MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ THU HỒI TÀI SẢN & ĐIỀU PHỐI THAY THẾ NHÂN SỰ
*(Vị trí chuyên biệt thuộc Khối Nhân sự - Hành chính)*

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Quản lý Thu hồi Tài sản & Điều phối Thay thế Nhân sự (thường được gọi định danh trong quy trình vận hành nội bộ là Nhân viên Đổi trả hàng lĩnh vực Nhân sự). Đây là một vị trí mang tính giao thoa độc đáo giữa Quản trị nguồn nhân lực (HR), Quản lý tài sản (Asset Management) và Điều phối vận hành (Logistics nội bộ).

Trong một doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, biến động nhân sự (turnover) là điều không tránh khỏi. Khi một nhân sự rời đi hoặc luân chuyển, quy trình "đổi trả" bắt đầu: thu hồi các công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, đồng phục, thẻ tên, trang thiết bị chuyên dụng) và đồng thời nhanh chóng điều phối, "đổi" một nhân sự mới phù hợp vào vị trí trống để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Nhân sự giữ vai trò này sẽ là đầu mối kiểm soát toàn bộ vòng đời "vật chất" của nhân viên tại công ty từ lúc tiếp nhận đến khi bàn giao nghỉ việc, giải quyết các tranh chấp về hỏng hóc tài sản, khấu hao trang thiết bị, và phối hợp với bộ phận tuyển dụng để cung ứng nhân sự thay thế kịp thời. Bạn chính là người bảo vệ tài sản của công ty, đồng thời là người đảm bảo trải nghiệm nghỉ việc (offboarding) của nhân viên diễn ra chuyên nghiệp, văn minh và đúng pháp luật.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện quy trình Thu hồi tài sản khi nhân sự thôi việc (40% trọng số công việc)

* Tiếp nhận thông tin nghỉ việc: Nhận thông báo nghỉ việc chính thức từ bộ phận C&B (Nhân sự tiền lương) hoặc Quản lý trực tiếp của nhân sự thôi việc. Thiết lập lộ trình thu hồi tài sản theo đúng cam kết thời hạn (SLA) của công ty.
* Lập danh mục tài sản cần thu hồi: Truy xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý tài sản nội bộ để xác định chính xác các công cụ dụng cụ (CCDC), thiết bị công nghệ (Laptop, điện thoại, máy tính bảng), thẻ xe, thẻ nhân viên, tài liệu mật, khóa bảo mật, đồng phục... mà nhân sự đó đang tạm giữ.
* Tổ chức buổi bàn giao trực tiếp: Gặp gỡ nhân sự nghỉ việc để tiến hành thu hồi trực tiếp. Đối với nhân sự làm việc từ xa (remote), điều phối đơn vị vận chuyển để nhận lại tài sản và theo dõi lộ trình đơn hàng.
* Kiểm định chất lượng tài sản thu hồi: Phối hợp với bộ phận IT (đối với thiết bị điện tử) và bộ phận Hành chính (đối với văn phòng phẩm, đồng phục) để đánh giá tình trạng hao mòn vật lý, hư hỏng hoặc thất thoát linh kiện của tài sản được trả lại.
* Lập biên bản bàn giao hoàn tất: Ký xác nhận biên bản thu hồi tài sản (bằng văn bản giấy hoặc chữ ký số trên phần mềm quản trị nội bộ). Chuyển thông tin phê duyệt trạng thái "Đã hoàn thành bàn giao" cho bộ phận C&B để làm cơ sở quyết toán lương và bảo hiểm xã hội tháng cuối cùng cho nhân viên.

2. Giải quyết tranh chấp, đền bù và xử lý "hàng lỗi/hỏng" từ nhân sự (20% trọng số công việc)

* Xử lý sự cố tài sản hư hỏng: Trong trường hợp thiết bị thu hồi bị móp méo, bể vỡ, mất linh kiện do lỗi chủ quan của nhân sự, tiến hành làm việc với bộ phận IT/Kỹ thuật để lấy báo giá sửa chữa hoặc định giá giá trị còn lại (khấu hao) của tài sản.
* Đàm phán đền bù: Đại diện công ty gặp gỡ, giải thích và đàm phán với nhân sự về mức khấu trừ đền bù tài sản dựa trên Quy chế tài chính và Nội quy lao động của doanh nghiệp. Đảm bảo quy trình diễn ra mềm mỏng nhưng kiên quyết, tránh gây ra xung đột pháp lý hoặc làm ảnh hưởng xấu đến thương hiệu tuyển dụng của công ty.
* Xử lý đồng phục và vật tư cũ: Thực hiện quy trình phân loại đồng phục cũ thu hồi: đưa vào kho thanh lý, hủy bỏ bảo mật (đối với các trang phục có logo nhạy cảm) hoặc chuyển giao cho đơn vị giặt ủi tái chế đối với các loại trang phục bảo hộ lao động còn tái sử dụng được.

