MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TIẾP NHẬN VÀ HỖ TRỢ NHÂN SỰ (HR RECEIVING & ONBOARDING SPECIALIST)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Tiếp nhận và Hỗ trợ Nhân sự (HR Receiving & Onboarding Specialist) đầy nhiệt huyết, tỉ mỉ và có khả năng tổ chức xuất sắc để gia nhập vào đội ngũ Quản trị Nguồn nhân lực đang phát triển mạnh mẽ của công ty.

Trong bối cảnh quy mô doanh nghiệp mở rộng liên tục, vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là thực hiện các thủ tục hành chính, mà bạn chính là "điểm chạm đầu tiên" (First Touchpoint) cực kỳ quan trọng đối với mỗi nhân sự mới khi bước chân vào công ty. Đồng thời, bạn là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chuỗi tiếp nhận đầu vào của phòng Nhân sự, bao gồm: hồ sơ nhân sự pháp lý, trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ, quà tặng phúc lợi (Welcome Kits), đồng phục, văn thư và các tài liệu mật liên quan đến chế độ chính sách.

Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa tư duy logic của một người quản lý kho vận/logistics nội bộ và sự khéo léo, chu đáo của một chuyên viên dịch vụ khách hàng nội bộ. Bạn sẽ là cầu nối vững chắc giữa bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition), bộ phận Hành chính (Administration), bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) và các phòng ban chuyên môn khác để đảm bảo rằng mọi nhân viên mới đều có một trải nghiệm hội nhập (Onboarding Journey) mượt mà, chuyên nghiệp và không có bất kỳ trở ngại nào ngay từ ngày làm việc đầu tiên.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Kiểm tra và Quản lý Hồ sơ Nhân sự Đầu vào

* Thu thập và xác minh: Chủ động liên hệ, hướng dẫn và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ nhận việc của nhân viên mới (bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, ảnh thẻ, và các giấy tờ thuế/bảo hiểm xã hội liên quan) trước hoặc trong ngày nhận việc.
* Đối chiếu pháp lý: Thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp, tính xác thực và thời hạn của các loại văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ hành chính theo đúng quy định của Luật Lao động và quy chế nội bộ của công ty.
* Số hóa dữ liệu (Digitalization): Thực hiện quét (scan) toàn bộ hồ sơ giấy tờ nhận được, phân loại khoa học và tải lên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS/ERP) của công ty. Đảm bảo dữ liệu số luôn khớp 100% với hồ sơ bản cứng.
* Lưu trữ vật lý: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ bản cứng một cách khoa học tại kho lưu trữ của phòng Nhân sự. Đảm bảo hồ sơ được bảo quản trong điều kiện tốt nhất (tránh ẩm mốc, thất thoát) và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm toán nội bộ.
* Theo dõi bổ sung: Lập danh sách theo dõi các hồ sơ còn thiếu của nhân viên mới, thiết lập thời hạn hoàn thành (deadline) và liên tục đôn đốc họ hoàn thiện theo đúng quy trình quy chuẩn (SOP) của công ty.

2. Tiếp nhận, Quản lý và Cấp phát Công cụ, Trang thiết bị, Phúc lợi Nhân sự

* Điều phối thiết bị làm việc: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT để tiếp nhận máy tính, màn hình, chuột, bàn phím và các thiết bị kỹ thuật khác được chuẩn bị riêng cho từng nhân sự mới theo đúng vị trí và chức danh công việc.
* Quản lý quà chào mừng (Welcome Kits) và đồng phục: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm kê số lượng và quản lý kho lưu trữ các vật phẩm thương hiệu của công ty (đồng phục, sổ tay, bút viết, bình nước, thẻ nhân viên...). Kịp thời báo cáo khi số lượng tồn kho chạm mức tối thiểu để thực hiện mua sắm bổ sung.
* Bàn giao tài sản: Trực tiếp thực hiện quy trình bàn giao công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên đi làm. Lập Biên bản bàn giao tài sản có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan và lưu trữ vào hồ sơ cá nhân của nhân viên đó.
* Thu hồi tài sản: Phối hợp với trưởng bộ phận trực tiếp để tiếp nhận, thu hồi toàn bộ công cụ làm việc, thẻ nhân viên, đồng phục và tài liệu mật từ những nhân sự nghỉ việc. Chuyển giao các thiết bị công nghệ lại cho bộ phận IT kiểm tra, reset và đưa về trạng thái lưu kho chờ cấp phát tiếp theo.

