Mô tả công việc: Nhân viên theo dõi đơn hàng nhà cung cấp lĩnh vực nhân sự (HR Vendor & Order Coordinator)

Tổng quan:

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên theo dõi đơn hàng nhà cung cấp lĩnh vực nhân sự (HR Vendor & Order Coordinator) tài năng, có tư duy hệ thống và khả năng quản lý chuỗi cung ứng dịch vụ nhân sự xuất sắc. Vị trí này không chỉ đơn thuần là làm việc với các giấy tờ thủ tục hành chính, mà là cầu nối chiến lược giữa Bộ phận Nhân sự (HR Department), Bộ phận Tài chính - Kế toán, và mạng lưới các Nhà cung cấp dịch vụ nhân sự bên ngoài (Vendor).

Trong kỷ nguyên quản trị nhân sự hiện đại, việc tối ưu hóa nguồn lực thuê ngoài (Outsourcing) là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và tính cạnh tranh. Từ dịch vụ tuyển dụng (Headhunt), đào tạo (L&D), phần mềm quản trị (HR Tech/HRIS), đến phúc lợi nhân viên (Bảo hiểm, Khám sức khỏe, Quà tặng, Teambuilding) và cung ứng lao động thuê ngoài (Staffing/Outsourcing) – tất cả đều cần một người nhạc trưởng giám sát chặt chẽ. Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng dịch vụ, tiến độ giao hàng, tính chính xác của chi phí và đảm bảo mọi cam kết về mức độ dịch vụ (SLA - Service Level Agreement) đều được thực thi nghiêm túc, góp phần nâng cao trải nghiệm nhân viên và tối ưu hóa ngân sách của công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, xử lý yêu cầu và triển khai đơn hàng dịch vụ nhân sự (Order Placement & Fulfillment)

* Tiếp nhận các yêu cầu cung cấp dịch vụ/hàng hóa từ các bộ phận thuộc khối Nhân sự (Tuyển dụng, Đào tạo, Truyền thông nội bộ, C&B, HR Ops).
* Khảo sát, thu thập báo giá, phân tích và so sánh các đề xuất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: Chi phí, chất lượng, thời gian đáp ứng và uy tín thương hiệu.
* Lập và khởi tạo đơn đặt hàng (PO - Purchase Order) hoặc Hợp đồng dịch vụ trên hệ thống ERP/Phần mềm quản lý của doanh nghiệp sau khi được phê duyệt.
* Theo dõi sát sao quá trình thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp:
* Đối với mảng Tuyển dụng: Theo dõi tiến độ gửi CV, lịch phỏng vấn và tỷ lệ nhận việc của các Headhunter/Agency.
* Đối với mảng Đào tạo: Giám sát tiến độ chuẩn bị tài liệu, giảng viên, phòng học và trang thiết bị của đối tác đào tạo.
* Đối với mảng C&B và Phúc lợi: Theo dõi tiến độ sản xuất quà tặng lễ tết, đồng phục, tiến độ phát hành thẻ bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên.
* Đối với mảng HR Tech/SaaS: Giám sát tiến độ bàn giao tài khoản, tiến độ lập trình tùy biến (customization) và triển khai hệ thống phần mềm của đối tác công nghệ.

2. Giám sát chất lượng và Quản lý cam kết dịch vụ (SLA & Quality Control)

* Thiết lập các bộ Chỉ số đánh giá hiệu suất cốt lõi (KPI) và Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) chi tiết cho từng nhóm nhà cung cấp dịch vụ nhân sự.
* Định kỳ (hàng tháng/hàng quý) tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp (Vendor Performance Review). Phân loại nhà cung cấp theo các nhóm: Ưu tiên, Đạt yêu cầu, Cần cải thiện, hoặc Đưa vào danh sách đen (Blacklist).
* Chủ động phát hiện các rủi ro, sai sót hoặc sự chậm trễ từ phía nhà cung cấp để đưa ra các biện pháp cảnh báo, khắc phục kịp thời, tránh gây gián đoạn đến hoạt động vận hành nhân sự của công ty.
* Tổ chức các buổi họp đánh giá định kỳ với nhà cung cấp để phản hồi về chất lượng dịch vụ, thảo luận các điểm nghẽn và tìm giải pháp cải tiến chất lượng liên tục.

