MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN CHẤM CÔNG VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU NĂM ĐỘNG (TIMEKEEPING & ATTENDANCE SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN CHẤM CÔNG VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU NĂM ĐỘNG (TIMEKEEPING & ATTENDANCE SPECIALIST)

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Chấm công và Quản lý Dữ liệu Công (Timekeeping & Attendance Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động với cơ cấu nhân sự đa dạng (khối văn phòng, khối sản xuất trực tiếp, khối cửa hàng bán lẻ và các chi nhánh trên toàn quốc), dữ liệu chấm công không chỉ đơn thuần là những con số ghi nhận giờ ra vào. Nó là nền tảng cốt lõi đảm bảo sự minh bạch, công bằng trong chính sách đãi ngộ, là cơ sở pháp lý vững chắc trước pháp luật lao động và là nguồn dữ liệu quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất chi phí nhân sự.

Vị trí này được thiết kế dành riêng cho một nhân sự có tư duy hệ thống mạch lạc, nhạy bén với số liệu, am hiểu sâu sắc về Luật Lao động và có khả năng ứng dụng công nghệ cao trong quản trị nguồn nhân lực. Bạn không chỉ đóng vai trò là "người gác cổng" cho kỷ luật lao động, mà còn là đối tác chiến lược hỗ trợ Trưởng bộ phận C&B (Compensation & Benefits) và Giám đốc Nhân sự trong việc hoạch định chính sách sử dụng lao động tối ưu.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ của Chuyên viên Chấm công được phân rã cụ thể theo các chu kỳ vận hành và các mảng nghiệp vụ chuyên sâu như sau:

1. Quản lý, vận hành và giám sát hệ thống kiểm soát dòng công việc hàng ngày (Daily Attendance Management)

* Giám sát dữ liệu thời gian thực (Real-time monitoring): Theo dõi sát sao dòng dữ liệu check-in/check-out của toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) trên các nền tảng công nghệ của công ty (máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt - FaceID, hệ thống định vị GPS trên ứng dụng di động, hoặc thẻ từ).
* Xử lý sự cố kỹ thuật ban đầu: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT và các nhà cung cấp giải pháp phần mềm HRM/ERP để khắc phục ngay lập tức các sự cố liên quan đến thiết bị phần cứng chấm công hoặc lỗi đồng bộ hóa dữ liệu phần mềm, đảm bảo không làm gián đoạn việc ghi nhận công của người lao động.
* Hỗ trợ và chuẩn hóa quy trình chấm công: Tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý các yêu cầu điều chỉnh công, quên chấm công, hoặc lỗi hệ thống từ phía nhân viên thông qua quy trình phê duyệt điện tử (Workflows) trên hệ thống phần mềm nội bộ.
* Quản lý danh mục nhân sự: Cập nhật kịp thời thông tin nhân sự mới vào hệ thống chấm công (khai báo vân tay, FaceID, mã số nhân viên) và xóa/vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân sự nghỉ việc để bảo mật thông tin.

2. Quản lý ca kíp, lịch làm việc phức tạp và điều phối Overtime (OT)

* Thiết lập và quản lý sơ đồ ca: Trực tiếp cấu hình, phân bổ và theo dõi các loại ca làm việc khác nhau trên hệ thống (ca hành chính, ca gãy, ca kíp sản xuất 24/7, ca đêm, ca xoay vòng tuần hoàn).
* Kiểm soát và phê duyệt tăng ca (Overtime):
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý và đối chiếu các phiếu đăng ký tăng ca từ các phòng ban/phân xưởng so với thực tế ghi nhận trên máy chấm công.
* Đảm bảo việc đăng ký và phê duyệt OT tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nội bộ và không vượt quá hạn mức giờ làm thêm tối đa cho phép theo quy định của Luật Lao động hiện hành (không quá 40 giờ/tháng và 200 - 300 giờ/năm tùy ngành nghề).
* Phát hiện sớm và cảnh báo cho Quản lý bộ phận khi có dấu hiệu lạm dụng tăng ca hoặc tăng ca không hiệu quả.

