Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên kiểm soát chất lượng dịch vụ lĩnh vực nhân sự (HR Service Quality Control - HR QC). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô và hướng tới sự chuyên nghiệp hóa toàn diện, vai trò này đóng đóng vai trò là "chốt chặn" chiến lược nhằm đảm bảo toàn bộ các dịch vụ nhân sự cung cấp cho khách hàng nội bộ (nhân viên, cấp quản lý) và đối tác bên ngoài (ứng viên, nhà cung cấp dịch vụ nhân sự) đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Nhân viên kiểm soát chất lượng dịch vụ nhân sự sẽ chịu trách nhiệm giám sát, đo lường, đánh giá và cải tiến liên tục các quy trình nhân sự từ tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, tính lương - chế độ phúc lợi, đào tạo cho đến khi nhân viên nghỉ việc. Mục tiêu cốt lõi của vai trò này là giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên (Employee Experience), bảo vệ tính tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu suất vận hành của phòng Nhân sự.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thiết lập, chuẩn hóa và cập nhật hệ thống tiêu chuẩn dịch vụ Nhân sự (SLA & SOP)
- Chủ trì phối hợp với các nhóm chuyên môn trong phòng Nhân sự (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo, Truyền thông nội bộ) để xây dựng bộ Tiêu chuẩn Chất lượng Dịch vụ (SLA - Service Level Agreement) và Quy trình vận hành chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho từng mảng hoạt động.
- Định kỳ rà soát, cập nhật các quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn công việc nhằm đảm bảo tính cập nhật, phù hợp với sự thay đổi của luật pháp và chiến lược phát triển của công ty.
- Xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá chất lượng (KPIs/KPIs dịch vụ) cho từng vị trí và từng nhóm chức năng trong phòng Nhân sự.

2. Kiểm soát chất lượng hoạt động Tuyển dụng và Trải nghiệm ứng viên
- Giám sát việc thực hiện quy trình tuyển dụng từ khâu tiếp nhận nhu cầu, đăng tuyển, lọc hồ sơ, phỏng vấn đến khâu gửi thư mời nhận việc (Offer Letter).
- Kiểm tra ngẫu nhiên và định kỳ chất lượng tương tác của chuyên viên tuyển dụng với ứng viên qua điện thoại, email, phỏng vấn trực tiếp nhằm đảm bảo hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.
- Khảo sát mức độ hài lòng của ứng viên (sau phỏng vấn và sau khi nhận việc) để phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình và đề xuất giải pháp cải tiến.
- Kiểm soát tiến độ và tỷ lệ đáp ứng nguồn nhân lực theo kế hoạch đã được phê duyệt của các phòng ban.

3. Kiểm soát chất lượng hoạt động Onboarding (Hội nhập nhân sự mới)
- Giám sát toàn bộ hành trình trải nghiệm của nhân viên mới trong 60 ngày đầu tiên làm việc: từ khâu chuẩn bị công cụ dụng cụ, tài khoản làm việc, đào tạo hội nhập đến quá trình thử việc và đánh giá kết quả thử việc.
- Thực hiện khảo sát, phỏng vấn sâu nhân viên mới ở các mốc thời gian quan trọng (ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, sau 1 tháng, kết thúc thử việc) để đánh giá chất lượng hỗ trợ từ phòng Nhân sự và các phòng ban chuyên môn.
- Kịp thời phát hiện các trường hợp nhân viên mới gặp khó khăn thích nghi để phối hợp với Quản lý trực tiếp và Đối tác nhân sự (HRBP) giải quyết.

4. Kiểm soát chất lượng công tác C&B (Tiền lương, Phúc lợi và Thủ tục nhân sự)
- Thực hiện kiểm tra, đối soát ngẫu nhiên dữ liệu chấm công, tính lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân định kỳ hàng tháng trước khi phê duyệt chi trả nhằm hạn chế tối đa sai sót.
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm trên hệ thống HRIS). Đảm bảo 100% nhân viên có đầy đủ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các quyết định nhân sự liên quan.
- Giám sát quy trình giải quyết các chế độ chính sách (ốm đau, thai sản, thôi việc, kỷ luật...) đảm bảo đúng tiến độ cam kết và tuân thủ chặt chẽ Bộ luật Lao động.

