Mô tả công việc: Nhân viên hành chính nhân sự siêu thị

Tổng quan :

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính nhân sự siêu thị (Supermarket HR & Admin Officer) để đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hệ thống bán lẻ của chúng tôi.

Tại môi trường bán lẻ năng động và tốc độ nhanh như siêu thị, con người là yếu tố cốt lõi quyết định đến trải nghiệm của khách hàng và hiệu quả doanh thu. Vị trí Nhân viên hành chính nhân sự siêu thị không đơn thuần là một người làm công tác giấy tờ, mà là "cầu nối" chiến lược giữa Ban Giám đốc siêu thị, Phòng Nhân sự Tổng công ty (HQ) và toàn thể đội ngũ nhân viên tại điểm bán (bao gồm thu ngân, nhân viên quầy hàng, nhân viên kho, bảo vệ, kỹ thuật, và nhân viên tiếp thị).

Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn diện về vòng đời của nhân viên tại siêu thị: từ việc thu hút tài năng, tuyển dụng số lượng lớn (mass recruitment) để đáp ứng các mùa cao điểm, đào tạo hội nhập, theo dõi chấm công – tính lương, giải quyết các chế độ chính sách, bảo hiểm, cho đến việc duy trì một môi trường làm việc tích cực, tuân thủ kỷ luật và tràn đầy năng động. Bên cạnh đó, bạn cũng là người quản lý toàn bộ mảng hành chính, hậu cần, quản lý tài sản, và làm việc với các cơ quan chức năng địa phương để đảm bảo siêu thị vận hành trơn tru, đúng pháp luật.

Nếu bạn là một người yêu thích ngành bán lẻ (Retail), có khả năng chịu áp lực cao, kỹ năng giao tiếp xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài (Recruitment & Sourcing)

* Lập kế hoạch tuyển dụng: Chủ động phối hợp với Giám đốc siêu thị và các Trưởng bộ phận (Quầy tươi sống, Quầy thực phẩm khô, Quầy phi thực phẩm, Bộ phận Thu ngân, Bộ phận Kho...) để dự báo nhu cầu nhân sự hàng tháng, hàng quý và các dịp cao điểm Lễ, Tết.
* Triển khai tuyển dụng: Đăng tuyển dụng trên các kênh phù hợp (mạng xã hội, hội nhóm địa phương, trung tâm giới thiệu việc làm, tờ rơi tại siêu thị...). Sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên và trực tiếp phỏng vấn vòng sơ loại đối với các vị trí nhân viên trực tiếp (nhân viên bán hàng, thu ngân, kho, kỹ thuật, bảo vệ...). Phối hợp với Trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn vòng chuyên môn.
* Tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding): Hoàn thiện thủ tục tiếp nhận (thu thập hồ sơ, ký hợp đồng thử việc, cung cấp đồng phục, thẻ tên, công cụ dụng cụ làm việc).
* Đào tạo hội nhập: Trực tiếp đứng lớp hoặc phối hợp với Bộ phận Đào tạo của Tổng công ty để đào tạo cho nhân viên mới về: Lịch sử công ty, Nội quy lao động, Quy chuẩn dịch vụ khách hàng (5S, quy tắc ứng xử), an toàn lao động và các quy định đặc thù của ngành bán lẻ.

2. Quản lý Chấm công, Tính lương và Phúc lợi (Timekeeping, Payroll & C&B)

* Quản lý lịch làm việc và chấm công: Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp bảng công của toàn bộ nhân viên siêu thị hàng ngày/hàng tuần thông qua hệ thống máy chấm công (vân tay/khuôn mặt) và phần mềm nhân sự. Quản lý việc phân ca, xoay ca, đăng ký tăng ca (OT), nghỉ phép năm, nghỉ bù của các bộ phận để đảm bảo đúng quy định của Luật Lao động và ngân sách nhân sự của siêu thị.
* Giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, chốt sổ BHXH, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ nhân viên (CBNV) tại siêu thị theo đúng quy định pháp luật.
* Hỗ trợ tính lương và thưởng: Tập hợp các dữ liệu biến động nhân sự, thưởng doanh số, phạt vi phạm kỷ luật, phụ cấp ca đêm, phụ cấp độc hại (đối với nhân viên kho lạnh, sơ chế...) chuyển về Phòng C&B Tổng công ty để thực hiện tính lương hàng tháng đúng hạn và chính xác.
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ, cập nhật và quản lý khoa học toàn bộ hồ sơ bản cứng và bản mềm của CBNV tại siêu thị (HĐLĐ, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, kỷ luật, tăng lương...).