3. Quản lý chế độ nghỉ phép, nghỉ chế độ và bảo hiểm liên quan

* Theo dõi quỹ phép năm: Khởi tạo, cập nhật định kỳ hàng tháng và tất toán quỹ phép năm (Annual Leave Balance) của từng nhân sự. Đảm bảo tính toán chính xác số ngày phép tăng thêm theo thâm niên làm việc.
* Quản lý các loại hình nghỉ có lương và không lương: Tiếp nhận và lưu trữ chứng từ, hồ sơ phê duyệt đối với các trường hợp nghỉ đặc biệt: nghỉ phép năm, nghỉ ốm đau/thai sản/tai nạn lao động hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH), nghỉ phép bù (Compensatory off), nghỉ việc riêng có lương (hôn nhân, tang chế) và nghỉ không hưởng lương.
* Đối soát dữ liệu BHXH: Hàng tháng, thực hiện đối soát danh sách nhân sự nghỉ ốm, thai sản, dưỡng sức với bộ phận chuyên trách BHXH để đảm bảo tính đồng nhất giữa bảng công thực tế và hồ sơ báo giảm/báo tăng bảo hiểm.

4. Xử lý dữ liệu cuối kỳ và chuyển giao tính lương (Monthly Payroll Input Generation)

* Khóa và chốt dữ liệu công (Payroll Cut-off): Thực hiện quy trình chốt công định kỳ hàng tháng theo đúng tiến độ của phòng Nhân sự.
* Xử lý và làm sạch dữ liệu (Data Cleaning): Xuất dữ liệu thô, thực hiện các công thức tính toán phức tạp trên Excel hoặc trên phân hệ chấm công của ERP để xử lý các trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ không lý do, đi công tác, đào tạo.
* Đối chiếu chéo (Cross-checking): Gửi dự thảo bảng công cho đại diện các phòng ban để đối soát, tiếp nhận phản hồi, giải quyết khiếu nại và thực hiện các điều chỉnh hợp lệ lần cuối.
* Xuất bảng công chuẩn (Final Approved Timesheet): Chuyển giao bảng chấm công tổng hợp đã được phê duyệt cho bộ phận tính lương (Payroll) kèm theo đầy đủ các chứng từ minh chứng đi kèm (đơn xin nghỉ, quyết định điều động công tác, phiếu duyệt OT, giấy xác nhận của bệnh viện...).

5. Kiểm soát tuân thủ và Quản trị rủi ro pháp lý lao động

* Cập nhật quy định luật pháp: Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật các thay đổi trong Bộ luật Lao động, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn liên quan đến thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm việc vào ban đêm, làm việc vào ngày nghỉ lễ, Tết.
* Tham mưu và hiệu chỉnh quy chế: Đóng góp ý kiến chuyên môn để xây dựng, sửa đổi Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể và Quy chế chấm công - tính lương của doanh nghiệp.
* Phát hiện và phòng ngừa sai phạm: Chủ động rà soát, phát hiện các lỗ hổng trong việc bố trí ca kíp có nguy cơ vi phạm luật lao động (ví dụ: khoảng thời gian nghỉ giữa hai ca liên tiếp không đủ quy định, làm việc ca đêm quá số ngày liên tục cho phép) và đề xuất giải pháp khắc phục cho Ban Giám đốc.

6. Phân tích báo cáo và Đóng góp sáng kiến tối ưu hóa

* Xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ (Hàng tuần/tháng/quý):
* Báo cáo tỷ lệ đi muộn, về sớm, nghỉ tự do (Absenteeism rate) chi tiết theo từng bộ phận/phân xưởng để nhận diện các "điểm nóng" về kỷ luật lao động.
* Báo cáo trực quan hóa xu hướng sử dụng giờ làm thêm (OT trends) và phân tích hiệu suất chi phí tăng ca so với năng suất đầu ra.
* Báo cáo phân tích tỷ lệ sử dụng phép năm để cảnh báo rủi ro tồn đọng phép lớn vào cuối năm tài chính.
* Sáng kiến cải tiến liên tục (Continuous Improvement): Tham gia trực tiếp vào các dự án chuyển đổi số quy trình chấm công: chuyển đổi từ chấm công thủ công sang tự động hóa, tích hợp công nghệ AI trong nhận diện khuôn mặt, tối ưu hóa giao diện trải nghiệm người dùng trên App nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Quan hệ báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Nhân sự báo cáo trực tiếp (Subordinates): Vị trí này hiện tại hoạt động độc lập (Individual Contributor), tuy nhiên có thể hướng dẫn chuyên môn cho các CTV/Thực tập sinh HR hoặc các nhân sự hành chính tại phân xưởng/chi nhánh khi cần thiết.