5. Đánh giá chất lượng công tác Đào tạo và Phát triển (L&D)
- Kiểm soát quy trình khảo sát nhu cầu đào tạo (TNA), phê duyệt ngân sách và phê duyệt kế hoạch đào tạo năm/quý/tháng.
- Đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo nội bộ và đào tạo thuê ngoài thông qua việc kiểm tra tài liệu bài giảng, phương pháp giảng dạy và khảo sát mức độ hài lòng của học viên sau khóa học.
- Đánh giá hiệu quả sau đào tạo (mức độ ứng dụng công việc thực tế) của nhân viên sau các mốc 1 tháng, 3 tháng.

6. Khảo sát, đo lường và cải tiến liên tục Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience)
- Thiết kế, triển khai các chương trình khảo sát định kỳ về mức độ gắn kết của nhân viên (Employee Engagement Survey), chỉ số hài lòng đối với dịch vụ nhân sự (eNPS - Employee Net Promoter Score).
- Tiếp nhận, phân tích và phản hồi các khiếu nại, thắc mắc, đề xuất của nhân viên thông qua các kênh tiếp nhận ý kiến (hòm thư góp ý, hotline nhân sự, cổng thông tin nội bộ).
- Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis - RCA) đối với các sự cố dịch vụ nhân sự, từ đó đề xuất các hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA - Corrective and Preventive Action).

7. Kiểm toán nội bộ về Nhân sự và Tuân thủ (HR Audit)
- Định kỳ (hàng quý/nửa năm) tổ chức các đợt tự kiểm toán nội bộ về hoạt động nhân sự tại các chi nhánh, văn phòng, nhà máy hoặc các phòng ban chức năng.
- Lập biên bản kiểm toán, chỉ ra các điểm không phù hợp (Non-conformity), các rủi ro pháp lý tiềm ẩn và yêu cầu các bên liên quan thực hiện biện pháp khắc phục đúng thời hạn.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Quản lý Chất lượng dịch vụ (QA/QC Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager)/ Giám đốc Nhân sự (HR Director).
- Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo kiểm soát chất lượng dịch vụ nhân sự hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Báo cáo bao gồm các chỉ số đo lường hiệu quả (SLA đạt được, tỷ lệ sai lỗi, điểm số hài lòng eNPS, tiến độ giải quyết khiếu nại, kết quả các đợt kiểm toán nội bộ và đề xuất cải tiến).
- Báo cáo đột xuất: Báo cáo ngay lập tức cho cấp quản lý khi phát hiện các sai phạm nghiêm trọng có nguy cơ gây thất thoát tài chính, rò rỉ thông tin bảo mật hoặc vi phạm pháp luật lao động gây ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh nghiệp.
- Vai trò Hướng dẫn & Đào tạo:
+ Chủ trì việc phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn dịch vụ, quy trình chuẩn (SOP) mới ban hành cho toàn thể nhân sự trong bộ phận HR.
+ Tổ chức các buổi chia sẻ chuyên đề, huấn luyện (coaching) về tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Centricity) cho nhân sự trong phòng ban.
+ Giám sát và hỗ trợ các trưởng nhóm/chuyên viên nhân sự thực hiện các hành động khắc phục sau kiểm toán, đảm bảo các lỗi sai không lặp lại.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản lý chất lượng, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc:
+ Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Kiểm soát chất lượng - QC/QA, Kiểm toán nội bộ, Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp) HOẶC tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc trong các mảng nghiệp vụ nhân sự (Tuyển dụng, C&B, HR Generalist, HR Admin).
+ Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ Outsource Nhân sự, Headhunting.
+ Có kinh nghiệm tham gia vào quá trình xây dựng quy trình hệ thống (ISO, Kaizen, Lean) hoặc vận hành phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu Luật Lao động: Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động hiện hành, luật Bảo hiểm xã hội, luật Thuế thu nhập cá nhân để làm cơ sở đối chiếu và đánh giá tính tuân thủ.
- Kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu: Thành thạo kỹ năng sử dụng MS Excel (sử dụng tốt các hàm thống kê, vlookup, pivot table) để xử lý các tệp dữ liệu lớn, vẽ biểu đồ và phân tích xu hướng. Biết sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu khác (Power BI, Google Data Studio) là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng thiết kế quy trình và biểu mẫu: Có khả năng tư duy logic, hệ thống hóa công việc, biết cách vẽ lưu đồ quy trình (flowchart) và thiết kế các bảng biểu kiểm soát (checklist).
- Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe chủ động: Khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, rõ ràng bằng cả văn bản và lời nói. Khả năng điều tiết cảm xúc tốt khi tiếp nhận phản hồi tiêu cực từ nhân viên.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy cải tiến: Khả năng nhạy bén phát hiện ra các điểm bất hợp lý trong vận hành, biết áp dụng phương pháp phân tích nguyên nhân (như 5 Whys, Fishbone diagram) để đưa ra giải pháp triệt để.
- Kỹ năng Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc hiểu được tài liệu chuyên môn, viết email báo cáo công việc cơ bản).