3. Quan hệ Lao động và Truyền thông Nội bộ (Employee Relations & Internal Communications)

* Giải quyết tranh chấp và khiếu nại: Là đầu mối tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, khiếu nại, thắc mắc của nhân viên về quyền lợi, chế độ, môi trường làm việc. Đảm bảo môi trường làm việc hài hòa, lành mạnh.
* Quản lý kỷ luật lao động: Giám sát việc thực hiện Nội quy lao động, Quy chuẩn tác phong diện mạo của nhân viên siêu thị. Tham mưu cho Giám đốc siêu thị xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật (đi trễ, về sớm, thái độ không đúng mực với khách hàng, thất thoát hàng hóa, gian lận tài chính...) theo đúng quy trình và quy định của pháp luật.
* Tổ chức các hoạt động phong trào: Lên ý tưởng và phối hợp tổ chức các chương trình gắn kết nhân viên: sinh nhật tháng, ngày hội gia đình, Teambuilding, tiệc tất niên (Year-End Party), các chương trình thi đua nội bộ (Nhân viên xuất sắc tháng/quý).
* Truyền thông nội bộ: Phổ biến kịp thời các chính sách, quy định mới của Tập đoàn/Công ty đến toàn thể nhân viên siêu thị thông qua các buổi họp giao ban (Briefing) hàng ngày hoặc bảng tin nội bộ.

4. Quản lý Công tác Hành chính và Hậu cần (Administration & Logistics)

* Quản lý trang thiết bị và tài sản văn phòng: Mua sắm, cấp phát và quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm, mực in, công cụ dụng cụ, đồng phục, bảo hộ lao động cho nhân viên siêu thị. Theo dõi, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, điện thoại bàn...).
* Quản lý dịch vụ thuê ngoài: Giám sát chất lượng dịch vụ của các đối tác cung cấp dịch vụ tại siêu thị như: đội ngũ bảo vệ thuê ngoài, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ thu gom rác thải, dịch vụ diệt côn trùng (pest control).
* Quản lý chi phí hành chính: Lập dự toán chi phí hành chính định kỳ hàng tháng/hàng quý của siêu thị. Theo dõi và kiểm soát chi phí điện, nước, internet, điện thoại, chi phí tiếp khách để đảm bảo tối ưu hóa ngân sách được duyệt.
* Quản lý bếp ăn/suất ăn công nghiệp (nếu có): Giám sát chất lượng, định lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm của các bữa ăn ca dành cho nhân viên siêu thị.

5. Tuân thủ Pháp lý, An toàn Lao động & Quan hệ Đối ngoại

* Hồ sơ pháp lý siêu thị: Phối hợp lưu trữ và gia hạn các loại giấy phép hoạt động của siêu thị: Giấy chứng nhận đủ điều kiện Vệ sinh An toàn Thực phẩm, Giấy phép bán lẻ rượu, thuốc lá (nếu có), Giấy chứng nhận đủ điều kiện Phòng cháy chữa cháy (PCCC).
* An toàn lao động & Vệ sinh môi trường: Phối hợp tổ chức các buổi tập huấn về An toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ), diễn tập PCCC định kỳ cho nhân viên siêu thị. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho CBNV, đặc biệt là khám thẻ xanh (Green Card) cho nhân viên trực tiếp tiếp xúc với thực phẩm.
* Quan hệ đối ngoại: Đại diện siêu thị (dưới sự ủy quyền của Giám đốc siêu thị) tiếp đón và làm việc với các đoàn thanh tra liên ngành, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Liên đoàn lao động quận/huyện, cơ quan Công an, Quản lý thị trường khi có yêu cầu kiểm tra liên quan đến mảng lao động và hành chính.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report):
* Báo cáo trực tiếp về mặt hành chính và vận hành hàng ngày cho Giám đốc Siêu thị (Store Manager).
* Báo cáo chuyên môn (dotted-line) về mặt nghiệp vụ Nhân sự cho Trưởng phòng Nhân sự Khu vực (Regional HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự Tổng công ty (HQ HR Director).
* Báo cáo định kỳ:
* Lập báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc - turnover rate, tỷ lệ đi làm đầy đủ, tình hình tuyển dụng, ngân sách nhân sự).
* Báo cáo chi phí hành chính, chi phí OT (tăng ca) của siêu thị gửi Ban Giám đốc và Phòng Tài chính Kế toán.
* Hướng dẫn & Giám sát:
* Hướng dẫn, đào tạo và giải thích các quy trình, chính sách nhân sự cho toàn thể nhân viên và các Quản lý bộ phận tại siêu thị.
* Giám sát trực tiếp đội ngũ nhân viên hành chính văn phòng siêu thị, nhân viên lễ tân/chăm sóc khách hàng (nếu có), đội ngũ tạp vụ, bảo vệ để đảm bảo tiêu chuẩn vận hành của siêu thị.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp, HR Generalist, HR Admin) tại các đơn vị có quy mô nhân sự lớn.
* Ưu tiên đặc biệt: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành Bán lẻ (Retail), hệ thống Siêu thị (như WinMart, Co.opmart, Lotte Mart, Aeon, Go!/Big C...), chuỗi Cửa hàng tiện lợi (Convenience Stores), hoặc ngành F&B, Khách sạn, Nhà hàng, các nhà máy sản xuất có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Có kinh nghiệm trong việc tuyển dụng số lượng lớn (Mass Recruitment) các vị trí lao động phổ thông, nhân viên thời vụ là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, các quy định về Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động và các thông tư, nghị định hướng dẫn liên quan.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là kỹ năng Excel ở mức độ giỏi (sử dụng thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Sumif, Countif, Pivot Table, IF lồng nhau...) để xử lý bảng công, bảng lương nhanh chóng và chính xác. Khả năng thích ứng nhanh với các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công chấm vân tay.
* Kỹ năng phỏng vấn và đánh giá con người: Có nhạy cảm nhân sự, kỹ năng nhìn nhận và đánh giá ứng viên phù hợp với văn hóa dịch vụ khách hàng của siêu thị.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột: Có khả năng hòa giải các mâu thuẫn nội bộ giữa nhân viên với nhau hoặc giữa nhân viên với quản lý một cách khéo léo, thấu tình đạt lý nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định công ty.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình: Giao tiếp tự tin, rõ ràng, mạch lạc bằng tiếng Việt. Có khả năng truyền đạt thông tin dễ hiểu trước đám đông (khi đào tạo hội nhập hoặc truyền đạt chính sách mới tại buổi họp giao ban).
* Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), sắp xếp công việc khoa học giữa mảng Nhân sự và Hành chính, biết cách ưu tiên các công việc khẩn cấp và quan trọng trong môi trường siêu thị bận rộn.

