MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LĨNH VỰC NHÂN SỰ (EMPLOYEE RELATIONS & GRIEVANCE SPECIALIST)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Giải quyết Khiếu nại lĩnh vực Nhân sự (HR Grievance Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng quy mô, việc duy trì một môi trường làm việc công bằng, lành mạnh và tuân thủ pháp luật là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.

Vai trò này không đơn thuần là một vị trí hành chính, mà là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc và tập thể người lao động. Bạn sẽ là người trực tiếp tiếp nhận, lắng nghe, điều tra và giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, xung đột phát sinh trong nội bộ tổ chức. Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo mọi tiếng nói của nhân viên đều được lắng nghe một cách khách quan, mọi tranh chấp được giải quyết thấu tình đạt lý dựa trên Bộ luật Lao động hiện hành, Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể của công ty. Đồng thời, bạn sẽ đóng vai trò chủ động trong việc nhận diện các rủi ro về mặt pháp lý và quan hệ lao động, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện chính sách nhân sự nhằm xây dựng một văn hóa doanh nghiệp minh bạch, gắn kết và bền vững.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, phân loại và quản lý các kênh thông tin khiếu nại
* Thiết lập, vận hành và quản lý đa dạng các kênh tiếp nhận phản hồi, khiếu nại của người lao động (Hộp thư góp ý điện tử, hotline nhân sự, email trực tiếp, gặp mặt trực tiếp, hoặc qua tổ chức Công đoàn).
* Thực hiện ghi nhận thông tin một cách chính xác, bảo mật và hệ thống hóa toàn bộ các vụ việc khiếu nại vào cơ sở dữ liệu của phòng Nhân sự.
* Phân loại khiếu nại theo mức độ nghiêm trọng và tính chất vụ việc (Ví dụ: Tranh chấp lương thưởng/phúc lợi, vi phạm kỷ luật, quấy rối/bạo lực nơi làm việc, phân biệt đối xử, mâu thuẫn với cấp quản lý trực tiếp, hoặc các vấn đề liên quan đến điều kiện an toàn vệ sinh lao động).
* Phản hồi xác nhận đã tiếp nhận thông tin cho người lao động trong vòng 24 - 48 giờ làm việc, nêu rõ quy trình và thời gian dự kiến giải quyết để giải tỏa tâm lý lo lắng cho nhân viên.

2. Tiến hành điều tra, xác minh và thu thập chứng cứ
* Lập kế hoạch điều tra chi tiết đối với từng vụ việc khiếu nại cụ thể, đảm bảo tính độc lập, khách quan và không thiên vị.
* Tổ chức các buổi làm việc, phỏng vấn trực tiếp các bên liên quan bao gồm: người khiếu nại, người bị khiếu nại và các nhân chứng (nếu có). Ghi biên bản làm việc chi tiết, có chữ ký xác nhận của các bên.
* Thu thập và phân tích các tài liệu, bằng chứng liên quan (như bảng chấm công, dữ liệu camera giám sát, lịch sử email công việc, tin nhắn trao đổi, hồ sơ nhân sự, cam kết làm việc, v.v.).
* Đối chiếu các tình tiết của vụ việc với các quy định pháp luật lao động hiện hành, Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động và các quy trình/quy định nội bộ của công ty để xác định tính đúng - sai của sự việc.

3. Đề xuất phương án và tổ chức giải quyết khiếu nại
* Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các buổi đối thoại, hòa giải giữa các bên tranh chấp nhằm tìm kiếm giải pháp đồng thuận tối ưu nhất trước khi áp dụng các biện pháp kỷ luật hoặc pháp lý cứng rắn.
* Soạn thảo báo cáo kết quả điều tra chi tiết, trong đó phân tích rõ nguyên nhân, hậu quả, xác định trách nhiệm của các bên và đề xuất các phương án xử lý cụ thể (như hòa giải, thuyên chuyển công tác, cảnh cáo, hoặc xử lý kỷ luật lao động theo đúng quy trình pháp luật).
* Trình phương án lên Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt.
* Sau khi có quyết định phê duyệt, phối hợp với bộ phận Pháp lý và các Trưởng bộ phận liên quan để thực thi phương án giải quyết một cách nhanh chóng, triệt để và đúng thẩm quyền.
* Gửi văn bản trả lời chính thức về kết quả giải quyết khiếu nại cho người lao động, giải thích rõ ràng các căn cứ đưa ra quyết định để tạo sự đồng thuận.