3. Điều phối và Hỗ trợ Trải nghiệm Onboarding cho Nhân viên Mới

* Chuẩn bị không gian làm việc: Trước ngày nhân viên mới nhận việc, phối hợp với bộ phận Hành chính để đảm bảo vị trí ngồi của họ đã được dọn dẹp sạch sẽ, lắp đặt đầy đủ dây mạng, nguồn điện, bàn ghế và đặt sẵn các công cụ dụng cụ làm việc cần thiết.
* Chào đón trực tiếp: Đón tiếp nhân viên mới tại sảnh vào ngày đầu tiên, dẫn dắt họ tham quan văn phòng, giới thiệu sơ bộ về các khu vực tiện ích (pantry, phòng họp, khu vệ sinh, nơi gửi xe...) và kết nối họ với quản lý trực tiếp cũng như đồng nghiệp cùng phòng ban.
* Hướng dẫn thủ tục hội nhập: Hỗ trợ nhân viên mới hoàn thành các thủ tục đăng ký dấu vân tay, chụp ảnh thẻ nhân viên, đăng ký tài khoản gửi xe, tài khoản ăn trưa (nếu có). Hướng dẫn họ cách đăng nhập và sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ (như Slack, Microsoft Teams, Email, hệ thống chấm công điện tử).
* Tổ chức buổi định hướng (Orientation session): Hỗ trợ các Chuyên viên Đào tạo chuẩn bị tài liệu, phòng họp, teabreak và thiết bị trình chiếu cho các buổi đào tạo hội nhập về văn hóa doanh nghiệp, nội quy lao động và các chính sách phúc lợi chung của công ty.

4. Quản lý Văn thư, Chuyển phát nhanh và Phân phối Tài liệu của Phòng Nhân sự

* Tiếp nhận thư từ hành chính: Là đầu mối tiếp nhận toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm, hóa đơn từ các đối tác bên ngoài (Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Chi cục Thuế, các đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự...) gửi đến văn phòng Nhân sự.
* Phân loại và chuyển giao: Thực hiện phân loại thư từ, ghi nhận vào sổ theo dõi công văn đến và nhanh chóng chuyển giao đến đúng cá nhân/bộ phận chuyên trách trong phòng Nhân sự (ví dụ: Chuyển chứng từ BHXH cho bộ phận C&B, chuyển CV ứng viên cho bộ phận Tuyển dụng).
* Quản lý gửi thư đi: Thực hiện các thủ tục đóng gói, dán nhãn và gửi chuyển phát nhanh các tài liệu liên quan đến nhân sự ra bên ngoài (ví dụ: gửi Hợp đồng lao động cho nhân viên làm việc từ xa, gửi quyết định thôi việc, gửi hồ sơ quyết toán thuế...). Theo dõi hành trình đơn hàng đảm bảo tài liệu được giao nhận an toàn và đúng thời hạn.

