MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỐI CHIẾU HÀNG HÓA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỐI CHIẾU HÀNG HÓA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Đối chiếu Hàng hóa Lĩnh vực Nhân sự (HR Welfare & Asset Reconciliation Specialist). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và giao thoa độc đáo giữa Quản trị Nhân sự (HR), Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain) và Tài chính - Kế toán (Finance & Accounting).

Trong một tổ chức quy mô lớn với hàng nghìn nhân sự, việc quản lý, cấp phát và đối chiếu các loại "hàng hóa" phục vụ cho người lao động đóng vai trò sống còn trong việc tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm nhân viên. "Hàng hóa" trong lĩnh vực nhân sự ở đây được định nghĩa bao gồm: đồng phục, trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE), quà tặng phúc lợi (Lễ, Tết, sinh nhật, trung thu), thẻ/voucher dịch vụ, công cụ dụng cụ làm việc cá nhân, tài liệu đào tạo, và các nhu yếu phẩm chăm sóc sức khỏe định kỳ cho nhân viên.

Ứng viên thành công sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ vòng đời của các loại hàng hóa này: từ khâu dự báo nhu cầu dựa trên biến động nhân sự, phối hợp thu mua, giám sát phân phối, đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với hệ thống ERP, cho đến quyết toán hóa đơn với bộ phận Tài chính và các nhà cung cấp. Bạn không chỉ là người làm việc với những con số khô khan, mà còn là người đảm bảo mọi quyền lợi vật chất của người lao động được trao đi đúng lúc, đúng đối tượng và đúng ngân sách được phê duyệt.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Theo dõi và Đối chiếu Dữ liệu Hàng hóa Nhân sự (40% thời lượng công việc)

* Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu: Thiết lập, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu (Master Data) liên quan đến định mức cấp phát hàng hóa phúc lợi và bảo hộ lao động cho từng nhóm chức danh, phòng ban trong toàn công ty.
* Đối chiếu định kỳ (Reconciliation):
* Thực hiện đối chiếu hàng tuần/hàng tháng/hàng quý giữa số lượng hàng hóa thực tế đã cấp phát cho nhân viên (dựa trên chữ ký nhận, biên bản bàn giao hoặc dữ liệu quét mã vạch) với dữ liệu biến động nhân sự trên hệ thống HRIS (tuyển mới, nghỉ việc, điều chuyển, thai sản).
* Đối chiếu số liệu xuất - nhập - tồn kho vật tư nhân sự giữa hệ thống quản lý của phòng Nhân sự với số liệu của Kho vận (Logistics) và Kế toán kho.
* Phát hiện nhanh chóng các điểm chênh lệch (vượt định mức, thất thoát, cấp phát sai đối tượng) và tìm ra nguyên nhân gốc rễ để xử lý kịp thời.
* Quyết toán và Thanh toán:
* Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, chứng từ giao nhận từ các nhà cung cấp dịch vụ phúc lợi (quà tặng, đồng phục, bảo hiểm, voucher ăn uống...) với số lượng thực tế nhân viên đã sử dụng hoặc nhận được.
* Lập hồ sơ thanh toán, tờ trình quyết toán chi phí gửi bộ phận Kế toán thanh toán đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và đúng hạn theo quy định tài chính của công ty.

2. Lập kế hoạch Nhu cầu và Phối hợp Thu mua (25% thời lượng công việc)

* Dự báo nhu cầu (Demand Forecasting): Dựa trên kế hoạch tuyển dụng, định biên nhân sự và tỷ lệ hao hụt lịch sử để lập kế hoạch nhu cầu chi tiết về số lượng, quy cách (size đồng phục, chủng loại trang bị) cho các giai đoạn tiếp theo (tháng, quý, năm).
* Phối hợp bộ phận Thu mua (Procurement):
* Soạn thảo các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm (SLA/Spec) đối với hàng hóa nhân sự để chuyển giao cho bộ phận mua sắm.
* Tham gia vào quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có năng lực cung ứng linh hoạt theo biến động nhân sự của công ty.
* Đàm phán về phương thức giao hàng, chính sách đổi trả hàng hóa lỗi/hỏng hoặc sai kích cỡ (đặc biệt là đồng phục và giày bảo hộ).