4. Tư vấn pháp lý và hỗ trợ các phòng ban về Quan hệ Lao động
* Đóng vai trò là chuyên gia tư vấn nội bộ cho các Trưởng bộ phận/Quản lý trực tiếp về cách thức xử lý mâu thuẫn nội bộ, cách giao tiếp và quản lý nhân viên đúng luật, tránh phát sinh khiếu kiện không đáng có.
* Phối hợp chặt chẽ với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của tập thể người lao động, từ đó chủ động giải quyết các mâu thuẫn tiềm ẩn ngay từ khi mới phát sinh.
* Cập nhật liên tục các thay đổi của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành để kịp thời tham mưu cho Ban Giám đốc điều chỉnh các chính sách, quy chế của công ty cho phù hợp.

5. Đánh giá rủi ro, cải tiến quy trình và đào tạo phòng ngừa
* Định kỳ phân tích dữ liệu về các vụ việc khiếu nại (xu hướng, nguyên nhân phổ biến, các bộ phận thường xuyên xảy ra khiếu nại) để báo cáo Ban Giám đốc và đề xuất các biện pháp phòng ngừa mang tính hệ thống.
* Tham gia xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động trong công ty để đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhanh gọn và công bằng.
* Phối hợp với bộ phận Đào tạo thiết kế và tổ chức các chương trình tập huấn cho toàn thể nhân viên và cấp quản lý về: Văn hóa ứng xử nơi làm việc, phòng chống quấy rối, kỹ năng giải quyết xung đột, và phổ biến các quyền lợi/nghĩa vụ theo Nội quy lao động.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Quan hệ Lao động (Employee Relations Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp báo cáo: Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Ban Giám đốc (khi có các vụ việc mang tính chất nghiêm trọng, ảnh hưởng diện rộng đến uy tín hoặc vận hành của doanh nghiệp).
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Pháp chế (Legal), Bộ phận Tiền lương & Phúc lợi (C&B), Ban Chấp hành Công đoàn, và Quản lý trực tiếp của tất cả các phòng ban trong công ty.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc với Thanh tra Lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Tòa án nhân dân (khi vụ việc tranh chấp vượt quá thẩm quyền giải quyết nội bộ và chuyển sang giai đoạn tố tụng), các đơn vị tư vấn luật bên ngoài.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ: Hướng dẫn người lao động hiểu rõ về quyền lợi, nghĩa vụ của mình và quy trình nộp đơn khiếu nại; Hướng dẫn, đào tạo và tư vấn cho các Quản lý bộ phận về kỹ năng xử lý kỷ luật lao động và giải quyết mâu thuẫn nhóm ở cấp cơ sở.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành về Luật (đặc biệt là Luật Lao động/Luật Dân sự), Quản trị Nguồn nhân lực, Tâm lý học lao động, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành xã hội tương đương.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự, đặc biệt là mảng Quan hệ Lao động (Employee Relations), Giải quyết khiếu nại, Pháp chế Nhân sự hoặc Hành chính Nhân sự tổng hợp tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Đối với ứng viên tốt nghiệp trình độ Trung cấp, yêu cầu tối thiểu 03 năm kinh nghiệm thực tế trong việc xử lý các tranh chấp, khiếu nại lao động hoặc làm việc tại các văn phòng luật, tổ chức công đoàn.
* Có hiểu biết vững chắc và thực tế về Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm Xã hội, Luật Công đoàn và các quy định pháp luật liên quan đến quyền lợi người lao động.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng điều tra và phân tích thông tin: Khả năng thu thập chứng cứ một cách logic, kiểm chứng thông tin đa chiều, phân tích hành vi và phân định đúng/sai dựa trên các căn cứ pháp lý và quy định rõ ràng.
* Kỹ năng lắng nghe chủ động và thấu cảm: Có khả năng tạo dựng niềm tin để người lao động sẵn sàng chia sẻ thông tin; biết cách lắng nghe không phán xét và thấu hiểu tâm lý của các bên trong cuộc xung đột.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng/hòa giải: Khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, thuyết phục bằng cả văn bản và lời nói. Kỹ năng dẫn dắt các cuộc đối thoại căng thẳng đi đến đồng thuận chung (Win - Win).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý: Thành thạo trong việc soạn thảo các văn bản hành chính nhân sự, biên bản làm việc, báo cáo điều tra, quyết định kỷ luật, văn bản trả lời khiếu nại đảm bảo chặt chẽ về mặt pháp lý.
* Kỹ năng quản lý cảm xúc và giải quyết xung đột: Khả năng giữ được sự bình tĩnh, trung lập và cái đầu lạnh khi đối mặt với những tình huống căng thẳng, kích động hoặc khi bị các bên gây áp lực.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) để làm báo cáo, xây dựng bảng biểu theo dõi và quản lý dữ liệu khiếu nại.