5. Báo cáo, Cập nhật Hệ thống và Cải tiến Quy trình

* Cập nhật cơ sở dữ liệu: Định kỳ hàng ngày/hàng tuần cập nhật trạng thái hồ sơ nhận việc, tình trạng cấp phát trang thiết bị của nhân viên mới lên file theo dõi chung của bộ phận.
* Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo tuần, tháng, quý về tỷ lệ hoàn thành hồ sơ nhân sự, thống kê số lượng thiết bị/đồng phục/quà tặng đã cấp phát và tồn kho thực tế gửi cho Quản lý trực tiếp. Kịp thời đưa ra các cảnh báo về rủi ro thiếu hụt công cụ làm việc cho nhân viên mới.
* Đề xuất cải tiến: Tích cực đóng góp ý kiến, đề xuất các phương án cải tiến quy trình tiếp nhận hồ sơ, tối ưu hóa quy trình bàn giao tài sản nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi của nhân viên mới, hướng tới mục tiêu nâng cao Chỉ số hài lòng của nhân viên (eNPS).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line): Vị trí này sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức tại từng thời điểm của công ty.
* Mối quan hệ phối hợp ngang hàng (Lateral Relationships):
* Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition) để nắm bắt kế hoạch tuyển dụng, số lượng và danh sách nhân sự mới sắp nhận việc hàng tuần/tháng.
* Phối hợp với bộ phận Lương & Phúc lợi (C&B) để chuyển giao đầy đủ thông tin, hồ sơ pháp lý phục vụ cho việc làm hợp đồng lao động, đăng ký mã số thuế cá nhân và tham gia bảo hiểm xã hội.
* Làm việc liên tục với bộ phận Hành chính (Admin) và Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) trong việc chuẩn bị hạ tầng vật lý, máy tính, công cụ dụng cụ và cấp quyền truy cập hệ thống cho nhân sự mới.
* Tương tác với Các Quản lý Bộ phận chuyên môn (Line Managers) để thống nhất lịch trình đón nhận và yêu cầu đặc thù về công cụ làm việc của nhân viên mới thuộc phòng ban đó.
* Phạm vi hướng dẫn (Guidance & Mentoring):
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết, giải đáp mọi thắc mắc của tất cả nhân viên mới về quy trình nộp hồ sơ, quy trình nhận tài sản và các thủ tục hành chính ban đầu tại công ty.
* Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ tiếp nhận và lưu trữ tài liệu cho các bạn Thực tập sinh Nhân sự (HR Interns) hoặc Nhân viên mới gia nhập đội ngũ Admin của phòng Nhân sự.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Luật, Lưu trữ học, Kế toán, Lao động tiền lương hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 06 tháng đến 01 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên tiếp nhận nhân sự (Onboarding Coordinator), Nhân viên Hành chính Nhân sự, Lễ tân kiêm Admin văn phòng, Nhân viên Quản lý hồ sơ, hoặc các vị trí tương đương trong việc xử lý giấy tờ và chăm sóc khách hàng.
* Chấp nhận các bạn sinh viên mới tốt nghiệp trình độ Cao đẳng/Đại học có định hướng rõ ràng theo mảng Admin/Onboarding của Nhân sự, có tinh thần ham học hỏi cao, năng động và đã từng có kinh nghiệm thực tập trong môi trường chuyên nghiệp.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tổ chức và Sắp xếp công việc (Organizational Skills): Đây là kỹ năng cốt lõi nhất. Bạn phải có khả năng thiết lập quy trình làm việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả để xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ khác nhau (tiếp đón nhân sự mới, kiểm tra hồ sơ, nhận hàng hóa, nhập liệu hệ thống) mà không bị nhầm lẫn hay bỏ sót thông tin.
* Kỹ năng Giao tiếp và Chăm sóc Khách hàng Nội bộ: Khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, thái độ lịch sự, cởi mở, có khả năng lắng nghe và giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới một cách kiên nhẫn, tạo cảm giác thân thiện, được chào đón và tin cậy cho họ trong những ngày đầu nhận việc.
* Kỹ năng Quản lý hồ sơ và Kiểm soát Tài liệu: Hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản về lưu trữ tài liệu (bản cứng lẫn bản mềm), có tư duy phân loại logic để tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng nhất. Có kiến thức cơ bản về tính hợp pháp của các giấy tờ hành chính thông thường.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) hoặc Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms). Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel/Google Sheets để lập bảng theo dõi, sử dụng các hàm cơ bản (Vlookup, Hlookup, Countif, Pivot Table...) để thống kê dữ liệu trang thiết bị và hồ sơ.
* Khả năng Thích ứng và Sử dụng Công nghệ: Có kinh nghiệm hoặc khả năng học hỏi nhanh cách sử dụng các hệ thống phần mềm Quản lý nhân sự (HRIS) phổ biến trên thị trường (như Base, 1Office, Amis, SAP, Oracle...), hệ thống quản lý công việc (Trello, Asana, Jira).
* Khả năng làm việc chi tiết (Attention to Detail): Cẩn thận đến từng chi tiết nhỏ nhất khi đối chiếu thông tin trên giấy tờ gốc của nhân viên, kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và tình trạng hoạt động của công cụ dụng cụ trước khi thực hiện bàn giao hoặc nhập kho.