2. Quan hệ phối hợp công việc (Interdepartmental Collaboration):

* Với Khối Vận hành/Sản xuất/Kinh doanh (Quản lý trực tiếp các bộ phận): Phối hợp chặt chẽ để hướng dẫn họ lập lịch ca, phê duyệt đăng ký tăng ca đúng hạn, hỗ trợ giải quyết các thắc mắc về công của nhân viên dưới quyền.
* Với bộ phận Tuyển dụng & Đào tạo: Tiếp nhận thông tin nhân sự mới để làm thủ tục khai báo thông tin chấm công; ghi nhận thời gian tham gia đào tạo của CBNV để tính công đi học đầy đủ.
* Với bộ phận Tính lương (Payroll) & Trợ cấp phúc lợi: Cung cấp nguồn dữ liệu sạch, chuẩn hóa và đúng hạn tuyệt đối để làm cơ sở tính lương, thưởng và trích nộp các khoản giảm trừ.
* Với Bộ phận Pháp chế (Legal) & Quan hệ lao động (ER): Cung cấp các bằng chứng dữ liệu chấm công lịch sử khi xảy ra tranh chấp lao động, kỷ luật lao động hoặc khi có các đoàn thanh tra liên ngành kiểm tra doanh nghiệp.

3. Vai trò hướng dẫn và truyền thông:

* Biên soạn tài liệu, cẩm nang hướng dẫn sử dụng hệ thống chấm công dành cho nhân viên mới và quản lý cấp trung.
* Chủ trì các buổi đào tạo, phổ biến quy chế chấm công, quy trình đăng ký OT và phép năm trực tiếp hoặc trực tuyến cho toàn bộ tổ chức.
* Đóng vai trò là kênh giải đáp chính thức, tận tâm và chuyên nghiệp cho mọi thắc mắc của người lao động liên quan đến dữ liệu công của họ.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhận xuất sắc vị trí này, ứng viên cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng bổ trợ và phẩm chất cá nhân dưới đây:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Kinh tế lao động, Kế toán - Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoặc các ngành nghề liên quan khác có tư duy phân tích số liệu tốt.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc chuyên sâu trong mảng Chấm công (Timekeeping), C&B, hoặc Hành chính nhân sự tổng hợp tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên).
* Ưu tiên đặc biệt các ứng viên từng làm việc tại các công ty thuộc khối Sản xuất (nhà máy có nhiều ca kíp phức tạp), chuỗi Bán lẻ (Retail), F&B hoặc các tập đoàn đa quốc gia có hệ thống quy trình quản trị vận hành chặt chẽ.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai hoặc chuyển đổi hệ thống phần mềm chấm công (từ thủ công lên phần mềm) là một lợi thế cạnh tranh lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức Pháp luật chuyên sâu:
* Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam 2019 và các văn bản dưới luật liên quan đến thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động và chế độ bảo hiểm.
* Có khả năng áp dụng linh hoạt luật vào thực tế vận hành của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ tối đa.
* Kỹ năng xử lý dữ liệu Thượng thừa (Advanced Data Processing):
* Thành thạo tối đa công cụ Microsoft Excel (sử dụng trôi chảy các hàm phức tạp: VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX & MATCH, SUMIFS, COUNTIFS, các hàm xử lý chuỗi và thời gian, Pivot Table để trực quan hóa dữ liệu). Ưu tiên ứng viên biết viết mã VBA hoặc sử dụng Power Query để tự động hóa xử lý các file dữ liệu thô khổng lồ.
* Hiểu rõ nguyên lý vận hành và sử dụng thành thạo ít nhất một phần mềm Quản trị nguồn nhân lực (HRIS) phổ biến trên thị trường như: SAP ERP, Oracle, Odoo, Base.vn, Fast, Bravo, Haravan, LemonHR...
* Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề (Analytical & Problem-Solving Skills):
* Khả năng phát hiện nhanh các điểm bất thường, sự sai lệch số liệu trong hàng ngàn dòng dữ liệu thô.
* Khả năng phân tích nguyên nhân gốc rễ của việc chấm công không hiệu quả và đề xuất phương án cải tiến mang tính thực tiễn cao.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng (Communication & Negotiation Skills):