Phẩm chất cá nhân:

* Khách quan và Chính trực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Phải luôn đứng ở vị trí trung lập để đánh giá sự việc, không thiên vị cấp quản lý hay bao che cho nhân viên, luôn bảo vệ lẽ phải và sự công bằng.
* Bảo mật tuyệt đối thông tin: Cam kết giữ bí mật hoàn toàn danh tính người khiếu nại, nội dung vụ việc và các tài liệu điều tra liên quan trong suốt quá trình xử lý và cả sau khi đã kết thúc vụ việc.
* Kiên nhẫn và chịu được áp lực cao: Công việc thường xuyên phải tiếp xúc với các thông tin tiêu cực, sự bức xúc và xung đột, đòi hỏi người làm vị trí này phải có tinh thần thép và sự kiên trì lớn.
* Tỉ mỉ và cẩn trọng: Từng chi tiết nhỏ trong lời khai hay bằng chứng đều có thể làm thay đổi bản chất vụ việc, do đó đòi hỏi sự cẩn thận tối đa để tránh gây ra những phán quyết sai lệch gây ảnh hưởng đến uy tín công ty hoặc quyền lợi nhân viên.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập: Lương cơ bản cạnh tranh (theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn. Hưởng tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Được trang bị gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) tùy theo cấp bậc và thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Môi trường làm việc: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy tính công bằng. Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc (Laptop, điện thoại công việc, văn phòng phẩm).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng hòa giải tranh chấp, kỹ năng điều tra nhân sự do các chuyên gia/luật sư uy tín giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Quan hệ Lao động, Trưởng phòng Quan hệ Lao động, hoặc Trưởng phòng Nhân sự Tổng hợp.
* Các chế độ đãi ngộ khác:
* Hưởng đầy đủ các chế độ phép năm (tối thiểu 12 - 14 ngày phép/năm), nghỉ lễ/tết theo quy định của Nhà nước.
* Quà tặng vào các dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con, lễ tết.
* Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ, Teambuilding, Year-end Party, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty.

---

Tags:

#TuyenDungNhanSu #QuanHeLaoDong #GiaiQuyetKhieuNai #PhapCheNhanSu #HRJobs #EmployeeRelations #NhanVienNhanSu #CongBangNoiLamViec

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên quan hệ lao động, tìm việc làm nhân sự giải quyết khiếu nại, chuyên viên quan hệ lao động, tuyển dụng HR Grievance, nhân viên giải quyết tranh chấp lao động, tuyển dụng nhân sự tốt nghiệp trung cấp, việc làm quan hệ lao động tphcm, tuyển dụng nhân viên xử lý kỷ luật lao động, việc làm pháp chế nhân sự.

Share