Phẩm chất cá nhân:

* Sự bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Do tính chất công việc thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, mức lương và các thông tin nhạy cảm khác của nhân viên, bạn bắt buộc phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin nhân sự theo đúng quy định của pháp luật và công ty.
* Tính trung thực và có Trách nhiệm cao: Luôn trung thực trong việc kiểm kê, báo cáo số lượng tài sản, thiết bị hư hỏng hay mất mát. Tự giác chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với các công việc được giao, không đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
* Sự năng động, Nhiệt tình và Thân thiện: Sở hữu nguồn năng lượng tích cực, luôn nở nụ cười khi tiếp đón mọi người. Có tinh thần phục vụ cao (service-mindset), sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và nhân viên mới hết mình trong khả năng cho phép.
* Khả năng Chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ chuyên nghiệp ngay cả trong những giai đoạn cao điểm tuyển dụng (ví dụ: những ngày đầu tháng hoặc đầu tuần khi có hàng chục nhân viên mới cùng nhận việc một lúc).
* Tư duy linh hoạt và Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Có khả năng xử lý nhạy bén các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch (ví dụ: máy tính cấp phát đột ngột bị lỗi kỹ thuật ngay trước giờ bàn giao, nhân viên mới quên mang theo giấy tờ gốc để đối chiếu...).

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh và hấp dẫn:
* Lương cơ bản dao động từ 8.000.000 VNĐ - 12.000.000 VNĐ/tháng (mức lương cụ thể sẽ được thỏa thuận dựa trên năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe tại tòa nhà văn phòng của công ty. Khen thưởng định kỳ theo hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ theo quy định pháp luật:
* Được đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng Luật Lao động hiện hành.
* Hưởng gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội trú và ngoại trú tại các bệnh viện uy tín) sau khi ký hợp đồng lao động chính thức từ 01 năm trở lên.
* Chính sách phúc lợi phong phú và chu đáo:
* Hưởng nguyên lương 12 ngày phép năm/năm, cộng thêm các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Thưởng tháng lương thứ 13 ổn định, thưởng hiệu quả kinh doanh của công ty và thưởng vào các dịp lễ lớn trong năm (08/03, 30/04 - 01/05, 02/09, Tết Dương lịch...).
* Quà tặng chúc mừng sinh nhật, kết hôn, thai sản và các chế độ thăm hỏi ốm đau cho bản thân và gia đình.
* Cơ hội học tập và Phát triển nghề nghiệp mạnh mẽ:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng mềm (giao tiếp, giải quyết xung đột, quản lý thời gian) và kỹ năng chuyên môn nhân sự (C&B, Luật lao động, Xây dựng trải nghiệm nhân viên).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Sau 1.5 - 2 năm cống hiến xuất sắc tại vị trí này, bạn có cơ hội được xem xét thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên Hỗ trợ Hành chính Nhân sự (HR Admin Specialist), Chuyên viên Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience Specialist) hoặc định hướng chuyển ngang sang các mảng chuyên sâu khác như C&B hay Tuyển dụng (TA).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, đầy đủ trang thiết bị tiện nghi, không gian pantry thoáng mát với đồ ăn nhẹ, trà và cà phê miễn phí mỗi ngày.
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, gắn kết, tôn trọng sự khác biệt và luôn lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên.
* Tham gia các hoạt động teambuilding, dã ngoại, du lịch thường niên của công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ vô cùng sôi nổi.

---

Tags:

Tuyển dụng nhân sự, Nhân viên tiếp nhận nhân sự, Việc làm hành chính nhân sự, HR Onboarding Specialist, HR Admin Officer, Quản trị nguồn nhân lực, Quản lý hồ sơ nhân sự, Trải nghiệm nhân viên mới, Việc làm nhân sự tại TP.HCM, Việc làm nhân sự tại Hà Nội, Tuyển dụng nhân viên nhận hàng nhân sự, HR Logistics Coordinator.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên nhận hàng lĩnh vực nhân sự
* Nhân viên Tiếp nhận hồ sơ nhân sự
* Tuyển dụng HR Onboarding
* Việc làm hành chính nhân sự mới nhất
* Nhân viên Quản lý thiết bị nhân sự
* Nhân viên Hỗ trợ nhân sự mới
* Tuyển dụng HR Admin trung cấp trở lên
* Nhân viên điều phối onboarding
* Việc làm lưu trữ hồ sơ nhân sự
* Chuyên viên chào đón nhân viên mới

Share