MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ ĐÀO TẠO LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ đào tạo (L&D Support Assistant) năng động, nhiệt huyết và có định hướng phát triển rõ ràng trong mảng Đào tạo & Phát triển nguồn nhân lực (Learning & Development). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ, vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc hành chính đào tạo. Bạn chính là "nhịp cầu" kết nối giữa chiến lược phát triển năng lực của công ty với từng nhân viên, đảm bảo mọi chương trình đào tạo từ hội nhập (Onboarding) đến nâng cao kỹ năng chuyên môn (Upskilling) và kỹ năng mềm (Soft skills) được vận hành một cách trôi chảy, chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao nhất. Bạn sẽ đồng hành cùng đội ngũ nhân sự để xây dựng một tổ chức học tập chủ động, nơi mỗi cá nhân đều có cơ hội khai phóng tiềm năng tối đa.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ khảo sát, phân tích nhu cầu đào tạo (TNA - Training Needs Analysis):
- Phối hợp với các Trưởng bộ phận để phát bản khảo sát, thu thập ý kiến đóng góp và nhu cầu nâng cao năng lực của nhân viên định kỳ (hàng quý/hàng năm).
- Tổng hợp dữ liệu từ các biểu mẫu khảo sát, các đợt đánh giá hiệu suất làm việc (KPIs/OKRs) để lọc ra các khoảng trống năng lực (skill gaps) cần được đào tạo.
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch đào tạo năm và ngân sách đào tạo dự kiến dưới sự hướng dẫn của Trưởng nhóm/Trưởng bộ phận L&D.

2. Chuẩn bị và tổ chức hậu cần cho các chương trình đào tạo:
- Lên lịch trình chi tiết cho các khóa học, liên hệ xác nhận thời gian với giảng viên nội bộ (Internal Trainers) hoặc các đơn vị/diễn giả đào tạo bên ngoài (External Providers).
- Đăng ký và chuẩn bị phòng học, trang thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, âm thanh, ánh sáng, laptop, thiết bị ghi hình, kết nối Zoom/Teams đối với các khóa học trực tuyến).
- Thiết kế, in ấn và chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập, giáo trình, bài kiểm tra, văn phòng phẩm, bảng tên, chứng nhận hoàn thành khóa học cho học viên.
- Phụ trách công tác hậu cần ăn uống (Tea-break, bữa trưa nếu có) cho giảng viên và học viên trong suốt quá trình diễn ra khóa học.

3. Vận hành, điều phối và giám sát lớp học:
- Trực tiếp có mặt tại các lớp học để thực hiện công tác điểm danh, quản lý sĩ số, hỗ trợ giảng viên điều phối các hoạt động thảo luận nhóm, trò chơi tương tác (icebreakers) và thực hành.
- Khắc phục kịp thời các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình học (lỗi đường truyền internet, lỗi slide, thiết bị trình chiếu...).
- Ghi hình, chụp ảnh tư liệu các buổi đào tạo để phục vụ cho công tác truyền thông nội bộ và lưu trữ tư liệu doanh nghiệp.

4. Vận hành và quản lý Hệ thống học tập trực tuyến (LMS - Learning Management System):
- Quản trị tài khoản của nhân viên trên hệ thống LMS của công ty: cấp mới tài khoản cho nhân sự mới, phân quyền học tập, hỗ trợ xử lý các sự cố đăng nhập/sử dụng hệ thống cho người dùng.
- Đóng gói nội dung, số hóa bài giảng và tải các khóa học, tài liệu, video lên hệ thống LMS theo đúng lộ trình học tập quy định.
- Theo dõi, đôn đốc tiến độ hoàn thành các khóa học trực tuyến bắt buộc (ví dụ: Đào tạo hội nhập, Quy chuẩn văn hóa doanh nghiệp, Bảo mật thông tin...) của cán bộ nhân viên toàn công ty.

5. Đánh giá hiệu quả và báo cáo sau đào tạo:
- Thu thập phản hồi của học viên sau mỗi khóa học thông qua phiếu khảo sát (mức độ hài lòng về giảng viên, nội dung, cơ sở vật chất - cấp độ 1 của mô hình Kirkpatrick).
- Hỗ trợ tổ chức các buổi kiểm tra, đánh giá kiến thức sau đào tạo (cấp độ 2 của mô hình Kirkpatrick) và tổng hợp điểm số.
- Nhập liệu, chuẩn hóa dữ liệu đào tạo của từng nhân sự vào hệ thống quản lý thông tin nhân sự (HRIS).
- Lập báo cáo tổng kết khóa học (bao gồm chi phí thực tế, tỷ lệ tham gia, kết quả kiểm tra, đánh giá chung và các đề xuất cải tiến cho khóa học sau).

6. Hỗ trợ xây dựng văn hóa học tập và truyền thông nội bộ:
- Soạn thảo các thông báo, thư mời tham gia khóa học, poster giới thiệu chương trình đào tạo với văn phong thu hút, truyền cảm hứng học tập đến toàn thể nhân viên.
- Biên tập các bài viết ngắn, bản tin đào tạo (L&D Newsletter) hàng tháng để vinh danh các cá nhân, tập thể có thành tích học tập xuất sắc hoặc chia sẻ các kiến thức hay thu lượm được từ các khóa học.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện kết nối tri thức như: Ngày hội sách, các câu lạc bộ chia sẻ kinh nghiệm (Knowledge Sharing), các hội thảo chuyên đề (Webinar/Workshop).