3. Giám sát Quy trình Phân phối và Trải nghiệm Nhân viên (20% thời lượng công việc)

* Giám sát phân phối: Tổ chức và giám sát quá trình cấp phát hàng hóa trực tiếp hoặc gián tiếp (qua bưu điện, chi nhánh) đến tay người lao động, đảm bảo tính kịp thời và chuyên nghiệp.
* Quản lý thu hồi tài sản: Phối hợp với bộ phận Nhân sự cơ sở và Quản lý trực tiếp để thực hiện quy trình thu hồi đồng phục, trang thiết bị, công cụ dụng cụ khi nhân viên thôi việc hoặc chuyển công tác theo đúng chính sách công ty.
* Đánh giá chất lượng dịch vụ: Khảo sát ý kiến phản hồi của nhân viên về chất lượng hàng hóa phúc lợi nhận được (chất liệu đồng phục, hương vị quà bánh, tính tiện dụng của voucher...). Từ đó, đề xuất cải tiến mẫu mã, chất lượng với nhà cung cấp.

4. Kiểm soát Ngân sách và Báo cáo (15% thời lượng công việc)

* Kiểm soát ngân sách (Budget Control): Theo dõi sát sao tình hình sử dụng ngân sách phúc lợi và trang thiết bị nhân sự được giao. Cảnh báo sớm các nguy cơ vượt ngân sách (Overbudget) và đề xuất phương án tối ưu hóa chi phí.
* Hệ thống báo cáo (Reporting):
* Lập báo cáo định kỳ về tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa nhân sự.
* Lập báo cáo phân tích chi phí phúc lợi bình quân trên một nhân sự (Cost per Headcount) theo từng phòng ban/khối kinh doanh.
* Báo cáo hiệu quả sử dụng tài sản và tỷ lệ thu hồi khi nhân sự nghỉ việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Phúc lợi (C&B Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự Tổng hợp (HR GA Manager).
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp chức năng:
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán Quản trị/Kế toán Kho để đối chiếu số liệu tài chính.
* Phối hợp với Bộ phận Thu mua (Procurement) để theo dõi tiến độ đơn hàng và chất lượng nhà cung cấp.
* Liên kết với Quản lý các Chi nhánh/Nhà máy/Văn phòng đại diện để triển khai công tác cấp phát và thu hồi hàng hóa tại địa phương.
* Hướng dẫn và Đào tạo:
* Hướng dẫn nhân viên mới về quy định, định mức và quy trình đăng ký nhận/đổi trả hàng hóa, trang thiết bị nhân sự.
* Đào tạo cho các Admin/HR chi nhánh về quy trình kiểm kho, ghi nhận dữ liệu và biểu mẫu báo cáo hàng hóa tại cơ sở để đảm bảo tính đồng bộ trên toàn hệ thống.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Kế toán - Kiểm toán, Tài chính Doanh nghiệp, Quản trị Chuỗi cung ứng (Logistics/Supply Chain), hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương như: Nhân viên C&B (chuyên trách mảng phúc lợi hiện vật), Nhân viên Đối chiếu Dữ liệu (Data Reconciliation Specialist), Kế toán kho kiêm HR GA, hoặc Chuyên viên Quản lý Tài sản Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 500 nhân sự trở lên (ưu tiên ngành Bán lẻ, Sản xuất, F&B, Logistics hoặc các tập đoàn đa quốc gia).
* Có kinh nghiệm làm việc với các hệ thống ERP lớn và quy trình đối chiếu liên phòng ban là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng xử lý và phân tích số liệu (Data Analysis): Đây là kỹ năng cốt lõi. Ứng viên phải có khả năng làm việc với lượng dữ liệu lớn (Big Data), nhạy bén với các con số, có tư duy logic để phát hiện ra các điểm bất thường trong báo cáo đối chiếu một cách nhanh chóng.
* Kỹ năng tin học văn phòng nâng cao:
* Sử dụng thành thạo MS Excel ở cấp độ chuyên gia (sử dụng trôi chảy các hàm logic, hàm tìm kiếm phức tạp như Vlookup, Index/Match, Xlookup, Pivot Table, Power Query và vẽ biểu đồ phân tích dữ liệu).
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics (đặc biệt là các phân hệ HR, MM - Material Management, FI - Finance) hoặc các hệ thống HRIS nội bộ.
* Kỹ năng quản lý kho và kiểm kê (Inventory Management): Hiểu rõ nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), quy trình kiểm kê định kỳ, cách thức phân loại và bảo quản hàng hóa/tài liệu nhân sự.
