MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN SẮP XẾP CA LÀM VIỆC & QUẢN LÝ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ (WORKFORCE SCHEDULING & TIME ATTENDANCE SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN SẮP XẾP CA LÀM VIỆC & QUẢN LÝ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ (WORKFORCE SCHEDULING & TIME ATTENDANCE SPECIALIST)

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự – Nhân viên Sắp xếp Ca làm việc & Quản lý Định biên Nhân sự" (Workforce Scheduling & Time Attendance Specialist). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và vận hành cốt lõi trong hệ thống quản trị nguồn nhân lực của chúng tôi.

Trong một tổ chức có quy mô lớn, hoạt động liên tục (24/7/365) với sự đa dạng về loại hình lao động (toàn thời gian, bán thời gian, lao động thời vụ, lao động trực tiếp sản xuất/dịch vụ), việc tối ưu hóa sơ đồ ca kíp không chỉ đơn thuần là phân bổ thời gian làm việc. Đó là nghệ thuật và khoa học nhằm cân bằng giữa ba yếu tố trọng yếu: Hiệu quả chi phí vận hành tối ưu, Sự tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật lao động, và Trải nghiệm hài lòng của nhân viên.

Với vai trò này, bạn sẽ là "kiến trúc sư" thiết lập nhịp điệu vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm dự báo nhu cầu nhân lực, thiết kế và tối ưu hóa các mô hình ca làm việc, quản lý hệ thống dữ liệu chấm công thời gian thực, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận sản xuất/vận hành và phòng Tài chính - Kế hoạch để kiểm soát chi phí quỹ lương (Overtime - OT). Chúng tôi mong đợi một ứng viên có tư duy phân tích nhạy bén dựa trên dữ liệu, khả năng giao tiếp khéo léo để giải quyết các xung đột về lịch trình và một tinh thần trách nhiệm cao đối với quyền lợi của người lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thiết kế, Lập kế hoạch và Tối ưu hóa Ca làm việc (Shift Planning & Optimization)

* Dự báo và Phân tích Nhu cầu: Phối hợp với Bộ phận Vận hành (Operations), Sản xuất (Production) hoặc Kinh doanh (Sales) để nắm bắt kế hoạch sản xuất, dự báo lượng khách hàng hoặc khối lượng công việc theo từng khung giờ/ngày/tuần/tháng. Từ đó, xác định định biên nhân sự tối thiểu và tối đa cần thiết cho từng ca.
* Xây dựng Lịch làm việc Chủ động (Master Roster): Thiết kế, xây dựng và ban hành lịch làm việc tuần/tháng cho toàn bộ nhân sự trực tiếp và gián tiếp. Đảm bảo phân bổ đều đặn, công bằng giữa các nhân viên về số lượng ca ngày, ca đêm, ca gãy, ngày nghỉ tuần và ngày nghỉ lễ.
* Ứng dụng Công nghệ: Quản lý, vận hành và tối ưu hóa việc sử dụng các phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRM), phần mềm quản lý ca kíp và chấm công chuyên dụng (ví dụ: Kronos, Workday, TSheets hoặc hệ thống ERP nội bộ).
* Quản lý Sự Thay đổi: Tiếp nhận, xử lý và phê duyệt các yêu cầu đổi ca, trực thay, xin nghỉ phép đột xuất từ nhân viên hoặc yêu cầu điều động nhân sự khẩn cấp từ các quản lý trực tiếp, đảm bảo không gây gián đoạn vận hành.

2. Quản lý Chấm công, Phép và Dữ liệu Thời gian thực (Time & Attendance Management)

* Giám sát Chấm công Hàng ngày: Theo dõi dữ liệu quét vân tay, nhận diện khuôn mặt (FaceID) hoặc thẻ từ của nhân viên trên hệ thống. Phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp lỗi chấm công, đi trễ, về sớm, vắng mặt không lý do.
* Quản lý Quỹ Phép: Theo dõi, cập nhật và quản lý số dư phép năm, phép bù, nghỉ chế độ (thai sản, ốm đau, tai nạn lao động) của nhân viên theo đúng quy định.
* Đối soát Dữ liệu Tính lương: Định kỳ hàng tháng tổng hợp dữ liệu ngày công, giờ công thực tế, giờ làm đêm, giờ làm thêm (OT) chuyển cho bộ phận C&B (Compensation & Benefits) để thực hiện tính lương chính xác và đúng hạn.

