, cấp mới/đổi thẻ BHYT.
* Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Thời hạn hợp đồng, phụ lục hợp đồng, điều chuyển công tác, nâng bậc lương.
* Lắng nghe một cách chủ động, thấu hiểu và sử dụng kỹ năng giao tiếp khéo léo để xoa dịu những nhân viên đang trong trạng thái bức xúc hoặc căng thẳng, tránh để xảy ra xung đột tại quầy.
* Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn sâu (Bộ phận Tính lương - C&B, Bộ phận Tuyển dụng, Bộ phận Pháp chế, Bộ phận Quan hệ lao động) để tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất cho người lao động dựa trên quy định pháp luật và chính sách công ty.

3. Kiểm soát quy trình thủ tục Vòng đời nhân viên (Employee Lifecycle) tại quầy

* Giai đoạn tiếp nhận (Onboarding):
* Giám sát việc thu thập, kiểm tra tính pháp lý và đối chiếu hồ sơ gốc của nhân sự mới.
* Hướng dẫn nhân sự mới thực hiện các thủ tục khai báo thông tin ban đầu, mở tài khoản ngân hàng liên kết nhận lương, đăng ký mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc.
* Tổ chức việc cấp phát thẻ nhân viên, đồng phục, trang thiết bị làm việc cá nhân đúng thời hạn.
* Giai đoạn điều chuyển - thay đổi thông tin:
* Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra phê duyệt và thực hiện cập nhật các thay đổi về chức danh, bộ phận, mức lương trên hệ thống dữ liệu nhân sự.
* Soạn thảo và trao tận tay Hợp đồng lao động mới, Phụ lục hợp đồng cho người lao động, giải thích rõ các điều khoản thay đổi.
* Giai đoạn thôi việc (Offboarding):
* Tiếp nhận đơn xin thôi việc, hướng dẫn người lao động thực hiện đúng quy trình báo trước theo luật định và quy chế công ty.
* Hướng dẫn quy trình bàn giao tài sản, thanh quyết toán các khoản nợ/tạm ứng (nếu có).
* Phối hợp với bộ phận C&B hoàn thiện thủ tục chốt sổ BHXH, tính toán quyết toán lương cuối cùng và trao trả hồ sơ gốc đầy đủ, đúng hạn cho người lao động.

4. Truyền thông chính sách và thu thập ý kiến phản hồi

* Là kênh truyền thông trực tiếp (Face-to-face) hiệu quả nhất của Ban Nhân sự đến người lao động. Chủ động giải thích, phổ biến các nội quy, quy định mới, chính sách phúc lợi mới của công ty cho nhân viên khi họ đến giao dịch tại quầy.
* Thiết kế và trưng bày các ấn phẩm truyền thông nhân sự (brochure, standee, tờ rơi hướng dẫn quy trình thủ tục hành chính nhân sự) tại khu vực quầy dịch vụ một cách khoa học, dễ hiểu.
* Chủ động thu thập ý kiến đóng góp, tâm tư nguyện vọng hoặc các bất cập trong quá trình làm việc của người lao động tại các phòng ban/phân xưởng để tổng hợp, báo cáo lên cấp quản lý cao hơn nhằm kịp thời điều chỉnh chính sách, hạn chế rủi ro tranh chấp lao động.

5. Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên Quầy dịch vụ

* Tham gia vào quy trình tuyển dụng, phỏng vấn và lựa chọn nhân sự cho đội ngũ Quầy dịch vụ Nhân sự.
* Trực tiếp xây dựng tài liệu đào tạo nội bộ và tổ chức đào tạo hội nhập, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn (Luật lao động, quy trình nội bộ) và kỹ năng mềm (Kỹ năng giao tiếp, xử lý từ chối, giải quyết xung đột, quản lý cảm xúc) cho nhân viên mới tại quầy.
* Tổ chức các buổi họp giao ban tuần/tháng để đánh giá hiệu quả công việc, đúc kết kinh nghiệm từ các tình huống thực tế khó xử lý và đề ra giải pháp khắc phục.
* Động viên, khích lệ tinh thần làm việc của đội ngũ, xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau và có tính kỷ luật cao.

