Mô tả công việc: Nhân viên Kiểm soát Tồn kho & Quản lý Tài sản Nhân sự (HR Inventory & Asset Control Specialist)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Kiểm soát Tồn kho lĩnh vực Nhân sự (HR Inventory & Asset Control Specialist). Đây là một vị trí lai độc đáo và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cấu trúc vận hành của chúng tôi. Người đảm nhận vai trò này không chỉ quản lý "tồn kho" theo nghĩa đen là các tài sản vật lý thuộc phòng Nhân sự (như đồng phục, thiết bị bảo hộ lao động, văn phòng phẩm, quà tặng phúc lợi, công cụ dụng cụ làm việc của nhân viên), mà còn chịu trách nhiệm kiểm soát "tồn kho dữ liệu nhân sự" (hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, dữ liệu định biên, và tài liệu đào tạo).

Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo tính sẵn sàng, tối ưu hóa chi phí sử dụng tài sản nhân sự, giảm thiểu thất thoát, đồng thời duy trì tính chính xác, bảo mật và tuân thủ pháp luật của hệ thống lưu trữ hồ sơ lao động trong toàn doanh nghiệp. Bạn sẽ là "người gác cổng" bảo vệ nguồn tài nguyên vật chất và phi vật chất của khối Nhân sự, giúp bộ máy vận hành trơn tru và hiệu quả.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Kiểm soát Tồn kho Tài sản Vật lý thuộc khối Nhân sự (Chiếm 40% thời lượng)
* Quản lý Đồng phục và Trang thiết bị Bảo hộ Lao động (BHLĐ):
* Chủ trì công tác tiếp nhận, phân loại, dán nhãn và sắp xếp đồng phục, BHLĐ (mũ, giày, kính, găng tay...) vào kho theo đúng quy chuẩn 5S.
* Theo dõi sát sao định mức tồn kho tối thiểu và tối đa (Min-Max) để kịp thời đề xuất mua sắm bổ sung, đảm bảo luôn có đủ trang phục cho nhân sự mới và cấp phát định kỳ cho nhân sự cũ.
* Xây dựng quy trình cấp phát, thu hồi đồng phục/BHLĐ khi nhân viên nhận việc hoặc nghỉ việc, đảm bảo thu hồi đầy đủ tài sản của công ty.
* Quản lý Công cụ dụng cụ (CCDC) và Thiết bị làm việc của Nhân viên:
* Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính để kiểm soát danh mục thiết bị cấp phát cho nhân viên (máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm đặc thù).
* Cập nhật trạng thái sử dụng, hao mòn, hỏng hóc và điều chuyển tài sản giữa các phòng ban trên hệ thống phần mềm quản lý.
* Quản lý Quà tặng và Ấn phẩm Phúc lợi/Truyền thông:
* Kiểm soát số lượng tồn kho các vật phẩm truyền thông nội bộ, quà tặng sinh nhật, quà Tết, quà trung thu, tài liệu đào tạo, cúp/bằng khen khen thưởng.
* Lập kế hoạch phân phối các vật phẩm này đến các chi nhánh/bộ phận đúng thời hạn và đúng đối tượng.
* Công tác Kiểm kê định kỳ:
* Chủ trì hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tháng/hàng quý/hàng năm đối với toàn bộ kho tài sản nhân sự.
* Lập biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách/phần mềm, xác định nguyên nhân chênh lệch (thừa, thiếu, hỏng hóc) và đề xuất phương án xử lý (thanh lý, hủy, đền bù).