3. Đối soát tài chính, Quản lý hóa đơn và Thanh quyết toán (Financial Reconciliation & Payments)

* Thực hiện đối soát số liệu chi tiết (Reconciliation) giữa dịch vụ thực tế đã sử dụng/hàng hóa đã nhận với báo cáo của nhà cung cấp trước khi tiến hành thanh toán.
* *Ví dụ:* Đối soát số lượng nhân sự thuê ngoài thực tế đi làm (Timesheet), số lượng hồ sơ ứng viên được tuyển thành công, số lượng nhân viên đăng ký tham gia bảo hiểm, hoặc số lượng quà tặng đã bàn giao thực tế.
* Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của bộ chứng từ thanh toán (Hóa đơn VAT, Biên bản nghiệm thu, Báo cáo dịch vụ, Đề nghị thanh toán) theo đúng quy trình tài chính của công ty.
* Chuyển hồ sơ thanh toán sang bộ phận Kế toán và theo dõi tiến độ giải ngân cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
* Quản lý và cập nhật liên tục nhật ký chi tiêu ngân sách nhân sự (HR Budget Tracking Sheet), cảnh báo sớm cho Quản lý trực tiếp nếu có nguy cơ vượt ngân sách được duyệt.

4. Quản lý Hồ sơ, Hợp đồng và Tuân thủ Pháp lý (Contract Administration & Compliance)

* Quản lý, lưu trữ có hệ thống toàn bộ hồ sơ năng lực của nhà cung cấp (Vendor Profiles), hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng dịch vụ, các phụ lục hợp đồng và thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA).
* Theo dõi thời hạn hiệu lực của các hợp đồng dịch vụ nhân sự. Chủ động đề xuất gia hạn, tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng trước ít nhất 30-45 ngày.
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Pháp chế (Legal) để kiểm tra các điều khoản hợp đồng, đảm bảo các điều khoản bảo vệ tối đa quyền lợi của công ty, tuân thủ Luật Lao động, Luật Sở hữu Trí tuệ và các quy định về Bảo mật thông tin cá nhân (đặc biệt là dữ liệu nhân viên và ứng viên).

5. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp và Giải quyết sự cố (Vendor Relations & Issue Resolution)

* Là đầu mối liên lạc chính duy nhất (Single Point of Contact) để tiếp nhận và giải quyết mọi thắc mắc, phản hồi hoặc khiếu nại từ cả hai phía: Nội bộ doanh nghiệp và Nhà cung cấp.
* Xử lý nhanh chóng và khéo léo các tình huống tranh chấp phát sinh (ví dụ: Nhà cung cấp giao hàng lỗi/hỏng, dịch vụ không đạt chuẩn cam kết, phát sinh chi phí ngoài hợp đồng, vi phạm bảo mật thông tin).
* Xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược, lâu dài, đôi bên cùng có lợi (Win-Win) với các đối tác lớn, giúp công ty luôn nhận được sự ưu tiên về dịch vụ và mức giá ưu đãi nhất.

6. Báo cáo và Đóng góp ý kiến cải tiến quy trình (Reporting & Process Optimization)

* Xây dựng và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tập trung (Vendor Master Data) đầy đủ, chính xác và cập nhật liên tục.
* Thực hiện các báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng/Quý) về: Chi phí dịch vụ nhân sự thuê ngoài, hiệu suất của nhà cung cấp, tiến độ đơn hàng và các khoản tiết kiệm chi phí đạt được (Cost Savings).
* Phân tích dữ liệu chi tiêu (Spend Analysis) để tìm kiếm các cơ hội tối ưu hóa chi phí (gộp đơn hàng, chuyển đổi nhà cung cấp có mức giá tốt hơn với chất lượng tương đương).
* Tham gia đóng góp ý kiến để chuẩn hóa, số hóa quy trình mua sắm và quản lý dịch vụ nhân sự của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ dùng chung (HR Shared Services Manager) / Trưởng bộ phận Thu mua (Procurement Manager) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức cụ thể của doanh nghiệp.
* Phối hợp nội bộ: Làm việc chặt chẽ với các Trưởng nhóm chuyên môn trong phòng Nhân sự (TA, L&D, C&B), Bộ phận Kế toán (Account Payable), Bộ phận Pháp chế (Legal), Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) để đảm bảo tích hợp hệ thống và kiểm soát an ninh thông tin.
* Hướng dẫn bên ngoài: Hướng dẫn, đào tạo và định hướng cho các Nhà cung cấp về quy trình làm việc, tiêu chuẩn văn hóa doanh nghiệp, các quy định tuân thủ bảo mật và quy trình lập hồ sơ thanh toán theo chuẩn mực của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Tài chính, Ngoại thương hoặc các ngành học có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên Điều phối Nhân sự (HR Coordinator), Nhân viên Mua sắm dịch vụ (Services Procurement Specialist), Nhân viên Quản lý Nhà cung cấp Nhân sự (HR Vendor Specialist), hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự tổng hợp có kinh nghiệm quản lý thầu/outsourcing.
* Có kinh nghiệm làm việc thực tế và hiểu rõ thị trường dịch vụ nhân sự tại Việt Nam (biết rõ các công ty Headhunt hàng đầu, các đơn vị đào tạo uy tín, các nhà cung cấp SaaS HRIS phổ biến, các đơn vị cung cấp quà tặng/teambuilding lớn) là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Quản lý nhà cung cấp (Vendor Management): Khả năng thiết lập, theo dõi và đánh giá SLA/KPI một cách khoa học, khách quan. Có tư duy dịch vụ khách hàng mạnh mẽ.
* Kỹ năng Thương lượng & Đàm phán (Negotiation Skills): Khả năng đàm phán hợp đồng, tối ưu hóa chi phí, thời gian giao hàng và các điều khoản thanh toán có lợi nhất cho doanh nghiệp mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với đối tác.
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu và Đối soát (Analytical & Math Skills): Khả năng làm việc tỉ mỉ với các con số, bảng tính, kiểm tra tính logic và phát hiện nhanh chóng các điểm bất thường trong hóa đơn, bảng lương, bảng timesheet hay báo cáo nghiệm thu.
* Sử dụng Công nghệ & Công cụ hỗ trợ:
* Thành thạo tối đa phần mềm Microsoft Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao: Vlookup, Pivot Table, Index/Match, Conditional Formatting để xử lý các tệp dữ liệu lớn).
* Kinh nghiệm sử dụng các hệ thống ERP lớn (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) hoặc các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý mua sắm (E-Procurement) là một lợi thế lớn.
* Kiến thức Pháp luật cơ bản: Hiểu biết cơ bản về Luật Lao động, Luật Thương mại, các quy định pháp lý liên quan đến hợp đồng dịch vụ, bảo mật thông tin (GDPR hoặc Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết) là bắt buộc (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên) để làm việc với các nhà cung cấp quốc tế (các công ty công nghệ SaaS, các đơn vị bảo hiểm nước ngoài, các tập đoàn nhân sự đa quốc gia).