3. Kiểm soát Chi phí Lao động và Quản lý Giờ làm thêm (Labor Cost & Overtime Control)

* Kiểm soát Overtime (OT): Thiết lập quy trình đăng ký, phê duyệt và giám sát giờ làm thêm nghiêm ngặt. Phân tích xu hướng OT của từng bộ phận để đưa ra cảnh báo kịp thời cho Ban Giám đốc khi quỹ OT vượt định mức cho phép.
* Tối ưu hóa Chi phí: Đề xuất các giải pháp thay đổi mô hình ca (ví dụ: chuyển từ ca 8 tiếng sang ca 12 tiếng hoặc ngược lại, áp dụng ca linh hoạt - Flexible shifts) nhằm giảm thiểu chi phí nhân công nhưng vẫn đảm bảo năng suất.

4. Đảm bảo Tuân thủ Pháp luật Lao động và Quy chế Công ty (Compliance & Risk Management)

* Tuân thủ Luật Lao động: Đảm bảo tất cả các lịch trình ca làm việc tuân thủ tuyệt đối Bộ luật Lao động hiện hành của Việt Nam (quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, thời gian nghỉ chuyển ca tối thiểu 12 tiếng, giới hạn giờ làm thêm trong ngày/tuần/tháng/năm, chế độ làm việc ban đêm, lao động nữ nuôi con nhỏ dưới 12 tháng,...).
* Đồng nhất Quy chế Nội bộ: Đảm bảo việc phân ca và chấm công tuân thủ Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể và các chính sách nhân sự hiện hành của công ty.

5. Giải quyết Khiếu nại và Hỗ trợ Người lao động (Employee Relations & Support)

* Tư vấn và Hỗ trợ: Là đầu mối giải đáp mọi thắc mắc, khiếu nại của nhân viên liên quan đến lịch làm việc, dữ liệu chấm công, tính toán giờ công và ngày phép.
* Xử lý Xung đột Lịch trình: Đóng vai trò trung gian hòa giải các tranh chấp hoặc bất đồng giữa nhân viên và quản lý trực tiếp liên quan đến việc phân bổ ca kíp không công bằng.
* Khảo sát Trải nghiệm: Định kỳ đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với lịch làm việc hiện tại, đề xuất cải tiến nhằm giảm tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) do áp lực ca kíp.