2. Kiểm soát "Tồn kho" Dữ liệu và Hồ sơ Nhân sự (Chiếm 35% thời lượng)
* Quản lý và Lưu trữ Hồ sơ Nhân sự (Physical & Digital Archives):
* Kiểm soát tính đầy đủ của hồ sơ nhận việc của nhân viên mới (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, căn cước công dân...). Theo dõi danh sách các nhân sự còn thiếu hồ sơ để đôn đốc hoàn thiện.
* Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ giấy khoa học tại kho lưu trữ theo phòng ban, mã nhân viên và thời gian; đồng thời số hóa (scan) và cập nhật lên hệ thống cơ sở dữ liệu Cloud/HRIS.
* Quản lý Vòng đời Hợp đồng và Tài liệu Pháp lý:
* Kiểm soát "tồn kho" thời hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn). Cảnh báo trước 30 ngày cho bộ phận Nhân sự tổng hợp và Quản lý trực tiếp để tiến hành đánh giá tái ký.
* Lưu trữ và quản lý các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, kỷ luật, tăng lương và quyết định nghỉ việc của toàn bộ cán bộ nhân viên.
* Kiểm soát Định biên Nhân sự (Headcount Control):
* Theo dõi biến động nhân sự (tăng, giảm, nghỉ việc, thai sản) hàng tuần/tháng.
* Đối chiếu số lượng nhân sự thực tế với sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự đã được phê duyệt của từng phòng ban. Phát hiện và báo cáo các trường hợp tuyển dụng vượt định biên hoặc thiếu hụt nhân sự kéo dài.

3. Quản lý Chi phí, Nhà cung cấp và Tối ưu hóa Quy trình (Chiếm 15% thời lượng)
* Đánh giá và Làm việc với Nhà cung cấp:
* Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp đồng phục, quà tặng, văn phòng phẩm, dịch vụ in ấn tài liệu... dựa trên tiêu chí chất lượng, giá cả và tiến độ giao hàng.
* Theo dõi tiến độ giao hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm bàn giao (QC) và hoàn thiện thủ tục thanh quyết toán với bộ phận Kế toán.
* Tối ưu hóa Chi phí Kho và Sử dụng Tài sản:
* Phân tích dữ liệu tiêu hao tài sản (ví dụ: tỷ lệ hỏng hóc đồng phục, tỷ lệ mất mát CCDC) để đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí, hạn chế lãng phí.
* Đề xuất cải tiến quy trình quản lý kho, quy trình cấp phát nhằm rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu của nhân viên.

4. Báo cáo và Các công việc hỗ trợ khác (Chiếm 10% thời lượng)
* Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) về tình hình tồn kho tài sản, báo cáo chi phí cấp phát, báo cáo thực trạng hồ sơ nhân sự và báo cáo biến động định biên.
* Hỗ trợ Setup khu vực tiếp đón, chuẩn bị tài liệu, quà tặng, đồng phục cho ngày hội tuyển dụng (Job Fair) hoặc ngày định hướng nhân viên mới (Onboarding Day).
* Tham gia hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện lớn của công ty (Teambuilding, Tất niên, các ngày lễ trong năm).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader).
* Phối hợp ngang hàng với:
* *Bộ phận Tuyển dụng & Đào tạo:* Để nắm bắt số lượng nhân sự mới dự kiến, chuẩn bị sẵn sàng công cụ dụng cụ, đồng phục và hồ sơ tiếp nhận.
* *Bộ phận Kế toán - Tài chính:* Để đối chiếu số liệu kiểm kê tài sản, thanh toán hóa đơn nhà cung cấp và xử lý khấu hao/thanh lý tài sản.
* *Bộ phận Hành chính/IT:* Để bàn giao và thu hồi các trang thiết bị kỹ thuật của nhân viên.
* *Các Trưởng bộ phận sản xuất/kinh doanh:* Để tiếp nhận nhu cầu cấp phát BHLĐ, đồng phục phát sinh.
* Hướng dẫn & Giám sát:
* Hướng dẫn nhân viên mới và các bộ phận liên quan tuân thủ đúng quy trình yêu cầu cấp phát, bảo quản và bàn giao lại tài sản của công ty.
* Giám sát việc sử dụng tài sản nhân sự tại các phòng ban để đảm bảo không xảy ra tình trạng thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.