6. Quản trị dữ liệu, báo cáo và bảo mật thông tin

* Giám sát việc nhập liệu, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống ERP/HRIS) đảm bảo tính chính xác, khoa học, dễ tra cứu và tuân thủ nghiêm ngặt chính sách bảo mật thông tin nhân sự của công ty.
* Lập các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) và đột xuất về:
* Lượt người lao động đến quầy dịch vụ và tỷ lệ phân loại các nhóm yêu cầu.
* Tỷ lệ hoàn thành công việc theo cam kết chất lượng dịch vụ (SLA).
* Báo cáo tổng hợp các khiếu nại chưa được giải quyết và đề xuất phương án xử lý.
* Báo cáo phân tích các lỗi hệ thống hoặc lỗ hổng chính sách thường xuyên gặp phải gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của người lao động.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Giám đốc Nhân sự (HR Director) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp.
* Giám sát và hướng dẫn trực tiếp: Đội ngũ Nhân viên Quầy dịch vụ Nhân sự (HR Counter Staff), Nhân viên Hành chính Nhân sự tại quầy, Thực tập sinh Nhân sự.
* Mối quan hệ phối hợp:
* *Nội bộ Ban Nhân sự:* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận C&B (Lương & Chế độ), Bộ phận Tuyển dụng, Bộ phận Đào tạo, Bộ phận Quan hệ Lao động để đảm bảo luồng thông tin thông suốt và nhất quán khi giải quyết yêu cầu của nhân viên.
* *Ngoại bộ:* Phối hợp với Công đoàn cơ sở, Bộ phận Hành chính - Tổng vụ, Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) để xử lý các vấn đề về công cụ làm việc, thẻ từ, phần mềm chấm công; Phối hợp với đại diện các Phòng/Ban/Xưởng sản xuất để xác minh thông tin liên quan đến ngày công, kỷ luật lao động hoặc kiến nghị của nhân viên dưới quyền họ.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Luật, Quản trị Kinh doanh, Lao động Tiền lương, Xã hội học hoặc các ngành kinh tế, dịch vụ có liên quan. (Ưu tiên các ứng viên có tinh thần tự học hỏi cao và sở hữu các chứng chỉ nghiệp vụ nhân sự thực hành).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự (ưu tiên mảng Hành chính Nhân sự, C&B, Quan hệ Lao động, Dịch vụ Nhân sự chia sẻ - HR Shared Services) hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng trực tiếp quy mô lớn (Trưởng nhóm Chăm sóc khách hàng, Tổ trưởng Quầy dịch vụ khách hàng tại các siêu thị, trung tâm thương mại, chuỗi bán lẻ).
* Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhóm, tổ trưởng, nhóm trưởng hoặc giám sát viên trực tiếp dẫn dắt từ 3 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên như các nhà máy sản xuất, chuỗi bán lẻ, tập đoàn đa ngành) là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết về Pháp luật Lao động: Nắm vững các kiến thức cơ bản và cập nhật mới nhất của Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo mọi tư vấn, giải quyết cho người lao động đều đúng pháp luật.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu bằng cả văn bản và lời nói đối với nhiều đối tượng lao động khác nhau (từ công nhân trực tiếp sản xuất đến cấp quản lý văn phòng).
* Kỹ năng giải quyết xung đột và xử lý tình huống: Khả năng giữ bình tĩnh cực tốt dưới áp lực lớn, tư duy phân tích nhạy bén để đưa ra các giải pháp thấu tình đạt lý khi đối mặt với những khiếu nại gay gắt hoặc tranh chấp lao động tại quầy.
* Kỹ năng Quản lý và Điều phối công việc: Khả năng lập kế hoạch, phân chia công việc hợp lý, giám sát tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dưới quyền dựa trên các chỉ số KPI/SLA cụ thể.
* Kỹ năng Tin học văn phòng & Hệ thống:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý, đối chiếu dữ liệu công, lương nhanh chóng).
* Có kinh nghiệm vận hành, sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm chấm công, ERP (SAP, Oracle, Workday...) là lợi thế mạnh.
* Ngoại ngữ: Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (nghe, nói, viết) để hỗ trợ các nhân sự nước ngoài hoặc đọc hiểu các tài liệu quy trình hệ thống (nếu làm việc tại môi trường đa quốc gia).

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội (Customer-centric): Luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của người lao động làm trọng tâm trong mọi hành động; thái độ làm việc tận tâm, chu đáo, lịch sự và tôn trọng.
* Chính trực và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân, lương bổng và hồ sơ nhân sự của người lao động cũng như các thông tin nội bộ của doanh nghiệp.
* Kiên nhẫn và Thấu cảm: Khả năng lắng nghe không định kiến, thấu hiểu tâm tư, hoàn cảnh của người lao động để có sự hỗ trợ, chia sẻ phù hợp nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc kỷ luật của công ty.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao: Tránh tối đa các sai sót trong giấy tờ hành chính hành chính, thủ tục nhân sự vì mỗi sai sót nhỏ tại quầy đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi sát sườn của người lao động.
* Khả năng chịu áp lực cao: Thích nghi tốt với môi trường làm việc có cường độ giao dịch lớn, liên tục và nhiều biến động.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn & cạnh tranh: Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm) + Phụ cấp trách nhiệm Tổ trưởng + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chính sách đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng cuối năm (thưởng Tết) dựa trên hiệu quả kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân.
* Xét duyệt tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên năng lực và đóng góp thực tế.
* Chăm sóc sức khỏe:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) hàng năm dành riêng cho cấp quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, nghiệp vụ nhân sự nâng cao, luật lao động thực hành do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch lên các vị trí quản lý cao hơn như: Trưởng bộ phận Dịch vụ Nhân sự (HR Service Desk Manager), Trưởng phòng Chế độ chính sách (C&B Manager) hoặc Đối tác nhân sự (HRBP).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự đổi mới sáng tạo.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại, khu vực Quầy dịch vụ Nhân sự được thiết kế chuyên nghiệp, tiện nghi.
* Hoạt động gắn kết phong phú:
* Hưởng các chế độ phúc lợi dịp đặc biệt: Sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản, Quốc tế thiếu nhi (cho con em CBNV), ngày hội gia đình...
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, Year End Party và các câu lạc bộ thể thao/văn nghệ của công ty.

---

Tags:

`#TổTrưởngQuầyNhânSự` `#GiámSátDịchVụNhânSự` `#HRServiceCounterTeamLeader` `#HRSharedServices` `#HànhChínhNhânSự` `#QuanHệLaoĐộng` `#TuyểnDụngNhânSự` `#QuảnLýNhómNhânSự` `#TrảiNghiệmNhânViên` `#QuảnTrịNhânSựTrungCấp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tổ trưởng quầy dịch vụ nhân sự, Giám sát quầy nhân sự, Trưởng nhóm hành chính nhân sự, HR Counter Supervisor, HR Service Desk Team Leader, Tuyển dụng Tổ trưởng nhân sự dịch vụ, Quản lý quầy thông tin nhân sự, Việc làm nhân sự tại nhà máy, Việc làm nhân sự chuỗi bán lẻ, Tìm việc hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp, Tổ trưởng quan hệ lao động, HR Shared Services Leader, Chuyên viên dịch vụ nhân sự một cửa.

Share