* Kỹ năng thương lượng và quản lý nhà cung cấp (Vendor Management): Khả năng đàm phán về giá cả, điều khoản thanh toán, cam kết dịch vụ (SLA) và giải quyết các tranh chấp phát sinh liên quan đến chất lượng hàng hóa hoặc sai lệch hóa đơn.
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo nhưng nguyên tắc khi làm việc với nhân viên các cấp về quyền lợi vật chất và nghĩa vụ hoàn trả tài sản.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Chính trực (Integrity): Do tính chất công việc trực tiếp quản lý tài sản, ngân sách phúc lợi của công ty và quyền lợi của người lao động, sự trung thực và đạo đức nghề nghiệp là yêu cầu bắt buộc tuyệt đối.
* Cẩn trọng và Tỉ mỉ (Attention to Detail): Luôn kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ nhất trên hóa đơn, danh sách ký nhận, tránh để xảy ra sai sót dù là nhỏ nhất gây thất thoát ngân sách hoặc ảnh hưởng đến uy tín của phòng Nhân sự.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Accountability): Sẵn sàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu đối chiếu, chủ động theo đuổi việc giải quyết các sai lệch đến cùng thay vì bỏ qua hoặc đổ lỗi cho bộ phận khác.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành khối lượng công việc lớn vào các dịp cao điểm như cuối tháng (quyết toán lương/phúc lợi), cuối năm (kiểm kê, quà Tết) hoặc khi công ty có đợt tuyển dụng/biến động nhân sự lớn.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn coi nhân viên trong công ty là khách hàng, giải quyết các yêu cầu về hàng hóa, trang bị của họ với thái độ lịch sự, tận tâm, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh:
* Mức lương cứng cạnh tranh (theo năng lực, dao động từ 12.000.000đ - 18.000.000đ/tháng) kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại.
* Lương tháng 13 đảm bảo + Thưởng hiệu suất công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả tối ưu hóa chi phí phúc lợi và độ chính xác của số liệu (tổng thu nhập năm lên tới 14 - 15 tháng lương).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc (thử việc hưởng 100% lương).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) dành riêng cho nhân viên có thâm niên hoặc đạt hiệu suất xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc và Công cụ:
* Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại: Laptop cấu hình cao, màn hình phụ phục vụ đối chiếu số liệu, các tài khoản phần mềm bản quyền (Office 365, SAP...).
* Môi trường làm việc trẻ trung, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy các sáng kiến cải tiến quy trình (Continuous Improvement).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích dữ liệu (Data Analysis), quản trị chuỗi cung ứng hoặc các khóa học kỹ năng mềm do công ty chi trả 100% học phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Đối chiếu/Phúc lợi (C&B Team Leader) hoặc Chuyên viên Phân tích Dữ liệu Nhân sự Cấp cao (Senior HR Data Analyst) trong vòng 2-3 năm làm việc hiệu quả.
* Hoạt động văn hóa phong phú:
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm do công ty tổ chức.
* Nhận các phần quà phúc lợi giá trị vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, Ngày kỷ niệm thành lập công ty (được trải nghiệm và đánh giá chính những sản phẩm/dịch vụ mà mình làm việc hàng ngày).

---

Tags:

`#TuyểnDụngNhânSự` `#ĐốiChiếuHàngHóa` `#QuảnLýPhúcLợi` `#HRGA` `#KếToánNhânSự` `#CAndB` `#ReconciliationSpecialist` `#ERP` `#ExcelExpert` `#QuảnLýTàiSảnNhânSự`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên đối chiếu hàng hóa nhân sự, Chuyên viên quản lý phúc lợi, HR Welfare Specialist, HR Asset Coordinator, Nhân viên C&B mảng hiện vật, Kế toán đối chiếu dữ liệu nhân sự, Quản lý đồng phục và bảo hộ lao động, Tuyển dụng HR GA đối chiếu, Chuyên viên đối chiếu hóa đơn phúc lợi, HR Data Reconciliation.

Share