---

Yêu cầu và điều kiện:

* Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Kế toán, Quản trị Kinh doanh, Quản lý Chuỗi cung ứng/Logistics hoặc các ngành có liên quan.
* Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Kiểm soát tồn kho, Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên Quản lý tài sản, Thủ kho kiêm Hành chính, hoặc Trợ lý Nhân sự chịu trách nhiệm về mảng logistics/hồ sơ.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 200 nhân sự trở lên) thuộc lĩnh vực Sản xuất, Bán lẻ, F&B, Chuỗi hệ thống hoặc Logistics – nơi có nhu cầu lớn về quản lý đồng phục, BHLĐ và biến động nhân sự cao.

* Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là MS Excel (thành thạo các hàm dò tìm, tính toán như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, Conditional Formatting để quản lý và phân tích dữ liệu tồn kho lớn).
* Kỹ năng Quản lý Kho bãi và Sắp xếp: Hiểu biết về nguyên tắc sắp xếp kho khoa học (FIFO/LIFO), quy chuẩn 5S và quy trình kiểm kê tài sản vật lý.
* Kỹ năng Quản lý Hồ sơ & Dữ liệu: Khả năng phân loại, lưu trữ chứng từ một cách hệ thống, tư duy logic trong việc quản lý thư mục lưu trữ số hóa.
* Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán: Khả năng giao tiếp rõ ràng, khéo léo khi làm việc với nhân viên các bộ phận về vấn đề bàn giao/thu hồi tài sản; kỹ năng thương lượng giá cả và tiến độ với các nhà cung cấp.
* Sử dụng được các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm ERP (SAP, Oracle) hoặc phần mềm quản lý kho là một lợi thế lớn.

* Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và Liêm chính: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu do vị trí này trực tiếp quản lý tài sản có giá trị và các thông tin nhân sự bảo mật của doanh nghiệp.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Độ chính xác cao trong từng con số kiểm kê, từng thông tin hồ sơ lưu trữ để tránh những sai sót pháp lý hoặc thất thoát tài chính.
* Kỷ luật và Tổ chức cao: Khả năng tự lên kế hoạch làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc cùng lúc và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình vận hành.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn nhiệt tình, chu đáo và hỗ trợ nhanh chóng các yêu cầu của CBNV liên quan đến quyền lợi, công cụ dụng cụ và đồng phục làm việc.
* Chịu được áp lực công việc cao, sẵn sàng di chuyển giữa các kho hoặc chi nhánh khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn bao gồm Lương cơ bản (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm) + Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, đi lại (nếu có) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy theo cấp bậc và thâm niên).
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng Tết, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản đầy đủ theo chính sách Công đoàn công ty.
* Môi trường làm việc & Cơ hội phát triển:
* Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, tôn trọng sự sáng tạo và khuyến khích cải tiến quy trình.
* Được đào tạo bài bản về kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại, quản lý tài sản theo chuẩn quốc tế, và sử dụng các công nghệ quản trị tiên tiến.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Chuyên viên Hành chính Nhân sự, Trưởng nhóm Quản lý Tài sản & Dịch vụ nội bộ, hoặc Giám sát Vận hành Nhân sự (HR Ops Supervisor).
* Hoạt động tập thể: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, Year-End Party, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông...) do công ty tài trợ.

---

Tags:
#KiemSoatTonKhoNhanSu #QuanLyTaiSanNhanSu #HanhChinhNhanSu #HRIS #KhoNhanSu #TuyendungNhanSu #HồSơNhânSự #BaoHoLaoDong #QuanLyFTE #AdminSpecialist #AdminHR

---

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên kiểm soát tồn kho hành chính nhân sự, tuyển dụng quản lý tài sản nhân sự, nhân viên quản lý đồng phục bảo hộ lao động, nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, HR Inventory Specialist, HR Asset Controller, nhân viên hành chính quản kho, thủ kho hành chính nhân sự, chuyên viên quản lý dữ liệu nhân sự, tuyển dụng nhân viên kiểm kho nhân sự trung cấp.

Share