6. Báo cáo và Đánh giá Hiệu suất (Reporting & Analytics)

* Xây dựng các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) và đột xuất về: Tỷ lệ chuyên cần (Attendance rate), Tỷ lệ vắng mặt (Absenteeism rate), Hiệu suất sử dụng lao động, Phân tích chi phí OT, Báo cáo biến động nhân sự theo ca.
* Đưa ra các dự báo mang tính chiến lược về nhu cầu nhân lực trong các giai đoạn cao điểm (Lễ, Tết, mùa vụ kinh doanh).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Trưởng bộ phận Quản lý Nguồn lực (Workforce Planning Manager) hoặc Giám đốc Vận hành (Operations Director) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
* Phối hợp ngang cấp với:
* Các Trưởng bộ phận/Giám sát sản xuất, dịch vụ, bán hàng (để nắm bắt nhu cầu nhân lực và chuyển giao lịch làm việc).
* Chuyên viên C&B (để đối soát dữ liệu chấm công phục vụ tính lương).
* Bộ phận Tuyển dụng (để thông báo nhu cầu bổ sung nhân sự ngắn hạn/dài hạn theo ca).
* Tài liệu Hướng dẫn tuân thủ:
* Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành.
* Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể của Công ty.
* Sổ tay hướng dẫn vận hành phần mềm HRM/Chấm công của doanh nghiệp.
* Các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) về Quản lý Thời gian và Chấm công đã được phê duyệt.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế Lao động, Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS), Công nghiệp hoặc các ngành học liên quan có tính chất phân tích số liệu cao.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Sắp xếp ca, Quản lý định biên nhân sự, Chấm công tính lương) trong các doanh nghiệp có quy mô lớn: Nhà máy sản xuất (từ 500 công nhân trở lên), Chuỗi cửa hàng Bán lẻ/F&B, Khách sạn/Resort 4-5 sao, Trung tâm Dịch vụ Khách hàng (Call Center) hoặc các công ty Logistics 24/7.
* Có kinh nghiệm vận hành thực tế các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu (ERP, SAP, Oracle, Workday, Kronos hoặc các giải pháp HRM nội địa).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu (Data Analytical Skills): Khả năng đọc hiểu, phân tích các chỉ số nhân sự, dự báo xu hướng biến động nhân sự và tối ưu hóa số liệu ca kíp.
* Sử dụng Excel thành thạo cấp độ Cao cấp (Advanced Excel): Đây là công cụ bắt buộc. Yêu cầu thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu phức tạp (Vlookup, Index/Match, Xlookup), hàm điều kiện (If, Sumifs, Countifs), Pivot Table, Power Query. Khả năng viết VBA/Macro là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Hiểu biết sâu sắc về Luật Lao động: Nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm thêm giờ, chế độ bảo hiểm và an toàn lao động.
* Kỹ năng Lập kế hoạch và Tổ chức (Planning & Organizing): Khả năng quản lý nhiều luồng thông tin, sắp xếp công việc khoa học dưới áp lực thời gian lớn (đặc biệt là vào kỳ chốt công tính lương cuối tháng).
* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề & Ra quyết định (Problem Solving): Nhạy bén trong việc phát hiện các điểm nghẽn về nhân sự trong ca và đưa ra giải pháp thay thế nhanh chóng để không ảnh hưởng đến sản xuất/kinh doanh.
* Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán (Communication & Negotiation): Giao tiếp khéo léo, rõ ràng, mạch lạc với cả đối tượng là lao động phổ thông lẫn cấp quản lý cao cấp; có khả năng thuyết phục nhân viên hỗ trợ tăng ca hoặc đổi ca khi có tình huống khẩn cấp.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, Cẩn thận và Trung thực (Attention to Detail & Integrity): Làm việc trực tiếp với dữ liệu công, phép và ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động cũng như chi phí của công ty, do đó sai sót dù là nhỏ nhất cũng không được phép xảy ra. Đồng thời phải đảm bảo tính khách quan, không thiên vị trong việc phân ca.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience & Stress Tolerance): Vị trí này thường xuyên phải đối mặt với các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch (nhân sự nghỉ đột xuất, máy móc hỏng hóc cần tăng ca khẩn cấp, khiếu nại về giờ công,...). Ứng viên cần giữ được sự bình tĩnh và cái đầu lạnh để giải quyết vấn đề.
* Tư duy Dịch vụ Khách hàng Nội bộ (Customer-centric Mindset): Luôn coi nhân viên và các bộ phận vận hành là khách hàng của mình, sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và hỗ trợ giải quyết các khó khăn của họ một cách thấu tình đạt lý.
* Khả năng Thích ứng nhanh (Adaptability): Sẵn sàng tiếp nhận các công nghệ mới, phương pháp quản trị mới và linh hoạt thay đổi lịch trình theo biến động thực tế của thị trường và doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn), dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 15,000,000 VNĐ - 22,000,000 VNĐ/tháng].
* Thưởng & Chế độ đãi ngộ:
* Lương tháng 13 cam kết + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (hoặc cung cấp đồng phục).
* Quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, Hiếu hỉ, 20/10, 8/3,...
* Bảo hiểm & Chăm sóc Sức khỏe:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 cao cấp (PVI/Bảo Việt/Liberty) dành riêng cho nhân viên thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc & Phát triển Sự nghiệp:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy sáng tạo.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên vị trí Giám sát Nhân sự (HR Supervisor), Trưởng nhóm Quản trị Nguồn lực (Workforce Planning Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích dữ liệu, các phần mềm quản trị nhân sự hiện đại và kỹ năng quản lý do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Hoạt động Tập thể:
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm (Du lịch trong nước hoặc nước ngoài tùy theo chính sách từng năm).
* Các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ phong phú (Bóng đá, Cầu lông, Yoga,...).

---

Tags:

#NhanVienSapXepCa #QuanLyChamCong #WorkforceScheduling #HRSpecialist #TimeAttendance #C&B #PhanTichNhanSu #QuanTriNguonNhanLuc #TuyenDungNhanSu2024 #JobDescriptionHR

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên sắp xếp ca làm việc, chuyên viên quản lý ca kíp, nhân viên chấm công tính lương, chuyên viên C&B, tuyển dụng nhân viên định biên nhân sự, Workforce Scheduler Job Description, Shift Planner HR, chuyên viên quản trị nguồn lực vận hành, tuyển dụng nhân sự nhà máy, tuyển dụng nhân sự chuỗi bán lẻ.

Share