Phẩm chất cá nhân:
- Chính trực và khách quan: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Luôn tôn trọng sự thật, đánh giá công việc dựa trên số liệu và bằng chứng khách quan, không thiên vị, không bao che sai phạm.
- Tỉ mỉ, cẩn trọng và định hướng chi tiết: Có khả năng làm việc với các con số và văn bản pháp lý mà không mệt mỏi, phát hiện ra những lỗi nhỏ nhất mà người khác dễ bỏ qua.
- Tinh thần dịch vụ cao (Customer-first mindset): Luôn đặt trải nghiệm của nhân viên và ứng viên làm trọng tâm, thấu hiểu, đồng cảm và mong muốn mang lại những giá trị tốt nhất cho tổ chức.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có ý thức và trách nhiệm cao trong việc bảo mật dữ liệu nhân sự, thông tin lương thưởng, thông tin cá nhân của nhân viên và các bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khả năng chịu áp lực cao: Kiên định trước các áp lực từ nhiều phía (giữa việc duy trì nguyên tắc chất lượng và yêu cầu đẩy nhanh tiến độ của các phòng ban khác).

Quyền lợi:

- Thu nhập và Đãi ngộ:
+ Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (Thỏa thuận trực tiếp khi phỏng vấn).
+ Lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) định kỳ theo kết quả kinh doanh của công ty và kết quả đánh giá cá nhân.
+ Xét duyệt tăng lương định kỳ 1-2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá năng lực công việc (KPIs).
+ Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang thiết bị làm việc (máy tính xách tay, điện thoại công vụ...), hỗ trợ chi phí gửi xe.

- Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
+ Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo đúng quy định của pháp luật.
+ Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (gói chăm sóc sức khỏe toàn diện của các đơn vị bảo hiểm uy tín) dành riêng cho nhân viên xuất sắc hoặc thâm niên.
+ Quà tặng trong các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ, đau ốm...
+ Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể: Team building hàng năm, du lịch hè, Gala Dinner, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.

- Cơ hội Phát triển & Thăng tiến:
+ Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý chất lượng (ISO, Lean, Six Sigma), các khóa học nâng cao nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu do công ty tài trợ 100% chi phí.
+ Được làm việc trực tiếp với đội ngũ Ban lãnh đạo, các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, tạo cơ hội học hỏi và phát triển tư duy quản trị hệ thống một cách toàn diện.
+ Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Kiểm soát Chất lượng dịch vụ Nhân sự (HR QA/QC Team Lead), Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc các vị trí HRBP cấp cao.

- Môi trường làm việc:
+ Môi trường làm việc năng động, hiện đại, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và tôn trọng tiếng nói cá nhân.
+ Cơ sở vật chất văn phòng hiện đại, có khu vực nghỉ ngơi, trà, cafe miễn phí phục vụ nhân viên hàng ngày.

Tags:
Kiểm soát chất lượng dịch vụ, HR QC, HR QA, Trải nghiệm nhân viên, Quy trình nhân sự, Kiểm toán nhân sự, Quản trị nhân lực, eNPS, SLA nhân sự, Chăm sóc khách hàng nội bộ.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyen dung nhan vien kiem soat chat luong nhan su, viec lam HR QC, tim viec lam HR QA, nhan vien kiem soat chat luong dich vu nhan su, HR Quality Control Specialist, HR Quality Assurance, viec lam quan tri nhan su tphcm, viec lam nhan su ha noi, tuyen dung nhan vien quy trinh nhan su, nhan vien kiem toan noi bo nhan su.

Share