3. Điều phối "Đổi trả/Thay thế" nhân sự (25% trọng số công việc)

* Tiếp nhận yêu cầu "Đổi trả nhân sự" từ các phòng ban: Khi một nhân sự thử việc không đạt yêu cầu, hoặc tự ý bỏ việc (no-show), nhận yêu cầu từ Trưởng bộ phận về việc cần một "sản phẩm thay thế" (nhân sự mới).
* Phối hợp tuyển dụng bù đắp: Chuyển giao tiêu chuẩn năng lực chi tiết của nhân sự cũ sang cho bộ phận Tuyển dụng (TA) để kích hoạt quy trình tuyển dụng thay thế cấp bách.
* Điều chuyển nhân sự nội bộ: Trong các trường hợp khẩn cấp, phối hợp với phòng Phát triển tổ chức (OD) để rà soát nguồn lực nội bộ, thực hiện quy trình điều chuyển tạm thời nhân sự từ các chi nhánh/phòng ban khác sang trám vào vị trí trống nhằm bảo toàn năng suất lao động.
* Theo dõi thời gian hoàn thành (Time-to-fill): Giám sát tiến độ tuyển dụng/điều chuyển thay thế để đảm bảo vị trí trống không bị bỏ khống quá số ngày quy định của công ty (SLA tuyển dụng thay thế).