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin về lương, thưởng, hồ sơ nhân sự và các thông tin chiến lược kinh doanh của siêu thị.
* Chính trực và khách quan: Luôn xử lý các sự việc một cách công bằng, khách quan, không thiên vị, dựa trên sự thật và các quy định rõ ràng của công ty.
* Kiên nhẫn và biết lắng nghe: Có khả năng chịu đựng áp lực tâm lý tốt khi phải tiếp xúc và làm việc với nhiều đối tượng lao động khác nhau (từ lao động phổ thông đến quản lý cấp cao). Sẵn sàng lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của người lao động.
* Năng động, nhanh nhẹn và hướng ngoại: Có tinh thần phục vụ (service mind-set), chủ động hỗ trợ các bộ phận khác để hướng tới mục tiêu chung là sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả của siêu thị.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Thể hiện rõ nét trong việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, kiểm tra bảng công, tính toán số liệu lương thưởng và quản lý chi phí hành chính, tránh tối đa các sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
* Khả năng thích ứng và linh hoạt: Sẵn sàng làm việc theo ca hoặc hỗ trợ siêu thị vào các ngày cuối tuần, Lễ, Tết (giai đoạn cao điểm của ngành bán lẻ) khi có yêu cầu khẩn cấp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và quy mô siêu thị phụ trách), kèm theo phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
* Chế độ thưởng đa dạng:
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý theo kết quả kinh doanh của siêu thị.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng Tết Nguyên Đán, thưởng các ngày Lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Chính sách phúc lợi toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo quy định của Nhà nước.
* Được mua bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI...) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội ngoại trú đối với nhân sự có thâm niên.
* Chính sách mua hàng ưu đãi dành riêng cho nhân viên nội bộ khi mua sắm tại hệ thống siêu thị của Tập đoàn.
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản, Quốc tế thiếu nhi 1/6, Trung thu cho con em CBNV.
* Môi trường làm việc năng động: Làm việc tại một trong những hệ thống bán lẻ hàng đầu Việt Nam, môi trường chuyên nghiệp, trẻ trung, cơ sở vật chất hiện đại, cơ hội tiếp xúc và học hỏi từ các chuyên gia bán lẻ hàng đầu.
* Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp rộng mở:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu, kỹ năng quản lý, kỹ năng mềm do công ty và các chuyên gia bên ngoài giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Nhân viên Hành chính Nhân sự Siêu thị -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Siêu thị (HR Supervisor) -> Trưởng phòng Nhân sự Khu vực (Regional HR Manager) -> Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Thời gian làm việc: Giờ hành chính (Thứ Hai đến Thứ Bảy, nghỉ Chủ Nhật. Tuy nhiên cần linh hoạt hỗ trợ siêu thị khi có sự kiện hoặc mùa cao điểm).

---

Tags:

#TuyendungNhanSu #HanhChinhNhanSu #NhanSuSieuThi #HRGeneralist #RetailHR #AdminOfficer #JobsInRetail #C&B #Recruitment #QuanHeLaoDong #TuyendungBanLe

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân sự siêu thị, Việc làm hành chính nhân sự bán lẻ, HR Admin siêu thị, Tuyển dụng HR Generalist chuỗi cửa hàng, Việc làm C&B siêu thị, Nhân viên nhân sự tổng hợp siêu thị, Việc làm nhân sự tại [Tên Thành Phố], Tuyển dụng Admin siêu thị, Chuyên viên nhân sự ngành bán lẻ, Việc làm tuyển dụng mass retail.

Share