MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ VÀ BẢO QUẢN TÀI SẢN - PHÚC LỢI NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Bảo quản Hàng hóa và Tài sản Nhân sự (HR Asset & Inventory Preservation Specialist). Đây là một vị trí đặc thù, đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự (HR) và Bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất/Kho vận.

Trong một doanh nghiệp quy mô lớn, "hàng hóa" của phòng Nhân sự không chỉ là hàng hóa thương mại thông thường, mà là toàn bộ hệ thống tài sản vật lý phục vụ cho người lao động, bao gồm: đồng phục cán bộ nhân viên, trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE), quà tặng phúc lợi (sinh nhật, lễ tết, trung thu), bộ Onboarding kit cho nhân viên mới, ấn phẩm truyền thông nội bộ, tài liệu đào tạo, cùng toàn bộ hệ thống hồ sơ nhân sự dạng bản cứng.

Nhân viên bảo quản hàng hóa lĩnh vực nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thiết lập quy trình, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê và phân phối các loại "hàng hóa/tài sản" này một cách khoa học theo tiêu chuẩn 5S, đảm bảo tài sản luôn trong tình trạng hoàn hảo nhất trước khi trao đến tay người lao động, góp phần tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm nhân viên (Employee Experience).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Bảo quản Đồng phục & Trang thiết bị Bảo hộ Lao động (PPE)

* Tiếp nhận và Kiểm tra Chất lượng (QC): Thực hiện tiếp nhận đồng phục, giày bảo hộ, mũ bảo hiểm, kính bảo hộ... từ các nhà cung cấp. Kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, size số, chất lượng đường may, chất liệu vải và logo thương hiệu theo đúng hợp đồng.
* Thiết lập Quy chuẩn Lưu trữ: Sắp xếp đồng phục và thiết bị bảo hộ trong kho theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước), phân loại rõ ràng theo kích cỡ (Size), giới tính, bộ phận (Khối văn phòng, Khối sản xuất, Khối dịch vụ).
* Bảo quản vật lý: Đảm bảo môi trường kho lưu trữ luôn khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp làm phai màu sợi vải. Sử dụng các biện pháp chống ẩm mốc, mối mọt, côn trùng gây hại để bảo vệ chất lượng sợi vải và chất liệu cao su/nhựa của đồ bảo hộ.
* Cấp phát và Thu hồi: Thực hiện cấp phát đồng phục cho nhân viên mới theo quy định. Tiếp nhận, phân loại và xử lý thu hồi đồng phục cũ/hỏng của nhân viên nghỉ việc để tiến hành thanh lý hoặc tái chế theo đúng quy trình của công ty.

2. Quản lý Kho Quà tặng Phúc lợi & Ấn phẩm Truyền thông Nội bộ

* Lưu trữ Quà tặng Sự kiện: Chịu trách nhiệm bảo quản các loại quà tặng phúc lợi cho nhân viên (quà sinh nhật, quà Tết, quà Trung thu, quà khen thưởng cá nhân/tập thể xuất sắc, cúp vinh danh).
* Kiểm soát Hạn sử dụng (Shelf-life): Đối với các sản phẩm quà tặng là thực phẩm (bánh trung thu, giỏ quà Tết) hoặc hóa mỹ phẩm, phải thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng, đảm bảo tuyệt đối không phát sinh tình trạng hàng hóa bị quá hạn, biến chất hoặc hư hỏng trước khi trao cho nhân viên.
* Bảo quản Ấn phẩm Thương hiệu tuyển dụng: Lưu trữ và quản lý các ấn phẩm truyền thông, tài liệu đào tạo, sổ tay nhân viên, kỷ yếu công ty, standee, backdrop sự kiện nội bộ. Đảm bảo các ấn phẩm không bị nhăn, rách, ướt hoặc bạc màu.

3. Lưu trữ và Bảo quản Hồ sơ, Tài liệu Nhân sự (Bản cứng)

* Hệ thống hóa kho hồ sơ: Sắp xếp, phân loại toàn bộ hồ sơ nhân sự bản cứng (hồ sơ xin việc, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ bảo hiểm xã hội, tài liệu đánh giá hiệu suất) theo mã nhân viên, phòng ban và thời gian ký kết.
* Bảo mật và An toàn thông tin: Đảm bảo kho lưu trữ hồ sơ luôn được khóa an toàn, chỉ những nhân sự được ủy quyền mới có quyền tiếp cận. Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy (PCCC) cho kho tài liệu giấy.
* Chống ẩm và xuống cấp tài liệu: Sử dụng các thiết bị hút ẩm, hộp lưu trữ chuyên dụng để tránh tình trạng giấy bị ố vàng, mục nát, mờ chữ hoặc bị côn trùng (mọt giấy) phá hoại.

4. Quản lý Quy trình Nhập - Xuất - Tồn và Kiểm kê định kỳ

* Số hóa dữ liệu kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc các file Excel chuyên dụng để cập nhật liên tục mọi biến động nhập - xuất - tồn của hàng hóa nhân sự.
* Kiểm kê định kỳ: Chủ trì phối hợp với bộ phận Kế toán tiến hành kiểm kê kho định kỳ (hàng tháng/hàng quý/hàng năm). Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch, thất thoát (nếu có).
* Dự báo nhu cầu: Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ của phòng Nhân sự để lập dự báo số lượng hàng hóa cần mua sắm bổ sung, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa (hết đồng phục cho nhân viên mới, thiếu quà tặng sự kiện) hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí vốn dòng.