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết (Attention to Detail): Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì bất kỳ sai sót nhỏ nào trong điều khoản hợp đồng hay số liệu đối soát tài chính cũng có thể dẫn đến thất thoát ngân sách lớn của công ty hoặc rủi ro pháp lý.
* Sự trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao (Integrity & Ethics): Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp và ngân sách chi tiêu, ứng viên bắt buộc phải có tính chính trực, khách quan, không trục lợi cá nhân, luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thấu cảm xuất sắc (Communication & Interpersonal Skills): Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo trong văn bản và giao tiếp trực tiếp; có năng lực kết nối và xoa dịu các xung đột phát sinh một cách hòa nhã, chuyên nghiệp.
* Khả năng giải quyết vấn đề và chịu áp lực tốt (Problem-solving & Resilience): Luôn chủ động tìm giải pháp thay thế khi nhà cung cấp gặp sự cố khẩn cấp (ví dụ: nhà cung cấp quà tặng trễ hẹn sát ngày lễ, hệ thống HRIS bị lỗi đột xuất), khả năng làm việc dưới áp lực thời gian (deadline) ngặt nghèo.
* Tư duy liên tục cải tiến (Continuous Improvement Mindset): Không hài lòng với quy trình hiện tại, luôn tìm kiếm các giải pháp tự động hóa hoặc phương pháp thông minh hơn để tối giản hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí.

---

Quyền lợi:

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh từ 15.000.000 VNĐ đến 22.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), kèm theo khoản thưởng hiệu quả công việc (KPI Bonus) hàng quý/hàng năm.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (Healthcare program) dành riêng cho nhân sự của công ty.
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, 12 ngày phép năm tăng dần theo thâm niên, chế độ nghỉ mát hàng năm cùng công ty.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Không gian văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích (khu vực nghỉ ngơi, trà, cafe miễn phí).
* Cơ hội Đào tạo và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa học chuyên sâu về Quản trị Chuỗi cung ứng dịch vụ, Đàm phán thương lượng cấp cao, Quản lý dự án nhân sự do công ty tài trợ.
* Có lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng thăng tiến lên Trưởng nhóm Quản lý Nhà cung cấp Nhân sự (HR Vendor Lead), Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager), hoặc Chuyên gia Mua sắm dịch vụ cấp cao (Senior Service Procurement Specialist).

---

Tags:

Tags:

#HRVendorCoordinator #QuanLyNhaCungCapNhanSu #HRProcurement #HRISManagement #HROperations #NhanVienTheoDoiDonHang #VendorManagement #TuyenDungNhanSu #PurchasingSpecialist #C&BOperations

---

Từ khoá tìm kiếm:

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng nhà cung cấp nhân sự, HR Vendor Coordinator, Chuyên viên quản lý nhà cung cấp nhân sự, HR Procurement Specialist, Nhân viên mua sắm dịch vụ nhân sự, Quản lý hợp đồng nhân sự, Đối soát chi phí nhân sự, HR Operations Specialist, Tìm việc làm hành chính nhân sự thầu phụ, Trợ lý mua sắm nhân sự tuyển dụng.

Share