7. Các công việc hành chính và hỗ trợ khác của Phòng Nhân sự:
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ thanh toán, hợp đồng đào tạo với các đối tác bên ngoài một cách khoa học, bảo mật.
- Thực hiện thủ tục thanh quyết toán chi phí đào tạo với phòng Kế toán theo đúng quy trình tài chính của công ty.
- Tham gia hỗ trợ các hoạt động chung của phòng Nhân sự khi có yêu cầu (Tuyển dụng, Truyền thông nội bộ, Event công ty, Teambuilding...).

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Đào tạo (L&D Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Nhận chỉ đạo, hướng dẫn và phân công công việc từ: Chuyên viên Đào tạo cấp cao (Senior L&D Specialist).
- Phối hợp làm việc với: Các Trưởng bộ phận/Phòng ban trong công ty để điều phối lịch học của nhân viên; Các giảng viên nội bộ và đối tác cung ứng dịch vụ đào tạo bên ngoài.
- Đối tượng hướng dẫn/hỗ trợ: Toàn bộ cán bộ nhân viên tham gia các chương trình đào tạo của công ty (đặc biệt là nhân sự mới trong quá trình Onboarding).

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Sư phạm, Ngoại ngữ, Tâm lý học, Xã hội học hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Hỗ trợ đào tạo, Thực tập sinh L&D, Trợ lý nhân sự, Tuyển dụng). Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có tinh thần học hỏi cao, năng động, từng tích cực tham gia các hoạt động Đoàn - Hội, Câu lạc bộ tại trường Đại học/Cao đẳng.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng tổ chức và điều phối sự kiện: Khả năng lên kế hoạch chi tiết, bao quát công việc tốt, sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc hành chính và hậu cần một cách khoa học để lớp học diễn ra không gặp sự cố.
- Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp tự tin, khéo léo, có khả năng trình bày lưu loát trước đám đông (MC lớp học, dẫn dắt các trò chơi tương tác ngắn). Viết lách tốt là một lợi thế (để soạn thảo thông báo, bài viết truyền thông đào tạo).
- Thành thạo tin học văn phòng: Sử dụng tốt MS Office (Excel để quản lý dữ liệu, báo cáo số liệu; Word để soạn thảo văn bản; PowerPoint để thiết kế/chỉnh sửa slide bài giảng). Khả năng sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản như Canva là một điểm cộng lớn.
- Khả năng công nghệ: Sử dụng tốt các nền tảng họp/học trực tuyến (Zoom, MS Teams, Google Meet) và nhanh nhạy trong việc tìm hiểu, vận hành hệ thống phần mềm quản lý học tập (LMS).
- Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh cơ bản để nghiên cứu các khóa học nước ngoài hoặc hỗ trợ các chương trình đào tạo có yếu tố nước ngoài (nếu có).

Phẩm chất cá nhân:
- Chu đáo, cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là phẩm chất sống còn của người làm công tác hỗ trợ, đảm bảo từ tài liệu, nước uống, thiết bị đến danh sách điểm danh đều được chuẩn bị hoàn hảo, không sai sót.
- Thái độ dịch vụ cao (Service-oriented): Luôn vui vẻ, cởi mở, nhiệt tình hỗ trợ giảng viên và học viên với tinh thần "coi học viên là khách hàng nội bộ".
- Linh hoạt và nhạy bén trong xử lý tình huống: Khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi đột xuất về lịch trình, nhân sự hoặc các sự cố kỹ thuật phát sinh trong lớp học.
- Tinh thần học hỏi không ngừng (Growth Mindset): Luôn tò mò, chủ động cập nhật các xu hướng đào tạo mới, phương pháp đào tạo hiện đại (Gamification, Micro-learning) để đề xuất áp dụng vào thực tế công việc.
- Khả năng làm việc nhóm và chịu áp lực tốt: Phối hợp nhịp nhàng với các thành viên khác trong phòng Nhân sự; giữ được sự bình tĩnh và hiệu quả công việc khi triển khai nhiều dự án đào tạo cùng lúc.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ [Mức lương tối thiểu] đến [Mức lương tối đa] VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm.
- Chế độ phúc lợi toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy theo chính sách công ty).
- Cơ hội phát triển và thăng tiến nghề nghiệp: Được đào tạo bài bản, chuyên sâu về các mô hình L&D hiện đại (ADDIE, Kirkpatrick, thiết kế trải nghiệm học tập - LXD) từ các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Chuyên viên Đào tạo (L&D Executive) -> Chuyên viên Đào tạo cấp cao (Senior L&D Specialist) -> Trưởng nhóm Đào tạo (L&D Leader/Manager).
- Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và đề cao việc phát triển bản thân. Văn hóa chia sẻ và nâng đỡ đồng nghiệp.
- Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các chương trình Teambuilding, du lịch hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật và các sự kiện nội bộ thường niên.
- Đào tạo miễn phí: Được tham gia miễn phí vào tất cả các khóa học nội bộ và các khóa đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn do công ty tài trợ kinh phí.

Tags: #TuyenDungNhanSu #LAndDSupport #DaoTaoNhanSu #HỗTrợĐàoTạo #NhanVienLAndD #HRJobs #LearningAndDevelopment #HanhChinhNhanSu #TuyenDungLAndD #HR_Training_Specialist

Từ khoá tìm kiếm: Nhân viên hỗ trợ đào tạo, Tuyển dụng L&D, Trợ lý đào tạo nhân sự, L&D Assistant, Nhân viên đào tạo và phát triển, Hành chính đào tạo, Việc làm L&D mới nhất, Thực tập sinh đào tạo nhân sự, Chuyên viên đào tạo nội bộ, Tuyển dụng nhân sự mảng đào tạo.

Share