5. Duy trì Tiêu chuẩn 5S và An toàn Kho bãi

* Thực hiện 5S: Duy trì nghiêm ngặt tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng) tại khu vực kho do mình phụ trách. Kho bãi phải luôn sạch sẽ, không có bụi bẩn bám vào hàng hóa.
* An toàn lao động: Sắp xếp hàng hóa lên giá kệ theo đúng tải trọng cho phép, đảm bảo lối đi lại trong kho thông thoáng, không bị che khuất các lối thoát hiểm và thiết bị chữa cháy.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo định kỳ:
* Báo cáo tuần về tình hình nhập xuất, các sự cố phát sinh (hàng lỗi, hư hỏng do bảo quản).
* Báo cáo tháng về số liệu tồn kho, giá trị tồn kho, danh sách tài sản cần thanh lý hoặc bổ sung.
* Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận khi có các chiến dịch tuyển dụng quy mô lớn hoặc sự kiện nội bộ đặc thù.
* Hướng dẫn & Phối hợp:
* Hướng dẫn các Nhân viên Nhân sự mới (HR Intern/Collaborator) về quy trình lấy đồ, bàn giao công cụ dụng cụ và đồng phục cho nhân viên mới.
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Mua sắm (Procurement) để phản hồi chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp.
* Phối hợp với Bộ phận Kế toán để thực hiện các thủ tục thanh lý, hủy bỏ tài sản hư hỏng theo đúng chuẩn mực kế toán doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Quản lý Kho vận (Logistics), Lưu trữ học, Hành chính văn phòng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên quản lý kho, Nhân viên hành chính, HR Admin hoặc các công việc liên quan đến quản lý, cấp phát tài sản, hàng hóa trong doanh nghiệp.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 300 nhân sự trở lên) như các nhà máy sản xuất, chuỗi bán lẻ, nhà hàng - khách sạn, nơi có nhu cầu sử dụng đồng phục và bảo hộ lao động lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Quản lý Kho & Bảo quản: Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho cơ bản (FIFO, LIFO), biết cách sắp xếp hàng hóa khoa học, tối ưu hóa diện tích kho. Có kiến thức về các phương pháp bảo quản sợi vải, đồ da, đồ nhựa và tài liệu giấy để tránh ẩm mốc, côn trùng.
* Kỹ năng sử dụng Tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm quản lý kho như VLOOKUP, SUMIF, Pivot Table để làm báo cáo xuất - nhập - tồn). Biết sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc ERP (SAP, Oracle) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng Kiểm kê và Đánh giá: Có năng lực phân tích số liệu kiểm kê, phát hiện nhanh các điểm bất thường trong số liệu xuất nhập. Kỹ năng kiểm tra chất lượng sản phẩm (QC) tốt để phát hiện lỗi sản xuất từ phía nhà cung cấp.
* Kỹ năng Tổ chức và Lập kế hoạch: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách phân bổ thời gian để vừa đảm bảo tiến độ cấp phát hàng ngày, vừa hoàn thành công tác bảo quản, dọn dẹp kho bãi.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vị trí này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc đếm số lượng, kiểm tra size số, ghi chép sổ sách và sắp xếp tài liệu hồ sơ nhân sự.
* Trung thực và Đáng tin cậy: Do trực tiếp quản lý tài sản có giá trị lớn của công ty (đồng phục, quà tặng, thiết bị đắt tiền), ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp tốt, tính tự giác cao, không tư lợi cá nhân.
* Tinh thần Trách nhiệm cao: Chủ động trong việc bảo vệ tài sản chung, có ý thức phòng ngừa các rủi ro về cháy nổ, ẩm ướt, mất mát hàng hóa.
* Sức khỏe tốt và Nhanh nhẹn: Công việc có đòi hỏi việc di chuyển, sắp xếp, khuân vác các thùng hàng hóa (đồng phục, tài liệu), do đó ứng viên cần có thể lực tốt, không ngại việc chân tay khi cần thiết.
* Kỹ năng Giao tiếp tốt: Giao tiếp lịch sự, nhã nhặn và hỗ trợ nhiệt tình khi tiếp xúc với cán bộ nhân viên đến nhận đồng phục hoặc công cụ dụng cụ, thể hiện đúng tinh thần "phục vụ" của bộ phận Nhân sự.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập & Phúc lợi:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực (Dao động từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng tùy theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm).
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm và các khoản thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (hoặc được cấp phát đồng phục cao cấp của công ty).
* Chế độ đãi ngộ:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (Bảo Việt/PVI) dành cho nhân sự có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Được tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hè, Gala dinner và các sự kiện nội bộ do công ty tổ chức.
* Cơ hội Phát triển Sự nghiệp:
* Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, tôn trọng cá nhân và giàu tính nhân văn.
* Được đào tạo bài bản về quy trình vận hành nhân sự chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý tài sản doanh nghiệp theo chuẩn quốc tế.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Quản lý Tài sản Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).

---

Tags

#NhanVienBaoQuanHangHoa #HRAdmin #QuanLyTaiSanNhanSu #HanhChinhNhanSu #KhoNhanSu #BaoQuanDongPhuc #QuanLyKho5S

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên bảo quản hàng hóa nhân sự, việc làm HR Admin quản lý kho, nhân viên hành chính quản lý tài sản, tuyển dụng thủ kho đồng phục, việc làm quản lý phúc lợi nhân sự, nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, tìm việc làm hành chính nhân sự trung cấp, tuyển dụng nhân viên cấp phát đồng phục, quản lý công cụ dụng cụ nhân sự.

Share