4. Quản trị cơ sở dữ liệu và Tối ưu hóa quy trình (15% trọng số công việc)

* Cập nhật hệ thống HRIS/ERP: Cập nhật tức thời trạng thái tài sản từ "Đang sử dụng" sang "Đã thu hồi - Trong kho" hoặc "Chờ thanh lý" trên phần mềm quản trị hệ thống.
* Lưu trữ hồ sơ bàn giao: Quản lý khoa học các biên bản bàn giao, hóa đơn sửa chữa, biên bản đền bù bằng cả bản cứng và bản scan trên Cloud.
* Cải tiến quy trình: Định kỳ rà soát các lỗ hổng trong quy trình thu hồi tài sản và đổi trả nhân sự. Đề xuất các giải pháp công nghệ (như áp dụng mã QR quản lý thiết bị, số hóa biên bản bàn giao) để giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục offboarding từ 7 ngày xuống còn dưới 48 giờ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Lead).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Bộ phận C&B:* Cung cấp trạng thái bàn giao tài sản để thực hiện thủ tục thanh toán lương cuối cùng.
* *Bộ phận IT (IT Helpdesk):* Phối hợp kiểm tra chất lượng kỹ thuật của máy tính, điện thoại thu hồi.
* *Bộ phận Tuyển dụng (TA):* Cung cấp thông tin nhân sự nghỉ việc để kịp thời tuyển dụng thay thế.
* *Các Trưởng bộ phận chuyên môn:* Hỗ trợ giám sát quá trình bàn giao công việc và tài sản tại thực địa của nhân viên dưới quyền.
* Tài liệu hướng dẫn áp dụng: Quy chế Quản lý Tài sản Doanh nghiệp, Luật Lao động hiện hành, Quy trình Thôi việc (Offboarding SOP), Quy chế Kỷ luật và Bồi thường thiệt hại của Công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Logistics hoặc các ngành nghề liên quan có tư duy logic cao về quản lý quy trình và con số.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Nhân sự tổng hợp, Nhân viên Hành chính quản lý tài sản, Nhân viên Điều phối thu hồi (Logistics/Thu hồi công nợ), hoặc Chuyên viên Quan hệ lao động.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (>500 nhân sự), các chuỗi bán lẻ, công ty công nghệ hoặc các đơn vị Outsource nhân sự (cung ứng lao động) - nơi có tần suất luân chuyển nhân sự cao.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng kiểm soát tài sản và kiểm toán cơ bản: Khả năng nhận biết, phân loại và đánh giá sơ bộ tình trạng kỹ thuật, hao mòn của các thiết bị văn phòng cơ bản (laptop, thiết bị ngoại vi).
* Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột: Đây là kỹ năng tối quan trọng. Khả năng làm việc với những nhân sự chuẩn bị nghỉ việc (đôi khi có tâm lý bất mãn) để thuyết phục họ hoàn trả tài sản đúng hạn và chấp nhận các điều khoản đền bù hư hỏng một cách tự nguyện.
* Am hiểu Luật Lao động cơ bản: Nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến việc tạm giữ lương, khấu trừ lương của người lao động để bồi thường thiệt hại tài sản, đảm bảo công ty không vi phạm pháp luật khi thực hiện quy trình thu hồi.
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Đặc biệt là Excel (hàm Vlookup, Pivot Table để đối chiếu danh sách tài sản khổng lồ) và các hệ thống quản trị nhân sự ERP/HRIS (như Base, Amis, SAP, Oracle).
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng xử lý cùng lúc nhiều ca thôi việc/thu hồi tài sản từ nhiều phòng ban khác nhau mà không bị nhầm lẫn hay thất thoát dữ liệu.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Chính trực: Làm việc trực tiếp với tài sản có giá trị lớn của công ty và tiền đền bù của nhân viên, đòi hỏi tính minh bạch tuyệt đối, không có hành vi trục lợi cá nhân.
* Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Từng chi tiết nhỏ về cấu hình máy tính, hiện trạng trầy xước của thiết bị, số lượng đồng phục trả về... đều cần được ghi nhận chính xác bằng hình ảnh và văn bản.
* Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao và Bình tĩnh: Có khả năng giữ cái đầu lạnh và thái độ ôn hòa, chuyên nghiệp ngay cả khi đối mặt với những nhân sự có hành vi bất hợp tác hoặc lớn tiếng tranh chấp.
* Tinh thần trách nhiệm cao: Theo đuổi sự việc đến cùng (follow-up sát sao) cho đến khi tài sản được trả về kho an toàn và vị trí nhân sự trống được thay thế hoàn chỉnh.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ [Mức lương tối thiểu] đến [Mức lương tối đa] (thỏa thuận theo năng lực khi phỏng vấn), kèm theo phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại (nếu có phát sinh di chuyển thu hồi tài sản bên ngoài).
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động trên mức lương thực tế.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs): Thưởng tháng/quý dựa trên các chỉ số: Tỷ lệ thu hồi tài sản thành công 100%, Thời gian xử lý thủ tục bàn giao đúng SLA, Mức độ hài lòng của các phòng ban về tốc độ cung ứng nhân sự thay thế.
* Môi trường làm việc năng động: Cơ hội làm việc chuyên sâu trong mảng Vận hành Nhân sự (HR Operations) của một doanh nghiệp quy mô lớn, tiếp xúc với nhiều phòng ban và nâng cao kỹ năng đàm phán cấp cao.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Được đào tạo định kỳ về kỹ năng quản trị, luật lao động chuyên sâu và quản trị rủi ro doanh nghiệp. Lộ trình thăng tiến lên Trưởng nhóm Thu hồi & Quan hệ Lao động hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự sau 2-3 năm cống hiến.
* Phúc lợi nội bộ phong phú: Du lịch hàng năm (Teambuilding), khám sức khỏe định kỳ, thưởng các ngày lễ Tết (30/4, 1/5, Quốc khánh, Tết Dương lịch/Âm lịch), sinh nhật, hiếu hỷ...
* Trang thiết bị làm việc: Được cấp máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc và các công cụ hỗ trợ cần thiết khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

---

Tags:

`#TuyểnDụngNhânSự` `#QuảnLýTàiSản` `#HànhChínhNhânSự` `#QuanHệLaoĐộng` `#OffboardingSpecialist` `#ThuHồiTàiSản` `#ĐiềuPhốiNhânSự` `#HRGeneralist`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên quản lý thu hồi tài sản hành chính
* Chuyên viên quan hệ lao động thôi việc
* Nhân viên hỗ trợ offboarding hành chính
* Tìm việc làm nhân sự quản lý trang thiết bị
* Tuyển dụng nhân viên xử lý bàn giao nhân sự nghỉ việc
* Nhân viên kiểm soát tài sản và nhân sự thay thế
* HR Offboarding and Asset Recovery Specialist
* Nhân viên thủ tục thôi việc và điều phối thay thế nhân sự

Share