* Giao tiếp khéo léo, mạch lạc, dễ hiểu khi giải thích các số liệu chấm công phức tạp cho người lao động, tránh gây ra những hiểu lầm hay xung đột không đáng có.
* Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service) xuất sắc, luôn lắng nghe với tinh thần hỗ trợ cao nhất.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính Trung thực và Bảo mật thông tin tuyệt đối (Integrity & Confidentiality): Chấm công liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động và chi phí tài chính của công ty. Do đó, ứng viên bắt buộc phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, công tâm, không thiên vị, không can thiệp thay đổi số liệu trái quy định và tuyệt đối bảo mật thông tin lương, công của toàn bộ nhân viên.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng từng chi tiết nhỏ (Attention to Detail): Một sai sót nhỏ về số thập phân trong bảng công có thể dẫn đến sai lệch lớn trong tính lương và gây mất niềm tin nơi người lao động. Sự cẩn thận là phẩm chất sống còn của vị trí này.
* Khả năng chịu áp lực cao (Stress Tolerance & Resilience): Có khả năng làm việc bền bỉ dưới áp lực thời gian lớn vào mỗi kỳ chốt công cuối tháng. Sẵn sàng đối mặt và xử lý các tình huống khiếu nại gay gắt từ phía người lao động một cách điềm tĩnh và chuyên nghiệp.
* Tinh thần tự chủ và chủ động (Proactivity): Không thụ động chờ đợi mệnh lệnh, luôn chủ động bám sát tiến độ công việc, tự quản lý quỹ thời gian cá nhân khoa học để đảm bảo các mốc deadline chốt công luôn được hoàn thành đúng hẹn.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh đột phá: Lương cứng hấp dẫn (dao động từ 12,000,000đ – 18,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc hàng tháng/quý (KPIs) dựa trên tỷ lệ dữ liệu công chính xác và đúng hạn.
* Thưởng cuối năm vượt trội: Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả kinh doanh của Tập đoàn (từ 1 đến 3 tháng lương tùy theo kết quả kinh doanh năm).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực tế quy định trong hợp đồng lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế lớn) dành cho nhân sự đạt thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm chất lượng cao do công ty tổ chức.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, khang trang, trang bị đầy đủ công cụ làm việc công nghệ cao (Laptop cấu hình mạnh, 2 màn hình hỗ trợ phân tích dữ liệu hiệu quả). Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân độc lập.
* Cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp vượt trội:
* Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự nâng cao, Luật Lao động cập nhật, các khóa học Phân tích dữ liệu (Data Analytics) chuyên sâu cho HR.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Chuyên viên Chấm công -> Trưởng nhóm Chấm công & Vận hành dữ liệu -> Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Các chính sách phúc lợi gia tăng: Hỗ trợ ăn trưa tại nhà ăn công ty, phụ cấp điện thoại, xăng xe đi lại (nếu có phát sinh công tác); Quà tặng ý nghĩa vào các dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con, Quốc tế phụ nữ, Trung thu; Tham gia các hoạt động Teambuilding, Year End Party, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm đẳng cấp cùng toàn thể Tập đoàn.

---

Tags:

`#TuyenDungNhanSu` `#TuyendungCB` `#ChuyenVienChamCong` `#HumanResources` `#TimekeepingSpecialist` `#JobsInVietnam` `#HRIS` `#NhanSuTienLuong` `#Compliance`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng Chuyên viên Chấm công
* Tìm việc làm C&B tại Hà Nội / TP.HCM
* Chuyên viên Chấm công và Tính lương
* Timekeeping Specialist jobs
* HRIS and Attendance Specialist
* Nhân viên quản lý dữ liệu công
* Việc làm nhân sự mảng C&B
* Nhân viên chấm công sản xuất ca kíp

Share